Đề Xuất 2/2023 # ‘Xa Lộ’ Mới Cho Văn Bản Điện Tử # Top 11 Like | Athena4me.com

Đề Xuất 2/2023 # ‘Xa Lộ’ Mới Cho Văn Bản Điện Tử # Top 11 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về ‘Xa Lộ’ Mới Cho Văn Bản Điện Tử mới nhất trên website Athena4me.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

(Chinhphu.vn) – Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (Nghị định 30/2020) về công tác văn thư, thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư (Nghị định 110/2004) và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi một số điều Nghị định 110/2004.

Theo ông Đỗ Văn Thuận, Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ, Nghị định 30/2020 được Chính phủ ban hành, nhằm tạo hành lang pháp lý đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

Nghị định số 30/2020 quy định chi tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư theo nguyên tắc công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật có hiệu lực từ ngày 5/3/2020.

Về cơ bản Nghị định số 30/2020 được xây dựng trên cơ sở kế thừa các quy phạm pháp luật về văn thư hiện hành tại các văn bản; Nghị định 110/2004; Nghị định số 09/2010 và các thông tư hướng dẫn thực hiện; Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và Thông tư số 01/2019/TT-BNV(Thông tư 01/2019) quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho biết, Nghị định này có những điểm mới cơ bản và ý nghĩa cụ thể như sau:

Trước hết, về phạm vi điều chỉnh: Nghị định này bổ sung nội dung quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, đây là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan tổ chức và dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật.

Việc thu hẹp phạm vi đối tượng áp dụng giúp cho công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư được tăng cường, tập trung, đảm bảo tính thống nhất trong chỉ đạo về công tác văn thư theo quy định của pháp luật.

Trong đó, khái niệm về văn bản điện tử và giá trị pháp lý của văn bản điện tử có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong quá trình hoạt động và giao dịch của các cơ quan tổ chức. Cụ thể: “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. “Văn bản điện tử” có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện: Được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật; Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Việc khẳng định văn bản điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện nêu trên có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc thực hiện văn thư điện tử, quản lý và điều hành qua mạng, cải cách hành chính, chủ động thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, xây dựng Chính phủ điện tử và hội nhập quốc tế.

Khái niệm “Văn bản chuyên ngành” cũng được chỉ rõ nguồn hình thành và quy định thẩm quyền ban hành (khác với Nghị định 110/2004) đó là: Thẩm quyền ban hành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày mà không phải thỏa thuận với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Trong thực tế, chuyên môn, lĩnh vực quản lý chuyên ngành vô cùng phong phú và phức tạp, trong mỗi chuyên ngành lại hình thành rất nhiều các quy trình nghiệp vụ dẫn đến số lượng các văn bản, mẫu biểu trong quản lý chuyên ngành vô cùng lớn và phức tạp, việc thỏa thuận với Bộ trưởng Bộ Nội vụ khi ban hành các văn bản chuyên ngành nhiều khi chỉ là hình thức. Việc bỏ quy định phải thỏa thuận với Bộ trưởng Bộ Nội vụ khi ban hành văn bản chuyên ngành vừa tạo tính chủ động cho người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực ban hành văn bản quản lý chuyên ngành vừa giảm bớt thủ tục, chi phí trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Về số lượng văn bản hành chính: Theo Nghị định này số lượng các loại văn bản hành chính có 29 loại gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. So với Nghị định 09/2010 bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bớt 04 loại văn bản đó là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ.

Việc quy định số lượng, tên loại văn bản hành chính cụ thể giúp chúng ta phân biệt được chính xác giữa văn bản hành chính với các hình thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chuyên ngành, từ đó xác định được phạm vi, hiệu lực của văn bản hành chính trong việc tổ chức thực hiện.

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Về cơ bản thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo các quy định soạn thảo văn bản hành chính tại Nghị định 110/2004; Nghị định 09/2010; Quyết định 28/2018/QĐ-TTg và quy định tại các Thông tư hướng dẫn thực hiện.

Về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử được thực hiện cơ bản như thông tư 01/2019/TT, cụ thể:

– Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

– Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. Thông tin: tên cơ quan ban hành văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Điểm mới tại Nghị định 30/2020 quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau.

– Văn bản kèm theo (phụ lục) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo

– Văn bản (phụ lục) không cùng tệp tin với văn bản chính, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

+ Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Như vậy hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính không cùng tệp tin với văn bản chính và trên văn bản số hóa sẽ không hiển thị hình ảnh con dấu của cơ quan tổ chức tại vị trí ký số văn bản.

Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành thì phần căn cứ được in nghiêng; số trang của văn bản được đánh từ trang thứ 2 trở đi canh giữa lề trên của văn bản.

Về soạn thảo và ký ban hành văn bản: Nghị định quy định “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”.

Về ký ban hành văn bản đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”.

“Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký”.

Như vậy, Nghị định quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.

Về việc ký ban hành văn bản đối với cơ quan khuyết cấp trưởng, quy định này nhằm thống nhất cách hiểu khi đơn vị khuyết cấp trưởng, cấp phó được giao phụ trách, điều hành ký ban hành văn bản. Quy định này đã giải quyết được thực trạng, trong thực tế nhiều cơ quan tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước quy định, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản.

Việc ký thừa ủy quyền theo Nghị định 09/2010, trong thời gian qua còn thực hiện chưa thống nhất. Nghị định 09/2010 quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký” dẫn đến có nhiều cách hiểu khác nhau, có cơ quan, tổ chức hiểu “người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức” là bộ phận tham mưu, đơn vị chức năng thuộc cơ quan tổ chức ban hành văn bản mà không phải các đơn vị sự nghiệp, cơ quan nghiên cứu… trực thuộc. Tại Nghị định này người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có thể ủy quyền cho tất cả người đứng đầu các đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình được ký thừa ủy quyền.

Về quản lý văn bản đi: Nghị định quy định cụ thể về cấp số văn bản; lưu văn bản điện tử.

Cụ thể, về cấp số văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định; Cấp số văn bản hành chính: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định; việc cấp số, thời gian ban hành điện tử được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Với quy định như trên tạo điều kiện chủ động cho các cơ quan tổ chức tạo lập các hệ thống số văn bản đi, trên cơ sở thực tế số loại văn bản và số lượng văn bản ban hành của từng loại văn bản trong hoạt động của đơn vị, điều này giúp cơ quan tổ chức quản lý văn bản tốt hơn, phù hợp với tình hình thực tiễn tại đơn vị và đảm bảo tính công khai minh bạch trong việc quản lý văn bản nói chung

Về quản lý văn bản đến: Trong công tác quản lý văn bản đến được bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết, khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thể hiện hết trên dấu Đến và để xác định trách nhiệm trong giải quyết văn bản đến.

Về sao văn bản: Điểm mới trong việc sao văn bản tại Nghị định này quy định các loại bản sao từ giấy sang điện tử và từ điện tử sang giấy, cách thức sao văn bản và thẩm quyền sao văn bản, này bao gồm:

a) Hình thức và các bản sao

– Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức;

– Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y

– Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Thẩm quyền sao văn bản

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

Với quy định mới về sao văn bản giúp cho người làm văn thư hiểu rõ ràng hơn về việc sao và phương thức thực hiện sao văn bản giữa giấy và điện tử và ngược lại. Việc quy định thẩm quyền sao, ký bản sao, đảm bảo giá trị pháp lý của bản sao khi thực hiện đúng thẩm quyền sao và ký bản sao văn bản và hạn chế sao văn bản không đúng quy định tránh lãng phí.

Về kinh phí cho công tác văn thư: Nghị định 30/2020 quy định, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành. Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc: Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư; các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.

Để thực hiện đầy đủ các yêu cầu, nội dung của công tác văn thư theo quy định tại Nghị định này, việc hiện đại hóa, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, nâng cao trình độ cho người làm công tác văn thư phải thực hiện thường xuyên phù hợp với sự phát triển của khoa học, công nghệ, yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử. Vì vậy quy định, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm là vô cùng cần thiết./.

Từ khóa: Chính phủ , Nghị định 30/2020 , Chính phủ điện tử , Văn bản điện tử , văn thư

Văn Bản Điện Tử Là Gì? Những Thông Tin Xoay Quanh Văn Bản Điện Tử

1. Văn bản điện tử là gì?

Khái niệm: Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp thông qua dữ liệu để truyền đạt thông tin. Văn bản điện tử là dạng văn bản có dữ liệu thông tin văn bản dưới dạng điện tử và được tạo ra từ trực tuyến hoặc được scan từ văn bản giấy tờ sang dạng hình ảnh và được định dạng dưới tệp tin tin hoặc file theo dạng “.doc” hoặc “.pdf”. Nội dung của văn bản điện tử tương tự với nội dung của văn bản giấy, các dạng scan thì nội dung y nguyê so với với chính ở văn bản giấy.

Văn bản điện tử hiện nay là một trong những phương tiện ghi chép được sử dụng rộng rãi. Văn bản điện tử vẫn đảm bảo yêu cầu như văn bản giấy truyền thống như nội dung, yêu cầu sự ổn định, có sự thống nhất giữa các thông tin, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng tiếp cận. Điểm khác của văn bản điện tử là hình thức ghi tin, lưu trữ thông tin văn bản cũng như cách truyền đạt văn bản thông tin so với văn bản giấy truyền thống.

Văn bản điện tử được thực hiện và hình thành thông qua các phương tiện công nghệ tiên tiến như công nghệ điện tử, máy tính, công nghệ điện, điện tử, truyền dẫn không dây và nhiều công nghệ tích hợp tạo thành.

Xã hội hiện đại hóa, công nghiệp hóa, đứng đầu là chính phủ đã có những thay đổi đầu tiên trong việc truyền đạt thông tin. Chính phủ đã quyết xây dựng một chính phủ điện tử, xây dựng một chính phủ không giấy tờ, không ký văn bản giấy mà thay vào đó là các văn bản điện tử.

Việc làm Điện tử viễn thông

2. Tầm quan trọng của văn bản điện tử

Công nghệ điện tử phát triển mạnh mẽ, các giao dịch với các cơ quan ngoài việc thể hiện trên giấy tờ thì đã được tích hợp hiện đại hóa, điện tử hóa dưới dạng văn bản điện tử. Văn bản điện tử ra đời có vai trò quan trọng đối với việc lưu giữ truyền đạt thông tin. Văn bản điện tử khắc phục được những hạn chế mà văn bản giấy tờ không giải quyết được như tốc độ truyền đạt, gửi và nhận thông tin, giảm bớt công đoạn thử công, tiết kiệm chi phí lưu trữ kiểm tra thông tin, tạo môi trường làm việc điện tử, môi trường hiện đại hóa.

Cùng với việc văn bản điện tử xuất hiện và trở thành phổ biến trong xã hội, doanh nghiệp trong nước đang phải đổi mới, nâng cao tầm doanh nghiệp, điện tử hóa các giao dịch.

Việc phát triển văn bản điện tử cho thấy nhiều mặt lợi ích không nhỏ đối với xã hội và nhà nước.

2.1. Cắt giảm nhiều thủ tục hành chính

Dịch vụ hành chính được thực hiện thông qua nền tảng trực tuyến, nền tảng số, hàng loạt thủ tục hành chính sẽ được cắt giảm và minh bạch hơn trong nhiều khâu. Người dân hay doanh nghiệp không cần mất thời gian cũng như chi phí di chuyển đến các trụ sở hành chính mà được cung cấp thông tin cũng như đăng ký dịch vụ ở bất kỳ đâu.

Mọi chi phí khi thực hiện trên nền tảng số hay trên các văn bản điện tử sẽ được công khai và lưu giữ hồ sơ, văn bản trên nền tảng số, sẽ không còn tình trạng mất chi phí đen, chi phí không minh bạch khi thực hiện các thủ tục hành chính.

Thông qua các văn bản điện tử, các thủ tục sẽ được thực thi theo đúng quy định, theo đúng thời gian. Việc giám sát thực thi sẽ dễ dàng hơn khi mọi văn bản điện tử được lưu trên hệ thống công khai.

2.2. Tiết kiệm chi phí, thời gian – thuận lợi trong điều hành công việc

Việc sử dụng văn bản điện tử đã phần nào tiết kiệm giấy in cũng như thời gian ký tá cả đống giấy tờ. Việc sử dụng văn bản điện tử giúp cho việc ký tá hàng loạt giấy tờ được đơn giản hơn rất nhiều. Sử dụng chữ ký số để ký văn bản điện tử sẽ tiết kiệm thời gian. Muốn ký văn bản giấy tờ, người ký thường phải ở văn phòng hoặc phải có người đem văn bản đến tận nơi để xin chữ ký, tuy nhiên khi có văn bản điện tử những bước này được rút gọn đáng kể. Với hệ thống văn bản điện tử, ở bất cứ đâu đều có thể xem được văn bản cũng như có thể ký duyệt bằng chữ ký số để ký duyệt và phát hành các văn bản.

Ví dụ trong một doanh nghiệp, khi một bộ phận cần ký duyệt hợp đồng thường sẽ phải xin chữ ký của sếp, tuy nhiên không phải lúc nào thì sếp cũng ở văn phòng, khi có sự giúp sức của văn bản điện tử và chữ ký số thì sự việc giải quyết kể cả khi sếp có đi công tác ở quốc gia khác.

Tốc độ gửi và nhận thông tin của văn bản điện tử cũng nhanh chóng hơn văn bản giấy truyền thống. Thông tin chuyển phát từ các nơi có thể mất 1-2 ngày dù là gửi nhanh, tuy nhiên văn bản điện tử sẽ được truyền và nhận thông tin chỉ trong 1 phút. Hệ thống sẽ gửi thông báo về việc truyền nhận thông tin liên tục.

3. Sự xuất hiện của chữ ký điện tử – Xác minh văn bản điện tử

Chữ ký điện tử là một dạng của ký hiệu điện tử. Chữ ký điện tử và chữ ký truyền thống viết tay có chức năng tương tự giống nhau, dùng đẻ ký két, cam kết theo những điều trong văn bản đã ký và không sửa đổi được sau khi đã ký.

Đây là bước ngoặt trong sự phát triển của công nghệ số. Bằng phương thức điện tử và dưới phương pháp tạo lập từ dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức đa dạng khác, gắn liền hoặc kết hợp với thông điệp dữ liệu một cách logic với thông điệp dữ liệu và có khả năng nhận biết và xác nhận người ký văn bản điện tử.

Về bản chất, chữ ký điện tử là chương trình phần mềm điện tử được tạo ra qua sự biến đổi từ dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó con chip của phần mềm này sẽ thông qua dữ liệu ban đầu cung cấp để xác nhận độ chính xác của chữ ký điện tử.

Tuy nhiên chữ ký điện tử đang gặp nhiều thách thức cũng như những khả năng bảo mật không cao:

– Tính bảo mật không cao được như văn bản giấy tờ. Khi ký văn bản giấy tờ thường sẽ gặp trực tiếp và có sự chứng kiến của nhiều bên, có sự tin tưởng tuyệt đối và không gặp trường hợp giả chữ ký. Tuy nhiên khi áp dụng ở văn bản điện tử, chữ ký số cũng chỉ là một phần mềm được người thứ 3 tạo nên rồi giao lại cho người sử dụng. đơn giản có thể hiểu là chữ ký số có thể bị đánh cắp và không phải người ký là người duy nhất biết được mật mã chữ ký.

– Chữ ký điện tử còn quá lệ thuộc vào phần mềm máy móc. Khi có văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số, phải mất thêm một bước để xác nhận tính chính xác cũng như tính xác thực về nội dung cũng như tính chính xác của nội dung văn bản. Bước xác nhận này cần phải thông qua hệ thống máy tính và phần mềm tương thích để phân tích và xác nhận.

– Vấn đề bản gốc, bản chính hay bản sao: đối với văn bản giấy truyền thống sẽ có văn bản gốc được ký và chỉ có một bản duy nhất tại thời điểm ký. Một khi văn bản ký mất đi sẽ không có bản y như vậy, ngoài ra còn có các bản sao để dùng trong những trường hợp cần nhiều bản cho các bên. Nhưng với văn bản điện tử thì chữ ký được ký bằng chữ ký điện tử, người ta có thể copy chữ ký và bản copy với bản chính không khác gì nhau vì cùng một mã số, từ đó không phân biệt được bản gốc và bản sao.

4. Quy định về gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước

Theo quyết định 28 thì văn bản điện tử sau khi đã ký duyệt được nhận, gửi qua hệ thống quản lý văn bản có giá trị tương đương với văn bản giấy, và thay cho văn bản giấy.

Nhằm tạo hành lang pháp lý đồng bộ và có sự thống nhất trong việc gửi nhạn văn bản điện tử tron cơ quan nhà nước, Thủ tướng chính phủ đã ban hành quyết định 28, tổ chức triển khai hoạt đồng bộ kết nối liên thông văn bản điện tử. Tạo động lực mạnh mẽ trong việc phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hành chính, hướng đến nền hành chính không giấy.

Theo điều 5 của luật iao dịch điện tử, việc giao nhận văn bản điện tử phải thông qua các nguyên tắc đã được quy định. các quy định dựa trên sự thống nhất và có sự phối hợp với các quy định khác của Luật về bảo vệ nhà nước, các luật về an ninh hay an toàn thông tin và lưu trữ thông tin văn bản.

Văn bản điện tử có giá trị tương đương với văn bản giấy truyền thống về mọi mặt như ngày thực thi, giá trị pháp lý,…

Văn bản điện tử được quy định phải gửi ngay trong ngày ký duyệt.

Văn bản điện tử được theo dõi, cập nhập và xử lý trên hệ thống quản lý và điều hành chung.

Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu về thẩm mỹ và kỹ thuật. Trình bày văn bản điện tử phải theo quy định đã ban hành.

Nhà nước đã ban hành thông tư số 01/2019/TT – BNV để quy định rõ về việc trao đổi lưu trữ cũng như xử lý trong công tác văn thư. Thông tư này áp dụng đối với cơ quan nhà nước về việc gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

Đối với văn bản điện tử đến và đi thực hiện và quản lý theo 05 nguyên tắc bao gồm:

– Văn bản đến hoặc đi đều phải đăng ký ở hệ thống tình trạng đến hoặc đi.

– Lưu số hiệu văn bản. Số hiệu này là duy nhất.

– Địa chỉ đến hoặc đi đều phải xác nhận địa chỉ gửi hoặc địa chỉ nhận.

– Xác định chức năng của văn bản.

– Giải quyết văn bản điện tử được gửi đến hoặc đi theo đúng thời hạn.

Sử Dụng Chữ Ký Số Cho Văn Bản Điện Tử Như Thế Nào?

Bộ Thông tin và Truyền thông vừa ban hành Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT (ngày 19/12/2017) quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

Thông tư nêu rõ, việc ký số trên văn bản điện tử được thực hiện thông qua phần mềm ký số; việc ký số vào văn bản điện tử thành công hoặc không thành công phải được thông báo thông qua phần mềm. ) Trường hợp quy định người có thẩm quyền ký số trên văn bản điện tử, thông qua phần mềm ký số, người có thẩm quyền sử dụng khóa bí mật cá nhân để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử. Trong trường hợp quy định cơ quan, tổ chức ký số trên văn bản điện tử, thông qua phần mềm ký số, văn thư được giao sử dụng khóa bí mật con dấu của cơ quan, tổ chức để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử.

Việc hiển thị thông tin về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ. Thông tin về người có thẩm quyền ký số, cơ quan, tổ chức ký số phải được quản lý trong cơ sở dữ liệu đi kèm phần mềm ký số. Nội dung thông tin quản lý quy định tại khoản 4, Điều 1, Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ.

Để kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử, thông tư quy định các bước lần lượt như sau: Giải mã chữ ký số bằng khóa công khai tương ứng; kiểm tra, xác thực thông tin của người ký số trên chứng thư số gắn kèm văn bản điện tử; việc kiểm tra, xác thực thông tin người ký số; kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử ký số.

Chữ ký số trên văn bản điện tử là hợp lệ khi việc kiểm tra, xác thực thông tin về chứng thư số của người ký số tại thời điểm ký còn hiệu lực, chữ ký số được tạo ra đúng bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số và văn bản điện tử đảm bảo tính toàn vẹn.

Thông tin về người ký số; cơ quan, tổ chức ký số trên văn bản điện tử phải được quản lý trong cơ sở dữ liệu đi kèm phần mềm kiểm tra chữ ký số. Nội dung thông tin quản lý quy định tại khoản 4, Điều 1, Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ. Bên cạnh đó, Thông tư 41 cũng có quy định rõ về yêu cầu kỹ thuật và chức năng đối với phần mềm ký số, kiểm tra ký số.

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ 5/2/2018.

Chậm nhất sau 12 tháng kể từ ngày thông tư có hiệu lực thi hành, các cơ quan, tổ chức đang sử dụng các phần mềm có chức năng ký số, kiểm tra chữ ký số chưa đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và chức năng quy định tại thông tư thực hiện việc nâng cấp, bổ sung phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số để đáp ứng quy định.

Thu Hằng – Cục Tin học và Thống kê tài chính

Cập Nhật Lộ Trình Áp Dụng Hóa Đơn Điện Tử Đến Năm 2022

Lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay

1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022

Trước đây, tại khoản 2 Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải thực hiện hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày 01/11/2020. Điều này đồng nghĩa rằng, thời hạn cuối cùng các đơn vị kinh doanh phải hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử là ngày 31/10/2020.

Tuy nhiên, ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó bãi bỏ khoản 2 Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, không bắt buộc các đơn vị kinh doanh phải chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020.

Thay vào đó, thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng từ ngày 01/07/2022.

Bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022

2. Đối tượng bắt buộc áp dụng chuyển đổi HĐĐT từ ngày 01/07/2022

– Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm: Doanh nghiệp; đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; hợp tác xã; tổ chức khác; hộ, cá nhân kinh doanh.

– Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.

– Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Đối tượng phải chuyển đổi HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

3. Lộ trình áp dụng hóa đơn từ nay đến 31/6/2022

Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các doanh nghiệp không đủ điều kiện cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin để thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử trước thời hạn quy định như sau:

– Với các doanh nghiệp được cơ quan thuế thông báo áp dụng chuyển đổi hóa đơn điện tử (từ nay đến ngày 30/06/2022) nếu không thể đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục sử dụng hóa đơn đang dùng. Đồng thời, các doanh nghiệp này cũng phải tiến hành gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT. Cơ quan thuế sẽ xây dựng dữ liệu hóa đơn của cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

– Với các doanh nghiệp mới thành lập (từ ngày 19/10/2020 đến ngày 30/06/2022) nếu được Cơ quan Thuế gửi thông báo về áp dụng chuyển đổi hóa đơn điện tử thì các đơn vị kinh doanh nhận thông báo phải thực hiện theo đúng hướng dẫn của Cơ quan Thuế. Riêng với các đơn vị không đáp ứng đủ điều kiện cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục dùng loại hóa đơn đang sử dụng và phải tiến hành đầy đủ thủ tục gửi tới Cơ quan Thuế như đã nêu với trường hợp trên.

4. Khuyến khích doanh nghiệp chuyển đổi HĐĐT càng sớm càng tốt

Khuyến khích các doanh nghiệp chuyển đổi HĐĐT càng sớm càng tốt

Bên cạnh việc quy định lại thời hạn bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử, đối tượng áp dụng hay quy định với các trường hợp không đủ điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử, tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính phủ đã nhấn mạnh quan điểm khuyến khích các đơn vị kinh doanh đáp ứng đầy đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin nhanh chóng chuyển đổi, áp dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn quy định càng sớm càng tốt.

Bởi, việc nhanh chóng áp dụng hóa đơn điện tử không những giúp các đơn vị kinh doanh sớm hoàn thành lộ trình chuyển đổi hóa đơn số, mà còn giúp gia tăng nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp như:

– Tiết kiệm đến 90% chi phí so với hóa đơn giấy;

– Giảm thiểu tối đa rủi ro hóa đơn;

– Dễ dàng lưu trữ, kiểm tra, quản lý hóa đơn mọi lúc mọi nơi;

– Tự động gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng;

– Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp chọn chuyển đổi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice thì còn có cơ hội sử dụng app E-invoice với mức phí 0 đồng, giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng lập xuất hóa đơn mọi lúc, mọi nơi chỉ với 01 chiếc smartphone có kết nối mạng và hưởng nhiều chương trình khuyến mãi khác.

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Mọi thắc mắc hay muốn hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

Tel: 024.37545222

Fax: 024.37545223

Website: https://einvoice.vn/

Bạn đang đọc nội dung bài viết ‘Xa Lộ’ Mới Cho Văn Bản Điện Tử trên website Athena4me.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!