Top 11 # Xem Nhiều Nhất Xử Lý Văn Bản Đi Mới Nhất 3/2023 # Top Like

Bước 1: Văn thư vào sổ công văn đến, scan chuyển Chánh văn phòng

Bước 2: Chánh văn phòng kiểm tra văn bản đến:

– Trình Chủ tịch UBND huyện

– Trình PCT UBND huyện phụ trách theo lĩnh vực phân công xử lý chính và Chủ tịch UBND huyện đồng xử lý.

Bước 3: Lãnh đạo UBND kiểm tra văn bản đến:

– Nếu chưa đúng thì ghi ý kiến chỉ đạo chuyển trả Chánh văn phòng.

– Nếu đúng thì thống nhất chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính và Chánh văn phòng đồng xử lý.

Bước 4: Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra văn bản đến:

– Văn bản đến không phải chỉ đạo tham mưu (Văn bản theo dõi) thì kết thúc văn bản lưu hồ sơ công việc

– Văn bản đến cần tham mưu “Văn bản đi”:

+ Nếu thuộc lĩnh vực Trưởng phòng chuyên môn phụ trách thì chuyển Chuyên viên hoặc trực tiếp dự thảo“Văn bản đi”.

+ Nếu thuộc lĩnh vực Phó trưởng phòng chuyên môn phụ trách thì chuyển Phó trưởng phòng chuyên môn xử lý. Phó trưởng phòng chuyên môn chuyển Chuyên viên hoặc trực tiếp dự thảo“Văn bản đi”.

II. Quy trình xử lý văn bản đi

Bước 1: Chuyên viên trả lời văn bản đi:

– Chuyên viên dự thảo VB đi chuyển Phó trưởng phòng/Trưởng phòng kiểm tra nội dung; Phó Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra nội dung xong chuyển Trưởng phòng chuyên môn.

(Trưởng phòng chuyên môn/Phó trưởng phòng chuyên môn chưa thống nhất nội dung thì ghi ý kiến chỉ đạo và chuyển Chuyên viên để chỉnh sửa)

Quy trình xử lý văn bản đi

Bước 2: Trưởng phòng chuyên môn chuyển văn bản tham mưu cho Chánh văn phòng:

– Chánh văn phòng trực tiếp kiểm tra, tham mưu và trình Lãnh đạo UBND huyện.

– Chánh văn phòng chuyển Phó Chánh văn phòng kiểm tra, tham mưu và chuyển Chánh văn phòng kiểm tra thống nhất. Sau đó Chánh văn phòng chuyển lại Phó Chánh văn phòng để trình Lãnh đạo UBND huyện.

(Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng chưa thống nhất nội dung thì ghi ý kiến và chuyển Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra chỉnh sửa:

 + Nếu Trưởng phòng chuyên môn thấy sai thì khắc phục để tham mưu lại.

+ Nếu đúng theo quan điểm tham mưu của Trưởng phòng chuyên môn thì báo cáo trực tiếp Lãnh đạo UBND huyện)

Bước 3: Chánh văn phòng/Phó chánh văn phòng trình Lãnh đạo UBND huyện:

– Đối với văn bản đi thuộc lĩnh vực của các Phó chủ tịch thì chuyển các Phó chủ tịch, đồng thời chuyển Chủ tịch đồng xử lý.

– Đối với văn bản đi thuộc lĩnh vực của Chủ tịch thì chuyển Chủ tịch, đồng thời chuyển Phó chủ tịch đồng xử lý (Nếu thấy các PCT cần góp ý).

Bước 4: Lãnh đạo UBND huyện mở văn bản đi kiểm tra và chỉ đạo:

– Đối với các văn bản đi thống nhất nội dung phát hành thì chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính, Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng đồng xử lý.

– Đối với các văn bản đi không thống nhất nội dung phát hành thì chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính, Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng đồng xử lý; Đồng thời ghi ý kiến chỉ đạo.

Bước 5: Trưởng phòng chuyên môn chuyển văn bản cho Chánh văn phòng:

– Trưởng phòng chuyên môn mở văn bản đi do Lãnh đạo UBND huyện chuyển đến: In văn bản đi và ký nháy; Đồng thời chuyển văn bản đi đến Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng.

Chánh văn phòng chuyển văn bản cho văn thư phát hành:

– Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng ký nháy trình Lãnh đạo UBND huyện ký phát hành;  Đồng thời chuyển file văn bản đi đến văn thư kết thúc phát hành trên phần mềm EOffice.

* QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU TS. GVC. NguyÔn LÖ Nhung 0912581997 * I. QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Khái niệm, yêu cầu 1.1.1. Khái niệm – Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được. – Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi. – Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan. – Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. * 1.1.2. Yêu cầu – Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận văn thư cơ quan. – Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc. – Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi. – Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. – Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan đúng thời hạn. * 1.2. Quản lý văn bản đến 1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến Tất cả văn bản, tài liệu đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư cơ quan không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu “Riêng người có tên mở bì”. * 1.2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến – Đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. – Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Hình thức đăng ký văn bản đến: + Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ. + Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến. * 1.2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến – Trình xin ý kiến phân phối – Chuyển giao văn bản đến: Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng 1.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Giải quyết văn bản đến Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến * 1.2. Quản lý văn bản đi 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi 1.2.3. Đăng ký văn bản đi 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi 1.2.5. Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi * 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản), phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản. Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy. Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm * 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyển chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn bản. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn bản, mỗi cơ quan cần có quy định về ký văn bản. Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành ngay. * 1.2.3. Đăng ký văn bản đi Các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành đều phải tập trung thống nhất ở văn thư cơ quan để cho số và đăng ký. – Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức được đánh bằng chữ số Ả rập theo từng thể loại văn bản và theo năm * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản phải trình Chánh văn phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối. Văn bản đi phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan, tổ chức hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước. * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại một bản (giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản). Đối với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị và những văn bản cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản. Bản gốc những loại văn bản quan trọng và các bản có bút tích sửa chữa về nội dung của lãnh đạo cơ quan cần lưu kèm bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết. Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. * 2. Quản lý và sử dụng con dấu 2.1. Các loại con dấu: dấu cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan… 2.2. Quản lý và sử dụng con dấu – Trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu Con dấu của cơ quan phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho một cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu. * 2.3. Đóng dấu – Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. – Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. – Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. – Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý ngành * Tóm lại Quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu là những nội dung nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư; Nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu. Muốn vậy, mỗi cơ quan, tổ chức phải xây dựng quy chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc quy định đó.

VT ioDocs – Quản lý Tài liệu, Văn bản đi đến và Hồ sơ cung cấp một giải pháp toàn diện để sắp xếp và tự động hóa tất cả công việc trên. Sản phẩm có nhiều phiên bản đáp ứng cho nhu cầu của tổ chức mọi kích cỡ, đặc biệt thích hợp cho các tổ chức lớn có nhiều văn phòng, chi nhánh.

Phân hệ cung cấp các đặc trưng, khả năng sau:

Tuân thủ đầy đủ các hướng dẫn của pháp luật về quản lý văn bản trong khi vẫn đảm bảo có sự linh hoạt để đáp ứng đặc thù, qui định riêng của doanh nghiệp.

Quản lý tiếp nhận và chuyển giao thư từ, bưu phẩm, sách báo gửi đến doanh nghiệp.

Quản lý toàn bộ quá trình giải quyết các văn bản, tài liệu gửi đến doanh nghiệp từ tiếp nhận, đăng ký, cho ý kiến, phân xử lý cho đến khi giải quyết xong.

Quản lý toàn bộ quá trình phát hành văn bản, tài liệu doanh nghiệp gửi đi ra ngoài từ soạn thảo, kiểm duyệt cho đến phát hành.

Quản lý quá trình gửi nhận liên thông giữa trụ sở chính và các đơn vị thành viên.

Quản lý toàn bộ quá trình xử lý văn bản nội bộ, tờ trình từ dự thảo cho đến phát hành.

Khả năng thiết lập luồng quy trình kiểm duyệt văn bản, tài liệu, tờ trình với công cụ Quản lý quy trình (Workflow Management) có giao diện đồ họa và trực quan.

Cho phép khai báo và xác định thời hạn giải quyết văn bản (hệ thống sẽ tự động trừ ra ngày nghĩ, lễ) đối với từng loại văn bản theo qui định.

Mô hình tiếp nhận, đăng ký và xử lý tài liệu, văn bản đến rất linh động, đủ khả năng giải quyết và tạo ra xâu chuỗi liên kết dữ liệu của những kịch bản từ đơn giản đến rất phức tạp như sau.

Sản phẩm có nhiều phiên bản để đáp ứng cho quy mô cũng như đặc thù của từng loại hình của tổ chức:

Phiên bản dành cho tổ chức có mô hình 1 đơn vị.

Phiên bản dành cho tổ chức có mô hình nhiều đơn vị (Tổng Công ty, Tập đoàn, Công ty mẹ – Công ty con)

Phiên bản dành cho Khối Hành chính Nhà nước.

Phiên bản dành cho Khối Ngân hàng.

Với mô hình nhiều đơn vị, Văn bản đi do một đơn vị gửi qua hệ thống sẽ trở thành Văn bản đến nằm trong hàng chờ văn bản Đến qua mạng của đơn vị nhận.

Hệ thống cung cấp các đặc trưng, tính năng sau:

Giao diện web – Web-based

Hỗ trợ người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi, không cần cài đặt phần mềm tại máy trạm.

Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến IE, Firework, Chrome, Safari; các máy tính bảng phổ biến như Ipad, Windowns 8.

Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design.

Soạn thảo văn bản đi, văn bản nội bộ

Hỗ trợ dự thảo on-line với nhiều tính năng độc đáo như:

Tạo văn bản từ mẫu có sẳn.

Hỗ trợ phối hợp cộng tác soạn thảo.

Tự động tạo phiên bản mới và lưu trữ phiên bản cũ sau mỗi lần hiệu chỉnh.

Kiểm tra và phê duyệt

Tùy theo quy trình đã thiết lập, hệ thống sẽ chuyển kết quả giải quyết để kiểm tra và duyệt. Hỗ trợ thiếp lập xử lý song song, tuần tự, không hạn chế số bước.

Hiển thị luồng quy trình xét duyệt trực quan, kèm theo các biểu tượng chỉ rõ ai đã, đang và sẽ xử lý.

Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi là quy trình quan trọng không thể thiếu trong vận hành hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt đây là quy trình mà nhân viên kế toán và nhân viên hành chính nhân sự của doanh nghiệp phải quan tâm đến

I. Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi

1. Mục đích

2. Phạm vi

Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư (văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu). Cán bộ văn thư sẽ tổ chức thực hiện quy trình này

3. Tài liệu viện dẫn

Theo Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi của nghị định số 09/2010/NĐ-CP vào ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung về một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP từ ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ đã quy định về công tác văn thư.

Theo nghị định số 110/2004/NĐ-CP vào ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ đã quy định về công tác văn thư.Nghị định 111/2004/NĐ-CP vào ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ đã quy định chi tiết và thi hành một số điều về Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP vào ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu và Theo nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.

Thông tư về liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP vào ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc ra hướng dẫn về thể thức cũng như kỹ thuật trình bày văn bản.Thông tư số 01/2011/TT-BNV vào ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc ra hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trong trình bày văn bản hành chính.

Công văn số 425/VTLTNN-NVTW từ ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư được lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn và quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến.

4. Quy trình quản lý văn bản đến

4.2. Mô tả

Sau khi tiếp nhận, đăng ký văn bản đến các Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Đối với các văn bản thường:

Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản và vào sổ Văn bản đến theo biểu mẫu đồng thời sẽ phải scan văn bản để nhập vào văn phòng điện tử nhằm quản lý các văn bản đến, đối với văn bản đến được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng các văn bản, số lượng trang trên mỗi văn bản… và sau đó chuyển tới cho Lãnh đạo chi cục xử lý văn bản đến.

Với các văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn” phải được đặt ưu tiên bóc bì ngay và xuất trình LĐCC giải quyết kịp thời.

Văn bản đó trên bì thư ghi rõ tên người nhận thì phải chuyển thẳng cho người đó.

Mọi văn bản đến đều sẽ được đóng dấu từ “ĐẾN” ở lề bên trái, phía bên trên trang đầu của văn bản và bằng mực đỏ; vào Sổ văn bản đến, trình LĐCC cần xem xét, chỉ đạo thực hiện.

Văn bản ở bì có các dấu chỉ mức độ “mật”, “tuyệt mật” thì cán bộ văn thư sẽ bóc bì thư, vào sổ văn bản đến theo biểu mẫu theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi sau đó chuyển tới LĐCC xem xét, chỉ đạo thực hiện (chú ý không thực hiện scan văn bản)

5.1.2.2 Xem xét chỉ đạo và thực hiện :

LĐCC sẽ trực tiếp xử lý văn bản đến và bút phê văn bản để phân phối các văn bản đến các phòng ban, đơn vị cá nhân sẽ có trách nhiệm chính xử lý văn bản.

5.1.2.3 Chuyển văn bản

CBVT sẽ nhận văn bản đến từ LĐCC để photo và nhân bản, khi photo xong Văn thư sẽ chuyển cho các phòng và đơn vị, cá nhân sẽ theo chỉ đạo của LĐCC. Với các phòng và đơn vị, cá nhân khi ký nhận văn bản tại Sổ chuyển giao Văn thư, với những văn bản đến chỉ cần chuyển đến trên mạng điện tử, văn thư căn cứ vào bút phê sẽ chuyển trực tiếp qua mạng cho phòng ban và cá nhân theo bút phê

Văn bản đến ở cơ quan ngày nào thì sẽ chuyển không quá một ngày, không để chậm.

Trường hợp các Văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản đó phải chuyển trả lại cho văn thư để chuyển về đúng nơi giải quyết.

5.1.2.4 Thực hiện việc xử lý văn bản đến

5.1.2.5 Lưu hồ sơ

Bộ phận/Cá nhân khi thực hiện/lưu giữ văn bản theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi đã được giải quyết theo quy định. Sổ văn bản đến thường, sổ văn bản đến bảo mật được lưu trữ ở Bộ phận Văn Thư trong thời gian là một năm, sau đó chuyển lưu trữ.

5. Quy trình quản lý văn bản đi

5.2. Mô tả

Quy định soạn thảo văn bản đi

Các cán bộ được phân công sẽ tiến hành soạn thảo về văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung đó và tính pháp lý của văn bản đó,hay ký nháy vào bên cạnh chữ ở kết thúc nội dung văn bản trước khi được trình duyệt.

Cán bộ sẽ đề xuất về mức độ ban hành văn bản mật và ra soạn thảo văn bản theo nội dung hay yêu cầu và thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản sẽ chịu trách nhiệm về nội dung cũng như tính pháp lý của văn bản đó, ký vào bên cạnh chữ kết thúc của nội dung văn bản trước khi trình duyệt.

5.2.2.2 Duyệt văn bản thảo

Trưởng phòng hay Phụ trách phòng phải thực hiện soát xét lại nội dung, thể thức văn bản và k‎ý vào góc phải ở mục chức vụ của người có thẩm quyền để ban hành văn bản sau khi văn bản đó được chỉnh sửa.

5.2.2.3 Duyệt, ký văn bản

LĐCC sẽ xem xét nội dung, hình thức các văn bản và ký; nếu văn bản không đạt yêu cầu phải chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản đó để chỉnh sửa.

Chữ ký của người có thẩm quyền trong văn bản phải rõ ràng; không được dùng bút chì, mực đỏ hay những thứ mực dễ phai để ký văn bản.

5.2.2.4 Làm thủ tục ban hành Sau khi đã có chữ ký của những người có thẩm quyền theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi, văn bản sẽ được chuyển qua Văn thư; Văn thư sẽ có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, và vào sổ văn bản đi theo, đối với các văn bản thường; vào sổ các văn bản đi và đối với văn bản mật để làm các thủ tục ban hành nếu đúng thể thức quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi.

Với những văn bản chuyển đến trong ngành Y tế phải tiến hành scan văn bản rồi chuyển văn bản qua văn phòng điện tử

5.2.2.5 Gửi văn bản đi

Đối với các văn bản thường:

Văn thư sẽ có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã được chỉ định bằng đường bưu chính, qua các mạng văn phòng điện tử Sở Y tế.

Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định và đảm bảo. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo đúng quy định riêng của ngành bưu điện

Ngoài bì thư có đóng dấu (ký hiệu) theo đúng mức độ yêu cầu của văn bản

5.2.2.6 Lưu hồ sơ

1. Sổ theo dõi công văn đến

Tải biểu mẫu Sổ theo dõi công văn đến TẠI ĐÂY

2. Sổ theo dõi công văn đi

Tải biểu mẫu Sổ theo dõi công văn đi TẠI ĐÂY

3. Sổ chuyển giao văn bản

Tải biểu mẫu Sổ chuyển giao văn bản TẠI ĐÂY