(Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ và Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND của UBND tỉnh Tiền Giang) 1. Một số thể loại văn bản trường học có thể ban hành: II. Thể thức văn bản
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (Chữ in hoa, cỡ 12-13, đứng, đậm)
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc (Chữ in thường, cỡ 13-14, đứng, đậm)
(Đường gạch liền dài theo dòng)
2. * Cơ quan chủ quản (Chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng)
* Cơ quan ban hành văn bản
– Chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm
– Đường gạch dưới ½, đặt cân đối so với dòng chữ
Thí dụ:
UBND HUYỆN CHÂU THÀNH
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
– Chữ thường, cỡ 13, nghiêng
– Ngày: 01, 02, …, 09, 10
– Tháng 01, 02, 3,……12
– Địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Thí dụ: Châu Thành, ngày 01 tháng 3 năm 2012 Tân Hiệp, ngày 10 tháng 02 năm 2012
– Chữ thường, cỡ 13, đứng – Ngang với địa danh
– Số: 01, 02, …09, 10 /ký hiệu văn bản- ký hiệu cơ quan ban hành văn bản
– Số, ký hiệu được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Thí dụ 1
Số: 01/KH-PGD&ĐT
Số: 15/BC-MNTP
Thí dụ 2
UBND HUYỆN CHÂU THÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập-Tự do- Hạnh phúc
Số: /BC-PGD&ĐT Châu Thành, ngày tháng năm 2012
Thí dụ: QUYẾT ĐỊNH KẾ HỌACH TỜ TRÌNH
5. Tên văn bản chữ in hoa, cỡ 14, đứng, đậm, được đặt canh giữa
– Chữ in thường, cỡ 14, đứng, đậm
– Phía dưới tên văn bản
Thí dụ: TỜ TRÌNH Về việc bổ sung thiết bị dạy học – Chú ý thể thức của công văn
– Đường gạch bằng 1/2 của dòng chữ, đặt cân đối so với dòng chữ
+ Không có ký hiệu công văn
+ Trích yếu nội dung: đặt dưới số, ký hiệu
Thí dụ:
+ Có phần Kính gửi
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập-Tự do- Hạnh phúc
UBND HUYỆN CHÂU THÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: /PGD&ĐT Châu Thành, ngày tháng năm 2012
V/v giải quyết đơn xin
nghỉ phép của viên chức
Kính gửi:
– Ông Hiệu trưởng trường …..
– Bà…, Giáo viên trường…….
* Cỡ chữ 14
* Khoảng cách giữa các đoạn đặt tối thiểu 6pt.
* Bố cục tùy theo từng lọai văn bản
* Phải rõ nghĩa, không dùng văn nói.
* Số liệu phải chính xác
* Thực hiện đúng những phần hướng dẫn. Không chép lại những phần hướng dẫn trong mẫu
Thí dụ: Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
* Chú ý:
Thí dụ: Mục 1 CÔNG TÁC VĂN THƯ
– Phần, chương chữ in thường, số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã, tiêu đề phần, chương chữ in hoa, canh giữa
– Mục và số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập, canh giữa
Thí dụ: Điều 1.
– Điều và số thứ tự thụt vào trong 1 tab,
– Sau số thứ tự có dấu chấm.
– Nội dung trong dấu ngoặc đơn (…), ngoặc kép “…”
– Dấu: , ; : đánh liền kề sau chữ, phía sau có một khoảng cách
Thí dụ: “Hôm nay, ngày khai trường…”
– Viết hoa trong văn bản
+ Viết tắt của một số từ ngữ
+ Sau dấu “.”
+ Đầu dòng
– Xuống dòng. Thụt đầu dòng 1.27 cm (1 default tab)
– Sau dấu đầu dòng phải có một khoảng cách
Thí dụ:
* Chú ý:
– Tài liệu gồm:
+ Nguyên nhân:
– Đánh số trong văn bản
+ Số La Mã: I.
+ Số thường: 2.
+ Chữ a,b,c: a)
Thí dụ:
I. Đặc điểm tình hình
1. Thuận lợi
2. Khó khăn
3. Nguyên nhân
a) Nguyên nhân chủ quan
b) Nguyên nhân khách quan
– Kết thúc văn bản./.
Thí dụ: HIỆU TRƯỞNG
– Chức vụ: chữ in hoa, cỡ 14, đứng, đậm
– Tên người ký: chữ in thường, cỡ 14, đứng, đậm
Trần Hữu Trung
– 1/3 về phía bên trái chữ ký
– Dấu cơ quan: thẳng đứng, rõ ràng, không nhòe mực
– Dấu tên người ký văn bản: thẳng hàng dưới chữ ký, rõ ràng, không nhòe mực
Nơi nhận:
– Chữ thường, cỡ 12, nghiêng, đậm, phía sau có dấu hai chấm
– Ngang với thẩm quyền người ký văn bản
Cơ quan gởi đến
– Chữ thường, cỡ 11, đứng, có dấu;
TRƯỞNG PHÒNG
– Lưu: VT.
Thí dụ:
Ngô Thanh Hùng
– UBND Huyện CT;
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
– Lưu: VT.
KT. TRƯỞNG PHÒNG
– Sở GD&ĐT;
Tạ Thị Kiều Nga III. Định dạng văn bản
– Phòng Nội vụ CT;
– Lưu: VT,CM.
File – Page setup – Margins – Top – Chọn 2cm
File – Page setup – Margins – Bottom – Chọn 2cm
File – Page setup – Margins – Left – Chọn 3cm
File – Page setup – Margins – Right – Chọn 2cm
Times New Roman
Tùy nội dung
– File – Page setup – Paper – Trong Paper Size chọn A4
– Giấy đứng: chọn Portrait
– Giấy ngang: chọn Landscape
– File – Page setup
– Chọn Default – OK
– Chọn khối trong phần nội dung văn bản
– Format – Paragraph – Chọn trong spacing
+ Before: 6pt
+ After: 6pt
OK
IV. Một số lưu ý 1. Chèn số thứ tự trang:
– Format – Paragraph
– Trong Line spacing, chọn Single
– Insert – Page numbers
– Trong Position: chọn Bottom. Trong Aligment: chọn Right
– Xoá dấu v trong Show number on first page
– Chọn Format- Trong Number format: chọn kiểu “1,2,3,” – OK – OK
Cài Auto text: dùng để sử dụng những cụm từ giống nhau, không phải thực hiện lại
– Chọn khối cần cài đặt
– Chọn Insert
– Chọn AutoText – AutoText
– Trong Look in: chọn All active templates
3. Mở Auto text:
– Trong Enter AutoText entries here: xoá chữ PAGE , đặt ký hiệu
– Chọn Add
Thí dụ:
– Đánh ký hiệu đã cài đặt
– Nhấn F3
– Sau khi cài AutoText
TRƯỜNG MẦM NON LONG ĐỊNH Độc lập-Tự do- Hạnh phúc
– Đánh chữ p và nhấn F3 sẽ có:
PHÒNG GD&ĐT CHÂU THÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: /BC-MNLĐ Long Định, ngày tháng năm 2012
– Đánh chữ h và nhấn F3 sẽ có:
HIỆU TRƯỞNG
–
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
Nguyễn Thị Bích
Tạ Thị Kiều Nga
– Đánh chữ k và nhấn F3 sẽ có:
KT. TRƯỞNG PHÒNG
–
4. Ép chữ (cho khoảng cách các chữ gần nhau)
– Chọn khối
5. Canh đều trong trang giấy
– Chọn Format – Font – Cheracter Spacing
– Trong Spacing: chọn By – Bấm số lớn dần
– OK
– Chọn khối văn bản
– Bấm vào biểu tượng Justfily ▒ trên thanh công cụ
6. Thực hiện 2 trang trên một tờ giấy
V. Cần phân biệt rõ 1. Văn bản cá nhân
– File – Page setup
2. Văn bản cơ quan
– Trong Margins chọn Multiple pages, chọn 2 pages per sheet – OK
– Khi in: chọn 1-2 – OK
Đơn . Tường trình. Thành tích …
– Phải đúng thể thức văn bản
– Không để một trang giấy chỉ có ký tên, đóng dấu và nơi nhận.
Thí dụ TỜ TRÌNH Về việc đề nghị bổ sung kinh phí
– Phần biểu bản: không nhất thiết phải định dạng nội dung như hướng dẫn
– Không có thể lọai văn bản: Bảng đề nghị, Danh sách
Thí dụ BÁO CÁO Danh sách học sinh nghèo xin học bổng khuyến học THÔNG BÁO Danh sách học sinh được tặng quà Trung thu năm 2012
+ BẢNG ĐỀ NGHỊ thay bằng TỜ TRÌNH
Thí dụ DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN
+ Danh sách gởi cấp trên: dùng văn bản “BÁO CÁO”
I- Trường học xuất sắc:
+ Danh sách gởi nội bộ: dùng văn bản “THÔNG BÁO”
II- Trường học tiên tiến. :
+ Danh sách kèm theo Tờ trình: không theo thể thức văn bản
(Kèm theo Tờ trình số:………./TTr-…….. ngày…..tháng…năm …)
1. Trường …………
Trường …………
* Rất mong Hiệu trưởng các trường nghiên cứu, phổ biến cho tất cả các bộ phận trong đơn vị thực hiện đúng quy định.
* Rà soát cẩn thận trước khi ký, ban hành; không chủ quan, để sai sót trong quá trình thực hiện văn bản hành chính.
* Chúc các đơn vị luôn luôn thành công!