Top 13 # Xem Nhiều Nhất Xem Soạn Thảo Văn Bản Mới Nhất 5/2023 # Top Like

Word Online, một công cụ soạn thảo và chỉnh sửa văn bản trực tuyến mới nhất của Microsoft miễn phí cho người dùng. Word Online cũng là giải pháp soạn thảo văn bản tốt nhất mà bạn nên sử dụng trong mọi trường hợp.

Word Online được xây dựng với giao diện đồ họa hiện đại, nếu nhìn qua bạn sẽ thấy nó rất giống với Word trong phiên bản Office 2016 của Microsoft, Office 2016 là bộ công cụ soạn thảo được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Không chỉ có thế, việc Word Online ra đời nhằm cạnh tranh với một công dụng văn bản trực tuyến và chia sẻ rất mạnh mẽ hiện nay là Google Docs. Trước khi Word Online ra đời thì việc sử dụng Google Docs trở nên rất phổ biến và biện pháp sử dụng Google Docs cũng là trường hợp cứu cánh tạm thời nếu bạn phải làm việc trong điều kiện không có công cụ soạn thảo nào trong máy.

Tại đây có 2 lựa chọn đăng nhập để tiếp tục sử dụng Word trực tuyến đó là– Sign in With a Microsoft Account: Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft (Live.com, chúng tôi Outlook.com)– Sign in With a work or school account: Đăng nhập bằng tài khoản Work hoặc tài khoản của trường học

Bước 2: Nhập địa chỉ email của bạn vào rồi chọn Next .

Tiếp tục là mật khẩu, nếu bạn muốn giữ mật khẩu và tự động đăng nhập thì lựa chọn thêm Keep me signed in , sau đó đăng nhập vào hệ thống bằng Sign in .

Tất nhiên công cụ này hỗ trợ cả việc sử dụng các file Word offline bằng cách Upload a Document .

Bước 5: Bây giờ bắt đầu bạn có thể sử dụng Word Online như các phiên bản cài đặt trên máy tính với các công cụ cơ bản, các tab quen thuộc như Home, Insert .

So sánh với phiên bản Word 2016 bạn sẽ thấy khá là giống. Các bạn cũng có thể căn lề chuẩn như với bản Word thông thường, chức năng căn lề chuẩn sẽ giúp văn bản của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Ngay cả việc tạo bảng hay các công cụ chỉnh sửa cho bảng cũng được hỗ trợ trên công cụ Word Online này, tạo bảng trong word Online tương tự cách tạo bảng trong word offline giúp bạn tạo các bảng dữ liệu trên văn bản Word của mình.

Tuy nhiên bạn đọc có thể nhận ra một số tính năng Menu chuột phải bị lược bỏ đi trên Word Online.

Bước 6: Sự chuyển đổi cũng là một trong những tính năng được đánh giá của công cụ này khi mà bạn có thể chuyển đổi trực tiếp khi đang sử dụng Word Online về Office cài đặt sẵn trên máy thông qua tính năng EDIT IN WORD .

Bước 7: Kế đó là giao diện lưu văn bản, được thiết kế rất giống .

Nhưng tất nhiên bạn chỉ có thể lưu trữ trực tuyến qua OneDrive , đồng bộ trực tiếp với tài khoản Microsoft của bạn

Và ngoài ra cả với Dropbox, dịch vụ lưu trữ trực tuyến Dropbox cũng là một lựa chọn cho phép.

Bước 8: Một điểm tuyệt vời nữa trên Word Online là bạn cũng được tải và sử dụng bộ Template nổi tiếng như phiên bản cài đặt trên máy tính.

Ngoài ra bạn còn được phép thay đổi ngôn ngữ phù hợp, Word trực tuyến hỗ trợ cả tiếng Việt cho bạn sử dụng dễ dàng hơn.

Bước 9: Điều không thể thiếu khi sử dụng Word Online là sự liên kết, chuyển đổi giữa các công cụ khác thuộc Microsoft mà bạn có thể làm.

Kỹ năng soạn thảo văn bản là một phần không thể thiếu trong nhiều vị trí ở hầu hết các ngành nghề cũng như trong cuộc sống. Ngay cả khi không là một nhà văn thì tần suất bạn soạn thảo văn bản thường xuyên hơn bạn nghĩ. Ít nhất, bạn cũng sẽ viết CV xin việc, email gửi đến nhà tuyển dụng, đăng bài trên các phương tiện truyền thông xã hội… Nếu công việc yêu cầu, bạn cũng tạo ra những văn bản như báo cáo, thuyết trình, bản tin… Vậy kỹ năng soạn thảo văn bản là gì và làm thế nào để nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng cũng như kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại…? Câu trả lời sẽ có ngay sau đây.

Kỹ năng soạn thảo văn bản là gì?

Đó là cách bạn thực hiện các thao tác như nhập thông tin, chỉnh sửa, trình bày văn bản được thực hiện trên giấy hoặc các phần mềm ứng dụng như Microsoft Word. Đây cũng là một phần trong chương trình đại học và là kỹ năng mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng muốn thấy trong CV của ứng viên trong thời đại ngày nay.

Tầm quan trọng của kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp

Khi người khác đọc văn bản của bạn, họ sẽ đưa ra đánh giá về trí thông minh và sự siêng năng của bạn dựa trên những gì họ nhìn thấy. Cho dù văn bản đó là trên giấy hay trực tuyến (chẳng hạn như email, bài viết trên trang web…), người đọc sẽ có ấn tượng tiêu cực về bạn nếu văn bản của bạn có lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp.

Hậu quả của một văn bản kém chất lượng có thể khá nặng. Chẳng hạn, kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại không tốt sẽ làm khách hàng của bạn phật lòng và họ sẽ tìm đến một nhà cung cấp khác. Hoặc nếu văn bản kém đó được in ra thì chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ mất thêm một khoản chi phí để in lại.

Khi xin việc, kỹ năng soạn thảo văn bản không tốt sẽ khiến bạn không nhận được lời mời phỏng vấn cho công việc thực sự mong muốn. Gửi một bản CV hoặc thư xin việc chứa nhiều lỗi cho thấy bạn không chuyên nghiệp. Đây không nên là ấn tượng bạn tạo ra cho nhà tuyển dụng tiềm năng khi đang tìm việc làm.

May mắn thay, các kỹ năng soạn thảo văn bản là điều có thể dễ dàng học được. Để cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính hay kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại của bạn, hãy thử các bí quyết sau:

Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt nội dung

Dùng từ và câu đơn giản

Các từ ngữ chuyên môn, cường điệu sẽ làm cho văn bản của bạn sẽ giống như một bản hùng ca hơn là một văn bản hành chính thông thường. Đôi khi bạn phải giải thích một chút về các từ ngữ này. Do đó, một trong những kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại hiệu quả là dùng từ đơn giản và dễ hiểu. Văn bản của bạn sẽ được “chào đón” hơn.

Bên đó là giữ cho các câu ngắn gọn có thể. Các câu ngắn, ít phức tạp sẽ dễ đọc hơn. Tuy nhiên, đừng để các câu của bạn quá ngắn đến nỗi làm mất đi sự mạch lạc của văn bản.

Đọc thành tiếng

Nói về sự mạch lạc, hãy đọc to văn bản của bạn để giúp xem nó có trôi chảy khong. Nếu nghe có vẻ chối tai và cụt, hãy thêm một vài câu dài hơn để phá vỡ nhịp điệu ổn định và đơn điệu đó.

Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt trình bày

Chọn kiểu chữ phù hợp với bối cảnh

Theo các giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản chia sẻ thì phông chữ Serif dễ đọc hơn trong các tài liệu in giấy trong khi phông chữ Sans-serif sẽ dễ đọc hơn trên màn hình kỹ thuật số.

Một số ví dụ về phông chữ Serif bao gồm Garhua, Georgia, Hoefler Text và Palatino, trong khi các ví dụ về phông chữ Sans-serif bao gồm Arial, Gill Sans, Helvetica và Lucida Sans. Dù là phông chữ nào, hãy sử dụng chúng xuyên suốt văn bản của bạn. Nếu muốn, bạn có thể sử dụng một kiểu chữ khác để làm nổi bật các tiêu đề.

Sử dụng cỡ chữ và màu sắc chuẩn

Bạn không thể định dạng một văn bản chuyên nghiệp mà không chú ý đến giao diện. Hầu hết các văn bản công việc đều ở cỡ chữ 12pt, được xem là dễ đọc nhất kết hợp với các khoảng cách lề trên, lề dưới: 2-2,5cm, lề trái; 3-3,5cm, lề phải: 1,5-3cm trên giấy A4. Với một báo cáo với nhiều thông tin dày đặc thì cỡ chữ có thể giảm xuống 10pt, nhưng không bao giờ ít hơn thế.

Về màu sắc, bạn nên cân nhắc in màu tài liệu bởi phải tốn nhiều chi phí hơn và nó không giữ được màu sắc gốc nếu được sao chép. Đối với các văn bản kỹ thuật số như Word hoặc email, bạn có thể sử dụng màu sắc, in đậm, in nghiêng cho các vấn đề quan trọng.

Canh trái văn bản

Theo thói quen bạn sẽ canh bằng hai lề văn bản (justify) bởi đó là những gì bạn thường thấy trên sách báo nhưng đây lại là một lựa chọn sai khi nói đến các kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính.

Những gì bạn nên làm là căn lề trái cho văn bản. Điều này có thể sẽ tạo ra sự “lởm chởm” ở bên phải của văn bản nhưng nó sẽ tạo ra khoảng trống và làm tăng mức độ dễ đọc cho văn bản.

Thụt lề dòng đầu tiên của các đoạn trong văn bản

Các dòng đầu tiên của đoạn văn bản nên được thụt vào để làm cho mỗi đoạn trở nên nổi bật, trong đó chữ các đầu tiên có cùng kích thước với các chữ khác trong văn bản.

Đặt hình ảnh ở giữa các đoạn văn bản

Chèn ảnh hợp lý là điều cũng rất đáng quan tâm nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản. Bạn có thể chèn hình ảnh vào giữa và để văn bản xung quanh hình ảnh đó nếu mọi người trong doanh nghiệp của bạn thích như vậy. Nhưng nói chung, điều này có thể gây khó khăn cho người đọc, đặc biệt đó là các báo cáo dựa trên dữ liệu.

Lựa chọn an toàn nhất, đối với các biểu đồ và bảng, là đặt hình ảnh ở phần cách nhau giữa các đoạn. Bằng cách đó, hình ảnh của bạn sẽ không làm mất sự chú ý của người đọc với văn bản xung quanh. Nó cũng giúp phần chú thích của hình ảnh trở nên nổi bật.

Chọn khoảng cách giữa các dòng phù hợp theo ngữ cảnh

Khoảng cách giữa các dòng (khoảng trắng ngăn cách một dòng văn bản với dòng văn bản tiếp theo) phụ thuộc vào loại tài liệu mà bạn viết.

Các loại văn bản học thuật nên tuân theo các hướng dẫn về phong cách học thuật của từng lĩnh vực đó. Bạn có thể cách đôi (double spacing) nếu không có quy định bắt buộc. Các văn bản hành chính và kinh doanh có xu hướng cách nhau 1 line (single) để giảm thiểu số lượng trang in trong khi các tài liệu kỹ thuật số (Word hoặc email) sẽ dễ đọc hơn nếu khoảng cách giữa các dòng là 1,5 lines.

Chia nhỏ văn bản với tiêu đề

Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính của bạn sẽ không hoàn chỉnh nếu bạn không biết cách chia nhỏ văn bản với các tiêu đề. Văn bản càng dài, các tiêu đề càng trở nên quan trọng. Bạn có muốn đọc một bản báo cáo dài 20 trang mà không có gì ngoài một bức tường văn bản từ đầu đến cuối, hay một bản báo cáo dài 30 trang được trình bày với các phần chính, phần phụ rõ ràng và tiêu đề thích hợp? Dĩ nhiên là trường hợp thứ 2 phải không?

Ngắt trang

Khi bạn muốn tìm hiểu làm thế nào để báo cáo của bạn trông chuyên nghiệp hơn, bạn cần làm quen với việc ngắt trang. Nếu văn bản của bạn đủ dài để chia thành các chương, ngắt trang là cách tốt nhất để định dạng chúng. Mỗi chương nên cách nhau bằng một phần hoặc cả trang trống.

Kỹ năng soạn thảo văn bản là điều mà bất kỳ ai trong chúng ta có thể học được. Nếu kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính hoặc kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại của bạn chưa tốt, hãy làm theo các mẹo trên và bạn sẽ nhận thấy kỹ năng soạn thảo văn bản được cải thiện như thế nào.

Pha Lê

Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.

2. Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.

Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.

Ví dụ:

Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.Đúng: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.

3. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (: ), chấm phảy (, ), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.

Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.

Ví dụ:

Sai:Hôm nay , trời nóng quá chừng!Hôm nay,trời nóng quá chừng!Hôm nay ,trời nóng quá chừng!

Đúng:Hôm nay, trời nóng quá chừng!

4. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.

Ví dụ:

Sai:Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Đúng:Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Chú ý

1. Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất thiết áp dụng các qui tắc trên.

2. Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi soạn thảo văn bản trên thực tế. Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác, các bạn hãy vận dụng các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính để suy luận cho trường hợp riêng của mình. Tôi nghĩ rằng các bạn sẽ tìm được phương án chính xác nhất.

họat động quản lý xã hội và địa phương theo thẩm quyền, được sử dụng nhiều lần, cầncho nhiều đối tượng. Khi sử dụng hiệu lực pháp lý không mất đi; nó không chỉ ra đíchdanh đối tượng thi hành; nó chỉ nêu hiệu lực bắt đầu chớ không nêu hiệu lực chấm dứt;nó là biểu hiện quy phạm pháp luật: giả định, quy định, chế tài.+ Về hình thức, thủ tục ban hành do luật định. Hình thức chính là tên gọi củavăn bản quy phạm pháp luật và tên gọi của một lọai văn bản là do luật định.2.2. Văn bản hành chính:Văn bản hành chính là văn bản dùng trong việc giao tiếp giữa các cơ quan nhànước, giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức kinh tế, xã hội với công dân vàngược lại. Nói cách khác, đây là lớp văn bản thể hiện vai trò của người tham gia giaotiếp trong lĩnh vực hành chính (lĩnh vực tổ chức, quản lý, điều hành các mặt của đờisống xã hội), là công cụ điều hành của cơ quan, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của cơ quan ban hành. Văn bản của Đảng thuộc lớp văn bản này. Văn bản hànhchính bao gồm hai loại: Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thôngthường.+ Văn bản hành chính cá biệt:Là văn bản của cơ quan nhà nước và cá nhân có thẩm quyền ban hành nhằm cábiệt hóa các quy phạm như nâng lương, đề bạt, thành lập tổ chức; không chứa đựngcác quy phạm pháp luật nhưng mang tính pháp lý. Nó cho phép tổ chức, cá nhân phảithực hiện và hưởng theo văn bản quy định; chỉ rõ đối tượng thi hành; hiệu lực một lần,tính pháp lý kéo dài cho đến hết thời gian sử dụng.+ Văn bản hành chính thông thường:Đây là những công văn, giấy tờ bình thường được sử dụng thường xuyên trongcác cơ quan. Nó không chứa đựng những quy phạm pháp luật mà chỉ chứa đựngnhững thông tin trong họat động quản lý. Tuy vậy, đây là những lọai văn bản rất cầnthiết và quan trọng đối với họat động quản lý của mỗi cơ quan.* Cần thiết, vì nó sử dụng thường xuyên và có khối lượng lớn.* Quan trọng, vì nó luôn là điểm khởi đầu của mỗi cơ quan, nó chuẩn bị cho ápdụng pháp luật của cá nhân, tổ chức, nó chuẩn bị cho ra đời của một pháp luật (tờtrình).Trong thực tiễn họat động văn bản hành chính thông thường được thể hiện dướihai nhóm:– Nhóm 1: công văn hành chính, là một hình thức thủ công được sử dụng để traođổi và giao dịch công tác giữa các cơ quan với nhau, giữa cơ quan với tổ chức chínhtrị – xã hội, giữa cơ quan với công dân.Hình thức thể hiện: khi nó tham gia vào họat động nào thì lấy họat động đó đặttên cho nó: công văn mời họp, công văn yêu cầu, đề nghị, công văn giải thích, trả lời,công văn đôn đốc, nhắc nhở.– Nhóm 2: Văn bản trình bày là những văn bản có tên gọi (trừ văn bản quyphạm pháp luật): thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, phiếu gửi …