Top 13 # Xem Nhiều Nhất Viết Một Văn Bản Báo Cáo Mới Nhất 6/2023 # Top Like

Phương pháp viết một bản báo cáo

Công tác chuẩn bị:

– Phải xác định đựơc mục đích yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo thường kỳ hay báo cáo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo cáo.

– Xây dựng đề cương khái quát.

– Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích hợp, ngoài những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo… phần nội dung thường có 3 phần nhỏ:

Phần 1:

– Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.

Phần 2:

– Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.

Phần 3:

– Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết các biện pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục đặt ra.

– Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo.

– Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo.

– Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.

– Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.

Xây dựng dàn bài:

– Mở đầu:

Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương, công tác do cấp trên định hướng xuống. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên.

– Nội dung chính:

+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

+ Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện.

+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công việc. Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ gồm kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao.

– Kết luận báo cáo:

+ Phương hướng, mục tiêu phấn đấu tiếp tục.

+ Nhiệm vụ cụ thể khắc phục các tồn tại, khuyết điểm.

– Các biện pháp tổ chức thực hiện:

+ Những kiến nghị với cấp trên.

+ Nhận định những triển vọng.

Viết dự thảo báo cáo:

– Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn.

Đối với các báo cáo quan trọng:

– Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.

Trình lãnh đạo thông qua:

– Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề… cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.

– Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi, nếu là báo cáo khoa học thì tên tác giả phải ghi ở đầu sau tên báo cáo và không điền các mục khác ở phần tiêu đề như các báo cáo thông thường. Việc gửi báo cáo trình cấp trên hoặc chuyển cho cơ quan khác thì phải có công văn hay thư riêng gửi kèm theo.

(Theo Cẩm Nang Thư Ký).

– Phản ánh đúng sự thật khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng, không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí.

– Người trực tiếp soạn thảo không được thiên vị, không thêm bớt hiện tượng nhằm bóp méo sự thật, phải trung thực và khách quan toàn diện trong cách đưa tin và đánh giá trong báo cáo. Cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát quá trình diễn biến sự việc, hiện tượng để tìm nguyên nhân phản ánh và báo cáo. Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa ra những nguồn tin không chính xác, không toàn diện, sẽ làm lãnh đạo đưa ra giải pháp không đúng, xử lý thiếu kịp thời và không triệt để.

Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm:

– Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ chính yếu của tổ chức mình để đưa vào báo cáo, không nên liệt kê tràn lan mọi sự việc, hiện tượng xảy ra. Tập hợp được số liệu chính xác, ăn khớp với nhau là việc làm cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy được ưu khuyết điểm thông qua những con số đó. Cần tránh những con số ma hoặc những sự kiện chung chung không chứng minh, lý giải được điều gì. Trường hợp cần giải thích kỹ hơn thì có thể đính kèm theo báo cáo các bản phụ lục ghi các số liệu làm phương tiện minh chứng cho các kết luận trong báo cáo.

– Một bản báo cáo chỉ thuần túy thống kê sự việc mà không rút ra được những kinh nghiệm, bài học gì thì đó là báo cáo kém chất lượng, hiệu quả. Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu. Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa vào chi tiết rườm rà, sa vào các số liệu rắc rối mà phải chọn đúng trọng tâm, trọng điểm.

– Báo cáo kịp thời thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên, có trách nhiệm với công việc. Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin từ cấp dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời, nhanh nhạy với tình hình để có những quyết định và mệnh lệnh chính xác, nhiều trường hợp gây ra hậu quả lớn trong quản lý.

Biên bản cuộc họp phản ánh các hành động, nội dung được thực hiện trong cuộc họp của tổ chức. Biên bản thường được ghi lại bởi thư ký của một tổ chức và nó được lưu lại làm dữ liệu hồ sơ cho tổ chức. Trong thực tế, biên bản cuộc họp có thể được coi là một tài liệu pháp lý của tòa án và các cơ quan chính phủ.

I. Mục đích của Biên bản cuộc họp

Mục đích của biên bản cuộc họp là để mô tả các hành động được thực hiện bởi những người tham dự cuộc họp. Trái với suy nghĩ của một số người, ghi lại biên bản cuộc họp không phải là vấn đề “ghi chép” hay phiên âm những gì mọi người nói trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp nên mô tả những gì đã được thực hiện tại cuộc họp, chứ không phải những lời được nói bởi từng thành viên.

Mặc dù ghi chú cuộc họp có thể rất hữu ích cho sử dụng nội bộ, nhưng cũng cần phải nhận ra rằng một số phút họp, chẳng hạn như từ cuộc họp hội đồng quản trị hoặc cuộc họp của giám đốc điều hành của một công ty giao dịch công khai, là tài liệu pháp lý. Điều này có nghĩa là chúng có thể được sử dụng bởi các luật sư, thẩm phán và các cơ quan chính phủ trong các vụ kiện tại tòa án, tranh chấp về tình trạng thuế của tổ chức của bạn và trong các quy trình kinh doanh và pháp lý khác nhau. Khi bạn soạn thảo biên bản cuộc họp, hãy cân nhắc rằng ai đó bên ngoài tổ chức của bạn có thể một ngày nào đó đọc chúng. Sự hiểu biết của cá nhân đó về những gì bạn đã viết có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến tổ chức của bạn.

II. Chuẩn bị cho một cuộc họp

Với một cuộc họp sắp được tổ chức, với vai trò thư ký bạn nên dành vài phút nói chuyện với cấp trên về những mong muốn của họ trong cuộc họp. Có thể công ty của bạn có một mẫu biên bản định dạng sẵn, nếu không hãy tham khảo một số mẫu biên bản có sẵn hoặc các ứng dụng phần mềm hỗ trợ việc này. Làm việc với một mẫu biên bản chuyên nghiệp có thể giúp bạn dễ dàng hơn với những bố cục chuyên nghiệp.

Khi bạn đến phòng họp, hãy lựa vị trí ngồi nơi mà bạn có thể dễ dàng nhìn thấy và nghe thấy những người tham gia cuộc họp. Hãy nhớ rằng, tùy thuộc vào bạn để ghi lại những gì xảy ra trong cuộc họp: Bạn sẽ cần có thể nhận ra các cá nhân có mặt để bạn có thể mô tả hành động của họ trong vài phút.

III. Thành phần thiết yếu của Biên bản họp

Tùy thuộc vào chính sách của công ty của bạn, bạn có thể linh hoạt khi chọn định dạng cho mẫu biên bản cuộc họp của mình. Tuy nhiên, biên bản cuộc họp có thể đóng vai trò là tài liệu pháp lý, vì vậy chúng nên bao gồm thông tin có thể giúp người đọc xác định thời điểm và địa điểm diễn ra cuộc họp, ai tham dự, mục đích của cuộc họp và những gì đã được thực hiện ở đó.

– Dự thảo biên bản cuộc họp nên bao gồm tên của tổ chức của bạn, loại cuộc họp diễn ra, ngày diễn ra cuộc họp, địa điểm của cuộc họp và thời gian bắt đầu.

– Biên bản cuộc họp cũng nên bao gồm tên của các thành viên hội đồng quản trị, giám đốc điều hành hoặc người tham gia cuộc họp. Danh sách này sẽ phụ thuộc vào loại cuộc họp mà bạn đang ghi lại.

– Vào đầu biên bản, lưu ý khi biên bản của cuộc họp trước được trình bày và phê chuẩn bởi hội đồng quản trị hoặc những người khác có thẩm quyền trong tổ chức.

– Nếu một cuộc họp được tổ chức tốt, nó thường sẽ tuân theo một chương trình nghị sự trong đó các thành viên hội đồng quản trị, giám đốc điều hành và các bên khác sẽ trình bày thông tin hoặc thực hiện các hành động cụ thể. Biên bản của bạn nên phản ánh và ghi lại các hoạt động này.

– Khi mô tả một hành động và phân tích nó, nếu có.

Mọi thông tin liên hệ:

ICONICJOB VietNam – Cổng thông tin tuyển dụng nhân sự cấp cao, mạng tìm việc làm, ứng tuyển ngay việc làm mới từ các nhà tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam

Soạn thảo văn bản: khó hay dễ? Các bạn có ngạc nhiên lắm không? Tôi dám chắc rằng thậm chí một số bạn trẻ còn nổi cáu nữa. Bây giờ đã là thời đại gì rồi mà còn dạy gõ văn bản nữa? Máy tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu được trong các văn phòng, công sở với chức năng chính là soạn thảo văn bản. Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay. Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp viết thuê báo cáo thực tập các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này!

Vì vậy các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc cẩn thận bài viết này. Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, còn đối với các bạn chưa biết thì những qui tắc này sẽ thật sự bổ ích. Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản.

Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc soạn thảo văn bản này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể nào.

Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới. Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn.

Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ… Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo.

Như vậy các định nghĩa và khái niệm cơ bản ban đầu của soạn thảo và trình bày văn bản là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn.

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:

Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ. Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn.

Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng “nhân tạo” như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều này mà đã nảy sinh một số qui tắc mới đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính.