Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Văn Bản Đến

--- Bài mới hơn ---

  • Văn Bản Áp Dụng Pháp Luật Là Gì? Đặc Điểm Của Văn Bản Áp Dụng Pháp Luật
  • Các Giai Đoạn Trong Quá Trình Ban Hành Văn Bản Quy Phạm Pháp Luật
  • Ban Hành Văn Bản Quy Phạm Pháp Luật
  • Luận Văn Thực Trạng Ban Hành Văn Bản Quy Phạm Pháp Luật Của Các Cơ Quan Nhà Nước Ở Trung Ương
  • B: So Sánh Giữa 2 Loại Văn Bản Quy Phạm Pháp Luật Và Văn Bản Ấp Dụng Pháp Luật So Sanh Van Ban Quy Pham Phap Luat Va Van Ban Ap Dung Phap Luat 9117 Doc
  • Công tác văn thư – lưu trữ ở Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.

    1. MỤC ĐÍCH

    Công tác văn thư – lưu trữ ở Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.

    2. PHẠM VI

    Quy trình này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư (văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu) của Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị.

    Cán bộ văn thư tổ chức thực hiện quy trình này

    3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

    – Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.

    – Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.

    – Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.

    – Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.

    Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

    Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

    – Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

    4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT

    – LĐCC: Lãnh đạo chi cục

    – CBVT: Cán bộ văn thư.

    5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

    5.1 Quy trình quản lý văn bản đến

    5.1.1 Lưu đồ

    --- Bài cũ hơn ---

  • Quy Trình Xử Lý Văn Bản
  • Giải Pháp Quản Lý Công Văn Tài Liệu & Điều Hành Tác Nghiệp
  • Khóa Học Kỹ Thuật Soạn Thảo Văn Bản & Xây Dựng Hệ Thống Tài Liệu Quản Lý Nội Bộ
  • Lớp Soạn Thảo Văn Bản & Xây Dựng Hệ Thống Tài Liệu Quản Lý Nội Bộ
  • Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Nội Bộ
  • Tổng Hợp Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến Và Văn Bản Đi

    --- Bài mới hơn ---

  • Quản Lý Văn Bản Đi, Văn Bản Đến Và Quản Lý Con Dấu
  • Quản Lý Văn Bản Đi, Đến, Nội Bộ
  • Soạn Bài Ếch Ngồi Đáy Giếng
  • Bài 10. Ếch Ngồi Đáy Giếng
  • Soạn Bài Ếch Ngồi Đáy Giếng Trang 100 Sgk
  • Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi là quy trình quan trọng không thể thiếu trong vận hành hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt đây là quy trình mà nhân viên kế toán và nhân viên hành chính nhân sự của doanh nghiệp phải quan tâm đến

    I. Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi

    1. Mục đích

    2. Phạm vi

    Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư (văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu). Cán bộ văn thư sẽ tổ chức thực hiện quy trình này

    3. Tài liệu viện dẫn

    Theo Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi của nghị định số 09/2010/NĐ-CP vào ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung về một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP từ ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ đã quy định về công tác văn thư.

    Theo nghị định số 110/2004/NĐ-CP vào ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ đã quy định về công tác văn thư.Nghị định 111/2004/NĐ-CP vào ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ đã quy định chi tiết và thi hành một số điều về Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.

    Nghị định số 58/2001/NĐ-CP vào ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu và Theo nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.

    Thông tư về liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP vào ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc ra hướng dẫn về thể thức cũng như kỹ thuật trình bày văn bản.Thông tư số 01/2011/TT-BNV vào ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc ra hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trong trình bày văn bản hành chính.

    Công văn số 425/VTLTNN-NVTW từ ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư được lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn và quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến.

    4. Quy trình quản lý văn bản đến

    4.2. Mô tả

    Sau khi tiếp nhận, đăng ký văn bản đến các Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

      Đối với các văn bản thường:

    Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản và vào sổ Văn bản đến theo biểu mẫu đồng thời sẽ phải scan văn bản để nhập vào văn phòng điện tử nhằm quản lý các văn bản đến, đối với văn bản đến được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng các văn bản, số lượng trang trên mỗi văn bản… và sau đó chuyển tới cho Lãnh đạo chi cục xử lý văn bản đến.

    Với các văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn” phải được đặt ưu tiên bóc bì ngay và xuất trình LĐCC giải quyết kịp thời.

    Văn bản đó trên bì thư ghi rõ tên người nhận thì phải chuyển thẳng cho người đó.

    Mọi văn bản đến đều sẽ được đóng dấu từ “ĐẾN” ở lề bên trái, phía bên trên trang đầu của văn bản và bằng mực đỏ; vào Sổ văn bản đến, trình LĐCC cần xem xét, chỉ đạo thực hiện.

    Văn bản ở bì có các dấu chỉ mức độ “mật”, “tuyệt mật” thì cán bộ văn thư sẽ bóc bì thư, vào sổ văn bản đến theo biểu mẫu theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi sau đó chuyển tới LĐCC xem xét, chỉ đạo thực hiện (chú ý không thực hiện scan văn bản)

    5.1.2.2 Xem xét chỉ đạo và thực hiện :

    LĐCC sẽ trực tiếp xử lý văn bản đến và bút phê văn bản để phân phối các văn bản đến các phòng ban, đơn vị cá nhân sẽ có trách nhiệm chính xử lý văn bản.

    5.1.2.3 Chuyển văn bản

    CBVT sẽ nhận văn bản đến từ LĐCC để photo và nhân bản, khi photo xong Văn thư sẽ chuyển cho các phòng và đơn vị, cá nhân sẽ theo chỉ đạo của LĐCC. Với các phòng và đơn vị, cá nhân khi ký nhận văn bản tại Sổ chuyển giao Văn thư, với những văn bản đến chỉ cần chuyển đến trên mạng điện tử, văn thư căn cứ vào bút phê sẽ chuyển trực tiếp qua mạng cho phòng ban và cá nhân theo bút phê

    Văn bản đến ở cơ quan ngày nào thì sẽ chuyển không quá một ngày, không để chậm.

    Trường hợp các Văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản đó phải chuyển trả lại cho văn thư để chuyển về đúng nơi giải quyết.

    5.1.2.4 Thực hiện việc xử lý văn bản đến

    5.1.2.5 Lưu hồ sơ

    Bộ phận/Cá nhân khi thực hiện/lưu giữ văn bản theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi đã được giải quyết theo quy định. Sổ văn bản đến thường, sổ văn bản đến bảo mật được lưu trữ ở Bộ phận Văn Thư trong thời gian là một năm, sau đó chuyển lưu trữ.

    5. Quy trình quản lý văn bản đi

    5.2. Mô tả

    Quy định soạn thảo văn bản đi

    Các cán bộ được phân công sẽ tiến hành soạn thảo về văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung đó và tính pháp lý của văn bản đó,hay ký nháy vào bên cạnh chữ ở kết thúc nội dung văn bản trước khi được trình duyệt.

    Cán bộ sẽ đề xuất về mức độ ban hành văn bản mật và ra soạn thảo văn bản theo nội dung hay yêu cầu và thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản sẽ chịu trách nhiệm về nội dung cũng như tính pháp lý của văn bản đó, ký vào bên cạnh chữ kết thúc của nội dung văn bản trước khi trình duyệt.

    5.2.2.2 Duyệt văn bản thảo

    Trưởng phòng hay Phụ trách phòng phải thực hiện soát xét lại nội dung, thể thức văn bản và k‎ý vào góc phải ở mục chức vụ của người có thẩm quyền để ban hành văn bản sau khi văn bản đó được chỉnh sửa.

    5.2.2.3 Duyệt, ký văn bản

    LĐCC sẽ xem xét nội dung, hình thức các văn bản và ký; nếu văn bản không đạt yêu cầu phải chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản đó để chỉnh sửa.

    Chữ ký của người có thẩm quyền trong văn bản phải rõ ràng; không được dùng bút chì, mực đỏ hay những thứ mực dễ phai để ký văn bản.

    5.2.2.4 Làm thủ tục ban hành Sau khi đã có chữ ký của những người có thẩm quyền theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi, văn bản sẽ được chuyển qua Văn thư; Văn thư sẽ có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, và vào sổ văn bản đi theo, đối với các văn bản thường; vào sổ các văn bản đi và đối với văn bản mật để làm các thủ tục ban hành nếu đúng thể thức quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi.

    Với những văn bản chuyển đến trong ngành Y tế phải tiến hành scan văn bản rồi chuyển văn bản qua văn phòng điện tử

    5.2.2.5 Gửi văn bản đi

      Đối với các văn bản thường:

    Văn thư sẽ có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã được chỉ định bằng đường bưu chính, qua các mạng văn phòng điện tử Sở Y tế.

    Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định và đảm bảo. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo đúng quy định riêng của ngành bưu điện

    Ngoài bì thư có đóng dấu (ký hiệu) theo đúng mức độ yêu cầu của văn bản

    5.2.2.6 Lưu hồ sơ

    1. Sổ theo dõi công văn đến

    Tải biểu mẫu Sổ theo dõi công văn đến TẠI ĐÂY

    2. Sổ theo dõi công văn đi

    Tải biểu mẫu Sổ theo dõi công văn đi TẠI ĐÂY

    3. Sổ chuyển giao văn bản

    Tải biểu mẫu Sổ chuyển giao văn bản TẠI ĐÂY

    --- Bài cũ hơn ---

  • Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Đến Trong Doanh Nghiệp
  • Quy Định Về Gửi, Nhận Văn Bản Điện Tử Giữa Các Cơ Quan Trong Hệ Thống Hành Chính Nhà Nước
  • Văn Bản Điện Tử Là Gì?
  • Văn Bản Điện Tử Là Gì? Những Xoay Quanh Văn Bản Điện Tử
  • Văn Bản Pháp Luật: Văn Bản Từ Bộ Tài Chính
  • Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Đến Trong Doanh Nghiệp

    --- Bài mới hơn ---

  • Tổng Hợp Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến Và Văn Bản Đi
  • Quản Lý Văn Bản Đi, Văn Bản Đến Và Quản Lý Con Dấu
  • Quản Lý Văn Bản Đi, Đến, Nội Bộ
  • Soạn Bài Ếch Ngồi Đáy Giếng
  • Bài 10. Ếch Ngồi Đáy Giếng
  • Quy trình quản lý văn bản đi và đến là điều kiện cần thiết và là một trong bốn mặt hoạt động của công tác văn thư cơ quan. Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định.

    Khái niệm văn bản đi, văn bản đến

    Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

    Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

    Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những loại hình văn bản đến không được đăng ký tại phòng văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Một số tài liệu, văn bản, công văn đến được đóng dấu chỉ các mức độ khẩn cấp như: ”Hỏa tốc” , “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này. Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.

    Các bước xử lý văn bản đến

    Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay cho người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

    Các bước trong quy trình giải quyết văn bản đi

    Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản. Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

    Phần mềm quản lý văn bản đi và đến Doceye

    Phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye là một hệ thống được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.

    Theo đó thu nhận và phân loại thông tin tài liệu và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng. Khi người dùng được sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến và văn bản đi trực tuyến hiệu quả thì người văn thư xử lý công việc của mình một cách đơn giản nhanh chóng hơn.

    Những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye

    Phần mềm quản lý văn bản Doceye giúp chúng ta tiết kiệm được chi phí quản lý và tài liệu được bảo quản bảo mật: So với việc quản lý văn bản đi và đến giấy gây tốn chi phí quản lý và bảo quản tài liệu như trước đây, phần mềm quản lý văn bản DocEye sẽ được chuyển cấu trúc về dạng dữ liệu số và được tích hợp vào hệ thống phần mềm của doanh nghiệp hoặc lưu vào bản CD, DVD,…. theo nhu cầu riêng của từng khách hàng. Nhờ đó tiết kiệm chi phí quản lý và bảo quản tài liệu giấy.

    Bảo mật an toàn hỗ trợ quản lý văn bản đi và đến hiệu quả: DocEye được vận hành theo cơ chế bảo mật nhiều lớp, đảm bảo quy trình an ninh thông tin ISO/IEC 27001: 2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015 giúp việc quản lý văn bản đi và đến được đảm bảo an toàn tuyệt đối, tránh tình trạng thất thoát trong quá trình sử dụng tài liệu so với trước đây.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Quy Định Về Gửi, Nhận Văn Bản Điện Tử Giữa Các Cơ Quan Trong Hệ Thống Hành Chính Nhà Nước
  • Văn Bản Điện Tử Là Gì?
  • Văn Bản Điện Tử Là Gì? Những Xoay Quanh Văn Bản Điện Tử
  • Văn Bản Pháp Luật: Văn Bản Từ Bộ Tài Chính
  • Thể Thức, Kỹ Thuật Trình Bày Thông Tư Liên Tịch Do Bộ Công An Chủ Trì Về An Ninh Trật Tự Được Quy Định Thế Nào?
  • Quản Lý Văn Bản Đi, Văn Bản Đến Và Quản Lý Con Dấu

    --- Bài mới hơn ---

  • Quản Lý Văn Bản Đi, Đến, Nội Bộ
  • Soạn Bài Ếch Ngồi Đáy Giếng
  • Bài 10. Ếch Ngồi Đáy Giếng
  • Soạn Bài Ếch Ngồi Đáy Giếng Trang 100 Sgk
  • Mẫu Văn Bản Bằng Excel
  • * QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU TS. GVC. NguyÔn LÖ Nhung 0912581997 * I. QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Khái niệm, yêu cầu 1.1.1. Khái niệm – Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được. – Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi. – Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan. – Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. * 1.1.2. Yêu cầu – Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận văn thư cơ quan. – Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc. – Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi. – Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. – Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan đúng thời hạn. * 1.2. Quản lý văn bản đến 1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến Tất cả văn bản, tài liệu đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư cơ quan không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu “Riêng người có tên mở bì”. * 1.2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến – Đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. – Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Hình thức đăng ký văn bản đến: + Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ. + Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến. * 1.2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến – Trình xin ý kiến phân phối – Chuyển giao văn bản đến: Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng 1.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Giải quyết văn bản đến Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến * 1.2. Quản lý văn bản đi 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi 1.2.3. Đăng ký văn bản đi 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi 1.2.5. Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi * 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản), phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản. Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy. Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm * 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyển chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn bản. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn bản, mỗi cơ quan cần có quy định về ký văn bản. Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành ngay. * 1.2.3. Đăng ký văn bản đi Các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành đều phải tập trung thống nhất ở văn thư cơ quan để cho số và đăng ký. – Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức được đánh bằng chữ số Ả rập theo từng thể loại văn bản và theo năm * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản phải trình Chánh văn phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối. Văn bản đi phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan, tổ chức hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước. * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại một bản (giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản). Đối với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị và những văn bản cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản. Bản gốc những loại văn bản quan trọng và các bản có bút tích sửa chữa về nội dung của lãnh đạo cơ quan cần lưu kèm bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết. Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. * 2. Quản lý và sử dụng con dấu 2.1. Các loại con dấu: dấu cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan… 2.2. Quản lý và sử dụng con dấu – Trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu Con dấu của cơ quan phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho một cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu. * 2.3. Đóng dấu – Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. – Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. – Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. – Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý ngành * Tóm lại Quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu là những nội dung nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư; Nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu. Muốn vậy, mỗi cơ quan, tổ chức phải xây dựng quy chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc quy định đó.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Tổng Hợp Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến Và Văn Bản Đi
  • Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Đến Trong Doanh Nghiệp
  • Quy Định Về Gửi, Nhận Văn Bản Điện Tử Giữa Các Cơ Quan Trong Hệ Thống Hành Chính Nhà Nước
  • Văn Bản Điện Tử Là Gì?
  • Văn Bản Điện Tử Là Gì? Những Xoay Quanh Văn Bản Điện Tử
  • Hướng Dẫn Doanh Nghiệp Cách “chuẩn Hóa” Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến, Văn Bản Đi

    --- Bài mới hơn ---

  • Lấy Ý Kiến Trẻ Em Khi Xây Dựng Văn Bản Liên Quan Đến Trẻ Em
  • Giám Sát Thực Hiện Luật Trẻ Em Và Những Văn Bản Pháp Luật Liên Quan Đến Trẻ Em
  • Luật Phổ Cập Giáo Dục Tiểu Học 1991
  • Các Văn Bản Liên Quan Đến Giáo Dục Cac Van Ban Lien Quan Den Gd Doc
  • Sách Luật Giao Thông Đường Bộ Và Quy Định Về Sử Phạt Vi Phạm Hành Chính
  • Quản lý văn bản đến và văn bản đi như thế nào khoa học, chuyên nghiệp? Công tác quản lý văn thư đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp để đảm bảo cho hoạt động của các phòng ban và công việc chung được ổn định.

    “Chuẩn hóa” quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi

    Văn bản đến là toàn bộ những văn bản nằm ngoài phạm vi doanh nghiệp, do các tổ chức bên ngoài gửi cho doanh nghiệp. Văn bản đi là các văn bản do doanh nghiệp phát hành hoặc gửi ra ngoài phạm vi nội bộ cho các tổ chức khác.

    2. Cách quản lý văn bản đến, văn bản đi khoa học, chuyên nghiệp

    Công tác quản lý văn bản đi đến bao gồm nhiều khâu: Soạn thảo, phát hành, xử lý và lưu trữ văn bản.

    Hệ thống văn bản của doanh nghiệp cần được trình bày theo một quy chuẩn nhất định, thể thức và bố cục thống nhất. Các văn bản cùng một loại cần theo một mẫu nhất định. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm và tra cứu thông tin khi cần.

    Quản lý quá trình phát hành văn bản đi, nhận văn bản đến

    • Tiếp nhận văn bản đến: Cần kiểm tra số lượng, tình trạng, kiểm tra và đối chiếu các thông tin người nhận, người gửi.
    • Phân loại văn bản đến: Phân loại theo từng mục, từ tổng quát đến chi tiết cho tất cả các văn bản, có thể phân loại theo đơn vị gửi, loại văn bản hoặc tình trạng của văn bản để đưa vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý.

    Phân loại văn bản để lưu trữ.

      Chuyển giao văn bản đến: Phân phối văn bản đến cho bộ phận, người phụ trách.

    • Kiểm tra văn bản đi: Kiểm tra tất cả các tiêu thức về trình bày và thông tin, nội dung trước khi tiến hành gửi đi để tránh sai sót.
    • Cập nhật thông tin văn bản vào công cụ quản lý: Sử dụng sổ hoặc cơ sở dữ liệu, bảng tính trên máy tính.
    • Đóng dấu của doanh nghiệp: Nhân bản số lượng văn bản để lưu trữ, đóng dấu, ghi chú mức độ khẩn của văn bản.
    • Làm thủ tục phát hành văn bản: Bao gồm viết thông tin lên phong bì, dán phong bì và chuyển phát văn bản.

    Khâu lưu trữ văn bản đi, đến đóng vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Lưu trữ khoa học sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, khai thác thông tin để phục vụ cho công việc, tránh lãng phí thời gian, hạn chế tình trạng mất dữ liệu:

    • Lưu trữ văn bản đến – đi theo hình thức tập trung, tại một đầu mối hoặc một phương thức thống nhất để mọi người cùng được biết và dễ dàng tìm kiếm.
    • Lưu trữ và sắp xếp văn bản đi, đến theo trình tự và theo mục, theo phân loại ban đầu.
    • Thường xuyên theo dõi và cập nhật tình trạng lưu trữ văn bản, đưa văn bản vào lưu trữ ngay khi các bộ phận giải quyết xong.

    3. Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice – Giải pháp quản lý văn bản đến, văn bản đi hiệu quả, chuyên nghiệp

    Đa phần các phương thức quản lý văn bản đi, văn bản đến truyền thống tồn tại nhiều hạn chế: Mất nhiều thời gian, tốn kém chi phí (nhân sự, văn phòng phẩm, thuê kho lưu trữ, phí vận chuyển), tiềm ẩn các rủi ro về thất lạc, mất, cháy hoặc hỏng văn bản,… Hiểu được những vấn đề này, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp giải pháp phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice nhằm cải tiến toàn diện quy trình quản lý văn bản cho doanh nghiệp.

    Quản lý văn bản khoa học, chuyên nghiệp với CloudOffice.

    • Cập nhật công văn đi, đến đầy đủ.
    • Phân loại và phê duyệt công văn theo thời gian ngày cập nhật, ngày đến, ngày phát hành, ngày hiệu lực hoặc hết hiệu lực,…
    • CloudOffice cho phép quản lý theo phân hệ nhiều cấp, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

    Ngoài ra, CloudOffice còn nhiều tính năng ưu việt khác, không chỉ quản lý văn bản mà còn bao gồm các nghiệp vụ văn phòng của doanh nghiệp. Sử dụng CloudOffice sẽ cải tiến và chuyên nghiệp hóa công tác hành chính – văn phòng của doanh nghiệp.

    CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

    --- Bài cũ hơn ---

  • Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến Trong Doanh Nghiệp
  • Kinh Nghiệm Quản Lý Văn Bản Đi Đến Trong Doanh Nghiệp
  • Mẫu Đơn Đề Nghị Cấp Chứng Chỉ Hành Nghề Hoạt Động Xây Dựng
  • Những Điểm Mới Của Dự Thảo Luật Dân Quân Tự Vệ (Sửa Đổi)
  • Các Quy Định Có Liên Quan Đến Dự Án Đầu Tư Theo Quy Định Hiện Hành
  • Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến Trong Doanh Nghiệp

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Doanh Nghiệp Cách “chuẩn Hóa” Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến, Văn Bản Đi
  • Lấy Ý Kiến Trẻ Em Khi Xây Dựng Văn Bản Liên Quan Đến Trẻ Em
  • Giám Sát Thực Hiện Luật Trẻ Em Và Những Văn Bản Pháp Luật Liên Quan Đến Trẻ Em
  • Luật Phổ Cập Giáo Dục Tiểu Học 1991
  • Các Văn Bản Liên Quan Đến Giáo Dục Cac Van Ban Lien Quan Den Gd Doc
  • Quy trình quản lý văn bản đến trong doanh nghiệp

    NỘI DUNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

    1. Quy trình quản lý văn bản đến

    1.1. Tiếp nhận văn bản đến và các bước xử lý văn bản

    a) Tiếp nhận văn bản đến

    – Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

    – Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

    – Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

    b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

    – Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

    + Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.

    – Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

    + Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

    + Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

    + Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

    + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

    – Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

    + Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.

    + Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”.

    + Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

    + Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I.

    1.2. Đăng ký văn bản đến

    Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.

    1.2.1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ

    a) Lập Sổ đăng ký văn bản đến

    Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.

    b) Đăng ký văn bản đến

    – Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

    2.2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

    a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.

    b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

    c) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.

    d) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến.

    1.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 1.3.1. Trình văn bản đến

    a) Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

    b) Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).

    1.3.2. Chuyển giao văn bản đến

    a) Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

    b) Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

    c) Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.

    Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi.

    1.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1.4.1. Giải quyết văn bản đến

    a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.

    b) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.

    1.4.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

    a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.

    b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

    c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.

    Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ.

    d) Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

    2. Quy trình quản lý văn bản đi và các bước xử lý văn bản

    2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 2.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

    Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

    2.1.2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

    a) Ghi số văn bản

    – Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý;

    – Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

    b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản

    – Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

    2.2. Đăng ký văn bản đi

    Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.

    2.2.1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ

    a) Lập sổ đăng ký văn bản đi

    Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi,

    2.2.2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

    a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.

    b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

    c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.

    2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 2.3.1. Nhân bản

    Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.

    2.3.2. Đóng dấu cơ quan

    a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

    b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

    c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

    2.3.3. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, tài liệu thu hồi

    Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản theo quy định công ty

    2.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 2.4.1. Làm thủ tục phát hành văn bản

    a) Lựa chọn bì

    Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên.

    b) Trình bày bì và viết bì

    Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì (tập tin đính kèm).

    c) Vào bì và dán bì

    Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản.

    Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.

    2.4.2. Chuyển phát văn bản đi

    Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

    a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

    – Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng.

    Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện.(theo tập tên đính kèm)

    – Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

    b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

    – Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi.

    – Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

    c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

    – Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.

    – Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).

    d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

    Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

    2.4.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

    Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

    a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

    b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

    c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

    d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

    2.5. Lưu văn bản đi 2.5.1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

    a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.

    b) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

    2.5.2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.

    2.5.3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

    2.5.4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

    Để hiểu thêm về quản lý văn bản đến và đi trong doanh nghiệp một cách rõ nét nhất các bạn hãy tham khảo khóa học: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp

    --- Bài cũ hơn ---

  • Kinh Nghiệm Quản Lý Văn Bản Đi Đến Trong Doanh Nghiệp
  • Mẫu Đơn Đề Nghị Cấp Chứng Chỉ Hành Nghề Hoạt Động Xây Dựng
  • Những Điểm Mới Của Dự Thảo Luật Dân Quân Tự Vệ (Sửa Đổi)
  • Các Quy Định Có Liên Quan Đến Dự Án Đầu Tư Theo Quy Định Hiện Hành
  • Hội Nghị Phổ Biến Các Văn Bản Và Chính Sách Liên Quan Đến Doanh Nghiệp Khoa Học Và Công Nghệ
  • Quản Lý Văn Bản Đi, Đến, Nội Bộ

    --- Bài mới hơn ---

  • Soạn Bài Ếch Ngồi Đáy Giếng
  • Bài 10. Ếch Ngồi Đáy Giếng
  • Soạn Bài Ếch Ngồi Đáy Giếng Trang 100 Sgk
  • Mẫu Văn Bản Bằng Excel
  • Mẫu Giấy Cho Vay Tiền Cá Nhân 2022
  • VT ioDocs – Quản lý Tài liệu, Văn bản đi đến và Hồ sơ cung cấp một giải pháp toàn diện để sắp xếp và tự động hóa tất cả công việc trên. Sản phẩm có nhiều phiên bản đáp ứng cho nhu cầu của tổ chức mọi kích cỡ, đặc biệt thích hợp cho các tổ chức lớn có nhiều văn phòng, chi nhánh.

    Phân hệ cung cấp các đặc trưng, khả năng sau:

    • Tuân thủ đầy đủ các hướng dẫn của pháp luật về quản lý văn bản trong khi vẫn đảm bảo có sự linh hoạt để đáp ứng đặc thù, qui định riêng của doanh nghiệp.
    • Quản lý tiếp nhận và chuyển giao thư từ, bưu phẩm, sách báo gửi đến doanh nghiệp.
    • Quản lý toàn bộ quá trình giải quyết các văn bản, tài liệu gửi đến doanh nghiệp từ tiếp nhận, đăng ký, cho ý kiến, phân xử lý cho đến khi giải quyết xong.
    • Quản lý toàn bộ quá trình phát hành văn bản, tài liệu doanh nghiệp gửi đi ra ngoài từ soạn thảo, kiểm duyệt cho đến phát hành.
    • Quản lý quá trình gửi nhận liên thông giữa trụ sở chính và các đơn vị thành viên.
    • Quản lý toàn bộ quá trình xử lý văn bản nội bộ, tờ trình từ dự thảo cho đến phát hành.
    • Khả năng thiết lập luồng quy trình kiểm duyệt văn bản, tài liệu, tờ trình với công cụ Quản lý quy trình (Workflow Management) có giao diện đồ họa và trực quan.
    • Cho phép khai báo và xác định thời hạn giải quyết văn bản (hệ thống sẽ tự động trừ ra ngày nghĩ, lễ) đối với từng loại văn bản theo qui định.

    Mô hình tiếp nhận, đăng ký và xử lý tài liệu, văn bản đến rất linh động, đủ khả năng giải quyết và tạo ra xâu chuỗi liên kết dữ liệu của những kịch bản từ đơn giản đến rất phức tạp như sau.

    Sản phẩm có nhiều phiên bản để đáp ứng cho quy mô cũng như đặc thù của từng loại hình của tổ chức:

    • Phiên bản dành cho tổ chức có mô hình 1 đơn vị.
    • Phiên bản dành cho tổ chức có mô hình nhiều đơn vị (Tổng Công ty, Tập đoàn, Công ty mẹ – Công ty con)
    • Phiên bản dành cho Khối Hành chính Nhà nước.
    • Phiên bản dành cho Khối Ngân hàng.
    • Với mô hình nhiều đơn vị, Văn bản đi do một đơn vị gửi qua hệ thống sẽ trở thành Văn bản đến nằm trong hàng chờ văn bản Đến qua mạng của đơn vị nhận.

    Hệ thống cung cấp các đặc trưng, tính năng sau:

    Giao diện web – Web-based

    Hỗ trợ người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi, không cần cài đặt phần mềm tại máy trạm.

    Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến IE, Firework, Chrome, Safari; các máy tính bảng phổ biến như Ipad, Windowns 8.

    Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design.

    Soạn thảo văn bản đi, văn bản nội bộ

    Hỗ trợ dự thảo on-line với nhiều tính năng độc đáo như:

    • Tạo văn bản từ mẫu có sẳn.
    • Hỗ trợ phối hợp cộng tác soạn thảo.
    • Tự động tạo phiên bản mới và lưu trữ phiên bản cũ sau mỗi lần hiệu chỉnh.

    Kiểm tra và phê duyệt

    Tùy theo quy trình đã thiết lập, hệ thống sẽ chuyển kết quả giải quyết để kiểm tra và duyệt. Hỗ trợ thiếp lập xử lý song song, tuần tự, không hạn chế số bước.

    Hiển thị luồng quy trình xét duyệt trực quan, kèm theo các biểu tượng chỉ rõ ai đã, đang và sẽ xử lý.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Quản Lý Văn Bản Đi, Văn Bản Đến Và Quản Lý Con Dấu
  • Tổng Hợp Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến Và Văn Bản Đi
  • Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Đến Trong Doanh Nghiệp
  • Quy Định Về Gửi, Nhận Văn Bản Điện Tử Giữa Các Cơ Quan Trong Hệ Thống Hành Chính Nhà Nước
  • Văn Bản Điện Tử Là Gì?
  • Cách Quản Lý Văn Bản Đi Và Đến Hiệu Quả Nhất

    --- Bài mới hơn ---

  • Phân Tích Bài Thơ Bạn Đến Chơi Nhà Của Nguyễn Khuyến
  • Nghiệp Vụ Văn Phòng Quản Lý Văn Bản Đến
  • Một Số Văn Bản Liên Quan Đến Công Tác Bảo Hiểm Xã Hội
  • Các Văn Bản, Biểu Mẫu Liên Quan Đến Bảo Hiểm Xã Hội
  • Thạnh Phú Triển Khai Các Văn Bản Liên Quan Đến Bảo Hiểm Xã Hội
  • Hiện trạng quản lý văn bản đi và đến ngày nay

    Hiện trạng quản lý văn bản đi và đến ngày nay

    Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

    Ngày nay, ở mọi các đơn vị tổ chức nào, trong công việc hàng ngày đều phát sinh rất nhiều văn bản, giấy tờ. Công tác quản lý văn bản đi và đến cũng gặp rất nhiều khó khăn. Ở nhiều địa phương còn quy định rõ các loại văn bản chỉ trao đổi qua hệ thống thư điện tử, không gửi bản giấy như thông báo, lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập, văn bản điều hành, trao đổi phục vụ công việc, tài liệu hội họp… bởi các văn bản được xử lý cần lưu trữ ngăn nắp đễ dễ dàng cho việc tra cứu, theo dõi và tìm kiếm sau này. Vì thế, việc áp dụng một phần mềm quản lý văn bản đi và đến là cần thiết và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn phòng hiện nay.

    Nghị định của chính phủ về quản lý văn bản đi và đến

    Nghị định nêu rõ về giá trị pháp lý, văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử, nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử, sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.

    DocEye – phần mềm quản lý văn bản đi và đến chuyên nghiệp

    Bởi những lý do trên, công ty FSI đã cho ra đời phần mềm quản lý văn bản đi và đến mang tên DocEye. Phần mềm đã được rất nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản lý hệ thống văn bản của đơn vị mình, đổi mới quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động của toàn thể cán bộ nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ hiệu quả cho công tác điều hành của lãnh đạo và thủ trưởng đơn vị, tiến tới một văn phòng điện tử hiện đại.

    Phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye là một hệ thống được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.

    Theo đó thu nhận và phân loại thông tin tài liệu và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng. Nếu người dùng được sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến trực tuyến hiệu quả thì người văn thư xử lý công việc của mình một cách đơn giản nhanh chóng hơn.

    Những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye có thể kế đến như:

    – Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, quản lý văn bản đi và đến

    – Bảo mật an toàn hỗ trợ quản lý văn bản đi và đến hiệu quả

    --- Bài cũ hơn ---

  • Các Chương Trình Phần Mềm Được Chia Làm Mấy Loại?
  • Đề Đọc Hiểu Văn Bản Hiền Tài Là Nguyên Khí Quốc Gia
  • Trình, Chuyển Giao Văn Bản Đến Được Quy Định Ra Sao?
  • Trình, Chuyển Giao Văn Bản Đến Của Bộ Tư Pháp Được Quy Định Như Thế Nào?
  • Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Đi Đến Hiệu Quả Hàng Đầu Hiện Nay
  • Quy Trình Xử Lý Văn Bản Đến Và Văn Bản Đi Trên Phần Mềm Văn Phòng Điện Tử

    --- Bài mới hơn ---

  • Quy Định Về Xử Lý Hành Vi Liên Quan Đến Ma Túy Trong Các Ngành Nghề Đầu Tư Kinh Doanh Có Điều Kiện Về An Ninh Trật Tự
  • Danh Mục Văn Bản Chỉ Đạo Và Văn Bản Qppl Về Tín Ngưỡng, Tôn Giáo
  • Luật, Tiêu Chuẩn, Quy Định, Văn Bản Về Nuôi Trồng Thủy Sản
  • Hướng Dẫn Quản Lý Văn Bản Đi Văn Bản Đến Và Lập Hồ Sơ Trong Môi Trường Mạng
  • Tăng Cường Xử Lý Văn Bản, Hồ Sơ Công Việc Trên Môi Trường Mạng
  • Bước 1: Văn thư vào sổ công văn đến, scan chuyển Chánh văn phòng

    Bước 2: Chánh văn phòng kiểm tra văn bản đến:

    – Trình Chủ tịch UBND huyện

    – Trình PCT UBND huyện phụ trách theo lĩnh vực phân công xử lý chính và Chủ tịch UBND huyện đồng xử lý.

    Bước 3: Lãnh đạo UBND kiểm tra văn bản đến:

    – Nếu chưa đúng thì ghi ý kiến chỉ đạo chuyển trả Chánh văn phòng.

    – Nếu đúng thì thống nhất chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính và Chánh văn phòng đồng xử lý.

    Bước 4: Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra văn bản đến:

    – Văn bản đến không phải chỉ đạo tham mưu (Văn bản theo dõi) thì kết thúc văn bản lưu hồ sơ công việc

    – Văn bản đến cần tham mưu “Văn bản đi”:

    + Nếu thuộc lĩnh vực Trưởng phòng chuyên môn phụ trách thì chuyển Chuyên viên hoặc trực tiếp dự thảo“Văn bản đi”.

    + Nếu thuộc lĩnh vực Phó trưởng phòng chuyên môn phụ trách thì chuyển Phó trưởng phòng chuyên môn xử lý. Phó trưởng phòng chuyên môn chuyển Chuyên viên hoặc trực tiếp dự thảo“Văn bản đi”.

    II. Quy trình xử lý văn bản đi

    Bước 1: Chuyên viên trả lời văn bản đi:

    – Chuyên viên dự thảo VB đi chuyển Phó trưởng phòng/Trưởng phòng kiểm tra nội dung; Phó Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra nội dung xong chuyển Trưởng phòng chuyên môn.

    (Trưởng phòng chuyên môn/Phó trưởng phòng chuyên môn chưa thống nhất nội dung thì ghi ý kiến chỉ đạo và chuyển Chuyên viên để chỉnh sửa)

    Quy trình xử lý văn bản đi

    Bước 2: Trưởng phòng chuyên môn chuyển văn bản tham mưu cho Chánh văn phòng:

    – Chánh văn phòng trực tiếp kiểm tra, tham mưu và trình Lãnh đạo UBND huyện.

    – Chánh văn phòng chuyển Phó Chánh văn phòng kiểm tra, tham mưu và chuyển Chánh văn phòng kiểm tra thống nhất. Sau đó Chánh văn phòng chuyển lại Phó Chánh văn phòng để trình Lãnh đạo UBND huyện.

    (Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng chưa thống nhất nội dung thì ghi ý kiến và chuyển Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra chỉnh sửa:

     + Nếu Trưởng phòng chuyên môn thấy sai thì khắc phục để tham mưu lại.

    + Nếu đúng theo quan điểm tham mưu của Trưởng phòng chuyên môn thì báo cáo trực tiếp Lãnh đạo UBND huyện)

    Bước 3: Chánh văn phòng/Phó chánh văn phòng trình Lãnh đạo UBND huyện:

    – Đối với văn bản đi thuộc lĩnh vực của các Phó chủ tịch thì chuyển các Phó chủ tịch, đồng thời chuyển Chủ tịch đồng xử lý.

    – Đối với văn bản đi thuộc lĩnh vực của Chủ tịch thì chuyển Chủ tịch, đồng thời chuyển Phó chủ tịch đồng xử lý (Nếu thấy các PCT cần góp ý).

    Bước 4: Lãnh đạo UBND huyện mở văn bản đi kiểm tra và chỉ đạo:

    – Đối với các văn bản đi thống nhất nội dung phát hành thì chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính, Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng đồng xử lý.

    – Đối với các văn bản đi không thống nhất nội dung phát hành thì chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính, Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng đồng xử lý; Đồng thời ghi ý kiến chỉ đạo.

    Bước 5: Trưởng phòng chuyên môn chuyển văn bản cho Chánh văn phòng:

    – Trưởng phòng chuyên môn mở văn bản đi do Lãnh đạo UBND huyện chuyển đến: In văn bản đi và ký nháy; Đồng thời chuyển văn bản đi đến Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng.

    Chánh văn phòng chuyển văn bản cho văn thư phát hành:

    – Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng ký nháy trình Lãnh đạo UBND huyện ký phát hành;  Đồng thời chuyển file văn bản đi đến văn thư kết thúc phát hành trên phần mềm EOffice.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Xử Lý Văn Bản Trong Tiếng Tiếng Anh
  • Voffice – Văn Phòng Điện Tử Thông Minh
  • Quy Định Sử Dụng Email
  • Thực Hiện Ký Số Văn Bản Sao Y, Sao Lục, Trích Sao Từ Văn Bản Giấy Sang Văn Bản Điện Tử Trên Phần Mềm Quản Lý Văn Bản
  • Thống Nhất Kết Nối, Liên Thông Các Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Phục Vụ Gửi, Nhận Văn Bản Điện Tử
  • Quản Lý Văn Bản Đi Đến Trong Doanh Nghiệp

    --- Bài mới hơn ---

  • Soạn Rừng Xà Nu Chuẩn Nhất
  • Tìm Hiểu Văn Bản: Rừng Xà Nu
  • Tiếp Cận Văn Bản “rừng Xà Nu” (Nguyễn Trung Thành)
  • Phân Tích Sóng Xuân Quỳnh Hay Nhất
  • Soạn Bài Sóng Hay Và Chuẩn Nhất
  • Cách phân loại văn bản quản lý Nhà nước

    Cách phân loại văn bản quản lý Nhà nước

    1. Phân theo hiệu lực pháp lý

    Văn hán quy phạm pháp luật

    Là văn bản:

    – Do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành với hình thức tương ứng theo luật định.

    – Gồm các quy tắc xử sự chung được áp dụng nhiều lần, đối với mọi đối tượng/một nhóm đối tượng, có hiệu lực trong toàn quốc/địa phương.

    – Được NN bảo đảm thi hành bằng nhiều biện pháp tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục hoặc các biện pháp tổ chức hành chính, kinh tế, cưỡng chế, các quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm.

    Đây chính là nền tảng, cơ sở xây dựng hệ thống VBQLNN.

    Văn bản cá biệt

    Các VB áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do các CQNN có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Thường dùng để giải quyết một vụ việc cụ thể chăng hạn như quyết định kỉ luật, miễn nhiệm, nâng lương,…

    Văn bản hành chính

    VB để điều hành thực thi các VBQPPL nhằm xử lý các công việc cụ thể hoặc phàn ránh tình hình, giao dịch, hayghi chép công việc công t y,…

    Văn bản chuyên môn, nghiệp vụ

    VB mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình

    2. Phân theo hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành

    VBQPPL

    Hình thức và thẩm quyền ban hành vãn bản quy phạm pháp luật là:

    – Quốc hội ban hành: hiến pháp, luật, bộ luật, nghị quyết.

    – UB thường vụ quốc hội: pháp lệnh, nghị quyết.

    – Chủ tịch nước: lệnh, quyết định.

    – Chính phủ: nghị quyết, nghị định.

    – Thủ tướng chính phủ: quyết định, chỉ thị.

    – Các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ: quyết định, chỉ thị, thông tư.

    – Hội đồng thẩm phán tòa án nhân dân tối cao: nghị quyết.

    – Viện trưởng viện kiểm sát nhân dàn tối cao: quyết định, chỉ thị, thông tư.

    – HĐND các cấp: nghị quyết.

    – UBN.D các cấp: quyết định, chỉ thị.

    – Thông tư liên tịch

    Văn bản hành chính

    VB do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành nhưng không có đầy đủ các yếu tố của VBQPPL trên ban hành nhằm mục đích giải quyết các vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể. Gồm:

    – Thòng cáo

    – Thông báo

    – Chương trình

    – Kế hoạch công tác

    – Đề án:

    – Báo cáo

    – Tờ trình

    – Biên bản

    – Công điện

    – Hợp đồng

    – Công văn

    – Giấy chứng nhận

    – Giấy đi đường

    – Giấy nghỉ phép

    – Giấy mời

    – Phiếu gửi

    Văn bản quản lý Nhà nước được định nghĩa là những thông tin quản lý thành văn do các cơ quan NN ban hành nhằm mục đích điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính qua lại giữa các cơ quan NN với nhau hoặc giữa các cơ quan NN với các cá nhân, tổ chức. VBQLNN khác với VB thông thường ở quy trình soạn thảo, thể thức, hiệu lực pháp lý.Là văn bản:– Do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành với hình thức tương ứng theo luật định.– Gồm các quy tắc xử sự chung được áp dụng nhiều lần, đối với mọi đối tượng/một nhóm đối tượng, có hiệu lực trong toàn quốc/địa phương.– Được NN bảo đảm thi hành bằng nhiều biện pháp tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục hoặc các biện pháp tổ chức hành chính, kinh tế, cưỡng chế, các quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm.Đây chính là nền tảng, cơ sở xây dựng hệ thống VBQLNN.Các VB áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do các CQNN có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Thường dùng để giải quyết một vụ việc cụ thể chăng hạn như quyết định kỉ luật, miễn nhiệm, nâng lương,…VB để điều hành thực thi các VBQPPL nhằm xử lý các công việc cụ thể hoặc phàn ránh tình hình, giao dịch, hayghi chép công việc công t y,…VB mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mìnhHình thức và thẩm quyền ban hành vãn bản quy phạm pháp luật là:– Quốc hội ban hành: hiến pháp, luật, bộ luật, nghị quyết.– UB thường vụ quốc hội: pháp lệnh, nghị quyết.– Chủ tịch nước: lệnh, quyết định.– Chính phủ: nghị quyết, nghị định.– Thủ tướng chính phủ: quyết định, chỉ thị.– Các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ: quyết định, chỉ thị, thông tư.– Hội đồng thẩm phán tòa án nhân dân tối cao: nghị quyết.– Viện trưởng viện kiểm sát nhân dàn tối cao: quyết định, chỉ thị, thông tư.– HĐND các cấp: nghị quyết.– UBN.D các cấp: quyết định, chỉ thị.– Thông tư liên tịchVB do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành nhưng không có đầy đủ các yếu tố của VBQPPL trên ban hành nhằm mục đích giải quyết các vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể. Gồm:– Thòng cáo– Thông báo– Chương trình– Kế hoạch công tác– Đề án:– Báo cáo– Tờ trình– Biên bản– Công điện– Hợp đồng– Công văn– Giấy chứng nhận– Giấy đi đường– Giấy nghỉ phép– Giấy mời– Phiếu gửi

    --- Bài cũ hơn ---

  • Các Loại Hình Văn Bản Nhà Nước
  • Soạn Bài: Lục Vân Tiên Cứu Kiều Nguyệt Nga – Ngữ Văn 9 Tập 1
  • Lại Lan Truyền Văn Bản Giả Mạo Của Tỉnh Lâm Đồng Cho Học Sinh Nghỉ Học
  • Soạn Bài: Khi Con Tu Hú – Ngữ Văn 8 Tập 2
  • Thủ Tục Mở Mã Số Thuế Khi Bị Đóng
  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100