Luận Văn: Quy Trình Ban Hành Văn Bản Hành Chính, Hay

--- Bài mới hơn ---

  • Văn Bản Điện Tử Có Giá Trị Pháp Lý Như Bản Gốc Văn Bản Giấy
  • Giá Trị Pháp Lý Của Bản Sao Điện Tử, Văn Bản Giấy Được Chuyển Đổi Từ Hồ Sơ, Kết Quả Điện Tử Trong Thực Hiện Tthc
  • Văn Bản Điện Tử Có Giá Trị Pháp Lý Tương Đương Văn Bản Giấy
  • Văn Bản Điện Tử Giữa Các Cơ Quan Nhà Nước Có Giá Trị Pháp Lý Tương Đương Văn Bản Giấy
  • Sử Dụng Chữ Ký Số
  • Published on

    Luận văn thạc sĩ ngành luật: Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, cho các bạn tham khảo

    1. 1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ MINH QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – 2022
    2. 2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ MINH QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 603404 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: chúng tôi NGUYỄN THỊ THU VÂN HÀ NỘI – 2022
    3. 3. LỜI CẢM ƠN Tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn trân trọng và sâu sắc nhất đến cô giáo chúng tôi Nguyễn Thị Thu Vân – ngƣời đã tận tình giúp đỡ, hƣớng dẫn cho tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo công tác tại Học viện Hành chính Quốc Gia đã truyền dạy những kiến thức quí báu, tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập tại Học viện và truyền đạt những kinh nghiệm cho luận văn hoàn thành đƣợc thuận lợi. Đồng thời tôi xin gửi lời cảm ơn Lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, đồng nghiệp trong cơ quan Văn phòng UBND tỉnh đã tạo điều kiện về mặt thời gian để tôi tham gia và hoàn thành khóa học một cách tốt nhất. Cảm ơn gia đình và bạn bè những ngƣời luôn ở bên và động viên, giúp đỡ tôi những lúc khó khăn. Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 9 năm 2022 Nguyễn Thị Minh
    4. 4. LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả Nguyễn Thị Minh
    5. 5. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân VBHC Văn bản hành chính
    6. 6. MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU ……………………………………………………………………………………………..1 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH …………………………………………………………………………………….7 1.1. Khái quát về văn bản hành chính…………………………………………………… 7 1.1.1. Khái niệm văn bản hành chính………………………………………………….7 1.1.2. Các loại văn bản hành chính ………………………………………………….10 1.1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính………….16 1.2. Văn bản hành chính trong hoạt động quản lý của UBND cấp tỉnh…… 23 1.2.1. Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh…………………………………………………………………………………………23 1.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh…..26 1.2.3. Hệ thống văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh……………………..27 1.3. Quy trình ban hành văn bản hành chính……………………………………….. 28 1.3.1. Khái niệm quy trình và quy trình ban hành văn bản hành chính …28 1.3.2. Quy trình chung ban hành văn bản hành chính…………………………29 1.3.3. Sự cần thiết phải xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh…………………………………………………………33 1.4 Các yếu tố ảnh hƣởng tới việc đảm bảo thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính ………………………………………………………………………….. 35 1.4.1 Các quy chế, quy định …………………………………………………………….35 1.4.2 Đội ngũ cán bộ, công chức………………………………………………………35
    7. 7. 1.4.3 Bộ máy làm việc …………………………………………………………………….36 1.4.4 Thiết bị, cơ sở vật chất ……………………………………………………………37 1.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin…………………………………………………37 1.4.6 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 …………………………………………………………………….38 Tiểu kết Chƣơng 1………………………………………………………………………………39 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA……………………………………………41 2.1. Khái quát chung về tỉnh Thanh Hóa…………………………………………….. 41 2.1.1. Điều kiện tự nhiên …………………………………………………………………41 2.1.2. Điều kiện kinh tế – xã hội ……………………………………………………….43 2.1.3. Tổ chức bộ máy của UBND tỉnh Thanh Hóa…………………………….49 2.2. Thực trạng xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa……………………………………………………….. 51 2.2.1. Số lượng văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa…………..51 2.2.2. Thực trạng xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa……………………………………………………………………54 2.3. Các lỗi thƣờng gặp trong quá trình ban hành văn bản hành chính……….. 60 2.4. Đánh giá tác động của việc tuân thủ quy trình đến chất lƣợng ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa …………………………………… 61 2.4.1. Về chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa ………………………………………………………………………………………………62 2.4.2. Về thể thức văn bản hành chính ban hành tại UBND tỉnh Thanh Hóa..67 2.5. Nhận xét chung…………………………………………………………………………. 71 2.5.1. Về ưu điểm……………………………………………………………………………72 2.5.2. Về một số tồn tại…………………………………………………………………..73 2.5.3. Nguyên nhân của những tồn tại ………………………………………………74
    8. 9. DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 2.1 Hệ thống văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa…………………………27 Sơ đồ 2.2 Quy trình ban hành văn bản hành chính hiện đang thực hiện tại UBND tỉnh Thanh Hóa………………………………………………………………………….55 Biểu đồ 2.1 Tổng số văn bản hành chính theo các năm của UBND tỉnh Thanh Hóa…………………………………………………………………………………………………….52 Bảng 2.1. Thống kê số lượng ban hành văn bản từ năm 2012 đến 30/6/2016 tại UBND tỉnh Thanh Hóa …………………………………………………………………….53 Bảng 2.2 Tỉ lệ văn bản mắc lỗi các năm từ 2012-30/6/2016………………………62 Bảng 3.3. Các bước hình thành Văn bản hành chính………………………………..86 Bảng 3.4. Các bước hình thành văn bản hành chính…………………………………88
    9. 10. 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong công cuộc đổi mới toàn diện đất nƣớc, đồng thời với việc đổi mới về kinh tế thì cải cách hành chính cũng đã và đang đƣợc tiến hành. Để đề ra các đƣờng lối đẩy mạnh công cuộc đổi mới đất nƣớc trong điều hành công việc không thể thiếu đƣợc công tác văn bản, nhất là trong giai đoạn hiện nay, việc xây dựng và ban hành văn bản hành chính càng giữ một vị trí quan trọng, đặc biệt là các cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng. Văn bản là phƣơng tiện dùng để ghi lại và truyền đạt thông tin, nó giữ vai trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động đời sống xã hội. Trong hoạt động quản lý nhà nƣớc, văn bản còn đƣợc thể hiện tính quyền lực, trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của nhà nƣớc, của một quốc gia dân tộc. Các cơ quan từ Trung ƣơng đến địa phƣơng đều sử dụng văn bản nhƣ những phƣơng tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc. Văn bản hành chính nhà nƣớc không những là phƣơng tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà nƣớc với nhau, và giữa cơ quan nhà nƣớc với các tổ chức, công dân, thể hiện phƣơng thức, lề lối làm việc của từng cơ quan. Thanh Hóa là tỉnh nằm ở Bắc Trung Bộ, cách thủ đô Hà Nội 154km về phía Nam và cách thành phố Hồ Chí Minh 1.560km về phía Bắc. Phía Nam giáp tỉnh Nghệ An; phía Bắc giáp với 3 tỉnh: Sơn La, Hòa Bình và Ninh Bình; phía Tây giáp với nƣớc CHDCND Lào, với đƣờng biên giới dài 192km; phía Đông là Vịnh Bắc Bộ với chiều dài 102km bờ biển. Diện tích tự nhiên là 11.130km2 ; toàn tỉnh có 27 đơn vị hành chính cấp huyện và tƣơng đƣơng (gồm 1 thành phố, 02 thị xã và 24 huyện) với 637 xã, phƣờng, thị trấn; dân số gần 3,5 triệu ngƣời, đứng thứ 3 cả nƣớc, sau thủ đô Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Với nhiều đặc điểm riêng biệt, Thanh Hóa đƣợc ví nhƣ một “Việt
    10. 11. 2 Nam thu nhỏ”. Chính vì đặc điểm đó mà tại UBND tỉnh Thanh Hóa hàng năm có số lƣợng văn bản hành chính đƣợc ban hành rất lớn (năm 2022 là 22.214 văn bản). Tại UBND tỉnh Thanh Hóa cũng đã chú trọng đến công tác ban hành văn bản hành chính, Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành Quyết định “Ban hành Quy định về lập hồ sơ trình giải quyết công việc, phát hành văn bản, lƣu trữ và tra cứu hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh”. Tuy nhiên, Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa chƣa xây dựng đƣợc quy trình ban hành văn bản hành chính cụ thể, chi tiết, chính vì vậy, công tác ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa vẫn chƣa phát huy hết hiệu lực, hiệu quả. Vẫn tồn tại một số văn bản sai thể thức, lỗi kỹ thuật trình bày, các văn bản hành chính vẫn còn lỗi chính tả, một số quyết định (cá biệt) căn cứ sai Luật chính quyền địa phƣơng, tên loại văn bản không phù hợp với nội dung thông tin mà văn bản chứa đựng, sử dụng các từ viết tắt sai quy định, dùng Công văn của Văn phòng UBND tỉnh để đính chính nội dung của các Quyết định do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã ký ban hành nhƣng sai sót về nội dung… Nhằm giải quyết những hạn chế trên đồng thời tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà nƣớc thì việc nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa là hết sức cần thiết để cải cách nền hành chính, nâng cao năng lực quản lý nhà nƣớc, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong cải cách thủ tục hành chính, thu hút nhiều nhà đầu tƣ góp phần xây dựng tỉnh Thanh Hóa phát triển hơn nữa. Đó chính là lý do tôi lựa chọn đề tài: “Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa”.
    11. 13. 4 còn mang tính khái quát cao, chƣa tập trung giải quyết các vấn đề thực tiễn tại các đơn vị. Đặc biệt, chƣa có công trình nào nghiên cứu về quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Chính vì vậy, việc nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa là hết sức cần thiết, đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay khi tỉnh Thanh Hóa đang tiến hành cải cách hành chính cũng nhƣ đang cải cách thủ tục hành chính để thu hút các nhà đầu tƣ về tỉnh. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn 3.1 Mục đích của luận văn: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn để đƣa ra những phƣơng hƣớng và giải pháp hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, đáp ứng yêu cầu đổi mới và cải cách hành chính tại tỉnh Thanh Hóa. 3.2 Nhiệm vụ của luận văn: Để đạt đƣợc mục đích trên, luận văn thực hiện một số nhiệm vụ sau: – Hệ thống hóa cơ sở lý luận văn bản quản lý nhà nƣớc và văn bản hành chính nói riêng tại UBND tỉnh Thanh Hóa. – Tìm hiểu, phân tích những cơ sở khoa học và thực tiễn về quy trình ban hành văn bản hành chính. – Phân tích thực trạng quy trình văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Đồng thời, đề xuất một số giải pháp trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa trong thời gian tới. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu là quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa.
    12. 17. 8 quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thực thi bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân”. Ở đây, chúng tôi thống nhất sử dụng thuật ngữ “văn bản quản lý nhà nƣớc” theo quan điểm của Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học viện Hành chính [15, tr.9]. 1.1.1.3. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước Trên giác độ khoa học hành chính, quản lý hành chính nhà nƣớc đƣợc hiểu là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật nhà nƣớc đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con ngƣời nhằm duy trì và phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật, nhằm thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của nhà nƣớc trong công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc, văn bản vừa là công cụ quản lý nhƣng cũng vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý. Cơ quan hành chính nhà nƣớc sử dụng văn bản để cụ thể hóa pháp luật, để hƣớng dẫn việc thực hiện pháp luật cũng nhƣ là để áp dụng pháp luật vào giải quyết các nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nƣớc. Việc sử dụng văn bản quản lý trong giải
    13. 19. 10 Nhƣ vậy, văn bản hành chính là một trong bốn loại văn bản hình thành trong các cơ quan, tổ chức (trong hệ thống cơ quan nhà nước cũng như trong các tổ chức doanh nghiệp, tổ chức xã hội và xã hội – nghề nghiệp). Đây là loại văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định cá biệt và thông tin quản lý để phục vụ hoạt động điều hành các công việc hành chính cụ thể của các cơ quan tổ chức. Văn bản hành chính bao gồm nhóm văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thƣờng. 1.1.2. Các loại văn bản hành chính Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ quy định các hình thức văn bản hành chính gồm 23 loại văn bản. Tuy nhiên, ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ – CP về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP đã bổ sung thêm một số loại văn bản hành chính, tổng cộng gồm 32 loại văn bản, cụ thể nhƣ sau: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đƣờng, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thƣ công. Đến nay, chƣa có quy định nào của Nhà nƣớc giải thích về tính chất nội dung của các hình thức văn bản hành chính nêu trên, dẫn đến trong một số trƣờng hợp khó xác định rõ sự khác nhau giữa một số loại văn bản nhƣ quy chế và quy định; chƣơng trình, kế hoạch, đề án và dự án; công văn và thƣ công; hƣớng dẫn và công văn hƣớng dẫn, biên bản, bản thỏa thuận, bản cam kết và bản ghi nhớ… Trên cơ sở đúc kết mang tính khoa học và qua thực tiễn sử dụng, có thể giải nghĩa các hình thức văn bản này nhƣ sau:
    14. 22. 13 Biên bản là văn bản dùng để ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc tình trạng sự việc vừa xảy ra do những ngƣời có trách nhiệm thực hiện. Biên bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết vấn đề, vụ việc nào đó. Tờ trình là văn bản dùng để đề xuất với cấp trên một vấn đề, đề nghị cấp trên phê duyệt. Hợp đồng là văn bản thoả thuận giữa hai hay nhiều bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền lợi, nghĩa vụ của các bên trong một quan hệ nhất định. Công văn là văn bản của cơ quan, tổ chức để giao dịch, trao đổi thông tin, chỉ đạo công việc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các chủ thể có thẩm quyền. Thư công là văn bản của cá nhân thủ trƣởng cơ quan hay ngƣời có vị trí chức danh nhất định trong cơ quan, tổ chức dùng để giao dịch việc công, xây dựng và củng cố các mối quan hệ công chúng, với đối tác và khách hàng của cơ quan, tổ chức. Thƣ công giống với công văn là đều là văn bản hành chính không đề tên loại, đều đƣợc đăng ký vào sổ “văn bản đi” và nhằm mục đích liên lạc, trao đổi thông tin. Tuy nhiên thƣ công khác với công văn ở chỗ, mục đích nổi bật nhất của thƣ công là để liên hệ giao dịch với đối tác và khách hàng của cơ quan, tổ chức, tạo dựng và củng cố các mối quan hệ công chúng. Thƣ công nhấn mạnh vai trò, vị trí, uy tín của đích danh cá nhân thủ trƣởng cơ quan hay ngƣời có vị trí chức danh nhất định trong cơ quan, tổ chức. Ngƣời ký văn bản trong thƣ công đều ký trực tiếp, không sử dụng hình thức ký thay, thừa lệnh hay thừa ủy quyền. Việc trình bày các yếu tố thể thức trong thƣ công cũng linh hoạt, không yêu cầu chặt chẽ nhƣ các văn bản hành chính khác. Công điện là văn bản đƣợc chuyển bằng các phƣơng tiện truyền tin nhanh để chỉ đạo hay ra quyết định về những vấn đề khẩn cấp.
    15. 24. 15 Giấy mời là một loại giấy tờ hành chính đƣợc dùng thể hiện mong muốn hay yêu cầu một cách lịch sự để các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham dự một hoạt động nào đó. Giấy biên nhận là loại giấy tờ hành chính đƣợc sử dụng để một chủ thể xác nhận về việc đã nhận tài sản, tài liệu, giấy tờ nào đó. Giấy giới thiệu là loại giấy tờ hành chính dùng để cấp cho cán bộ, công chức, nhân viên đi liên hệ công tác hay giao dịch nói chung nhằm thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân cán bộ, công chức đó. Giấy nghỉ phép là loại giấy tờ hành chính cấp cho cán bộ, công chức, nhân viên khi đƣợc nghỉ phép, có giá trị thay giấy đi đƣờng trong thời gian nghỉ phép và làm căn cứ thanh toán tiền đi đƣờng theo chế độ. Giấy đi đường là loại giấy tờ hành chính dùng để cấp cho cán bộ, công chức, nhân viên khi đi công tác, có giá trị để tính phụ cấp đi đƣờng. Phiếu gửi là giấy tờ hành chính dùng trong trƣờng hợp chuyển tài liệu, văn bản tới cơ quan cần chuyển đến. Phiếu chuyển là giấy tờ hành chính của một cơ quan gửi kèm theo các văn bản, tài liệu để chuyển đến cơ quan, tổ chức khác để xác nhận về việc đã nhận đƣợc văn bản, tài liệu đó. Trên thực tế, việc lựa chọn hình thức văn bản hành chính tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu nội dung thông tin của văn bản. Đối với một số trƣờng hợp, pháp luật quy định chặt chẽ về hình thức văn bản sử dụng, một số trƣờng hợp khác chƣa có văn bản pháp luật quy định cụ thể thì cán bộ soạn thảo văn bản cần lựa chọn hình thức văn bản sao cho đảm bảo tính khoa học, phù hợp với thông lệ chung và sao cho đạt đƣợc hiệu quả truyền đạt thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn cao nhất.
    16. 25. 16 1.1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính Trong quá trình soạn thảo văn bản, tác giả văn bản cần nắm vững đƣờng lối chính trị của Đảng để có thể quy phạm hóa chính sách thành pháp luật, văn bản đƣợc ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, phải giải quyết đƣợc các vấn đề: văn bản sắp ban hành thuộc thẩm quyền pháp lý của ai và thuộc loại nào? Phạm vi tác động đến đâu? Trật tự pháp lý đƣợc xác định nhƣ thế nào? Văn bản dự định ban hành có gì mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quan hoặc của cơ quan khác? Hơn nữa, tác giả ban hành cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phƣơng thức giải quyết công việc đƣa ra phải rõ ràng, phù hợp. Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên, có tính khả thi…Tóm lại, trong quá trình soạn thảo văn bản cần đảm bảo cả về nội dung và thể thức của văn bản. 1.1.3.1. Yêu cầu về nội dung – Văn bản phải có tính mục đích Trƣớc khi ban hành văn bản nhất định, tác giả văn bản cần xác định rõ mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của nó, tác giả văn bản phải trả lời đƣợc một số câu hỏi nhƣ: văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết công việc gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì? Tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện đƣợc chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách của Đảng đặt ra trong nhiệm vụ thể chế hóa đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách đó. Hơn nữa, nội dung văn bản phải luôn phản ánh đƣợc nguyện vọng chính đáng của các tầng lớp nhân dân, không trái với quy định chung của pháp luật về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân. Nhƣ vậy, mục đích ban hành văn bản sẽ quyết định đến việc loại văn bản nào sẽ đƣợc sử dụng, nội dung thể thức và quy trình ban hành nhƣ thế nào.
    17. 27. 18 – Văn bản phải đảm bảo tính khả thi Một văn bản khi đƣợc ban hành sẽ không thể đi vào thực tiễn nếu không đảm bảo tính khả thi. Thực tiễn đặt ra yêu cầu cần phải ban hành văn bản và thực tiễn cũng sẽ là thƣớc đo và là nơi kiểm định tính khả thi của văn bản. Muốn đảm bảo tính khả thi, văn bản phải đảm bảo những yêu cầu nhƣ: văn bản phải xuất phát từ nhu cầu thực tiễn quản lý và đáp ứng đƣợc nhu cầu ấy; những yêu cầu đặt ra trong văn bản phải phù hợp với mức độ phát triển kinh tế, xã hội hiện tại của đất nƣớc; yêu cầu hoặc chế tài (nếu có) phải phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng của các đối tƣợng thực thi, không đƣợc đề xuất các biện pháp hoặc yêu cầu mang tính chất duy ý chí thuần túy. 1.1.3.2. Yêu cầu về thể thức Về thể thức văn bản quản lý nhà nƣớc hiện nay có ba quy định: Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 26/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ quy định về kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nƣớc; Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011, có hiệu lực từ ngày 04/3/2011 quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày thể thức văn bản hành chính; Thông tƣ số 25/2011/TT-BTP do Bộ Tƣ pháp ban hành ngày 27/12/2011 quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ, Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch. Trong phạm vi của luận văn này, chúng tôi tìm hiểu về quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Vì vậy, những yêu cầu về thể thức chúng tôi sử dụng Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. Theo Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao
    18. 28. 19 gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này” (Điều 2, chƣơng I). Theo Thông tƣ 01/2011/TT-BNV thì các yếu tố thể thức chung và các yếu tố thể thức có thể có, cấu thành văn bản đƣợc quy định tại các điều từ điều 6 đến điều 15 Chƣơng II, cụ thể: – Quốc hiệu; – Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; – Số, ký hiệu của văn bản; – Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; – Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; – Nội dung văn bản; – Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền; – Dấu của cơ quan, tổ chức; – Nơi nhận; – Các thành phần bổ sung có những yếu tố + Dấu chỉ mức độ mật + Dấu chỉ mức độ khẩn + Chỉ dẫn về phạm vi lƣu hành; + Đối với công văn, ngoài các thành phần đƣợc quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thƣ điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (website). + Đối với những văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải đƣợc đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
    19. 29. 20 + Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập”. – V.v.. Mỗi yếu tố thể thức kể trên đều chứa đựng những thông tin cần thiết cho việc hình thành, sử dụng, quản lý văn bản và có ảnh hƣởng tới quá trình thực hiện văn bản trong thực tế quản lý. Do vậy, chúng cần phải đƣợc thiết lập và trình bày một cách khoa học theo những quy định hiện hành của Nhà nƣớc về vấn đề này. Đối với những thành phần thể thức bắt buộc, nếu văn bản thiếu chúng sẽ không phù hợp với pháp luật. Bên cạnh đó, nếu thiếu các yếu tố thể thức hoặc không thực hiện đúng các yêu cầu về thể thức của văn bản còn gây khó khăn trong công tác quản lý, lƣu trữ và khai thác, tra cứu văn bản trong hoạt động của cơ quan. Việc trình bày văn bản đúng và đủ các thành phần thể thức do nhà nƣớc quy định có một số ý nghĩa sau: – Thứ nhất, về mặt pháp luật. Đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật; – Thứ hai, về mặt pháp lý. Đảm bảo hiệu lực pháp lý cho văn bản; – Thứ ba, về mặt thực tế. Giúp cho công tác văn thƣ, lƣu trữ, quản lý, theo dõi và bảo quản văn bản đƣợc dễ dàng; – Thứ tƣ, về mặt văn hóa. Đảm bảo đƣợc tính thống nhất văn bản trong cả nƣớc và tiến tới tiêu chuẩn hóa và mẫu hóa văn bản trong cả nƣớc. 1.1.3.3. Yêu cầu ngôn ngữ của văn bản hành chính Ngôn ngữ là yếu tố có tầm ảnh hƣởng trực tiếp nhất và quan trọng nhất đối với chất lƣợng thông tin mà văn bản đề cập. Muốn cho nội dung thông tin trong văn bản đến các đối tƣợng quản lý đƣợc chính xác và trọn vẹn theo mục đích mà cơ quan tổ chức duy trì, cần phải đảm bảo sự chuẩn xác, phù hợp của các đơn vị ngôn ngữ đƣợc sử dụng. Mặt khác, cách xử lý ngôn ngữ trong văn bản cũng chính là một trong những tiêu chí đánh giá năng lực cán bộ của mỗi cơ quan, tổ chức cũng nhƣ
    20. 30. 21 mức độ quan tâm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức đối với mảng công tác hết sức quan trọng này. Vì vậy, muốn thể hiện đƣợc văn hóa của cơ quan, tổ chức ở mức độ tích cực, cũng cần phải đảm bảo hệ thống văn bản của cơ quan tổ chức đƣợc xây dựng với văn phong thích hợp, trong đó các đơn vị ngôn ngữ đảm bảo đƣợc sử dụng theo đúng yêu cầu. Văn bản quản lý nhà nƣớc đƣợc viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính. Phong cách ngôn ngữ hành chính có những đặc điểm sau: tính chính xác; tính khách quan; tính đại chúng; tính khuôn mẫu; tính nghiêm trang, lịch sự. Để đảm bảo các đặc trƣng này, việc sử dụng các đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải đảm bảo sự chuẩn xác, phù hợp với đặc điểm nội dung và mục đích ban hành văn bản. Cụ thể là: a) Về sử dụng từ ngữ – Dùng từ chuẩn xác về nghĩa, đơn nghĩa; không dùng từ đa nghĩa làm phát sinh những cách hiểu mơ hồ, có thể bị xuyên tạc hoặc lợi dụng làm tổn hại quyền lợi của Nhà nƣớc và nhân dân. – Phải lựa chọn và sử dụng từ ngữ mang sắc thái trung tính, nghiêm trang, không kèm theo sắc thái biểu cảm. – Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phƣơng, trừ trƣờng hợp sử dụng từ ngữ địa phƣơng để chỉ những sự vật, hiện tƣợng mà chỉ địa phƣơng mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phƣơng đã trở thành từ ngữ phổ thông. – Sử dụng chính xác và thích hợp hệ thống từ Hán – Việt: tận dụng những sắc thái ý nghĩa đặc biệt của từ Hán – Việt phù hợp với phong cách văn bản quản lý mà không nên lạm dụng từ Hán – Việt, đặc biệt trong những trƣờng hợp chƣa hiểu một cách thấu đáo nghĩa của từ. – Sử dụng các từ có nguồn gốc nƣớc ngoài một cách phù hợp theo quy định về cách thức sử dụng mà cơ quan có thẩm quyền đề ra.
    21. 31. 22 – Không nên lạm dụng thuật ngữ chuyên môn. Nếu trong văn bản buộc phải sử dụng từ chuyên môn sâu thì phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các thuật ngữ không quen thuộc đối với đa số các tầng lớp nhân dân. – Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, nghiêm túc của văn bản. Đối với các trƣờng hợp cần viết tắt để tránh dài dòng, cần phải viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó mở ngoặc đơn để chú giải. – Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trƣơng, thành ngữ, tục ngữ; không dùng từ lóng, từ thông tục; không sử dụng khẩu ngữ. – Sử dụng từ đúng chính tả. b) Về viết câu Câu là đơn vị cơ sở tạo nên các đoạn văn trong văn bản, cũng tức là đơn vị tạo nghĩa cơ bản của văn bản. Trong văn bản quản lý nhà nƣớc, câu vừa phải đảm bảo yêu cầu chung theo đúng chức năng ngữ pháp tiếng Việt, vừa phải đảm bảo đạt các yêu cầu trong khuôn khổ phong cách ngôn ngữ hành chính. Cụ thể là: – Câu phải đƣợc viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ hai thành phần nòng cốt: chủ ngữ và vị ngữ. Trong một số trƣờng hợp nhất định, cũng có thể sử dụng câu đặc biệt nhƣng không nên lạm dụng và phải tuân theo quy tắc của việc sử dụng loại câu này. – Nên sử dụng câu tƣờng thuật là chủ yếu, không dùng câu hỏi, câu cảm thán hoặc kiểu câu cầu khiến có chứa các từ hàm nghĩa cầu khiến trực tiếp nhƣ “hãy”, “đừng”, “chớ”, “đi”, “nào”, “hè”. Trƣờng hợp cần nêu câu hỏi, tránh dùng câu có từ để hỏi trực tiếp mà chuyển dạng câu từ câu hỏi sang câu trần thuật để đảm bảo tính lịch sự, nhã nhặn của văn phong hành chính. – Diễn đạt câu chính xác, rõ ràng, mạch lạc.
    22. 34. 25 điện thoại, thông tin điện tử …nhƣng trong quản lý, truyền tải thông tin bằng văn bản là hiệu quả nhất. Bởi vì trong thực tế quản lý nếu chỉ truyền tải thông tin bằng điện thoại, thông tin điện tử thì chƣa đủ cơ sở pháp lý để kiểm chứng việc thực thi của các cơ quan, tổ chức, đơn vị. Thứ ba, là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của các cơ quan, tổ chức: Trong hoạt động quản lý, kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, không có kiểm tra, theo dõi thƣờng xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị quyết, chỉ thị, quyết định quản lý có thể chỉ là lý thuyết suông. Kiểm tra không chỉ nhằm phát hiện ra những sai phạm để đƣa ra biện pháp xử lý mà còn nhằm kịp thời phát hiện ra sự không hợp lý giữa kế hoạch với điều kiện thực hiện của thực tiễn để từ đó có những điều chỉnh trong kế hoạch thực hiện nhằm thực hiện kế hoạch hóa trong thực tiễn với hiệu quả cao nhất. Hơn nữa, kiểm tra còn là một trong những biện pháp để nâng cao trình độ tổ chức trong công tác của các cơ quan, tổ chức nói chung và tại UBND tỉnh nói riêng. Phƣơng tiện này muốn phát huy hết vai trò thì cần phải đƣợc tổ chức một cách khoa học, việc kiểm tra văn bản phải đƣợc tiến hành một cách chọn lọc: văn bản nào cần đƣợc kiểm tra, văn bản nào phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan, đơn vị. Đối với hoạt động của UBND cấp tỉnh, văn bản phản ánh rất rõ quan hệ nhƣ thế nào với nhân dân khi thi hành các nhiệm vụ đƣợc giao. Văn bản chính là tấm gƣơng phản chiếu trung thành thái độ của ngƣời thừa hành công vụ đại điện cơ quan nhà nƣớc trƣớc những yêu cầu của quần chúng. Qua văn bản quản lý nhà nƣớc có thể tổ chức kiểm tra việc chấp hành kỷ luật quản lý nhà nƣớc trong các cơ quan, kiểm tra kỷ luật lao động, pháp chế, trật tự xã hội của cán bộ, công chức nhà nƣớc. Thứ tư, là công cụ quan trọng để xây dựng hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước: Với mục tiêu xây dựng nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nƣớc ta hiện nay, hệ thống văn bản pháp luật ngày càng đƣợc chú trọng và hoàn thiện nhằm tạo ra một hành lang pháp lý chặt chẽ, khoa học cho mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội.
    23. 36. 27 quy định của Chủ tịch UBND tỉnh; Chánh Văn phòng UBND tỉnh có thể uỷ quyền cho Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký thay các văn bản theo phân công nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh. 1.2.3. Hệ thống văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh Sơ đồ 2.1 Hệ thống văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa HỆ THỐNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH VĂN BẢN CÁ BIỆT VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƢỜNG QUYẾT ĐỊNH CÁ BIỆT CÔNG VĂN THÔNG BÁO BÁO CÁO TỞ TRÌNH KẾ HOẠCH GIẤY MỜI PHIẾU CHUYỂN CHƢƠNG TRÌNH PHIẾU GỬI …… CHỈ THỊ
    24. 42. 33 Nhƣ vậy, Quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh nói chung bao gồm bốn bƣớc. Các bƣớc này có điểm trùng với các bƣớc trong quy trình chung ban hành văn bản. Tuy nhiên, tại UBND cấp tỉnh đối với một số loại văn bản, hồ sơ công việc của các sở, ban, ngành gửi tại bộ phận một cửa có gửi kèm dự thảo văn bản đóng dấu treo của các sở, ban, ngành trong hồ sơ đã thẩm định, sau khi thẩm định xong, các đơn vị sẽ chuyển bản dự thảo qua mail cho chuyên viên nhận hồ sơ. Chính vì vậy, đối với một số loại văn bản, hồ sơ tại UBND tỉnh, chuyên viên tham mƣu các phòng chuyên môn đã có sẵn dự thảo, chuyên viên có nhiệm vụ kiểm tra nội dung của bản dự thảo đó, nếu nội dung và hình thức đã đúng theo các quy định pháp luật hiện hành của pháp luật, chuyên viên sẽ tiếp tục thực hiện các bƣớc tiếp theo của quy trình ban hành văn bản hành chính. Nhƣ vậy, trong một số trƣờng hợp, tại UBND tỉnh gồm các bƣớc sau: Bƣớc 1: Chuẩn bị và dự thảo văn bản (hoặc kiểm tra nội dung dự thảo) Bƣớc 2: Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành Bƣớc 3: Phát hành văn bản và nhân bản Bƣớc 4: Chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh, gửi và lƣu văn bản 1.3.3. Sự cần thiết phải xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh Văn bản quản lý nhà nƣớc đƣợc hình thành trong hoạt động quản lý và lãnh đạo nói chung, là phƣơng tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật, phƣơng tiện điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của nhà nƣớc. Có thể nói, văn bản là tấm gƣơng phản ánh lề lối của từng thời kỳ, là một biểu hiện của “văn minh quản lý”, là thƣớc đo trình độ quản lý của giai đoạn phát triển lịch sử. Nhận thức rõ điều này, nhiều năm qua công tác soạn thảo văn bản đã đƣợc quan tâm đúng mức và trở thành một môn không thể thiếu trong mọi loại hình học tập.
    25. 43. 34 Tại UBND cấp tỉnh, hàng năm đều phải đƣa ra các chiến lƣợc phát triển kinh tế – xã hội, chính vì vậy, đòi hỏi nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nƣớc, thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nƣớc, giải quyết đúng đắn các mối quan hệ giữa nhà nƣớc với thị trƣờng và các mối quan hệ khác. Theo đó, hàng loạt các công việc dài hạn, ngắn hạn cần phải đƣa ra các kế hoạch, phƣơng án và những công việc trƣớc mắt đều phải thể hiện trên công cụ không thể thiếu đó là công tác văn bản. Vai trò của văn bản trong quản lý nhà nƣớc chiếm một vị trí quan trọng. Tuy nhiên, nếu nhƣ chúng ta không tuân thủ theo quy trình ban hành văn bản thì văn bản đƣợc ban hành liệu có đảm bảo nội dung, hình thức nhƣ chúng ta mong muốn? Nhƣ chúng ta biết, trên thực tế nếu tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính sẽ giúp cho cơ quan, đơn vị đạt đƣợc chất lƣợng ban hành văn bản hành chính, văn bản hành chính đƣợc ban hành sẽ không sai sót về thể thức, nội dung và kỹ thuật trình bày, tạo hiệu lực, hiệu quả cao trong công tác quản lý nhà nƣớc tại UBND cấp tỉnh. Hơn nữa, nếu tuân thủ quy trình thống nhất, văn bản hành chính ban hành đạt đƣợc các yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản, nhất là trong những năm qua với sự phát triển mạnh mẽ tại một số địa phƣơng, văn bản hành chính nhà nƣớc đƣợc ban hành ngày càng nhiều. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của UBND cấp tỉnh là làm sao văn bản hành chính đƣợc ban hành có chất lƣợng, có giá trị thực tế, không mang tính hình thức bởi vì chỉ khi các văn bản hành chính có hiệu lực pháp lý thì mới đảm bảo quyền uy của cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng. Để đảm bảo văn bản hành chính ban hành có hiệu lực, hiệu quả thì UBND cấp tỉnh cần quan tâm tới quy trình ban hành văn bản hành chính nhà nƣớc, xây dựng quy trình chặt chẽ, thực hiện đầy đủ các quy trình. Chính vì vậy, nếu UBND cấp tỉnh đƣa ra một quy trình ban hành văn bản hành chính thống nhất, tuân thủ theo các quy định hiện hành của pháp luật sẽ
    26. 44. 35 đạt đƣợc hiệu quả cao trong trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, từ đó nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý tại UBND cấp tỉnh, góp phần cải cách hành chính, đặc biệt là thủ tục hành chính đƣợc nâng lên rõ rệt, thu hút đƣợc nhiều nhà đầu tƣ lớn, đem lại sự hài lòng cho ngƣời dân và doanh nghiệp. 1.4 Các yếu tố ảnh hƣởng tới việc đảm bảo thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính 1.4.1 Các quy chế, quy định Nhƣ chúng ta biết, hệ thống pháp luật là cơ sở pháp lý cho hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh. Chính vì vậy, trong quy trình ban hành văn bản hành chính không thể thiếu các quy chế, quy định. Trƣờng hợp các quy chế, quy định về xây dựng, ban hành văn bản hành chính của UBND cấp tỉnh không đủ để điều chỉnh các quan hệ, các điều kiện phát sinh, không thống nhất theo quy trình ban hành văn bản nhất định thì sẽ hạn chế hiệu quả, hiệu lực của hoạt động xây dựng, ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh. Một hệ thống pháp luật đầy đủ trong hoạt động xây dựng, ban hành văn bản hành chính của UBND cấp tỉnh sẽ là cơ sở pháp lý đảm bảo cho hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh đạt hiệu quả cao. 1.4.2 Đội ngũ cán bộ, công chức Con ngƣời là chủ thể của xã hội, mọi hoạt động trong xã hội xét đến cùng đều ảnh hƣởng tới mục tiêu phục vụ cho lợi ích của con ngƣời. Do vậy, con ngƣời là mục tiêu của mọi quá trình trong sự tồn tại và phát triển của xã hội loài ngƣời. Đồng thời, con ngƣời cũng là động lực, yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của xã hội. Con ngƣời trong tổ chức là yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của bất kì tổ chức nào, cho dù đó là tổ chức tƣ nhân hay tổ chức nhà nƣớc. Một tổ chức nhà nƣớc nếu không có nguồn nhân lực có chất lƣợng sẽ khó có thể thực hiện đƣợc mục tiêu mà Nhà nƣớc đặt ra cho tổ chức và do vậy, không thể phục vụ và đáp ứng đƣợc nhu cầu của công dân và tổ chức trong xã hội.
    27. 45. 36 Trong bộ máy hành chính nhà nƣớc, nguồn nhân lực là bộ phận chủ lực thực hiện chức năng quản lý thống nhất các mặt đời sống kinh tế – xã hội, an ninh – quốc phòng của địa phƣơng. Đối với UBND cấp tỉnh, đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác tham mƣu đòi hỏi phải nhạy bén, linh hoạt để phát hiện những vấn đề then chốt một cách nhanh chóng, đúng sát với tình hình thực tiễn tại địa phƣơng, biết tổng kết thực tiễn và đúc kết thành lý luận. Để tham mƣu văn bản hành chính sát, đúng thì ngoài việc nắm vững hệ thống pháp luật về chuyên môn, nghiệp vụ, đòi hỏi cán bộ, công chức còn phải nắm vững công tác soạn thảo, ban hành văn bản. Trên thực tế, rất nhiều cán bộ, công chức chƣa quan tâm, coi trọng công tác soạn thảo, ban hành văn bản nên dẫn đến trong hoạt động quản lý kém hiệu quả do từ ngữ, văn phong hành chính chƣa chính xác, nội dung chƣa sát đúng với thực tế, thể thức văn bản chƣa đúng mẫu, tên loại văn bản chƣa phù hợp với nội dung. Nói chung, cán bộ, công chức có ảnh hƣởng to lớn bởi chính họ là những ngƣời trực tiếp thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính. Vì vậy, năng lực, tinh thần làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức này ảnh hƣởng tới chất lƣợng trong công tác ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh. 1.4.3 Bộ máy làm việc Một yếu tố quan trọng để tạo nên hiệu quả trong công việc quản lý đó chính là bộ máy làm việc. Trong bất kì cơ quan, tổ chức nào, bộ máy làm việc đƣợc sắp xếp khoa học, bố trí đúng năng lực, phân công công việc hợp lý theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ sẽ mang lại hiệu quả cao trong công tác. Nếu bộ máy làm việc không tinh gọn, không đúng chuyên môn, nghiệp vụ, sắp xếp vị trí không đúng chuyên ngành đƣợc đào tạo thì cũng sẽ ảnh hƣởng không nhỏ tới hiệu quả trong quản lý, lãnh đạo. Chính vì vậy, đây là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hƣởng tới việc thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh.
    28. 46. 37 1.4.4 Thiết bị, cơ sở vật chất Nhƣ chúng ta biết, trong thời đại bùng nổ thông tin, việc đầu tƣ nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ cho hoạt động của cơ quan, cải thiện môi trƣờng làm việc cho cán bộ, công chức là một trong những yếu tố quan trọng. Thực tế cho thấy, các cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức sẽ không thể soạn thảo, ban hành văn bản nếu nhƣ thiếu công cụ hỗ trợ hiện đại nhƣ: máy tính, máy in đảm bảo cho hoạt động của họ. Nếu nhƣ cơ quan không đầu tƣ, không cải thiện môi trƣờng làm việc thì hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức sẽ giảm sút, hiệu quả không cao, không đáp ứng đƣợc yêu cầu trong công tác lãnh đạo, quản lý. Chính vì vậy, theo tác giả đây là một yếu tố cũng rất quan trọng ảnh hƣởng tới việc thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh. 1.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin Để thực hiện tốt quy trình soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản thì một trong những yếu tố cũng vô cùng quan trong đó chính là công nghệ thông tin. Thực tế một số cơ quan cho thấy, việc áp dụng phần mềm vào quản lý văn bản, hồ sơ công việc đã mang lại nhiều hiệu quả trong công tác quản lý, soạn thảo văn bản, thậm chí một số cơ quan còn áp dụng rất tốt trong quy trình ban hành văn bản, mẫu hóa và đƣa vào phần mềm dùng chung cho cán bộ, công chức sử dụng, phục vụ tốt cho hoạt động này. Chính vì vậy, đây đƣợc coi là một nhiệm vụ hàng đầu để cải tiến quy trình, tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức và đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính, thực hiện mục tiêu cải cách hành chính tại UBND cấp tỉnh.
    29. 47. 38 1.4.6 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Để thực hiện tốt quy trình ban hành văn bản tại các cơ quan, đơn vị thì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 là một yếu tố không thể thiếu bởi vì nếu cơ quan, đơn vị áp dụng hệ thống này sẽ bảo đảm môi trƣờng làm việc khoa học, quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, tổ chức trong việc thực hiện quy trình trong việc giải quyết toàn bộ công việc của cơ quan, đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Tuy nhiên, thực trạng hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị đƣợc công nhận đã thực hiện quy trình theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 nhƣng chỉ trên văn bản, giấy tờ, để đảm bảo thủ tục và các quy định theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị cấp trên. Trên thực tế, việc thực hiện theo quy trình chuẩn vẫn chƣa đƣợc lãnh đạo quan tâm thực hiện. Chính vì vậy, để áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đòi hỏi các cấp lãnh đạo, từng cơ quan, đơn vị phải quyết liệt, thay đổi quy trình cũ để áp dụng quy trình mới đảm bảo hơn, góp phần quan trọng trong việc thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan, đơn vị.
    30. 48. 39 Tiểu kết Chƣơng 1 Các cơ quan quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng có vai trò đặc biệt quan trọng trong cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nƣớc. Do đó, mọi chủ trƣơng, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nƣớc có đi vào cuộc sống hay không, hiệu lực, hiệu quả trên thực tế của cơ quan QLNN ở địa phƣơng nhƣ thế nào, một trong những hình thức hoạt động quan trọng và chủ yếu nhất của cơ quan QLNN ở địa phƣơng là ban hành các văn bản hành chính nhà nƣớc. Trong những năm gần đây, việc ban hành văn bản hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng đã từng bƣớc đi vào nền nếp, có tác dụng to lớn trong việc thực hiện các chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc, tăng cƣờng hiệu lực, hiệu quả, quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng. Tuy nhiên, trên thực tế hiện nay, quy trình ban hành văn bản hành chính nhà nƣớc chƣa đƣợc thực hiện tốt nên việc ban hành các văn bản hành chính nhà nƣớc vẫn chƣa đạt đƣợc hiệu quả nhƣ mong muốn. Văn bản hành chính nhà nƣớc đƣợc hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật. Nó vừa là phƣơng tiện, vừa là sản phẩm của hoạt động QLNN của cơ quan nhà nƣớc đồng thời có vai trò, tác dụng giúp cho UBND cấp tỉnh quản lý xã hội địa phƣơng và điều hành công việc có hiệu quả. Trong chƣơng 1, tác giả đã nêu lý luận về khái niệm về văn bản và văn bản hành chính, vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý nhà nƣớc tại UBND cấp tỉnh, các loại văn bản hành chính nhà nƣớc; đồng thời nêu rõ những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính; quy trình ban hành văn bản hành chính nói chung và quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh nói riêng; thẩm quyền ban hành văn bản hành chính và hệ thống các văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh; đồng thời tác giả nêu sự cần
    31. 49. 40 thiết ban hành quy trình ban hành văn bản hành chính; các yếu tố ảnh hƣởng tới việc thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính. Trên cơ sở lý luận về quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh, tác giả tiếp tục tìm hiểu thực trạng Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa ở chƣơng 2.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Sự Cần Thiết Ban Hành Thông Tư Quy Định Quy Trình Trao Đổi, Lưu Trữ, Xử Lý Tài Liệu Điện Tử, Các Chức Năng Cơ Bản Của Hệ Thống Quản Lý Tài Liệu Điện Tử Trong Quá Trình Xử Lý Công Việc Của Các Cơ Quan, Tổ Chức
  • Báo Cáo Nghiên Cứu Khoa Học ‘giải Pháp Ứng Dụng Chữ Ký Điện Tử Trong Quá Trình Gửi Và Nhận Văn Bản’
  • Thí Điểm Gửi Nhận Văn Bản Điện Tử Có Ký Số Trong Nội Bộ Thay Văn Bản Giấy
  • Ninh Bình Đẩy Mạnh Thực Hiện Gửi Nhận Văn Bản Điện Tử
  • Chính Phủ Hướng Dẫn Triển Khai Hệ Thống Báo Cáo, Gửi Nhận Văn Bản Điện Tử
  • Quy Trình Ký Số Và Mẫu Chữ Ký Trên Văn Bản Điện Tử

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Ký Offline Trên File Word Và Excel
  • Bộ Tt&tt Hướng Dẫn Doanh Nghiệp Xác Minh Chữ Ký Số Trên Văn Bản Điện Tử
  • Trao Đổi Về Khái Niệm “tài Liệu Điện Tử” Và “tài Liệu Số”
  • Quy Định Mới Về Bản Sao Y Văn Bản Điện Tử
  • Quy Định Về Quản Lý Văn Bản Điện Tử Của Các Cơ Quan Nhà Nước
  • Ngày 02 tháng 6 năm 2022, Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận ban hành Quyết định số 42/2017/QĐ-UBND về Quy chế quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số và phát hành văn bản điện tử có ký số trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh (Quy chế); theo đó, tại Điều 12 của Quy chế quy định cụ thể như sau:

    1. Quy trình ký số:

    a) Sử dụng một chữ ký số của tổ chức (chứng thư số) để phát hành văn bản:

    – Soạn tập tin văn bản, trình ký duyệt, lấy số, đóng dấu (như phát hành văn bản giấy);

    – Quét văn bản, chuyển đổi văn bản thành tập tin có định dạng .pdf;

    – Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan, đơn vị mình ký số lên tập tin có định dạng .pdf ở trên;

    – Phát hành văn bản điện tử đã được ký số qua phần mềm TD.Office.

    b) Sử dụng hai chữ ký số: 01 chữ ký số của cá nhân, 01 chữ ký số của tổ chức để phát hành văn bản:

    – Soạn tập tin văn bản điện tử, gửi trình ký;

    – Người ký duyệt ký số lên tập tin văn bản điện tử trình ký, chuyển văn thư;

    – Văn thư lấy số văn bản, cập nhật vào tập tin văn bản trình ký, sử dụng chứng thư số của tổ chức mình ký số lên văn bản điện tử đã được ký duyệt;

    – Phát hành văn bản điện tử đã được ký số qua phần mềm TD.Office.

    c) Sử dụng nhiều chữ ký số, có phát hành văn bản: một văn bản điện tử trước khi phát hành có thể qua nhiều người ký số, như: ký kiểm tra nội dung văn bản, ký kiểm tra thể thức trình bày văn bản, ký duyệt của lãnh đạo, ký của cơ quan, đơn vị. Khi văn bản điện tử có sử dụng nhiều chữ ký số thì chữ ký số của cá nhân được thực hiện trước, chữ ký số của tổ chức được thực hiện sau và trước khi phát hành văn bản, văn thư có trách nhiệm kiểm tra, xác thực tính đúng đắn, hợp lệ của từng chữ ký.

    d) Sử dụng nhiều chữ ký số, không phát hành văn bản: khi cần xác thực nội dung văn bản trong quá trình trao đổi tài liệu hoặc xử lý công việc nhưng không cần phải phát hành văn bản thì có thể sử dụng nhiều chữ ký số loại của cá nhân để ký trên văn bản đó.

    a) Mẫu chữ ký của cơ quan, đơn vị: Được quy định theo Mẫu 01 của Phụ lục kèm theo Quy chế.

    --- Bài cũ hơn ---

  • 100% Văn Bản Điện Tử Trên Trục Liên Thông Văn Bản Quốc Gia Phải Được Ký Số
  • Quy Định Sử Dụng Chữ Ký Số Cho Văn Bản Điện Tử Trong Cơ Quan Nhà Nước
  • Lưu Giữ Văn Bản Điện Tử Làm Thế Nào Để Bắt Kịp Công Nghệ Thông Tin
  • Sơn La Ra Quy Định Về Tiếp Nhận, Xử Lý, Phát Hành Văn Bản Điện Tử
  • Tập Trung Phát Hành Văn Bản Điện Tử Phải Được Ký Số Theo Đúng Quy Định
  • Quy Chế Xử Lý Văn Bản Điện Tử

    --- Bài mới hơn ---

  • Phân Biệt Bản Sao Y, Sao Lục Và Trích Sao Theo Quy Định Mới Từ 05/3/2020
  • Cấp Bản Sao, Chứng Thực Bản Sao Điện Tử: Giảm Phiền, Tiết Kiệm Chi Phí
  • 2 Cách Để Người Dân Có Bản Sao Điện Tử Các Giấy Tờ
  • Tính Pháp Lý Của Văn Bản Được Chứng Thực Điện Tử
  • Khó Khăn Trong Triển Khai Ký Số Trên Văn Bản Điện Tử
  • Thứ tư – 02/10/2013 15:31

    Quy chế số : 38 / QC-THPTCO, ngày 02/4/2013

    QUY CHẾ

    Xử lý văn bản hành chính điện tử thông qua hệ thống email

    và cổng thông tin điện tử

    Thực hiện các quy định tại Thông tư 53/2012/TT-BGDĐT ngày 20/12/2012 của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và cổng thông tin điện tử tại sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo và các cơ sở giáo dục;dịch điện tử sẽ có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch nội bộ cơ quan, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi có thể không phải gửi thêm văn bản giấy.

    Căn cứ Hướng dẫn số 981/SGD&ĐT-CNTT&CTHSSV, ngày 28/3/2012 của Sở GD-ĐT Quảng Ninh về việc hướng dẫn thực hiện Thông tư 53/2012/BGDĐT, Trường THPT Cửa Ông xây dựng Quy chế xử lý văn bản hành chính điện tử thông qua hệ thống email và Cổng thông tin điện tử như sau:

    1. Quy định chung:

    – Văn bản hành chính bao gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.

    – Văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử theo đúng quy định của pháp luật, được đảm bảo xác thực trong giao

    – Gửi, nhận thông tin qua hệ thống thư điện tử: Các văn bản có thể được gửi đính kèm theo thư điện tử hoặc được thông báo về việc tải về từ trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục.

    – Khi sử dụng thư điện tử phải thực hiện các quy định:

    HIỆU TRƯỞNG

    Đã ký, đóng dấu

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cục Thống Kê Tỉnh Phú Thọ Tập Huấn Sử Dụng Chữ Ký Số Và Hệ Thống Quản Lý Văn Bản
  • Phú Thọ Xây Dựng Chính Quyền Điện Tử Tạo Đột Phá Cải Cách Hành Chính
  • Hướng Dẫn Gửi Nhận Văn Bản Điện Tử Tích Hợp Chữ Ký Số Trong Các Cơ Quan Nhà Nước
  • Đẩy Mạnh Việc Thực Hiện Gửi Nhận Văn Bản Điện Tử Trong Các Cơ Quan Nhà Nước
  • Tập Trung Chỉ Đạo Thực Hiện Tốt Việc Gửi, Nhận Văn Bản Điện Tử
  • Quy Trình Xử Lý Văn Bản Đến Và Văn Bản Đi Trên Phần Mềm Văn Phòng Điện Tử

    --- Bài mới hơn ---

  • Quy Định Về Xử Lý Hành Vi Liên Quan Đến Ma Túy Trong Các Ngành Nghề Đầu Tư Kinh Doanh Có Điều Kiện Về An Ninh Trật Tự
  • Danh Mục Văn Bản Chỉ Đạo Và Văn Bản Qppl Về Tín Ngưỡng, Tôn Giáo
  • Luật, Tiêu Chuẩn, Quy Định, Văn Bản Về Nuôi Trồng Thủy Sản
  • Hướng Dẫn Quản Lý Văn Bản Đi Văn Bản Đến Và Lập Hồ Sơ Trong Môi Trường Mạng
  • Tăng Cường Xử Lý Văn Bản, Hồ Sơ Công Việc Trên Môi Trường Mạng
  • Bước 1: Văn thư vào sổ công văn đến, scan chuyển Chánh văn phòng

    Bước 2: Chánh văn phòng kiểm tra văn bản đến:

    – Trình Chủ tịch UBND huyện

    – Trình PCT UBND huyện phụ trách theo lĩnh vực phân công xử lý chính và Chủ tịch UBND huyện đồng xử lý.

    Bước 3: Lãnh đạo UBND kiểm tra văn bản đến:

    – Nếu chưa đúng thì ghi ý kiến chỉ đạo chuyển trả Chánh văn phòng.

    – Nếu đúng thì thống nhất chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính và Chánh văn phòng đồng xử lý.

    Bước 4: Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra văn bản đến:

    – Văn bản đến không phải chỉ đạo tham mưu (Văn bản theo dõi) thì kết thúc văn bản lưu hồ sơ công việc

    – Văn bản đến cần tham mưu “Văn bản đi”:

    + Nếu thuộc lĩnh vực Trưởng phòng chuyên môn phụ trách thì chuyển Chuyên viên hoặc trực tiếp dự thảo“Văn bản đi”.

    + Nếu thuộc lĩnh vực Phó trưởng phòng chuyên môn phụ trách thì chuyển Phó trưởng phòng chuyên môn xử lý. Phó trưởng phòng chuyên môn chuyển Chuyên viên hoặc trực tiếp dự thảo“Văn bản đi”.

    II. Quy trình xử lý văn bản đi

    Bước 1: Chuyên viên trả lời văn bản đi:

    – Chuyên viên dự thảo VB đi chuyển Phó trưởng phòng/Trưởng phòng kiểm tra nội dung; Phó Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra nội dung xong chuyển Trưởng phòng chuyên môn.

    (Trưởng phòng chuyên môn/Phó trưởng phòng chuyên môn chưa thống nhất nội dung thì ghi ý kiến chỉ đạo và chuyển Chuyên viên để chỉnh sửa)

    Quy trình xử lý văn bản đi

    Bước 2: Trưởng phòng chuyên môn chuyển văn bản tham mưu cho Chánh văn phòng:

    – Chánh văn phòng trực tiếp kiểm tra, tham mưu và trình Lãnh đạo UBND huyện.

    – Chánh văn phòng chuyển Phó Chánh văn phòng kiểm tra, tham mưu và chuyển Chánh văn phòng kiểm tra thống nhất. Sau đó Chánh văn phòng chuyển lại Phó Chánh văn phòng để trình Lãnh đạo UBND huyện.

    (Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng chưa thống nhất nội dung thì ghi ý kiến và chuyển Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra chỉnh sửa:

     + Nếu Trưởng phòng chuyên môn thấy sai thì khắc phục để tham mưu lại.

    + Nếu đúng theo quan điểm tham mưu của Trưởng phòng chuyên môn thì báo cáo trực tiếp Lãnh đạo UBND huyện)

    Bước 3: Chánh văn phòng/Phó chánh văn phòng trình Lãnh đạo UBND huyện:

    – Đối với văn bản đi thuộc lĩnh vực của các Phó chủ tịch thì chuyển các Phó chủ tịch, đồng thời chuyển Chủ tịch đồng xử lý.

    – Đối với văn bản đi thuộc lĩnh vực của Chủ tịch thì chuyển Chủ tịch, đồng thời chuyển Phó chủ tịch đồng xử lý (Nếu thấy các PCT cần góp ý).

    Bước 4: Lãnh đạo UBND huyện mở văn bản đi kiểm tra và chỉ đạo:

    – Đối với các văn bản đi thống nhất nội dung phát hành thì chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính, Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng đồng xử lý.

    – Đối với các văn bản đi không thống nhất nội dung phát hành thì chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính, Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng đồng xử lý; Đồng thời ghi ý kiến chỉ đạo.

    Bước 5: Trưởng phòng chuyên môn chuyển văn bản cho Chánh văn phòng:

    – Trưởng phòng chuyên môn mở văn bản đi do Lãnh đạo UBND huyện chuyển đến: In văn bản đi và ký nháy; Đồng thời chuyển văn bản đi đến Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng.

    Chánh văn phòng chuyển văn bản cho văn thư phát hành:

    – Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng ký nháy trình Lãnh đạo UBND huyện ký phát hành;  Đồng thời chuyển file văn bản đi đến văn thư kết thúc phát hành trên phần mềm EOffice.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Xử Lý Văn Bản Trong Tiếng Tiếng Anh
  • Voffice – Văn Phòng Điện Tử Thông Minh
  • Quy Định Sử Dụng Email
  • Thực Hiện Ký Số Văn Bản Sao Y, Sao Lục, Trích Sao Từ Văn Bản Giấy Sang Văn Bản Điện Tử Trên Phần Mềm Quản Lý Văn Bản
  • Thống Nhất Kết Nối, Liên Thông Các Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Phục Vụ Gửi, Nhận Văn Bản Điện Tử
  • Luận Văn: Quy Trình Ban Hành Văn Bản Hành Chính Tỉnh Thanh Hóa

    --- Bài mới hơn ---

  • Thanh Tra Bộ Xây Dựng Yêu Cầu Thu Hồi 2 Văn Bản Của Ubnd Tỉnh Thanh Hóa
  • Mấy Vấn Đề Về Nghiên Cứu Văn Học Dân Gian Qua Văn Bản
  • Soạn Bài Ôn Tập Văn Học Dân Gian Việt Nam (Chi Tiết)
  • Soạn Bài Khái Quát Văn Học Dân Gian Việt Nam
  • Văn Bản Khái Quát Văn Học Dân Gian Việt Nam
  • MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong công cuộc đổi mới toàn diện đất nƣớc, đồng thời với việc đổi mới về kinh tế thì cải cách hành chính cũng đã và đang đƣợc tiến hành. Để đề ra các đƣờng lối đẩy mạnh công cuộc đổi mới đất nƣớc trong điều hành công việc không thể thiếu đƣợc công tác văn bản, nhất là trong giai đoạn hiện nay, việc xây dựng và ban hành văn bản hành chính càng giữ một vị trí quan trọng, đặc biệt là các cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng. Văn bản là phƣơng tiện dùng để ghi lại và truyền đạt thông tin, nó giữ vai trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động đời sống xã hội. Trong hoạt động quản lý nhà nƣớc, văn bản còn đƣợc thể hiện tính quyền lực, trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của nhà nƣớc, của một quốc gia dân tộc. Các cơ quan từ Trung ƣơng đến địa phƣơng đều sử dụng văn bản nhƣ những phƣơng tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc. Văn bản hành chính nhà nƣớc không những là phƣơng tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà nƣớc với nhau, và giữa cơ quan nhà nƣớc với các tổ chức, công dân, thể hiện phƣơng thức, lề lối làm việc của từng cơ quan. Thanh Hóa là tỉnh nằm ở Bắc Trung Bộ, cách thủ đô Hà Nội 154km về phía Nam và cách thành phố Hồ Chí Minh 1.560km về phía Bắc. Phía Nam giáp tỉnh Nghệ An; phía Bắc giáp với 3 tỉnh: Sơn La, Hòa Bình và Ninh Bình; phía Tây giáp với nƣớc CHDCND Lào, với đƣờng biên giới dài 192km; phía Đông là Vịnh Bắc Bộ với chiều dài 102km bờ biển. Diện tích tự nhiên là 11.130km2 ; toàn tỉnh có 27 đơn vị hành chính cấp huyện và tƣơng đƣơng (gồm 1 thành phố, 02 thị xã và 24 huyện) với 637 xã, phƣờng, thị trấn; dân số gần 3,5 triệu ngƣời, đứng thứ 3 cả nƣớc, sau thủ đô Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Với nhiều đặc điểm riêng biệt, Thanh Hóa đƣợc ví nhƣ một “Việt

    11. 2 Nam thu nhỏ”. Chính vì đặc điểm đó mà tại UBND tỉnh Thanh Hóa hàng năm có số lƣợng văn bản hành chính đƣợc ban hành rất lớn (năm 2022 là 22.214 văn bản). Tại UBND tỉnh Thanh Hóa cũng đã chú trọng đến công tác ban hành văn bản hành chính, Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành Quyết định “Ban hành Quy định về lập hồ sơ trình giải quyết công việc, phát hành văn bản, lƣu trữ và tra cứu hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh”. Tuy nhiên, Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa chƣa xây dựng đƣợc quy trình ban hành văn bản hành chính cụ thể, chi tiết, chính vì vậy, công tác ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa vẫn chƣa phát huy hết hiệu lực, hiệu quả. Vẫn tồn tại một số văn bản sai thể thức, lỗi kỹ thuật trình bày, các văn bản hành chính vẫn còn lỗi chính tả, một số quyết định (cá biệt) căn cứ sai Luật chính quyền địa phƣơng, tên loại văn bản không phù hợp với nội dung thông tin mà văn bản chứa đựng, sử dụng các từ viết tắt sai quy định, dùng Công văn của Văn phòng UBND tỉnh để đính chính nội dung của các Quyết định do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã ký ban hành nhƣng sai sót về nội dung… Nhằm giải quyết những hạn chế trên đồng thời tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà nƣớc thì việc nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa là hết sức cần thiết để cải cách nền hành chính, nâng cao năng lực quản lý nhà nƣớc, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong cải cách thủ tục hành chính, thu hút nhiều nhà đầu tƣ góp phần xây dựng tỉnh Thanh Hóa phát triển hơn nữa. Đó chính là lý do tôi lựa chọn đề tài: “Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa”.

    • PHÍ TÀI LIỆU: 50.000
    • ĐỊNH DẠNG: WORD+PDF
    • THANH TOÁN QUA MOMO, CHUYỂN KHOẢN, THẺ CÀO ĐIỆN THOẠI (X2)
    • NỘI DUNG: MÃ TÀI LIỆU – EMAIL NHẬN
    • CHECK EMAIL (1-15 PHÚT)

    NẾU CHỜ QUÁ 15 PHÚT CHƯA THẤY MAIL VUI LÒNG NHẮN ZALO: 0932091562

    NHẬP TÀI LIỆU BẠN CẦN TÌM VÀO ĐÂY

    --- Bài cũ hơn ---

  • Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành Tỉnh Bắc Ninh Cho Android
  • Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành Tỉnh Bắc Ninh For Android
  • Hướng Dẫn Lập Dự Toán Theo Quyết Định 52/qđ
  • Hướng Dẫn Lập Dự Toán Tỉnh Bắc Ninh ” Phanmemeta.com
  • Công Ty Trục Vớt Luồng Hạ Lưu Có Bảo Kê, Đe Dọa Chủ Tịch Tỉnh Bắc Ninh?
  • Quy Trình Ban Hành Văn Bản Hành Chính Tại Ubnd Tỉnh Thanh Hóa

    --- Bài mới hơn ---

  • Văn Bản Pháp Luật Của Ubnd Tỉnh Gia Lai
  • Văn Bản Chỉ Đạo Của Ubnd Tỉnh Gia Lai
  • Văn Bản Ubnd Tỉnh Gia Lai
  • Soạn Bài Văn Bản Văn Học
  • Soạn Bài Văn Bản Văn Học (Chi Tiết)
  • Published on

    Download luận văn thạc sĩ ngành quản lí công với đề tài: Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, cho các bạn làm luận văn tham khảo

    1. 1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ MINH QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – 2022
    2. 2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ MINH QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 603404 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: chúng tôi NGUYỄN THỊ THU VÂN HÀ NỘI – 2022
    3. 3. LỜI CẢM ƠN Tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn trân trọng và sâu sắc nhất đến cô giáo chúng tôi Nguyễn Thị Thu Vân – ngƣời đã tận tình giúp đỡ, hƣớng dẫn cho tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo công tác tại Học viện Hành chính Quốc Gia đã truyền dạy những kiến thức quí báu, tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập tại Học viện và truyền đạt những kinh nghiệm cho luận văn hoàn thành đƣợc thuận lợi. Đồng thời tôi xin gửi lời cảm ơn Lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, đồng nghiệp trong cơ quan Văn phòng UBND tỉnh đã tạo điều kiện về mặt thời gian để tôi tham gia và hoàn thành khóa học một cách tốt nhất. Cảm ơn gia đình và bạn bè những ngƣời luôn ở bên và động viên, giúp đỡ tôi những lúc khó khăn. Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 9 năm 2022 Nguyễn Thị Minh
    4. 4. LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả Nguyễn Thị Minh
    5. 5. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân VBHC Văn bản hành chính
    6. 6. MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU ……………………………………………………………………………………………..1 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH …………………………………………………………………………………….7 1.1. Khái quát về văn bản hành chính…………………………………………………… 7 1.1.1. Khái niệm văn bản hành chính………………………………………………….7 1.1.2. Các loại văn bản hành chính ………………………………………………….10 1.1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính………….16 1.2. Văn bản hành chính trong hoạt động quản lý của UBND cấp tỉnh…… 23 1.2.1. Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh…………………………………………………………………………………………23 1.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh…..26 1.2.3. Hệ thống văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh……………………..27 1.3. Quy trình ban hành văn bản hành chính……………………………………….. 28 1.3.1. Khái niệm quy trình và quy trình ban hành văn bản hành chính …28 1.3.2. Quy trình chung ban hành văn bản hành chính…………………………29 1.3.3. Sự cần thiết phải xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh…………………………………………………………33 1.4 Các yếu tố ảnh hƣởng tới việc đảm bảo thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính ………………………………………………………………………….. 35 1.4.1 Các quy chế, quy định …………………………………………………………….35 1.4.2 Đội ngũ cán bộ, công chức………………………………………………………35
    7. 7. 1.4.3 Bộ máy làm việc …………………………………………………………………….36 1.4.4 Thiết bị, cơ sở vật chất ……………………………………………………………37 1.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin…………………………………………………37 1.4.6 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 …………………………………………………………………….38 Tiểu kết Chƣơng 1………………………………………………………………………………39 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA……………………………………………41 2.1. Khái quát chung về tỉnh Thanh Hóa…………………………………………….. 41 2.1.1. Điều kiện tự nhiên …………………………………………………………………41 2.1.2. Điều kiện kinh tế – xã hội ……………………………………………………….43 2.1.3. Tổ chức bộ máy của UBND tỉnh Thanh Hóa…………………………….49 2.2. Thực trạng xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa……………………………………………………….. 51 2.2.1. Số lượng văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa…………..51 2.2.2. Thực trạng xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa……………………………………………………………………54 2.3. Các lỗi thƣờng gặp trong quá trình ban hành văn bản hành chính……….. 60 2.4. Đánh giá tác động của việc tuân thủ quy trình đến chất lƣợng ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa …………………………………… 61 2.4.1. Về chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa ………………………………………………………………………………………………62 2.4.2. Về thể thức văn bản hành chính ban hành tại UBND tỉnh Thanh Hóa..67 2.5. Nhận xét chung…………………………………………………………………………. 71 2.5.1. Về ưu điểm……………………………………………………………………………72 2.5.2. Về một số tồn tại…………………………………………………………………..73 2.5.3. Nguyên nhân của những tồn tại ………………………………………………74
    8. 9. DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 2.1 Hệ thống văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa…………………………27 Sơ đồ 2.2 Quy trình ban hành văn bản hành chính hiện đang thực hiện tại UBND tỉnh Thanh Hóa………………………………………………………………………….55 Biểu đồ 2.1 Tổng số văn bản hành chính theo các năm của UBND tỉnh Thanh Hóa…………………………………………………………………………………………………….52 Bảng 2.1. Thống kê số lượng ban hành văn bản từ năm 2012 đến 30/6/2016 tại UBND tỉnh Thanh Hóa …………………………………………………………………….53 Bảng 2.2 Tỉ lệ văn bản mắc lỗi các năm từ 2012-30/6/2016………………………62 Bảng 3.3. Các bước hình thành Văn bản hành chính………………………………..86 Bảng 3.4. Các bước hình thành văn bản hành chính…………………………………88
    9. 10. 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong công cuộc đổi mới toàn diện đất nƣớc, đồng thời với việc đổi mới về kinh tế thì cải cách hành chính cũng đã và đang đƣợc tiến hành. Để đề ra các đƣờng lối đẩy mạnh công cuộc đổi mới đất nƣớc trong điều hành công việc không thể thiếu đƣợc công tác văn bản, nhất là trong giai đoạn hiện nay, việc xây dựng và ban hành văn bản hành chính càng giữ một vị trí quan trọng, đặc biệt là các cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng. Văn bản là phƣơng tiện dùng để ghi lại và truyền đạt thông tin, nó giữ vai trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động đời sống xã hội. Trong hoạt động quản lý nhà nƣớc, văn bản còn đƣợc thể hiện tính quyền lực, trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của nhà nƣớc, của một quốc gia dân tộc. Các cơ quan từ Trung ƣơng đến địa phƣơng đều sử dụng văn bản nhƣ những phƣơng tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc. Văn bản hành chính nhà nƣớc không những là phƣơng tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà nƣớc với nhau, và giữa cơ quan nhà nƣớc với các tổ chức, công dân, thể hiện phƣơng thức, lề lối làm việc của từng cơ quan. Thanh Hóa là tỉnh nằm ở Bắc Trung Bộ, cách thủ đô Hà Nội 154km về phía Nam và cách thành phố Hồ Chí Minh 1.560km về phía Bắc. Phía Nam giáp tỉnh Nghệ An; phía Bắc giáp với 3 tỉnh: Sơn La, Hòa Bình và Ninh Bình; phía Tây giáp với nƣớc CHDCND Lào, với đƣờng biên giới dài 192km; phía Đông là Vịnh Bắc Bộ với chiều dài 102km bờ biển. Diện tích tự nhiên là 11.130km2 ; toàn tỉnh có 27 đơn vị hành chính cấp huyện và tƣơng đƣơng (gồm 1 thành phố, 02 thị xã và 24 huyện) với 637 xã, phƣờng, thị trấn; dân số gần 3,5 triệu ngƣời, đứng thứ 3 cả nƣớc, sau thủ đô Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Với nhiều đặc điểm riêng biệt, Thanh Hóa đƣợc ví nhƣ một “Việt
    10. 11. 2 Nam thu nhỏ”. Chính vì đặc điểm đó mà tại UBND tỉnh Thanh Hóa hàng năm có số lƣợng văn bản hành chính đƣợc ban hành rất lớn (năm 2022 là 22.214 văn bản). Tại UBND tỉnh Thanh Hóa cũng đã chú trọng đến công tác ban hành văn bản hành chính, Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành Quyết định “Ban hành Quy định về lập hồ sơ trình giải quyết công việc, phát hành văn bản, lƣu trữ và tra cứu hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh”. Tuy nhiên, Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa chƣa xây dựng đƣợc quy trình ban hành văn bản hành chính cụ thể, chi tiết, chính vì vậy, công tác ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa vẫn chƣa phát huy hết hiệu lực, hiệu quả. Vẫn tồn tại một số văn bản sai thể thức, lỗi kỹ thuật trình bày, các văn bản hành chính vẫn còn lỗi chính tả, một số quyết định (cá biệt) căn cứ sai Luật chính quyền địa phƣơng, tên loại văn bản không phù hợp với nội dung thông tin mà văn bản chứa đựng, sử dụng các từ viết tắt sai quy định, dùng Công văn của Văn phòng UBND tỉnh để đính chính nội dung của các Quyết định do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã ký ban hành nhƣng sai sót về nội dung… Nhằm giải quyết những hạn chế trên đồng thời tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà nƣớc thì việc nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa là hết sức cần thiết để cải cách nền hành chính, nâng cao năng lực quản lý nhà nƣớc, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong cải cách thủ tục hành chính, thu hút nhiều nhà đầu tƣ góp phần xây dựng tỉnh Thanh Hóa phát triển hơn nữa. Đó chính là lý do tôi lựa chọn đề tài: “Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa”.
    11. 13. 4 còn mang tính khái quát cao, chƣa tập trung giải quyết các vấn đề thực tiễn tại các đơn vị. Đặc biệt, chƣa có công trình nào nghiên cứu về quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Chính vì vậy, việc nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa là hết sức cần thiết, đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay khi tỉnh Thanh Hóa đang tiến hành cải cách hành chính cũng nhƣ đang cải cách thủ tục hành chính để thu hút các nhà đầu tƣ về tỉnh. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn 3.1 Mục đích của luận văn: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn để đƣa ra những phƣơng hƣớng và giải pháp hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, đáp ứng yêu cầu đổi mới và cải cách hành chính tại tỉnh Thanh Hóa. 3.2 Nhiệm vụ của luận văn: Để đạt đƣợc mục đích trên, luận văn thực hiện một số nhiệm vụ sau: – Hệ thống hóa cơ sở lý luận văn bản quản lý nhà nƣớc và văn bản hành chính nói riêng tại UBND tỉnh Thanh Hóa. – Tìm hiểu, phân tích những cơ sở khoa học và thực tiễn về quy trình ban hành văn bản hành chính. – Phân tích thực trạng quy trình văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Đồng thời, đề xuất một số giải pháp trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa trong thời gian tới. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu là quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa.
    12. 17. 8 quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thực thi bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân”. Ở đây, chúng tôi thống nhất sử dụng thuật ngữ “văn bản quản lý nhà nƣớc” theo quan điểm của Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học viện Hành chính [15, tr.9]. 1.1.1.3. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước Trên giác độ khoa học hành chính, quản lý hành chính nhà nƣớc đƣợc hiểu là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật nhà nƣớc đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con ngƣời nhằm duy trì và phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật, nhằm thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của nhà nƣớc trong công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc, văn bản vừa là công cụ quản lý nhƣng cũng vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý. Cơ quan hành chính nhà nƣớc sử dụng văn bản để cụ thể hóa pháp luật, để hƣớng dẫn việc thực hiện pháp luật cũng nhƣ là để áp dụng pháp luật vào giải quyết các nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nƣớc. Việc sử dụng văn bản quản lý trong giải
    13. 19. 10 Nhƣ vậy, văn bản hành chính là một trong bốn loại văn bản hình thành trong các cơ quan, tổ chức (trong hệ thống cơ quan nhà nước cũng như trong các tổ chức doanh nghiệp, tổ chức xã hội và xã hội – nghề nghiệp). Đây là loại văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định cá biệt và thông tin quản lý để phục vụ hoạt động điều hành các công việc hành chính cụ thể của các cơ quan tổ chức. Văn bản hành chính bao gồm nhóm văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thƣờng. 1.1.2. Các loại văn bản hành chính Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ quy định các hình thức văn bản hành chính gồm 23 loại văn bản. Tuy nhiên, ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ – CP về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP đã bổ sung thêm một số loại văn bản hành chính, tổng cộng gồm 32 loại văn bản, cụ thể nhƣ sau: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đƣờng, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thƣ công. Đến nay, chƣa có quy định nào của Nhà nƣớc giải thích về tính chất nội dung của các hình thức văn bản hành chính nêu trên, dẫn đến trong một số trƣờng hợp khó xác định rõ sự khác nhau giữa một số loại văn bản nhƣ quy chế và quy định; chƣơng trình, kế hoạch, đề án và dự án; công văn và thƣ công; hƣớng dẫn và công văn hƣớng dẫn, biên bản, bản thỏa thuận, bản cam kết và bản ghi nhớ… Trên cơ sở đúc kết mang tính khoa học và qua thực tiễn sử dụng, có thể giải nghĩa các hình thức văn bản này nhƣ sau:
    14. 22. 13 Biên bản là văn bản dùng để ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc tình trạng sự việc vừa xảy ra do những ngƣời có trách nhiệm thực hiện. Biên bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết vấn đề, vụ việc nào đó. Tờ trình là văn bản dùng để đề xuất với cấp trên một vấn đề, đề nghị cấp trên phê duyệt. Hợp đồng là văn bản thoả thuận giữa hai hay nhiều bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền lợi, nghĩa vụ của các bên trong một quan hệ nhất định. Công văn là văn bản của cơ quan, tổ chức để giao dịch, trao đổi thông tin, chỉ đạo công việc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các chủ thể có thẩm quyền. Thư công là văn bản của cá nhân thủ trƣởng cơ quan hay ngƣời có vị trí chức danh nhất định trong cơ quan, tổ chức dùng để giao dịch việc công, xây dựng và củng cố các mối quan hệ công chúng, với đối tác và khách hàng của cơ quan, tổ chức. Thƣ công giống với công văn là đều là văn bản hành chính không đề tên loại, đều đƣợc đăng ký vào sổ “văn bản đi” và nhằm mục đích liên lạc, trao đổi thông tin. Tuy nhiên thƣ công khác với công văn ở chỗ, mục đích nổi bật nhất của thƣ công là để liên hệ giao dịch với đối tác và khách hàng của cơ quan, tổ chức, tạo dựng và củng cố các mối quan hệ công chúng. Thƣ công nhấn mạnh vai trò, vị trí, uy tín của đích danh cá nhân thủ trƣởng cơ quan hay ngƣời có vị trí chức danh nhất định trong cơ quan, tổ chức. Ngƣời ký văn bản trong thƣ công đều ký trực tiếp, không sử dụng hình thức ký thay, thừa lệnh hay thừa ủy quyền. Việc trình bày các yếu tố thể thức trong thƣ công cũng linh hoạt, không yêu cầu chặt chẽ nhƣ các văn bản hành chính khác. Công điện là văn bản đƣợc chuyển bằng các phƣơng tiện truyền tin nhanh để chỉ đạo hay ra quyết định về những vấn đề khẩn cấp.
    15. 24. 15 Giấy mời là một loại giấy tờ hành chính đƣợc dùng thể hiện mong muốn hay yêu cầu một cách lịch sự để các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham dự một hoạt động nào đó. Giấy biên nhận là loại giấy tờ hành chính đƣợc sử dụng để một chủ thể xác nhận về việc đã nhận tài sản, tài liệu, giấy tờ nào đó. Giấy giới thiệu là loại giấy tờ hành chính dùng để cấp cho cán bộ, công chức, nhân viên đi liên hệ công tác hay giao dịch nói chung nhằm thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân cán bộ, công chức đó. Giấy nghỉ phép là loại giấy tờ hành chính cấp cho cán bộ, công chức, nhân viên khi đƣợc nghỉ phép, có giá trị thay giấy đi đƣờng trong thời gian nghỉ phép và làm căn cứ thanh toán tiền đi đƣờng theo chế độ. Giấy đi đường là loại giấy tờ hành chính dùng để cấp cho cán bộ, công chức, nhân viên khi đi công tác, có giá trị để tính phụ cấp đi đƣờng. Phiếu gửi là giấy tờ hành chính dùng trong trƣờng hợp chuyển tài liệu, văn bản tới cơ quan cần chuyển đến. Phiếu chuyển là giấy tờ hành chính của một cơ quan gửi kèm theo các văn bản, tài liệu để chuyển đến cơ quan, tổ chức khác để xác nhận về việc đã nhận đƣợc văn bản, tài liệu đó. Trên thực tế, việc lựa chọn hình thức văn bản hành chính tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu nội dung thông tin của văn bản. Đối với một số trƣờng hợp, pháp luật quy định chặt chẽ về hình thức văn bản sử dụng, một số trƣờng hợp khác chƣa có văn bản pháp luật quy định cụ thể thì cán bộ soạn thảo văn bản cần lựa chọn hình thức văn bản sao cho đảm bảo tính khoa học, phù hợp với thông lệ chung và sao cho đạt đƣợc hiệu quả truyền đạt thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn cao nhất.
    16. 25. 16 1.1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính Trong quá trình soạn thảo văn bản, tác giả văn bản cần nắm vững đƣờng lối chính trị của Đảng để có thể quy phạm hóa chính sách thành pháp luật, văn bản đƣợc ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, phải giải quyết đƣợc các vấn đề: văn bản sắp ban hành thuộc thẩm quyền pháp lý của ai và thuộc loại nào? Phạm vi tác động đến đâu? Trật tự pháp lý đƣợc xác định nhƣ thế nào? Văn bản dự định ban hành có gì mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quan hoặc của cơ quan khác? Hơn nữa, tác giả ban hành cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phƣơng thức giải quyết công việc đƣa ra phải rõ ràng, phù hợp. Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên, có tính khả thi…Tóm lại, trong quá trình soạn thảo văn bản cần đảm bảo cả về nội dung và thể thức của văn bản. 1.1.3.1. Yêu cầu về nội dung – Văn bản phải có tính mục đích Trƣớc khi ban hành văn bản nhất định, tác giả văn bản cần xác định rõ mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của nó, tác giả văn bản phải trả lời đƣợc một số câu hỏi nhƣ: văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết công việc gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì? Tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện đƣợc chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách của Đảng đặt ra trong nhiệm vụ thể chế hóa đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách đó. Hơn nữa, nội dung văn bản phải luôn phản ánh đƣợc nguyện vọng chính đáng của các tầng lớp nhân dân, không trái với quy định chung của pháp luật về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân. Nhƣ vậy, mục đích ban hành văn bản sẽ quyết định đến việc loại văn bản nào sẽ đƣợc sử dụng, nội dung thể thức và quy trình ban hành nhƣ thế nào.
    17. 27. 18 – Văn bản phải đảm bảo tính khả thi Một văn bản khi đƣợc ban hành sẽ không thể đi vào thực tiễn nếu không đảm bảo tính khả thi. Thực tiễn đặt ra yêu cầu cần phải ban hành văn bản và thực tiễn cũng sẽ là thƣớc đo và là nơi kiểm định tính khả thi của văn bản. Muốn đảm bảo tính khả thi, văn bản phải đảm bảo những yêu cầu nhƣ: văn bản phải xuất phát từ nhu cầu thực tiễn quản lý và đáp ứng đƣợc nhu cầu ấy; những yêu cầu đặt ra trong văn bản phải phù hợp với mức độ phát triển kinh tế, xã hội hiện tại của đất nƣớc; yêu cầu hoặc chế tài (nếu có) phải phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng của các đối tƣợng thực thi, không đƣợc đề xuất các biện pháp hoặc yêu cầu mang tính chất duy ý chí thuần túy. 1.1.3.2. Yêu cầu về thể thức Về thể thức văn bản quản lý nhà nƣớc hiện nay có ba quy định: Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 26/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ quy định về kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nƣớc; Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011, có hiệu lực từ ngày 04/3/2011 quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày thể thức văn bản hành chính; Thông tƣ số 25/2011/TT-BTP do Bộ Tƣ pháp ban hành ngày 27/12/2011 quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ, Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch. Trong phạm vi của luận văn này, chúng tôi tìm hiểu về quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Vì vậy, những yêu cầu về thể thức chúng tôi sử dụng Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. Theo Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao
    18. 28. 19 gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này” (Điều 2, chƣơng I). Theo Thông tƣ 01/2011/TT-BNV thì các yếu tố thể thức chung và các yếu tố thể thức có thể có, cấu thành văn bản đƣợc quy định tại các điều từ điều 6 đến điều 15 Chƣơng II, cụ thể: – Quốc hiệu; – Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; – Số, ký hiệu của văn bản; – Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; – Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; – Nội dung văn bản; – Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền; – Dấu của cơ quan, tổ chức; – Nơi nhận; – Các thành phần bổ sung có những yếu tố + Dấu chỉ mức độ mật + Dấu chỉ mức độ khẩn + Chỉ dẫn về phạm vi lƣu hành; + Đối với công văn, ngoài các thành phần đƣợc quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thƣ điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (website). + Đối với những văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải đƣợc đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
    19. 29. 20 + Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập”. – V.v.. Mỗi yếu tố thể thức kể trên đều chứa đựng những thông tin cần thiết cho việc hình thành, sử dụng, quản lý văn bản và có ảnh hƣởng tới quá trình thực hiện văn bản trong thực tế quản lý. Do vậy, chúng cần phải đƣợc thiết lập và trình bày một cách khoa học theo những quy định hiện hành của Nhà nƣớc về vấn đề này. Đối với những thành phần thể thức bắt buộc, nếu văn bản thiếu chúng sẽ không phù hợp với pháp luật. Bên cạnh đó, nếu thiếu các yếu tố thể thức hoặc không thực hiện đúng các yêu cầu về thể thức của văn bản còn gây khó khăn trong công tác quản lý, lƣu trữ và khai thác, tra cứu văn bản trong hoạt động của cơ quan. Việc trình bày văn bản đúng và đủ các thành phần thể thức do nhà nƣớc quy định có một số ý nghĩa sau: – Thứ nhất, về mặt pháp luật. Đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật; – Thứ hai, về mặt pháp lý. Đảm bảo hiệu lực pháp lý cho văn bản; – Thứ ba, về mặt thực tế. Giúp cho công tác văn thƣ, lƣu trữ, quản lý, theo dõi và bảo quản văn bản đƣợc dễ dàng; – Thứ tƣ, về mặt văn hóa. Đảm bảo đƣợc tính thống nhất văn bản trong cả nƣớc và tiến tới tiêu chuẩn hóa và mẫu hóa văn bản trong cả nƣớc. 1.1.3.3. Yêu cầu ngôn ngữ của văn bản hành chính Ngôn ngữ là yếu tố có tầm ảnh hƣởng trực tiếp nhất và quan trọng nhất đối với chất lƣợng thông tin mà văn bản đề cập. Muốn cho nội dung thông tin trong văn bản đến các đối tƣợng quản lý đƣợc chính xác và trọn vẹn theo mục đích mà cơ quan tổ chức duy trì, cần phải đảm bảo sự chuẩn xác, phù hợp của các đơn vị ngôn ngữ đƣợc sử dụng. Mặt khác, cách xử lý ngôn ngữ trong văn bản cũng chính là một trong những tiêu chí đánh giá năng lực cán bộ của mỗi cơ quan, tổ chức cũng nhƣ
    20. 30. 21 mức độ quan tâm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức đối với mảng công tác hết sức quan trọng này. Vì vậy, muốn thể hiện đƣợc văn hóa của cơ quan, tổ chức ở mức độ tích cực, cũng cần phải đảm bảo hệ thống văn bản của cơ quan tổ chức đƣợc xây dựng với văn phong thích hợp, trong đó các đơn vị ngôn ngữ đảm bảo đƣợc sử dụng theo đúng yêu cầu. Văn bản quản lý nhà nƣớc đƣợc viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính. Phong cách ngôn ngữ hành chính có những đặc điểm sau: tính chính xác; tính khách quan; tính đại chúng; tính khuôn mẫu; tính nghiêm trang, lịch sự. Để đảm bảo các đặc trƣng này, việc sử dụng các đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải đảm bảo sự chuẩn xác, phù hợp với đặc điểm nội dung và mục đích ban hành văn bản. Cụ thể là: a) Về sử dụng từ ngữ – Dùng từ chuẩn xác về nghĩa, đơn nghĩa; không dùng từ đa nghĩa làm phát sinh những cách hiểu mơ hồ, có thể bị xuyên tạc hoặc lợi dụng làm tổn hại quyền lợi của Nhà nƣớc và nhân dân. – Phải lựa chọn và sử dụng từ ngữ mang sắc thái trung tính, nghiêm trang, không kèm theo sắc thái biểu cảm. – Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phƣơng, trừ trƣờng hợp sử dụng từ ngữ địa phƣơng để chỉ những sự vật, hiện tƣợng mà chỉ địa phƣơng mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phƣơng đã trở thành từ ngữ phổ thông. – Sử dụng chính xác và thích hợp hệ thống từ Hán – Việt: tận dụng những sắc thái ý nghĩa đặc biệt của từ Hán – Việt phù hợp với phong cách văn bản quản lý mà không nên lạm dụng từ Hán – Việt, đặc biệt trong những trƣờng hợp chƣa hiểu một cách thấu đáo nghĩa của từ. – Sử dụng các từ có nguồn gốc nƣớc ngoài một cách phù hợp theo quy định về cách thức sử dụng mà cơ quan có thẩm quyền đề ra.
    21. 31. 22 – Không nên lạm dụng thuật ngữ chuyên môn. Nếu trong văn bản buộc phải sử dụng từ chuyên môn sâu thì phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các thuật ngữ không quen thuộc đối với đa số các tầng lớp nhân dân. – Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, nghiêm túc của văn bản. Đối với các trƣờng hợp cần viết tắt để tránh dài dòng, cần phải viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó mở ngoặc đơn để chú giải. – Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trƣơng, thành ngữ, tục ngữ; không dùng từ lóng, từ thông tục; không sử dụng khẩu ngữ. – Sử dụng từ đúng chính tả. b) Về viết câu Câu là đơn vị cơ sở tạo nên các đoạn văn trong văn bản, cũng tức là đơn vị tạo nghĩa cơ bản của văn bản. Trong văn bản quản lý nhà nƣớc, câu vừa phải đảm bảo yêu cầu chung theo đúng chức năng ngữ pháp tiếng Việt, vừa phải đảm bảo đạt các yêu cầu trong khuôn khổ phong cách ngôn ngữ hành chính. Cụ thể là: – Câu phải đƣợc viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ hai thành phần nòng cốt: chủ ngữ và vị ngữ. Trong một số trƣờng hợp nhất định, cũng có thể sử dụng câu đặc biệt nhƣng không nên lạm dụng và phải tuân theo quy tắc của việc sử dụng loại câu này. – Nên sử dụng câu tƣờng thuật là chủ yếu, không dùng câu hỏi, câu cảm thán hoặc kiểu câu cầu khiến có chứa các từ hàm nghĩa cầu khiến trực tiếp nhƣ “hãy”, “đừng”, “chớ”, “đi”, “nào”, “hè”. Trƣờng hợp cần nêu câu hỏi, tránh dùng câu có từ để hỏi trực tiếp mà chuyển dạng câu từ câu hỏi sang câu trần thuật để đảm bảo tính lịch sự, nhã nhặn của văn phong hành chính. – Diễn đạt câu chính xác, rõ ràng, mạch lạc.
    22. 34. 25 điện thoại, thông tin điện tử …nhƣng trong quản lý, truyền tải thông tin bằng văn bản là hiệu quả nhất. Bởi vì trong thực tế quản lý nếu chỉ truyền tải thông tin bằng điện thoại, thông tin điện tử thì chƣa đủ cơ sở pháp lý để kiểm chứng việc thực thi của các cơ quan, tổ chức, đơn vị. Thứ ba, là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của các cơ quan, tổ chức: Trong hoạt động quản lý, kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, không có kiểm tra, theo dõi thƣờng xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị quyết, chỉ thị, quyết định quản lý có thể chỉ là lý thuyết suông. Kiểm tra không chỉ nhằm phát hiện ra những sai phạm để đƣa ra biện pháp xử lý mà còn nhằm kịp thời phát hiện ra sự không hợp lý giữa kế hoạch với điều kiện thực hiện của thực tiễn để từ đó có những điều chỉnh trong kế hoạch thực hiện nhằm thực hiện kế hoạch hóa trong thực tiễn với hiệu quả cao nhất. Hơn nữa, kiểm tra còn là một trong những biện pháp để nâng cao trình độ tổ chức trong công tác của các cơ quan, tổ chức nói chung và tại UBND tỉnh nói riêng. Phƣơng tiện này muốn phát huy hết vai trò thì cần phải đƣợc tổ chức một cách khoa học, việc kiểm tra văn bản phải đƣợc tiến hành một cách chọn lọc: văn bản nào cần đƣợc kiểm tra, văn bản nào phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan, đơn vị. Đối với hoạt động của UBND cấp tỉnh, văn bản phản ánh rất rõ quan hệ nhƣ thế nào với nhân dân khi thi hành các nhiệm vụ đƣợc giao. Văn bản chính là tấm gƣơng phản chiếu trung thành thái độ của ngƣời thừa hành công vụ đại điện cơ quan nhà nƣớc trƣớc những yêu cầu của quần chúng. Qua văn bản quản lý nhà nƣớc có thể tổ chức kiểm tra việc chấp hành kỷ luật quản lý nhà nƣớc trong các cơ quan, kiểm tra kỷ luật lao động, pháp chế, trật tự xã hội của cán bộ, công chức nhà nƣớc. Thứ tư, là công cụ quan trọng để xây dựng hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước: Với mục tiêu xây dựng nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nƣớc ta hiện nay, hệ thống văn bản pháp luật ngày càng đƣợc chú trọng và hoàn thiện nhằm tạo ra một hành lang pháp lý chặt chẽ, khoa học cho mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội.
    23. 36. 27 quy định của Chủ tịch UBND tỉnh; Chánh Văn phòng UBND tỉnh có thể uỷ quyền cho Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký thay các văn bản theo phân công nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh. 1.2.3. Hệ thống văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh Sơ đồ 2.1 Hệ thống văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa HỆ THỐNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH VĂN BẢN CÁ BIỆT VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƢỜNG QUYẾT ĐỊNH CÁ BIỆT CÔNG VĂN THÔNG BÁO BÁO CÁO TỞ TRÌNH KẾ HOẠCH GIẤY MỜI PHIẾU CHUYỂN CHƢƠNG TRÌNH PHIẾU GỬI …… CHỈ THỊ
    24. 42. 33 Nhƣ vậy, Quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh nói chung bao gồm bốn bƣớc. Các bƣớc này có điểm trùng với các bƣớc trong quy trình chung ban hành văn bản. Tuy nhiên, tại UBND cấp tỉnh đối với một số loại văn bản, hồ sơ công việc của các sở, ban, ngành gửi tại bộ phận một cửa có gửi kèm dự thảo văn bản đóng dấu treo của các sở, ban, ngành trong hồ sơ đã thẩm định, sau khi thẩm định xong, các đơn vị sẽ chuyển bản dự thảo qua mail cho chuyên viên nhận hồ sơ. Chính vì vậy, đối với một số loại văn bản, hồ sơ tại UBND tỉnh, chuyên viên tham mƣu các phòng chuyên môn đã có sẵn dự thảo, chuyên viên có nhiệm vụ kiểm tra nội dung của bản dự thảo đó, nếu nội dung và hình thức đã đúng theo các quy định pháp luật hiện hành của pháp luật, chuyên viên sẽ tiếp tục thực hiện các bƣớc tiếp theo của quy trình ban hành văn bản hành chính. Nhƣ vậy, trong một số trƣờng hợp, tại UBND tỉnh gồm các bƣớc sau: Bƣớc 1: Chuẩn bị và dự thảo văn bản (hoặc kiểm tra nội dung dự thảo) Bƣớc 2: Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành Bƣớc 3: Phát hành văn bản và nhân bản Bƣớc 4: Chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh, gửi và lƣu văn bản 1.3.3. Sự cần thiết phải xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh Văn bản quản lý nhà nƣớc đƣợc hình thành trong hoạt động quản lý và lãnh đạo nói chung, là phƣơng tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật, phƣơng tiện điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của nhà nƣớc. Có thể nói, văn bản là tấm gƣơng phản ánh lề lối của từng thời kỳ, là một biểu hiện của “văn minh quản lý”, là thƣớc đo trình độ quản lý của giai đoạn phát triển lịch sử. Nhận thức rõ điều này, nhiều năm qua công tác soạn thảo văn bản đã đƣợc quan tâm đúng mức và trở thành một môn không thể thiếu trong mọi loại hình học tập.
    25. 43. 34 Tại UBND cấp tỉnh, hàng năm đều phải đƣa ra các chiến lƣợc phát triển kinh tế – xã hội, chính vì vậy, đòi hỏi nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nƣớc, thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nƣớc, giải quyết đúng đắn các mối quan hệ giữa nhà nƣớc với thị trƣờng và các mối quan hệ khác. Theo đó, hàng loạt các công việc dài hạn, ngắn hạn cần phải đƣa ra các kế hoạch, phƣơng án và những công việc trƣớc mắt đều phải thể hiện trên công cụ không thể thiếu đó là công tác văn bản. Vai trò của văn bản trong quản lý nhà nƣớc chiếm một vị trí quan trọng. Tuy nhiên, nếu nhƣ chúng ta không tuân thủ theo quy trình ban hành văn bản thì văn bản đƣợc ban hành liệu có đảm bảo nội dung, hình thức nhƣ chúng ta mong muốn? Nhƣ chúng ta biết, trên thực tế nếu tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính sẽ giúp cho cơ quan, đơn vị đạt đƣợc chất lƣợng ban hành văn bản hành chính, văn bản hành chính đƣợc ban hành sẽ không sai sót về thể thức, nội dung và kỹ thuật trình bày, tạo hiệu lực, hiệu quả cao trong công tác quản lý nhà nƣớc tại UBND cấp tỉnh. Hơn nữa, nếu tuân thủ quy trình thống nhất, văn bản hành chính ban hành đạt đƣợc các yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản, nhất là trong những năm qua với sự phát triển mạnh mẽ tại một số địa phƣơng, văn bản hành chính nhà nƣớc đƣợc ban hành ngày càng nhiều. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của UBND cấp tỉnh là làm sao văn bản hành chính đƣợc ban hành có chất lƣợng, có giá trị thực tế, không mang tính hình thức bởi vì chỉ khi các văn bản hành chính có hiệu lực pháp lý thì mới đảm bảo quyền uy của cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng. Để đảm bảo văn bản hành chính ban hành có hiệu lực, hiệu quả thì UBND cấp tỉnh cần quan tâm tới quy trình ban hành văn bản hành chính nhà nƣớc, xây dựng quy trình chặt chẽ, thực hiện đầy đủ các quy trình. Chính vì vậy, nếu UBND cấp tỉnh đƣa ra một quy trình ban hành văn bản hành chính thống nhất, tuân thủ theo các quy định hiện hành của pháp luật sẽ
    26. 44. 35 đạt đƣợc hiệu quả cao trong trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, từ đó nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý tại UBND cấp tỉnh, góp phần cải cách hành chính, đặc biệt là thủ tục hành chính đƣợc nâng lên rõ rệt, thu hút đƣợc nhiều nhà đầu tƣ lớn, đem lại sự hài lòng cho ngƣời dân và doanh nghiệp. 1.4 Các yếu tố ảnh hƣởng tới việc đảm bảo thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính 1.4.1 Các quy chế, quy định Nhƣ chúng ta biết, hệ thống pháp luật là cơ sở pháp lý cho hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh. Chính vì vậy, trong quy trình ban hành văn bản hành chính không thể thiếu các quy chế, quy định. Trƣờng hợp các quy chế, quy định về xây dựng, ban hành văn bản hành chính của UBND cấp tỉnh không đủ để điều chỉnh các quan hệ, các điều kiện phát sinh, không thống nhất theo quy trình ban hành văn bản nhất định thì sẽ hạn chế hiệu quả, hiệu lực của hoạt động xây dựng, ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh. Một hệ thống pháp luật đầy đủ trong hoạt động xây dựng, ban hành văn bản hành chính của UBND cấp tỉnh sẽ là cơ sở pháp lý đảm bảo cho hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh đạt hiệu quả cao. 1.4.2 Đội ngũ cán bộ, công chức Con ngƣời là chủ thể của xã hội, mọi hoạt động trong xã hội xét đến cùng đều ảnh hƣởng tới mục tiêu phục vụ cho lợi ích của con ngƣời. Do vậy, con ngƣời là mục tiêu của mọi quá trình trong sự tồn tại và phát triển của xã hội loài ngƣời. Đồng thời, con ngƣời cũng là động lực, yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của xã hội. Con ngƣời trong tổ chức là yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của bất kì tổ chức nào, cho dù đó là tổ chức tƣ nhân hay tổ chức nhà nƣớc. Một tổ chức nhà nƣớc nếu không có nguồn nhân lực có chất lƣợng sẽ khó có thể thực hiện đƣợc mục tiêu mà Nhà nƣớc đặt ra cho tổ chức và do vậy, không thể phục vụ và đáp ứng đƣợc nhu cầu của công dân và tổ chức trong xã hội.
    27. 45. 36 Trong bộ máy hành chính nhà nƣớc, nguồn nhân lực là bộ phận chủ lực thực hiện chức năng quản lý thống nhất các mặt đời sống kinh tế – xã hội, an ninh – quốc phòng của địa phƣơng. Đối với UBND cấp tỉnh, đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác tham mƣu đòi hỏi phải nhạy bén, linh hoạt để phát hiện những vấn đề then chốt một cách nhanh chóng, đúng sát với tình hình thực tiễn tại địa phƣơng, biết tổng kết thực tiễn và đúc kết thành lý luận. Để tham mƣu văn bản hành chính sát, đúng thì ngoài việc nắm vững hệ thống pháp luật về chuyên môn, nghiệp vụ, đòi hỏi cán bộ, công chức còn phải nắm vững công tác soạn thảo, ban hành văn bản. Trên thực tế, rất nhiều cán bộ, công chức chƣa quan tâm, coi trọng công tác soạn thảo, ban hành văn bản nên dẫn đến trong hoạt động quản lý kém hiệu quả do từ ngữ, văn phong hành chính chƣa chính xác, nội dung chƣa sát đúng với thực tế, thể thức văn bản chƣa đúng mẫu, tên loại văn bản chƣa phù hợp với nội dung. Nói chung, cán bộ, công chức có ảnh hƣởng to lớn bởi chính họ là những ngƣời trực tiếp thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính. Vì vậy, năng lực, tinh thần làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức này ảnh hƣởng tới chất lƣợng trong công tác ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh. 1.4.3 Bộ máy làm việc Một yếu tố quan trọng để tạo nên hiệu quả trong công việc quản lý đó chính là bộ máy làm việc. Trong bất kì cơ quan, tổ chức nào, bộ máy làm việc đƣợc sắp xếp khoa học, bố trí đúng năng lực, phân công công việc hợp lý theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ sẽ mang lại hiệu quả cao trong công tác. Nếu bộ máy làm việc không tinh gọn, không đúng chuyên môn, nghiệp vụ, sắp xếp vị trí không đúng chuyên ngành đƣợc đào tạo thì cũng sẽ ảnh hƣởng không nhỏ tới hiệu quả trong quản lý, lãnh đạo. Chính vì vậy, đây là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hƣởng tới việc thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh.
    28. 46. 37 1.4.4 Thiết bị, cơ sở vật chất Nhƣ chúng ta biết, trong thời đại bùng nổ thông tin, việc đầu tƣ nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ cho hoạt động của cơ quan, cải thiện môi trƣờng làm việc cho cán bộ, công chức là một trong những yếu tố quan trọng. Thực tế cho thấy, các cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức sẽ không thể soạn thảo, ban hành văn bản nếu nhƣ thiếu công cụ hỗ trợ hiện đại nhƣ: máy tính, máy in đảm bảo cho hoạt động của họ. Nếu nhƣ cơ quan không đầu tƣ, không cải thiện môi trƣờng làm việc thì hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức sẽ giảm sút, hiệu quả không cao, không đáp ứng đƣợc yêu cầu trong công tác lãnh đạo, quản lý. Chính vì vậy, theo tác giả đây là một yếu tố cũng rất quan trọng ảnh hƣởng tới việc thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh. 1.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin Để thực hiện tốt quy trình soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản thì một trong những yếu tố cũng vô cùng quan trong đó chính là công nghệ thông tin. Thực tế một số cơ quan cho thấy, việc áp dụng phần mềm vào quản lý văn bản, hồ sơ công việc đã mang lại nhiều hiệu quả trong công tác quản lý, soạn thảo văn bản, thậm chí một số cơ quan còn áp dụng rất tốt trong quy trình ban hành văn bản, mẫu hóa và đƣa vào phần mềm dùng chung cho cán bộ, công chức sử dụng, phục vụ tốt cho hoạt động này. Chính vì vậy, đây đƣợc coi là một nhiệm vụ hàng đầu để cải tiến quy trình, tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức và đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính, thực hiện mục tiêu cải cách hành chính tại UBND cấp tỉnh.
    29. 47. 38 1.4.6 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Để thực hiện tốt quy trình ban hành văn bản tại các cơ quan, đơn vị thì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 là một yếu tố không thể thiếu bởi vì nếu cơ quan, đơn vị áp dụng hệ thống này sẽ bảo đảm môi trƣờng làm việc khoa học, quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, tổ chức trong việc thực hiện quy trình trong việc giải quyết toàn bộ công việc của cơ quan, đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Tuy nhiên, thực trạng hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị đƣợc công nhận đã thực hiện quy trình theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 nhƣng chỉ trên văn bản, giấy tờ, để đảm bảo thủ tục và các quy định theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị cấp trên. Trên thực tế, việc thực hiện theo quy trình chuẩn vẫn chƣa đƣợc lãnh đạo quan tâm thực hiện. Chính vì vậy, để áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đòi hỏi các cấp lãnh đạo, từng cơ quan, đơn vị phải quyết liệt, thay đổi quy trình cũ để áp dụng quy trình mới đảm bảo hơn, góp phần quan trọng trong việc thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan, đơn vị.
    30. 48. 39 Tiểu kết Chƣơng 1 Các cơ quan quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng có vai trò đặc biệt quan trọng trong cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nƣớc. Do đó, mọi chủ trƣơng, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nƣớc có đi vào cuộc sống hay không, hiệu lực, hiệu quả trên thực tế của cơ quan QLNN ở địa phƣơng nhƣ thế nào, một trong những hình thức hoạt động quan trọng và chủ yếu nhất của cơ quan QLNN ở địa phƣơng là ban hành các văn bản hành chính nhà nƣớc. Trong những năm gần đây, việc ban hành văn bản hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng đã từng bƣớc đi vào nền nếp, có tác dụng to lớn trong việc thực hiện các chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc, tăng cƣờng hiệu lực, hiệu quả, quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng. Tuy nhiên, trên thực tế hiện nay, quy trình ban hành văn bản hành chính nhà nƣớc chƣa đƣợc thực hiện tốt nên việc ban hành các văn bản hành chính nhà nƣớc vẫn chƣa đạt đƣợc hiệu quả nhƣ mong muốn. Văn bản hành chính nhà nƣớc đƣợc hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật. Nó vừa là phƣơng tiện, vừa là sản phẩm của hoạt động QLNN của cơ quan nhà nƣớc đồng thời có vai trò, tác dụng giúp cho UBND cấp tỉnh quản lý xã hội địa phƣơng và điều hành công việc có hiệu quả. Trong chƣơng 1, tác giả đã nêu lý luận về khái niệm về văn bản và văn bản hành chính, vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý nhà nƣớc tại UBND cấp tỉnh, các loại văn bản hành chính nhà nƣớc; đồng thời nêu rõ những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính; quy trình ban hành văn bản hành chính nói chung và quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh nói riêng; thẩm quyền ban hành văn bản hành chính và hệ thống các văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh; đồng thời tác giả nêu sự cần
    31. 49. 40 thiết ban hành quy trình ban hành văn bản hành chính; các yếu tố ảnh hƣởng tới việc thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính. Trên cơ sở lý luận về quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh, tác giả tiếp tục tìm hiểu thực trạng Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa ở chƣơng 2.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Văn Bản Pháp Luật Của Ubnd Tỉnh Thanh Hóa
  • Văn Bản Pháp Luật Ubnd Tỉnh Thanh Hóa
  • Phó Chánh Văn Phòng Ubnd Tỉnh Bắc Ninh Ra Văn Bản Trái Luật
  • Văn Bản Pháp Luật Ubnd Tỉnh Quảng Nam
  • Văn Bản Ubnd Tỉnh Quảng Nam
  • Hướng Dẫn Quy Trình Quản Lý Văn Bản Điện Tử Theo Thông Tư 01/2019/tt

    --- Bài mới hơn ---

  • Bộ Nội Vụ Triển Khai Hệ Thống Quản Lý Văn Bản Và Một Cửa Điện Tử
  • Quản Lý Văn Bản Và Hồ Sơ Điện Tử Theo Quy Định Tại Thông Tư 01/2019/tt
  • Soạn Bài: Đi Bộ Ngao Du (Trích Ê
  • Bộ Nội Vụ Lấy Ý Kiến Góp Ý Dự Thảo Nghị Định Về Tuyển Dụng, Sử Dụng Và Quản Lý Viên Chức
  • Bộ Nội Vụ: Tiền Công Đức Chịu Sự Điều Chỉnh Của Luật Tín Ngưỡng, Tôn Giáo
  • Quản lý văn bản điện tử như thế nào tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật? Văn bản điện tử được coi là phương tiện ghi thông tin rất phổ biến trong thời đại “chuyển đổi số”. Tính ứng dụng của loại văn bản này ngày càng trở nên rộng rãi ở nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, cách thức quản lý văn bản điện tử như thế nào thì không phải đơn vị nào cũng nắm được quy định.

    1. Văn bản điện tử và quản lý văn bản điện tử là gì?

    Căn cứ theo Điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về công tác văn thư, văn bản điện tử là loại văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy, được trình bày theo đúng thể thức, định dạng và kỹ thuật như quy định.

    Căn cứ theo Điều 3, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là việc thực hiện kiểm soát, theo dõi trong suốt vòng đời của hồ sơ điện tử, bao gồm các nghiệp vụ: Tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản và lưu trữ, sử dụng và hủy văn bản điện tử.

    Theo Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quy trình quản lý văn bản điện tử được phân chia thành mục văn bản đến và văn bản đi.

    Theo Chương II của Thông tư 01/2019/TT-BNV, quy trình quản lý văn bản đến gồm:

    Khâu tiếp nhận văn bản điện tử đến cần phải:

    • Kiểm tra chữ ký số: Đáp ứng quy định sử dụng chữ ký số tại Thông tư 41/2017/TT-BTTTT của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
    • Thông báo đã nhận văn bản.

    Khi nhận được văn bản điện tử đến, đơn vị hoặc cá nhân cần có trách nhiệm:

    Các bước để quản lý văn bản điện tử đi như sau:

    Cá nhân phụ trách soạn thảo văn bản cần phải:

    • Dự thảo văn bản và đưa vào hệ thống, xác định mức độ khẩn của văn bản, trình lãnh đạo đơn vị để duyệt và xem xét.
    • Cập nhật các trường thông tin của văn bản vào hệ thống.

    Lãnh đạo của đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản cần:

    • Xem xét và cho ý kiến, phê duyệt về nội dung của văn bản.
    • Chuyển đến người có trách nhiệm kiểm tra thể thức, cách trình bày của văn bản.

    Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản:

    Bộ phận văn thư tiếp nhận:

    Để thực hiện ban hành văn bản điện tử đi, người có thẩm quyền của đơn vị cần ký duyệt ban hành để chuyển văn thư cơ quan làm thủ tục. Bộ phận văn thư sẽ thực hiện tiếp như sau:

    • Cấp số văn bản, thời gian vào dự thảo văn bản.
    • In và đóng dấu của đơn vị/cơ quan.
    • Tổ chức lưu trữ tại văn thư đơn vị 1 bản.
    • Ký số của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản điện tử.
    • Cập nhật thông tin của văn bản vào hệ thống các trường thông tin của tổ chức.

    Trường hợp tổ chức/đơn vị thực hiện phát hành văn bản giấy và cần số hóa văn bản giấy cần căn cứ theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 6 Thông tư này. Sau đó, tổ chức ký số và phát hành văn bản số hóa. Sau khi gửi văn bản giấy cho các tổ chức nhận, đơn vị cần lưu văn bản điện tử trong hệ thống.

    3. CloudOffice – Quản lý văn bản hiệu quả, khoa học, chuyên nghiệp

    CloudOffice là giải pháp cải tiến các quy trình tác nghiệp truyền thống, hướng đến một văn phòng điện tử “không giấy tờ” do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) cung cấp. CloudOffice cung cấp đầy đủ các chức năng như: Quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, tờ trình, phân loại, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử lý văn bản,…

    Sử dụng CloudOffice, người dùng có thể truy cập và điều hành từ xa thông qua các ứng dụng cài trên smartphone, máy tính bảng. Nhờ vậy, CloudOffice đáp ứng đầy đủ các yêu cầu làm việc từ xa của lãnh đạo cơ quan, thủ trưởng đơn vị.

    Những chức năng ưu việt của CloudOffice trong quản lý văn bản:

    CloudOffice như “cánh tay đắc lực” hỗ trợ cho công tác văn thư của các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp được cải tiến và thu gọn, thực hiện dễ dàng và thuận tiện, hiệu quả hơn. Bộ phận văn thư không cần quá nhiều thời gian và công cụ thủ công, các nghiệp vụ được thực hiện nhanh chóng trên hệ thống của CloudOffice chỉ với thiết bị kết nối mạng.

    CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hà Nội: Cầu Cứu Bộ Nội Vụ Phương Án Xét Tuyển Giáo Viên Hợp Đồng
  • Bắc Ninh Xin Ý Kiến Bộ Nội Vụ “gỡ Khó” Trong Xét Đặc Cách Giáo Viên Hợp Đồng
  • Mẫu Nội Quy Công Ty, Nội Quy Quy Chế Lao Động Công Ty 2022
  • Mẫu Quy Chế Nội Bộ Về Quản Trị Công Ty Đại Chúng Theo Tt 95/2017/tt
  • Kết Quả Công Tác Bảo Vệ Chính Trị Nội Bộ
  • Văn Bản Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử

    --- Bài mới hơn ---

  • Văn Bản Điện Tử Phải Được Bảo Đảm Tính Xác Thực Về Nguồn Gốc
  • Tập Huấn Văn Bản Điện Tử Có Xác Thực Chữ Ký Số
  • Thông Báo Áp Dụng Quy Trình Xử Lý Văn Bản Đến Và Đi Trên Văn Phòng Điện Tử Sở Tài Nguyên Và Môi Trường
  • Thông Tư Quy Định Quy Trình Trao Đổi, Lưu Trữ, Xử Lý Tài Liệu Điện Tử Trong Công Tác Văn Thư, Các Chức Năng Cơ Bản Của Hệ Thống Quản Lý Tài Liệu Điện Tử Trong Quá Trình Xử Lý Công Việc Của Các Cơ Quan, Tổ Chức
  • Quy Chế Tiếp Nhận, Xử Lý, Phát Hành Và Quản Lý Văn Bản Điện Tử Trên Địa Bàn Tỉnh Vĩnh Phúc
  •   1. Nghị định 51/2010/NĐ-CP

      2. Thông tư 32/2011/TT-BTC

      3. Thông tư 39/2014/TT-BTC

      4. Thông tư 37/2017/TT-BTC

      5. Nghị định 119/2018/NĐ-CP

      6. Thông tư 68/2019/TT-BTC

      7. Nghị định 123/2020/NĐ-CP

      8. Thông tư 88/2020/TT-BTC – BỔ SUNG ĐIỀU 26 THÔNG TƯ SỐ 68/2019/TT-BTC

    1. Nghị định 51/2010/NĐ-CP

    Nghị định 51/2010/NĐ-CP ban hành ngày 14/05/2010 quy định về việc tạo, phát hành hóa đơn điện tử; sử dụng, lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử và hủy hóa đơn điện tử của đơn vị đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng. Đặc biệt, ở Nghị định này có điều khoản về những mức phạt cụ thể của các hành vi vi phạm về khởi tạo hóa đơn điện tử.

    Để tìm hiểu thêm về các điều khoản cụ thể của Nghị định 51/2010/NĐ-CP, bạn có thể truy cập vào địa chỉ:

    https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-51-2010-ND-CP-hoa-don-ban-hang-hoa-cung-ung-dich-vu-105694.aspx

    2. Thông tư 32/2011/TT-BTC

    Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; cách lập và cách xử lý hóa đơn điện tử đã lập khi có sai sót và cách lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử khi hết thời gian lưu trữ. Đặc biệt, thông tư này còn quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

    Để tìm hiểu thêm về các điều khoản cụ thể của Thông tư 32/2011/TT-BTC, bạn có thể truy cập vào địa chỉ:

    https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-32-2011-TT-BTC-huong-dan-ve-khoi-tao-phat-hanh-su-dung-hoa-don-dien-tu-120233.aspx

    3. Thông tư 39/2014/TT-BTC

    Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/03/2014 quy định về đối tượng áp dụng, nguyên tắc tạo và phát hành hóa đơn điện tử. Thông tư này hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. Thông tư quy định cụ thể về trường hợp bên mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành khi muốn chuyển sang hóa đơn điện tử và nguyên tắc lập cùng những quy tắc trong ủy nhiệm hóa đơn.

    Để tìm hiểu thêm về các điều khoản cụ thể của Thông tư 39/2014/TT-BTC, bạn có thể truy cập vào địa chỉ:

    https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thuong-mai/Thong-tu-39-2014-TT-BTC-huong-dan-51-2010-ND-CP-04-2014-ND-CP-hoa-don-ban-hang-hoa-dich-vu-229190.aspx

    4. Thông tư 37/2017/TT-BTC

    Thông tư 37/2017/TT-BTC ban hành ngày 27/04/2017 sửa đổi, bổ sung một số điều ở Thông tư 39/2014/ TT-BTC ngày 31/03/2014 và Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính. Thông tư điều chỉnh chủ yếu về thời gian doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng nhanh hơn, đồng nghĩa là kế toán cần thực hiện chủ động nhanh hơn hồ sơ và các thủ tục xin được sử dụng hóa đơn điện tử.

    Để tìm hiểu thêm về các điều khoản cụ thể của Thông tư 37/2017/TT-BTC, bạn có thể truy cập vào địa chỉ:

    https://thuvienphapluat.vn/van-ban/thue-phi-le-phi/Thong-tu-37-2017-TT-BTC-sua-doi-Thong-tu-39-2014-TT-BTC-206-2015-TT-BTC-348311.aspx

    5. Nghị định 119/2018/NĐ-CP

    Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành ngày 12/09/2018 đã đánh dấu một bước tiến trong lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử của Chính phủ. Nghị định này quy định rõ thời gian hoàn thành chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử; chi tiết các loại hóa đơn điện tử cũng như nguyên tắc lập, nội dung lập và thời điểm lập hóa đơn điện tử.

    Để tìm hiểu thêm về các điều khoản cụ thể của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, bạn có thể truy cập vào địa chỉ:

    https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-119-2018-ND-CP-quy-dinh-ve-hoa-don-dien-tu-khi-ban-hang-hoa-cung-cap-dich-vu-394152.aspx

    6. Thông tư 68/2019/TT-BTC

    Thông tư này hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2022 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (sau đây gọi là Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) bao gồm: nội dung hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn điện tử, định dạng hóa đơn điện tử, áp dụng hóa đơn điện tử, cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, quản lý sử dụng hóa đơn điện tử, xây dựng quản lý cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

    Để tìm hiểu thêm về các điều khoản cụ thể của Thông tư 68/2019/TT-BTC, bạn có thể truy cập vào địa chỉ:

    https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-68-2019-TT-BTC-huong-dan-thuc-hien-Nghi-dinh-119-2018-ND-CP-ve-hoa-don-dien-tu-405141.aspx

    7. Nghị định 123/2020/NĐ-CP

    Nghị định này quy định việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; việc quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, thu phí, lệ phí và quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.

    Để tìm hiểu thêm về các điều khoản cụ thể của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bạn có thể truy cập vào địa chỉ:

    https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Ke-toan-Kiem-toan/Nghi-dinh-123-2020-ND-CP-quy-dinh-hoa-don-chung-tu-445980.aspx

    8. Thông tư 88/2020/TT-BTC – BỔ SUNG ĐIỀU 26 THÔNG TƯ SỐ 68/2019/TT-BTC

    Sửa đổi, bổ sung Điều 26 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30 tháng 9 năm 2022 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2022 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa.

    Để tìm hiểu thêm về các điều khoản cụ thể của Thông tư 88/2020/TT-BTC, bạn có thể truy cập vào địa chỉ:

    https://thuvienphapluat.vn/van-ban/ke-toan-kiem-toan/Thong-tu-88-2020-TT-BTC-sua-doi-Thong-tu-68-2019-TT-BTC-hoa-don-dien-tu-khi-ban-hang-457437.aspx

    Với vị thế là một trong những đơn vị phát triển phần mềm hóa đơn điện tử tiên phong, đã được cơ quan thuế thẩm định. Hóa đơn điện tử Vi Na đảm bảo đầy đủ các chức năng theo quy định của Nhà nước cũng như tính bảo mật, minh bạch và thuận lợi.

    Với những ưu thế vượt trội đó, Smartvas đã được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ theo Hotline: 19006676 (1.000đ/phút) hoặc thông qua website: http://smartvas.vn/bang-gia-hddt

    --- Bài cũ hơn ---

  • Ứng Dụng Hệ Thống Quản Lý Và Điều Hành Văn Bản Điện Tử Voffice
  • Kiểm Tra Chữ Ký Số Trên Văn Bản Điện Tử Trong Cơ Quan Nhà Nước Được Quy Định Như Thế Nào?
  • Quy Định Về Hiển Thị Chữ Ký Số Trên Văn Bản Điện Tử Đúng Chuẩn Thông Tư 01
  • Khó Khăn Trong Triển Khai Ký Số Trên Văn Bản Điện Tử
  • Tính Pháp Lý Của Văn Bản Được Chứng Thực Điện Tử
  • Quy Định Mới Về Bản Sao Y Văn Bản Điện Tử

    --- Bài mới hơn ---

  • Quy Định Về Quản Lý Văn Bản Điện Tử Của Các Cơ Quan Nhà Nước
  • Cách Tự Thiết Kế Mẫu Hóa Đơn Điện Tử Như Chuyên Gia Cực Đơn Giản
  • Một Số Vấn Đề Về Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định
  • Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Cập Nhật Các Quy Định Về Hđđt
  • Khai Mạc Tập Huấn, Triển Khai Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Điện Tử V
  • “Sao y bản chính trên bản giấy” là hoạt động không xa lạ gì với chúng ta, thế nhưng sao y văn bản điện tử có lẽ vẫn là điều mới mẻ đối với chúng ta và chúng đựơc khuyến khích thực hiện trong thời đại công nghệ phát triển hiện nay. Nắm bắt đựơc nhu cầu đó, Bộ Nội vụ sắp tới sẽ ban hành Dự thảo Thông tư quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, trong đó, có nhắc đến khái niệm khá mới mẻ,đó là “bản sao y văn bản điện tử”

    Vậy cụ thể đó là gì? Mời các bạn xem các nội dung sau đây:

    Bản sao y văn bản điện tử là bản in ra giấy đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc văn bản điện tử và được trình bày theo thể thức quy định.

    Bản sao định dạng giấy của văn bản điện tử phải có thông tin chỉ rõ văn bản này được “Sao y bản gốc văn bản điện tử”

    Bản sao định dạng điện tử phải có thông tin chỉ rõ văn bản này đựơc “trích sao văn bản điện tử” hoặc “trích sao văn bản giấy”

    Chữ ký số trên văn bản này được thể hiện như sau:

    Đồng thời, Dự thảo Thông tư này cũng quy định giá trị pháp lý của văn bản điện tử:

    – Văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

    – Văn bản số hóa được xác thực bằng chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện việc số hóa có giá trị như văn bản đã đựơc số hóa.

    – Tài liệu, phụ lục kèm theo văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức nhưng không cùng tệp tin được xác thực bằng chữ ký số cơ quan, tổ chức ban hành và chữ ký số của người có thẩm quyền (nếu có), có giá trị pháp lý theo văn bản được ban hành.

    – Bản gốc văn bản điện tử có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau.

    – Nếu 1 văn bản được ban hành ở 2 định dạng giấy và điện tử thì 02 bản này đều là bản gốc và có giá trị như nhau. Bản gốc văn bản giấy trong trường hợp này phải đáp ứng quy định tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CO.

    – Bản sao văn bản điện tử đáp ứng đầy đủ thủ tục và thể thức quy định có giá trị pháp lý.

    – Việc xác thực chữ ký số của cá nhân và chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

    Tuy nhiên, cũng như những văn bản trước đây, các văn bản được ban hành về bản sao y đều không quy định thời hạn của bản sao y? Phải chăng các cơ quan ban hành có bỏ sót quy định này?

    Cập nhật bởi trang_u ngày 08/05/2017 03:27:30 CH

    --- Bài cũ hơn ---

  • Trao Đổi Về Khái Niệm “tài Liệu Điện Tử” Và “tài Liệu Số”
  • Bộ Tt&tt Hướng Dẫn Doanh Nghiệp Xác Minh Chữ Ký Số Trên Văn Bản Điện Tử
  • Hướng Dẫn Ký Offline Trên File Word Và Excel
  • Quy Trình Ký Số Và Mẫu Chữ Ký Trên Văn Bản Điện Tử
  • 100% Văn Bản Điện Tử Trên Trục Liên Thông Văn Bản Quốc Gia Phải Được Ký Số
  • Văn Bản Điện Tử Là Gì? Những Thông Tin Xoay Quanh Văn Bản Điện Tử

    --- Bài mới hơn ---

  • Văn Bản Điện Tử Là Gì?
  • Quy Định Về Gửi, Nhận Văn Bản Điện Tử Giữa Các Cơ Quan Trong Hệ Thống Hành Chính Nhà Nước
  • Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Đến Trong Doanh Nghiệp
  • Tổng Hợp Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến Và Văn Bản Đi
  • Quản Lý Văn Bản Đi, Văn Bản Đến Và Quản Lý Con Dấu
  • 1. Văn bản điện tử là gì?

    Khái niệm: Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp thông qua dữ liệu để truyền đạt thông tin. Văn bản điện tử là dạng văn bản có dữ liệu thông tin văn bản dưới dạng điện tử và được tạo ra từ trực tuyến hoặc được scan từ văn bản giấy tờ sang dạng hình ảnh và được định dạng dưới tệp tin tin hoặc file theo dạng “.doc” hoặc “.pdf”. Nội dung của văn bản điện tử tương tự với nội dung của văn bản giấy, các dạng scan thì nội dung y nguyê so với với chính ở văn bản giấy.

    Văn bản điện tử hiện nay là một trong những phương tiện ghi chép được sử dụng rộng rãi. Văn bản điện tử vẫn đảm bảo yêu cầu như văn bản giấy truyền thống như nội dung, yêu cầu sự ổn định, có sự thống nhất giữa các thông tin, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng tiếp cận. Điểm khác của văn bản điện tử là hình thức ghi tin, lưu trữ thông tin văn bản cũng như cách truyền đạt văn bản thông tin so với văn bản giấy truyền thống.

    Văn bản điện tử được thực hiện và hình thành thông qua các phương tiện công nghệ tiên tiến như công nghệ điện tử, máy tính, công nghệ điện, điện tử, truyền dẫn không dây và nhiều công nghệ tích hợp tạo thành.

    Xã hội hiện đại hóa, công nghiệp hóa, đứng đầu là chính phủ đã có những thay đổi đầu tiên trong việc truyền đạt thông tin. Chính phủ đã quyết xây dựng một chính phủ điện tử, xây dựng một chính phủ không giấy tờ, không ký văn bản giấy mà thay vào đó là các văn bản điện tử.

    Việc làm Điện tử viễn thông

    2. Tầm quan trọng của văn bản điện tử

    Công nghệ điện tử phát triển mạnh mẽ, các giao dịch với các cơ quan ngoài việc thể hiện trên giấy tờ thì đã được tích hợp hiện đại hóa, điện tử hóa dưới dạng văn bản điện tử. Văn bản điện tử ra đời có vai trò quan trọng đối với việc lưu giữ truyền đạt thông tin. Văn bản điện tử khắc phục được những hạn chế mà văn bản giấy tờ không giải quyết được như tốc độ truyền đạt, gửi và nhận thông tin, giảm bớt công đoạn thử công, tiết kiệm chi phí lưu trữ kiểm tra thông tin, tạo môi trường làm việc điện tử, môi trường hiện đại hóa.

    Cùng với việc văn bản điện tử xuất hiện và trở thành phổ biến trong xã hội, doanh nghiệp trong nước đang phải đổi mới, nâng cao tầm doanh nghiệp, điện tử hóa các giao dịch.

    Việc phát triển văn bản điện tử cho thấy nhiều mặt lợi ích không nhỏ đối với xã hội và nhà nước.

    2.1. Cắt giảm nhiều thủ tục hành chính

    Dịch vụ hành chính được thực hiện thông qua nền tảng trực tuyến, nền tảng số, hàng loạt thủ tục hành chính sẽ được cắt giảm và minh bạch hơn trong nhiều khâu. Người dân hay doanh nghiệp không cần mất thời gian cũng như chi phí di chuyển đến các trụ sở hành chính mà được cung cấp thông tin cũng như đăng ký dịch vụ ở bất kỳ đâu.

    Mọi chi phí khi thực hiện trên nền tảng số hay trên các văn bản điện tử sẽ được công khai và lưu giữ hồ sơ, văn bản trên nền tảng số, sẽ không còn tình trạng mất chi phí đen, chi phí không minh bạch khi thực hiện các thủ tục hành chính.

    Thông qua các văn bản điện tử, các thủ tục sẽ được thực thi theo đúng quy định, theo đúng thời gian. Việc giám sát thực thi sẽ dễ dàng hơn khi mọi văn bản điện tử được lưu trên hệ thống công khai.

    2.2. Tiết kiệm chi phí, thời gian – thuận lợi trong điều hành công việc

    Việc sử dụng văn bản điện tử đã phần nào tiết kiệm giấy in cũng như thời gian ký tá cả đống giấy tờ. Việc sử dụng văn bản điện tử giúp cho việc ký tá hàng loạt giấy tờ được đơn giản hơn rất nhiều. Sử dụng chữ ký số để ký văn bản điện tử sẽ tiết kiệm thời gian. Muốn ký văn bản giấy tờ, người ký thường phải ở văn phòng hoặc phải có người đem văn bản đến tận nơi để xin chữ ký, tuy nhiên khi có văn bản điện tử những bước này được rút gọn đáng kể. Với hệ thống văn bản điện tử, ở bất cứ đâu đều có thể xem được văn bản cũng như có thể ký duyệt bằng chữ ký số để ký duyệt và phát hành các văn bản.

    Ví dụ trong một doanh nghiệp, khi một bộ phận cần ký duyệt hợp đồng thường sẽ phải xin chữ ký của sếp, tuy nhiên không phải lúc nào thì sếp cũng ở văn phòng, khi có sự giúp sức của văn bản điện tử và chữ ký số thì sự việc giải quyết kể cả khi sếp có đi công tác ở quốc gia khác.

    Tốc độ gửi và nhận thông tin của văn bản điện tử cũng nhanh chóng hơn văn bản giấy truyền thống. Thông tin chuyển phát từ các nơi có thể mất 1-2 ngày dù là gửi nhanh, tuy nhiên văn bản điện tử sẽ được truyền và nhận thông tin chỉ trong 1 phút. Hệ thống sẽ gửi thông báo về việc truyền nhận thông tin liên tục.

    3. Sự xuất hiện của chữ ký điện tử – Xác minh văn bản điện tử

    Chữ ký điện tử là một dạng của ký hiệu điện tử. Chữ ký điện tử và chữ ký truyền thống viết tay có chức năng tương tự giống nhau, dùng đẻ ký két, cam kết theo những điều trong văn bản đã ký và không sửa đổi được sau khi đã ký.

    Đây là bước ngoặt trong sự phát triển của công nghệ số. Bằng phương thức điện tử và dưới phương pháp tạo lập từ dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức đa dạng khác, gắn liền hoặc kết hợp với thông điệp dữ liệu một cách logic với thông điệp dữ liệu và có khả năng nhận biết và xác nhận người ký văn bản điện tử.

    Về bản chất, chữ ký điện tử là chương trình phần mềm điện tử được tạo ra qua sự biến đổi từ dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó con chip của phần mềm này sẽ thông qua dữ liệu ban đầu cung cấp để xác nhận độ chính xác của chữ ký điện tử.

    Tuy nhiên chữ ký điện tử đang gặp nhiều thách thức cũng như những khả năng bảo mật không cao:

    – Tính bảo mật không cao được như văn bản giấy tờ. Khi ký văn bản giấy tờ thường sẽ gặp trực tiếp và có sự chứng kiến của nhiều bên, có sự tin tưởng tuyệt đối và không gặp trường hợp giả chữ ký. Tuy nhiên khi áp dụng ở văn bản điện tử, chữ ký số cũng chỉ là một phần mềm được người thứ 3 tạo nên rồi giao lại cho người sử dụng. đơn giản có thể hiểu là chữ ký số có thể bị đánh cắp và không phải người ký là người duy nhất biết được mật mã chữ ký.

    – Chữ ký điện tử còn quá lệ thuộc vào phần mềm máy móc. Khi có văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số, phải mất thêm một bước để xác nhận tính chính xác cũng như tính xác thực về nội dung cũng như tính chính xác của nội dung văn bản. Bước xác nhận này cần phải thông qua hệ thống máy tính và phần mềm tương thích để phân tích và xác nhận.

    – Vấn đề bản gốc, bản chính hay bản sao: đối với văn bản giấy truyền thống sẽ có văn bản gốc được ký và chỉ có một bản duy nhất tại thời điểm ký. Một khi văn bản ký mất đi sẽ không có bản y như vậy, ngoài ra còn có các bản sao để dùng trong những trường hợp cần nhiều bản cho các bên. Nhưng với văn bản điện tử thì chữ ký được ký bằng chữ ký điện tử, người ta có thể copy chữ ký và bản copy với bản chính không khác gì nhau vì cùng một mã số, từ đó không phân biệt được bản gốc và bản sao.

    4. Quy định về gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước

    Theo quyết định 28 thì văn bản điện tử sau khi đã ký duyệt được nhận, gửi qua hệ thống quản lý văn bản có giá trị tương đương với văn bản giấy, và thay cho văn bản giấy.

    Nhằm tạo hành lang pháp lý đồng bộ và có sự thống nhất trong việc gửi nhạn văn bản điện tử tron cơ quan nhà nước, Thủ tướng chính phủ đã ban hành quyết định 28, tổ chức triển khai hoạt đồng bộ kết nối liên thông văn bản điện tử. Tạo động lực mạnh mẽ trong việc phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hành chính, hướng đến nền hành chính không giấy.

    Theo điều 5 của luật iao dịch điện tử, việc giao nhận văn bản điện tử phải thông qua các nguyên tắc đã được quy định. các quy định dựa trên sự thống nhất và có sự phối hợp với các quy định khác của Luật về bảo vệ nhà nước, các luật về an ninh hay an toàn thông tin và lưu trữ thông tin văn bản.

    Văn bản điện tử có giá trị tương đương với văn bản giấy truyền thống về mọi mặt như ngày thực thi, giá trị pháp lý,…

    Văn bản điện tử được quy định phải gửi ngay trong ngày ký duyệt.

    Văn bản điện tử được theo dõi, cập nhập và xử lý trên hệ thống quản lý và điều hành chung.

    Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu về thẩm mỹ và kỹ thuật. Trình bày văn bản điện tử phải theo quy định đã ban hành.

    Nhà nước đã ban hành thông tư số 01/2019/TT – BNV để quy định rõ về việc trao đổi lưu trữ cũng như xử lý trong công tác văn thư. Thông tư này áp dụng đối với cơ quan nhà nước về việc gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

    Đối với văn bản điện tử đến và đi thực hiện và quản lý theo 05 nguyên tắc bao gồm:

    – Văn bản đến hoặc đi đều phải đăng ký ở hệ thống tình trạng đến hoặc đi.

    – Lưu số hiệu văn bản. Số hiệu này là duy nhất.

    – Địa chỉ đến hoặc đi đều phải xác nhận địa chỉ gửi hoặc địa chỉ nhận.

    – Xác định chức năng của văn bản.

    – Giải quyết văn bản điện tử được gửi đến hoặc đi theo đúng thời hạn.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Văn Bản Pháp Luật: Văn Bản Từ Bộ Tài Chính
  • Thể Thức, Kỹ Thuật Trình Bày Thông Tư Liên Tịch Do Bộ Công An Chủ Trì Về An Ninh Trật Tự Được Quy Định Thế Nào?
  • Dịch Thuật Tiếng Anh Văn Bản Tại Dịch Thuật 123
  • Phần Mềm Dịch Văn Bản Tiếng Anh Chuẩn Nhất Hiện Nay
  • Unit 3. A Trip To The Countryside
  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100