--- Bài mới hơn ---
Văn Bản Quản Lý Nhà Nước Và Kỹ Thuật Soạn Thảo Văn Bản
Hn Dn: Vbqlnn & Soạn Thảo Vb.
Luận Văn: Quản Lý Nhà Nước Về Lễ Hội Truyền Thống, Hay
Các Văn Bản Chỉ Đạo Của Nhà Nước Về Công Tác Quản Lý Và Tổ Chức Lễ Hội Năm 2022
Quản Lý Nhà Nước Về Hoạt Động Lễ Hội Tín Ngưỡng Tiêu Biểu Ở Thừa Thiên
PHẦN MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Văn bản quản lý nhà nước có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản
lý. Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản
như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc.Văn
bản quản lý nhà nước không những là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin,
các quyết định trong quản lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà
nước cấp trên với cơ quan trực thuộc, giữa các cơ quan nhà nước với nhau, và
giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, thể hiện phương thức, lề lối
làm việc của từng cơ quan.
Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành TW Đảng khóa IX khẳng
định: “Các cơ sở xã, phường, thị trấn là nơi tuyệt đại bộ phận nhân dân sinh
sống, cư trú. Hệ thống chính trị cơ sở có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và
vận động nhân dân thực hiện đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà
nước, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ tập thể của
nhân dân , huy động mọi khả năng phát triển KTXH, tổ chức cuộc sống của cộng
đồng dân cư”.
Ủy ban nhân dân cấp xã phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở
địa phương, góp phần dảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Đồng thời, để thực hiện chức
năng QLNN của mình, UBND ban hành nhiều loại văn bản như văn bản QPPL,
văn bản hành chính thông thường, văn bản chuyên môn kỹ thuật… Như vậy, văn
bản QLNN cấp xã phường có vai trò rất quan trọng.
Tuy nhiên, hiện nay hoạt động ban hành văn bản của các cơ quan QLNN
còn bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là các cơ quan nhà nước ở địa phương. Theo
Báo cáo số 164/CP-XDPL ngày 10 tháng 11 năm 2005 của Chính phủ về tình
hình soạn thảo, ban hành và kiểm tra văn bản QPPL, văn bản không đảm bảo về
căn cứ pháp lý là trên 20%; sai về tên cơ quan ban hành, sai số, ký hiệu văn bản
chiếm tỷ lệ trên 15%; sai về thể thức và kỹ thuật trình bày chiếm khoảng 50%;
1
sai về ký, đóng dấu văn bản chiếm từ 5-6%; thiếu chuẩn xác về ngôn ngữ chiếm
60%-70%. Như vậy, tỷ lệ văn bản thiếu chuẩn xác về ngôn ngữ là rất lớn. Một
trong những hạn chế đó là việc sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN
không đúng văn phong hành chính-công vụ như dùng từ đa nghĩa, sử dụng từ
thuộc phong cách khẩu ngữ, dùng từ ngữ địa phương, câu mơ hồ, lủng củng…
Do tính chất không rõ ràng, mơ hồ của từ ngữ, những nội dung bị bóp méo,
xuyên tạc trong văn bản nên đã gây những hậu quả nhất định trong hoạt động
quản lý nhà nước.
Xuất phát từ vai trò của UBND, vai trò của văn bản, từ tình hình sử dụng
ngôn ngữ trong các văn bản QLNN của cấp cơ sở, việc đầu tư, nghiên cứu các
biện pháp nâng cao hiệu quả việc sử dụng ngôn ngữ trong từng loại văn bản là
vấn đề cấp thiết đặt ra.
Cho đến nay, văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN đã được nghiên cứu
trong các công trình như:
– Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước(1997), Bùi
Khắc Việt, Nhà xuất bản khoa học xã hội;
– Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (2006), Nguyễn Văn Thâm,
Nhà xuất bản chính trị quốc gia;
– Tiếng Việt hiện đại (1996), Nguyễn Hữu Quỳnh, Trung tâm biên soạn từ
điển bách khoa Việt Nam;
– Giáo trình Tiếng Việt thực hành (2005), Học viện Hành chính Quốc gia,
Nhà xuất bản giáo dục;
– Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản (2004), Học viện
Hành chính Quốc gia, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.
Văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN cũng là một trong những nội dung
nghiên cứu trong các luận văn như:
– Hoàn thiện việc ban hành văn bản QLNN của hệ thống các cơ quan hành
chính nhà nước. Luận văn Thạc sĩ – Hà Quang Thanh – 2000
– Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan QLNN tại tỉnh
Đồng Nai. Luận văn Thạc sĩ – Hồ Văn Năm – 2001
– Ban hành và quản lý văn bản QLNN của cấp xã (qua thực tế tỉnh Phú
Thọ). Luận văn Thạc sĩ – Nguyễn Văn Bình – 2002
Tuy nhiên chưa có luân văn thạc sĩ và cử nhân chuyên ngành quản lý hành
chính công nào nghiên cứu chuyên sâu về ngôn ngữ trong văn bản QLNN của
UBND phường Yên Phụ. Vì vậy, trong phạm vi luận văn tốt nghiệp, tôi chọn đề
tài: “Văn phong và ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân
phường Yên Phụ”.
2. Mục đích của đề tài
Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước
của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ, từ đó đề xuất giải pháp đảm bảo tính
chuẩn mực về ngôn ngữ.
3. Phạm vi nghiên cứu
Các văn bản QLNN do Ủy ban nhân dân phường Yên Phụ ban hành từ
năm 2003 đến năm 2006.
4. Nhiệm vụ của đề tài
– Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn bản quản lý nhà nước; đặc điểm văn phong
hành chính công vụ; yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản QLNN.
– Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN do
UBND phường Yên Phụ ban hành.
– Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn
bản QLNN của UBND phường Yên Phụ.
5. Phương pháp nghiên cứu
a. Nghiên cứu lý luận
Đề tài dựa vào nội dung các văn bản pháp luật của nhà nước về xây dựng,
ban hành, kiểm tra xử lý văn bản, dựa vào các công trình nghiên cứu trên làm
nền tảng gắn kết lý luận với thực tiễn việc sử dụng các văn bản QLNN của
UBND phường Yên Phụ.
3
4
CHƯƠNG 1
VĂN PHONG, NGÔN NGỮ – MỘT YẾU TỐ
TẠO NÊN CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
6
– Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, tổ
chức;
– Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các đơn vị và các cơ quan
với nhau;
– Thông tin về tình hình đối tượng bị quản lý, về sự biến động của cơ quan,
về chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức;
– Thông tin về các kết quả đạt được trong quản lý.
Đối với mọi cơ quan, tổ chức những thông tin đó là quan trọng và cần thiết
để mọi cơ quan, tổ chức có thể hoạt động có hiệu quả.
b) Văn bản là phương tiện hữu hiệu trong việc truyền đạt các quyết
định quản lý
Trong quản lý, truyền đạt quyết định có một ý nghĩa rất quan trọng và đòi
hỏi không chỉ cần nhanh chóng mà còn phải chính xác, đúng đối tượng. Vấn đề
đặt ra là phải truyền đạt như thế nào để đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu
được nhiệm vụ và nắm bắt được ý đồ lãnh đạo, nhiệt tình và phấn khởi thực hiện
khi nhận được quyết định. Việc truyền đạt kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, thiếu
chính xác sẽ làm cho quyết định quản lý khó có điều kiện thực hiện hoặc thực
hiện với hiệu quả thấp, thậm chí không hiệu quả.
Thực tế cho thấy văn bản và các hệ thống văn bản có vai trò rất quan trọng
trong việc truyền đạt các quyết định quản lý. Chúng có khả năng giúp cho việc
truyền đạt các thông tin quản lý một cách rộng rãi, đồng loạt và có độ tin cậy cao
từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý. Vì vậy, trong quá trình thực hiện
cần phải chú ý đến việc sử dụng hợp lý các văn bản, xây dựng hệ thống chu
chuyển văn bản trong cơ quan sao cho khoa học để chúng phục vụ tốt nhất cho
việc truyền đạt các quyết định quản lý.
Truyền đạt quyết định quản lý và việc sử dụng văn bản như một phương
tiện để truyền đạt là một khía cạnh quan trọng của việc tổ chức khoa học lao
động quản lý. Tổ chức tốt thì năng suất lao động sẽ cao, tổ chức không tốt, thiếu
7
khoa học thì năng suất làm việc của người quản lý, của cả cơ quan sẽ bị hạn chế.
Văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức
trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, hướng hoạt động
của các thành viên vào một mục tiêu nào đó trong quản lý.
c) Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy
lãnh đạo và quản lý
Kiểm tra là điều kiện tất yếu để đảm bảo cho bộ máy lãnh đạo và quản lý
hoạt động có hiệu quả. Nếu không có kiểm tra chặt chẽ và thiết thực thì mọi chỉ
thị, nghị quyết, quyết định của các cơ quan lãnh đạo và quản lý rất có thể chỉ là
lý thuyết suông. V.I. Lênin từng nói rằng kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện là
một phương tiện có hiệu lực để thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các cơ quan kinh
tế, các tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả.
Trong thực tế, có thể có nhiều phương tiện để thực hiện việc kiểm tra,
kiểm soát các hoạt động quản lý nhà nước, nhưng một trong những phương tiện
quan trọng không thể thiếu cho công tác kiểm tra đó là hệ thống các văn bản
quản lý nhà nước. Tuy nhiên, để cho công tác kiểm tra bằng văn bản thu được
kết quả chúng ta cần phải tổ chức một cách khoa học. Cần xác định rõ phải có
những văn bản gì để phục vụ cho công tác kiểm tra và biện pháp áp dụng văn
bản đó để kiểm tra công việc trong các đơn vị. Để việc kiểm tra có hiệu quả,
chúng ta cần chú ý hai phương diện: một là tình huống xuất hiện văn bản trong
hoạt động của các cơ quan và các đơn vị trực thuộc; hai là nội dung các văn bản
và việc thực hiện văn bản đó trên thực tế. Ở những mức độ khác nhau, cả hai
phương diện này đều có thể cho thấy chất lượng trong hoạt động thực tế của cơ
quan.
Việc kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý thông qua hệ
thống văn bản không thể tách rời với việc phân công trách nhiệm một cách cụ
thể, chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thống bị
quản lý. Nếu sự phân công không rõ ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hành
kiểm tra có kết quả.
8
Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ,
muốn biết các nghị quyết có được thi hành không, muốn biết ai ra sức làm, làm
qua chuyện chỉ có một cách là khéo kiểm soát”.
d) Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật
Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính là nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ
quan hành chính nhà nước, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực
pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà
nước. Khi xây dựng và ban hành các văn bản quản lý nhà nước cần chú ý đảm
bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của mỗi cơ quan do luật định sao cho các văn bản ban hành có giá trị
điều hành thực tế chứ không chỉ mang tính hình thức, và về nguyên tắc, chỉ khi
đó các văn bản mới đảm bảo được quyền uy của cơ quan nhà nước. Đây cũng là
một yêu cầu quan trọng trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia.
1.1.3. Phân loại văn bản quản lý nhà nước
Văn bản QLNN là một tập hợp các văn bản được ban hành tạo nên một
chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó tất cả các văn bản có liên
quan mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lý
khách quan, lôgic và khoa học. Hệ thống văn bản QLNN gồm nhiều loại, do chủ
thể khác nhau ban hành, mỗi loại có những tính chất đặc thù riêng. Văn bản có
thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích và những nội
dung phân loại. Các tiêu chí đó có thể là:
– Phân loại theo hiệu lực pháp lý;
– Phân loại theo tác giả;
– Phân loại theo tên loại;
– Phân loại theo nội dung;
– Phân loại theo thời gian và địa điểm hình thành;
– Phân loại theo kỹ thuật chế tác.
– Theo Điều 4 của Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 về công tác văn thư, các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức bao gồm:
9
+ Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ sung một số
điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm
2002.
+ Văn bản hành chính
Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, báo cáo, đề án,
chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy
chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy biên nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển.
+ Văn bản chuyên ngành
Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
+ Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội
Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội do
người đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã
hội quy định.
Như vậy, theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, có thể phân loại văn bản quản
lý nhà nước như sau:
a) Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL)
– Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử
sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Hệ thống văn bản QPPL được quy định chi tiết tại Điều 1 Luật ban hành
văn bản QPPL ngày 12/11/1996, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/1997; đã
được sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành QPPL do Quốc hội khóa
IX, kỳ họp thứ 2 thông qua 16/12/2002, hiệu lực từ 27/12/2002. Theo đó, hệ
thống văn bản QPPL bao gồm:
1. Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết.
Văn bản do ủy ban Thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh, nghị quyết;
10
tốt và các văn bản cá biệt khác để giải quyết vụ việc cụ thể đối với đối tượng cụ
thể.
c) Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thông
tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản QPPL hoặc dùng để giải quyết các tác
nghiệp cụ thể. Nó thường dùng để phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi
chép công việc, báo cáo công vụ của các cơ quan nhà nước, đoàn thể, công chức
với nhau hay trong cùng một đơn vị.
Văn bản hành chính thông thường có đặc điểm là không quy định thẩm
quyền và không giới hạn thẩm quyền. Nó ra đời theo tính chất, yêu cầu công
việc; không mang tính chế tài bắt buộc. Văn bản hành chính thông thường có
nhiều biến thể bao gồm các văn bản có tên loại và các văn bản không có tên loại
như: thủ công (công văn, công điện), trình báo (tờ trình, thông báo, thông cáo,
báo cáo, biên bản), văn bản chuyển đổi hay văn bản quy phạm pháp luật phụ (kế
hoạch, đề án, quy chế, quy định, điều lệ, chương trình), các văn bản giấy tờ khác
(giấy nghỉ phép, giấy đi đường).
d) Văn bản chuyên môn kỹ thuật
Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số
cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức
khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định của
các cơ quan trên.
– Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực tư pháp, tài chính.
– Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản
đồ, khí tượng thủy văn…
Tóm lại, văn bản QLNN rất đa dạng, do nhiều chủ thể tiến hành dưới các
hình thức khác nhau để đưa pháp luật vào thực tiễn quản lý mọi mặt của đời sống
xã hội như: chính trị, kinh tế, văn hóa, an ninh, giáo dục, quốc phòng, đối ngoại.
Chúng giúp ổn định tổ chức nội bộ các cơ quan nhà nước trong việc xác định cơ
chế, lề lối làm việc, quan hệ giữa các bộ phận trong việc đặt ra và thực hiện các
quy định quyền và nghĩa vụ của công dân. Văn bản QLNN giúp các cấp, cán bộ
12
13
những phương tiện ngôn ngữ khác nhau, thể hiện các vai (các cương vị xã hội
đã được khái quát hoá) trong quan hệ giao tiếp” .
1.2.1.2. Phân loại phong cách chức năng
Các nhà ngôn ngữ học có nhiều cách giải quyết khác nhau trong vấn đề
phân loại phong cách chức năng của ngôn ngữ tiếng Việt. Tuy nhiên, phần lớn
các tác giả đều thống nhất phân loại các phong cách chức năng gồm: phong cách
hành chính, phong cách khoa học, phong cách văn chương, phong cách chính
luận, phong cách khẩu ngữ. .
Khái
niệm
trên
có
thể
được
giải
thích
rõ
như
sau:
+ Phong cách hành chính – công vụ là khuôn mẫu sử dụng cho lớp văn bản
dựa vào kiểu ngôn ngữ viết, phi nghệ thuật. Ngôn ngữ viết có đặc thù riêng,
mang tính chất chuẩn mực cao hơn ngôn ngữ nói. Phong cách hành chính – công
vụ sử dụng ngôn ngữ phi nghệ thuật, nghĩa là ngôn ngữ hoàn toàn không có tính
biểu cảm.
+ Phong cách hành chính – công vụ được sử dụng trong hoàn cảnh theo
nghi thức. Hoàn cảnh theo nghi thức là hoàn cảnh xã hội trong đó diễn ra hành vi
giao tiếp bằng lời nói mang tính đứng đắn, nghiêm túc, hoàn chỉnh; khác với
hoàn cảnh không theo nghi thức là hoàn cảnh diễn ra hành vi giao tiếp bằng lời
nói mang tính chất tự do, thoải mái, tuỳ tiện.
+ Phong cách hành chính công vụ sử dụng trong tình thế vai bằng nhau
hay không bằng nhau. Vai bằng nhau là vai của những
cấp ngang hàng. Vai
không bằng nhau là vai của cấp dưới đối với cấp trên và ngược lại. Người soạn
thảo văn bản cần xác định rõ vai của chủ thể soạn thảo văn bản, cũng như xác
định rõ vai của đối tượng mà văn bản hướng đến; trên cơ sở đó mà lựa chọn cách
xưng hô, cách viết cho phù hợp.
+ Trong phong cách hành chính – công vụ yếu tố cá nhân của người viết bị
loại trừ hoàn toàn. Người soạn thảo văn bản hành chính – công vụ không được
bộc lộ cá nhân qua văn bản. Chữ ký trên văn bản chỉ có ý nghĩa xác nhận giá trị
pháp lý của văn bản chứ không phải xác nhận tác giả của văn bản.
– Văn bản quản lý nhà nước được viết theo văn phong hành chính – công
vụ, một loại văn phong tổng hợp và hỗn dung văn phong pháp luật và văn phong
hành chính – công vụ.
Vậy phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ trong Luận văn này được
hiểu là: ” Văn phong hành chính công vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học
tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ
15
viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh
vực hoạt động pháp luật và hành chính”
e) Tính khuôn mẫu
Đây là đặc tính làm nên sự khác biệt giữa văn bản quản lý hành chính với
những loại văn bản thuộc các phong cách ngôn ngữ khác. Có thể nói, tính khuôn
mẫu của văn phong hành chính được thể hiện ở mức độ rất cao, nó bảo đảm cho
tính thống nhất, tính khoa học và tính văn hoá của công văn giấy tờ.
Tính khuôn mẫu trong văn bản hành chính thể hiện nhiều ở mức độ khác
nhau, đó là:
– Sử dụng lặp lại các thuật ngữ, từ ngữ thuộc lớp từ hành chính-công vụ;
– Sử dụng lặp đi lặp lại một số kiểu cấu trúc ngữ pháp;
– Xây dựng văn bản theo bố cục chung theo các tình huống hành chính;
– Sử dụng các văn bản mẫu (các văn bản được in sẵn thành mẫu, chỉ cần
điền thêm những thông tin cụ thể).
1.2.2. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN
18
Để đảm bảo các đặc trưng của văn phong hành chính – công vụ, việc sử
dụng các đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải đảm bảo các yêu cầu
sau:
1.2.2.1. Về cách dùng từ ngữ
a) Sử dụng từ ngữ chuẩn xác
– Dùng từ đúng nghĩa từ vựng, tức là từ phải biểu hiện được chính xác nội
dung cần thể hiện.
Ví dụ 1:”Văn bản là biện pháp quan trọng trong quản lý nhà nước”.
Trong câu này thay vì biện pháp phải dùng phương tiện.
Ví dụ 2: “Nhà nước khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ chức ,cá nhân
trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần môi trường”.
Trong câu này có hai từ đã bị sử dụng sai là “khuyến mại” và “khai khẩn”.
“Khuyến mại” có nghĩa là khuyến khích khách hàng tiêu thụ sản phẩm bằng cách
hạ giá hoặc cho không, như vậy ở đây cần phải dùng từ “khuyến khích” (tức là
“truyền đạt sự tin tưởng, phấn khởi để người ta hành động được tốt) mới phù hợp
với “sử dụng (và…) hợp lý”. Từ “khai khẩn” có nghĩa là “vỡ đất hoang để trồng
trọt”, như vậy không thể dùng với “thành phần môi trường” được. Đúng ra phải
dùng “khai thác” (với nghĩa “biến thành một nguồn lợi kinh tế hoặc rút ra những
vật có ích cho nền kinh tế từ một nguồn lợi thiên nhiên”[20].
– Không dùng từ ngữ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa.
Ví dụ 1: “Gia đình chị Lan càng thêm khó khăn khi có thêm hai miệng
ăn”.
Trong trường hợp này không nên sử dụng biện pháp hoán dụ “hai miệng
ăn” mà nên thay bằng “hai người”.
Ví dụ 2: “Xử phạt từ 20.000 đồng đến 50.000 đồng đối với hành vi không
thực hiện hay thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi
thay đổi nơi ăn ở”.
19
– Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương, trừ
trường hợp sử dụng từ ngữ địa phương để chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ
địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành
từ ngữ phổ thông.
Ví dụ 1: “Hiện nay một số trà ngô đã bắt đầu xoáy nõn”.
Ví dụ 2: “Ban quản lý tổ chức thu các hộ sới lại thịt tại chợ Hùng Lô”.
– Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán-Việt và các từ gốc nước ngoài
khác. Không nên lạm dụng từ Hán Việt, từ ngoại nhập mà phải sử dụng một cách
thích hợp và phù hợp.
Ví dụ: địa ốc (nhà đất), thường niên (hàng năm), phi trường (sân bay), vip
(quan trọng), áo pull( áo phông)…
– Không nên lạm dụng thuật ngữ chuyên môn. Nếu trong văn bản có từ
chuyên môn sâu thì phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các thuật ngữ không
quen thuộc đối với đời sống nhân dân.
Ví dụ: “Thí sinh đem tài liệu vào khu vực thi sẽ bị xử lý kỷ luật bằng hình
thức đình chỉ”.
Trong câu trên nên giải thích rõ thế nào là “khu vực thi”.
– Tránh thừa từ, lặp từ.
Ví dụ1: “Những thiệt hại do nạn ô nhiễm môi trường gây ra không thể kể
bằng con số hay số liệu cụ thể”.
Trong trường hợp trên, “con số” và “số liệu” đồng nghĩa với nhau nên chỉ
cần chọn một phương án là đã đủ nghĩa và rõ ràng.
Ví dụ 2: “gia nhập vào quân đội”.
Trường hợp này từ “gia nhập” đã bao hàm cả nghĩa của từ “vào”.
– Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính rõ ràng và nghiêm
túc của văn bản. Đối với các trường hợp cần viết tắt để tránh dài dòng, cần phải
viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó có chú giải về quy ước viết tắt.
20
– Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt.
Chính tả tiếng Việt về cơ bản đã thống nhất trên toàn quốc. Giọng nói ba
miền Bắc, Trung, Nam tuy có khác nhau về âm sắc nhưng đều có cách viết chính
tả chung. Tuy nhiên, thực tế cho thấy lỗi chính tả thường gặp trong tiếng Việt
khá đa dạng, bao gồm các lỗi về phần vần, về hệ thống phụ âm đầu và lỗi viết
hoa. Người soạn thảo văn bản luôn phải chú ý thao tác kiểm tra chính tả để đảm
bảo tính chuẩn mực của ngôn ngữ trong văn bản.
Ví dụ:
Nên dùng
Không nên
truy nã
truy nả
vãng lai
vảng lai
tín ngưỡng
tín ngưởng
công quỹ
công quỷ
kỹ thuật
kỷ thuật
Vấn đề viết hoa hiện nay còn có nhiều bất cập: viết hoa tùy tiện, không
chuẩn xác, đặc biệt là khi viết hoa tên các cơ quan, tổ chức, các chức danh, khi
muốn bày tỏ lòng tôn kính. Để phần nào giải quyết vấn đề này, Bộ trưởng – Chủ
nhiệm Văn phòng Chính phủ đã ra Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 2211-1998 về việc ban hành Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của
Chính phủ và Văn phòng Chính phủ quy định việc viết hoa trong văn bản cần
phải đảm bảo đúng với quy tắc ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thông, theo
cách viết thông dụng trong các văn kiện của Đảng, Nhà nước đang được đa số
các cơ quan và các nhà ngôn ngữ học tiếng Việt chấp nhận, giảm tối đa các chữ
viết hoa và tạo thuận lợi cho cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn bản.
b) Dùng từ đúng phong cách
– Lựa chọn và sử dụng từ trung tính, không kèm theo sắc thái biểu cảm;
Ví dụ: “Chao ôi! Nạn tham nhũng vẫn chưa được đẩy lùi”.
21
22
– Chỉ thị này thay cho Chỉ thị số 07/CT-UBND về vấn đề…
Xét về mặt nội dung, cụm từ khoá của một văn bản là các từ nói lên bản
chất của văn bản đó. Các loại cụm từ này phải được sử dụng hết sức chính xác vì
chúng có ý nghĩa chỉ đạo thi hành van bản.
1.2.2.2. Về sử dụng câu
a) Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ
hai thành phần nòng cốt
Ví dụ 1, câu sau đây là câu sai do thiếu thành phần chủ ngữ: “Được biết
quý cơ quan có kế hoạch tháo dỡ nhà trong khuôn viên do đơn vị quản lý”.
Ví dụ 2: “Tập thể UBND phường Yên Phụ”.
Câu văn trên sai do thiếu thành phần vị ngữ.
Tuy nhiên vẫn có câu đặc biệt, ví dụ loại câu đơn đặc biệt, tức là câu nòng
cốt một thành phần, chỉ sử dụng làm tiêu đề:
“2. Hàng đưa ra khỏi kho ngoại quan
2.1. Hàng đưa ra nước ngoài qua cửa khẩu thuộc hải quan tỉnh, thành phố
nơi có kho ngoại quan.
Thủ tục hải quan được tiến hành như quy định tại khoản 1 điều 9 Quy chế
kho ngoại quan”.
Hoặc có trường hợp câu đặc biệt là câu dùng khi đã xác định rõ chủ thể. Ví
dụ dùng trong trường hợp kết thúc văn bản:
“Xin gửi tới quý cơ quan lời chào kính trọng”.
b) Viết câu đảm bảo tính lôgíc
Ví dụ 1: ” Trong nhân dân nói chung và trong công tác ban hành văn bản
nói riêng chúng ta đều đã làm được rất nhiều” .
Câu trên là câu sai, vì “văn bản nói riêng” không thuộc phạm trù lô gíc
“nhân dân nói chung”.
Ví dụ 2: “Công ty cổ phần quốc tế Triều Viên quyết định khen thưởng các
cán bộ ở phòng kinh doanh, phòng hành chính và ở Hải Dương”.
25
--- Bài cũ hơn ---
Văn Phong Và Ngôn Ngữ Văn Bản Quản Lý Nhà Nước Của Uỷ Ban Nhân Dân Phường Yên Phụ
Phong Cách Ngôn Ngữ Văn Bản Và Cách Phân Biệt
Tìm Hiểu Về Phong Cách Ngôn Ngữ Trong Văn Bản Quản Lý Hành Chính Nhà Nước
Quản Lý Nhà Nước Về Đất Đai Bao Gồm Các Hoạt Động Nào?
Bài Tập Tổng Hợp Môn Văn Bản Quản Lý Nhà Nước
