Cách Sắp Xếp Tủ Tài Liệu Văn Phòng Khoa Học Và Thẩm Mỹ

--- Bài mới hơn ---

  • Cách Sắp Xếp Tài Liệu Nơi Công Sở Nhanh Chóng
  • Cách Sắp Xếp Hóa Đơn Chứng Từ Kế Toán Khoa Học
  • Cách Sắp Xếp Tài Liệu Trong Máy Tính
  • Ga L2 Tuan 2 Nguyet
  • Những Điểm Cần Lưu Ý Khi Dịch Một Văn Bản Khoa Học
  • Các nghiên cứu khoa học đã chứng minh một phòng làm việc được sắp xếp gọn gàng, khoa học sẽ giúp hiệu quả công việc được tăng cao so với những không gian bừa bộn, lộn xộn. Một chiếc tủ tài liệu văn phòng, dùng cho phòng giám đốc hay nhân viên, đều nhằm mục đích giúp không gian được ngăn nắp, tiết kiệm diện tích nhất.

    1. Cách phân loại hồ sơ

    Việc đầu tiên để sắp xếp văn phòng một cách khoa học đó là phải phân loại được các loại hồ sơ. Nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Bạn có thể phân loại theo cách như sau:

    – Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm.

    2. Lựa chọn những chiếc tủ tài liệu có nhiều ngăn

    Tất nhiên điều này tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng và khả năng kinh tế của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu có thể hãy lựa chọn một chiếc tủ có nhiều ngăn, các ngăn (khoang) có kích thước khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn có thể sử dụng tủ tài liệu vào nhiều mục đích:

    – Lưu trữ: Các tập hồ sơ, tài liệu thông thường có kích thước là 28cm x 35cm, tuy nhiên nếu bạn chọn tủ có nhiều ngăn sẽ có thể lưu trữ cả những tài liệu kích thước lớn hơn hoặc nhỏ hơn.

    – Cần có thêm những khoang cánh mở để trưng bày những phần thưởng, kỷ niệm chương.

    – Các ngăn tủ có khóa dùng để bảo mật những loại tài sản quan trọng của cá nhân, công ty hoặc những vật dụng, tài sản có giá trị đề phòng những người có ý đồ xấu.

    Nếu bạn cần cách chọn tủ cho văn phòng hiện đại, hãy tham khảo tại Tư vấn lựa chọn tủ tài liệu cho văn phòng hiện đại.

    3. Dùng tủ treo tường nếu như không gian quá nhỏ

    Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ treo trên tường. Loại tủ treo gọn nhẹ, giúp tiết kiệm diện tích nhưng lại có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ lớn. Nội thất Hoà Phát cung cấp nhiều mẫu tủ treo đẹp và nhiều chức năng sẽ giúp bạn giải được bài toán không gian văn phòng chật hẹp.

    4. Sử dụng những mẩu giấy ghi chú

    Dùng các mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt sẽ giúp việc tìm kiếm của bạn dễ dàng hơn rất nhiều. Ví dụ trên mẫu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo, còn kệ ghi “Kế hoạch” thì đó là nơi lưu trữ các bản kế hoạch. Việc này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức mà còn khiến phòng làm việc khoa học hơn.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Cách Sắp Xếp Các Chứng Từ Khoa Học Và Hợp Lý Trong Doanh Nghiệp
  • Bài Soạn Siêu Ngắn: Phong Cách Ngôn Ngữ Khoa Học
  • Ngôn Ngữ Chuyên Ngành Nhìn Từ Góc Độ Phương Pháp Giao Tiếp Trong Khoa Học Và Tiếp Nhận Văn Bản Khoa Học
  • Hướng Dẫn Phân Tích : Phong Cách Ngôn Ngữ Khoa Học
  • Phần Mềm Latex Là Gì? Hướng Dẫn Sử Dụng Chi Tiết
  • Sắp Xếp Hồ Sơ, Tài Liệu Một Cách Khoa Học

    --- Bài mới hơn ---

  • 5 Bước Đơn Giản Để Sắp Xếp Hồ Sơ Khoa Học, Hiệu Quả
  • Hướng Dẫn Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu Cho Doanh Nghiệp
  • Phương Pháp Sắp Xếp Hồ Sơ Tài Liệu Phục Vụ Cho Tra Tìm Và Bảo Quản
  • Thông Báo Tiếp Nhận Hồ Sơ Nghiên Cứu Cơ Bản Trong Khoa Học Xã Hội Và Nhân Văn Năm 2022 Đợt I
  • một Số Hướng Tiếp Nhận Tác Phẩm Văn Học Trong Dạy Học Văn
  • Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học

    Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế, phân loại – sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau:

    Chọn tủ hồ sơ:

    Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:

    + Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:

    Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).

    + Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:

    Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

    + Sử dụng những mẩu giấy ghi chú:

    Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.

    Phân loại hồ sơ:

    Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:

    + Phân loại theo cụm:

    + Phân loại theo nhóm:

    Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.

    Sắp xếp hồ sơ:

    Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:

    + Sắp xếp theo thời gian:

    Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.

    + Sắp xếp theo mẫu tự:

    Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời – thống kê – thư từ – tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.

    + Sắp xếp theo tính chất:

    Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.

    Ví dụ:

    – Hồ sơ bình thường – hồ sơ mật – hồ sơ tối mật…

    – Hồ sơ chưa giải quyết – hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm – hồ sơ đã giải quyết xong…

    Lưu trữ hồ sơ:

    + Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.

    + Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.

    + Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.

    + Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.

    + Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

    (Theo Cẩm nang Thư ký).

    --- Bài cũ hơn ---

  • Chương Trình Đào Tạo Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính
  • Đào Tạo Nghiệp Vụ Soạn Thảo Văn Bản
  • Tiêu Chuẩn Để Đứng Tên Tác Giả Bài Viết Khoa Học
  • Top 6 Bài Soạn “Xưng Hô Trong Hội Thoại” Lớp 9 Hay Nhất
  • Giáo Án Môn Ngữ Văn 12
  • Cách Sắp Xếp Hóa Đơn Chứng Từ Kế Toán Khoa Học

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Sắp Xếp Tài Liệu Trong Máy Tính
  • Ga L2 Tuan 2 Nguyet
  • Những Điểm Cần Lưu Ý Khi Dịch Một Văn Bản Khoa Học
  • Ptnt: Khám Phá Khoa Học Tìm Hiểu Về Các Hiện Tượng Thời Tiết Và Các Mùa
  • Cách Để Viết Một Báo Cáo Khoa Học
  • Các phiếu chi, UNC lưu cùng:

    – Các đề nghị thanh toán, đề nghi tạm ứng có ký duyệt của Giám đốc.

    – Nếu khoản chi từng lần của một kế hoạch tổng thể đã được duyệt thì cũng phải kèm theo bản photo của kế hoạch đó mỗi lần chi và có ký xác nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể.

    – Nếu chi thẳng chi phí hoặc tài sản thì có các hoá đơn chứng từ gốc kèm theo, hoặc nếu trả công nợ thì bản photo.

    – Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo các bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận có chức năng

    – Các khoản chi theo quyết định của Ban giám đốc sẽ phải ghi rõ theo quyết định nào và photo quyết định đó kèm theo

    – Xác nhận trả nợ gốc và lãi của NH nếu là các khoản vay

    Các phiếu kế toán lưu cùng:

    – Đề nghị thanh toán tạm ứng đã được phê duyệt

    – Hoá đơn chứng từ bản gốc kèm theo

    – Các bảng phân bổ, trích khấu hao của từng tháng về doanh thu, chi phí trả trước, khấu hao tài sản

    – Các quyết định của Giám đốc và đề nghị của phòng kế toán về các bút toán điều chỉnh, chuyển công nợ, hạch toán chi phí các khoản nợ không đòi được….

    – Các bảng biểu phân bổ tiền lương, chi phí cho các bộ phận

    Các phiếu nhập kho lưu cùng:

    – Hoá đơn mua vào

    – Biên bản giao hàng

    – Hợp đồng mua

    – Đề nghị mua hàng

    Các phiếu xuất kho lưu cùng:

    – Đề nghị xuất kho có phê duyệt

    – Dự toán nguyên vật liệu đã được phê duyệt tổng thể photo

    – Biên bản giao nhận hàng hoá

    Hệ thống tài liệu kế toán

    Hồ sơ công nợ: Lưu theo một folder và chia ra các file như sau:

    – Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý năm

    – Các biên bản thoả thuân đối trừ công nợ

    – Các quyết định xử lý công nợ

    – Các công văn đòi nợ từng lần của các món nợ

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Sắp Xếp Tài Liệu Nơi Công Sở Nhanh Chóng
  • Cách Sắp Xếp Tủ Tài Liệu Văn Phòng Khoa Học Và Thẩm Mỹ
  • Hướng Dẫn Cách Sắp Xếp Các Chứng Từ Khoa Học Và Hợp Lý Trong Doanh Nghiệp
  • Bài Soạn Siêu Ngắn: Phong Cách Ngôn Ngữ Khoa Học
  • Ngôn Ngữ Chuyên Ngành Nhìn Từ Góc Độ Phương Pháp Giao Tiếp Trong Khoa Học Và Tiếp Nhận Văn Bản Khoa Học
  • Cách Sắp Xếp Văn Bản Trong Word

    --- Bài mới hơn ---

  • Tập Huấn Công Tác Rà Soát, Sắp Xếp Văn Bản Còn Hiệu Lực
  • Nguyên Tắc Áp Dụng Văn Bản Quy Phạm Pháp Luật
  • Tinh Thần Yêu Nước Của Nhân Dân Ta
  • Bài 20. Tinh Thần Yêu Nước Của Nhân Dân Ta
  • Bộ Xử Lý Word Là Gì?
  • Khi hầu hết mọi người nghĩ về sắp xếp văn bản trong một ứng dụng, họ nghĩ đến việc sắp xếp các ô trong bảng tính Excel. Tuy nhiên, bạn có thể sắp xếp văn bản trong Word miễn là có điều gì đó cho Word biết các phần văn bản khác nhau bắt đầu và kết thúc ở đâu.

    Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách bạn có thể sắp xếp văn bản, danh sách và bảng trong Word. Lưu ý rằng nếu bạn đã có dữ liệu trong Excel, bạn có thể dễ dàng chèn một bảng tính Excel vào tài liệu Word của bạn.

    Danh sách sắp xếp trong Word

    Có ba loại danh sách bạn có thể sắp xếp Word. Loại đầu tiên chỉ đơn giản là một danh sách các từ hoặc cụm từ mà mỗi từ chiếm một dòng riêng biệt. Loại thứ hai là danh sách không có thứ tự hoặc dấu đầu dòng. Thứ ba là danh sách được sắp xếp hoặc đánh số.

    Trong mỗi trường hợp này, ngắt dòng (còn gọi là trả về vận chuyển) cho Word biết một từ hoặc cụm từ kết thúc và từ nào bắt đầu. Đây là cách Word có thể sắp xếp văn bản trong tài liệu.

    Để sắp xếp bất kỳ loại danh sách nào trong số này, hãy bắt đầu bằng cách chọn danh sách con chuột của bạn. Chỉ cần bắt đầu ở đầu danh sách, giữ nút chuột trái và kéo chuột cho đến khi toàn bộ danh sách được chọn.

    Sau đó, nhấp vào tab Trang chủtrên Băngvà tìm phần có tiêu đề Đoạn. Tìm nút có các chữ cái AZtrên đó và mũi tên chỉ xuống. Đây là lệnh Sắp xếp. Nhấp vào nút Sắp xếpvà Word sẽ mở cửa sổ Sắp xếp văn bản.

    Tiếp theo, chúng ta cần nói với Word những gì chúng ta sắp xếp. Tìm trình đơn thả xuống có gắn nhãn Loạivà chọn Văn bản. Đây cũng là tùy chọn mặc định. Cuối cùng, chúng ta cần phải nói Word cho dù chúng ta muốn sắp xếp các văn bản theo thứ tự tăng dần (A đến Z) hoặc thứ tự giảm dần (Z đến A). Thứ tự tăng dầnlà tùy chọn mặc định. Khi hoàn tất, nhấp vào nút OK và Word sẽ sắp xếp văn bản của bạn với các tùy chọn bạn đã chọn.

    Lưu ý rằng bây giờ văn bản được sắp xếp từ A đến Z theo thứ tự tăng dần. Ngoài ra, nếu bạn nhấp vào nút Tùy chọn, bạn có thể định cấu hình cài đặt nâng cao như trình phân tách trường và liệu nó có phân biệt chữ hoa chữ thường hay không.

    Sắp xếp văn bản trong bảng

    Kiểu sắp xếp này có vẻ quen thuộc hơn một chút nếu bạn thường sắp xếp dữ liệu trong Excel. Giống như một bảng tính Excel, một bảng chứa các hàng, cột và có thể chứa các tiêu đề trong hàng đầu tiên. May mắn thay, Word cung cấp cho bạn nhiều tính linh hoạt tương tự để sắp xếp văn bản như được tìm thấy trong Excel.

    Giả sử bạn có một bảng trong Word trông giống như bên dưới.

    Lưu ý rằng có các tiêu đề cột trong hàng đầu tiên và cột đầu tiên chứa văn bản mà chúng ta muốn sắp xếp. Giả sử rằng chúng tôi muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần lần này. Chọn toàn bộ bảng và một lần nữa nhấp vào nút Sắp xếptrong phần Đoạncủa Dải băng.

    Thông báo trong góc dưới cùng bên trái của cửa sổ Sắp xếpmà Word đã phát hiện các tiêu đề trong hàng đầu tiên. Cũng lưu ý rằng trình đơn thả xuống Sắp xếp theođầu tiên đã có tiêu đề cột Tên trong hộp tùy chọn.

    Phần còn lại của các tùy chọn vẫn giữ nguyên ngoại trừ việc nhớ thay đổi hướng sắp xếp thành Giảm dần. Khi hoàn tất, nhấp vào nút OK và Word sẽ sắp xếp bảng bằng cách sử dụng các tùy chọn chúng tôi đã chọn.

    Sắp xếp văn bản trong Word rất đơn giản, miễn là bạn có cách để nói cho Word biết phần nào tách một phần tử dữ liệu khỏi phần tử tiếp theo. Nếu bạn chơi với các thiết lập sắp xếp một chút, bạn sẽ khám phá ra rằng bạn có thể sắp xếp bằng cách sử dụng nhiều cột và thậm chí cả tab và văn bản được phân tách bằng dấu phẩy trong tài liệu Word.

    Mặc dù không hữu ích như sắp xếp dữ liệu trong Excel, bạn có thể tiết kiệm cho mình một số thời gian trong Word bằng cách sử dụng đoạn sắp xếp ứng dụng và văn bản bảng cho bạn bằng cách sử dụng một giao diện tương tự như được tìm thấy trong trang tính Excel. Hãy tận hưởng!

    Cách xắp sếp tên theo thứ tự ABC nhanh nhất

    Related posts:

    23.06.2010

    --- Bài cũ hơn ---

  • Soạn Bài Quá Trình Tạo Lập Văn Bản Trang 45 Sgk Ngữ Văn 7 Tập 1
  • Nội Dung Cơ Bản Môn Kỹ Thuật Xây Dựng Văn Bản Pháp Luật
  • Tóm Tắt Cốt Truyện Một Số Tác Phẩm Văn Xuôi Lớp 9
  • Những Gì Bạn Cần Biết Về Văn Xuôi ·
  • Thơ, Văn Xuôi, Và Những Kết Hợp Nghệ Thuật
  • Sắp Xếp Hồ Sơ Khoa Học, Hiệu Quả Với 5 Bước

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Triển Khai Quy Trình Quản Lý Và Sắp Xếp Hồ Sơ, Tài Liệu Khoa Học
  • Kinh Nghiệm Sắp Xếp Hồ Sơ Tài Liệu Trong Kho Lưu Trữ Khoa Học Nhất
  • Lý Giải Việc Xuất Hiện Những Trận Mưa Đá Vừa Qua
  • Soạn Bài: Kiều Ở Lầu Ngưng Bích – Ngữ Văn 9 Tập 1
  • Tìm Hiểu Kiến Thức Văn Bản: Kiều Ở Lầu Ngưng Bích (Trích Truyện Kiều
  • Làm thế nào để Quản lý tài liệu khoa học, giúp nâng cao hiệu quả công việc. FSI giới thiệu với các bạn 5 bước đơn giản để có thể sử dụng hồ sơ dễ dàng

     

    Số hóa tài liệu hiệu quả

    1. Chọn tủ hồ sơ

    Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:

    + Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn

    + Dùng tủ hồ sơ treo trên tường nếu văn phòng của bạn nhỏ

    + Sử dụng những mẩu giấy ghi chú để dán lên tường thành của từng kệ riêng biệt, giúp tìm dễ dàng hơn.

    3. Sắp xếp hồ sơ khoa học theo thời gian, theo vần (ABC), theo tính chất

    5. Lưu trữ hồ sơ:

    Hoặc cách lưu trữ khác đó là bạn có thể sử dụng các giải pháp   số hóa tài liệu của FSI . Giải pháp sẽ giúp bạn lưu trữ, phân loại, và tìm kiếm tài liệu, nhanh chóng, dễ dàng.

     

     

    --- Bài cũ hơn ---

  • Lý Thuyết Tiếp Nhận Văn Học Tại Việt Nam – Một Cái Nhìn Chung – Văn Nghiệp
  • một Số Hướng Tiếp Nhận Tác Phẩm Văn Học Trong Dạy Học Văn
  • Thông Báo Tiếp Nhận Hồ Sơ Nghiên Cứu Cơ Bản Trong Khoa Học Xã Hội Và Nhân Văn Năm 2022 Đợt I
  • Phương Pháp Sắp Xếp Hồ Sơ Tài Liệu Phục Vụ Cho Tra Tìm Và Bảo Quản
  • Hướng Dẫn Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu Cho Doanh Nghiệp
  • Hướng Dẫn Cách Sắp Xếp Các Chứng Từ Khoa Học Và Hợp Lý Trong Doanh Nghiệp

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Sắp Xếp Tủ Tài Liệu Văn Phòng Khoa Học Và Thẩm Mỹ
  • Cách Sắp Xếp Tài Liệu Nơi Công Sở Nhanh Chóng
  • Cách Sắp Xếp Hóa Đơn Chứng Từ Kế Toán Khoa Học
  • Cách Sắp Xếp Tài Liệu Trong Máy Tính
  • Ga L2 Tuan 2 Nguyet
  • Bạn đang loay hoay không biết xử lý như thế nào với đống chứng từ siêu bừa bộn? Bạn đang hoảng hốt khi sếp giao cho nhiệm vụ sắp xếp các loại chứng từ? Bạn đang đau đầu không biết sắp xếp chứng từ sao cho khoa học? Hã cùng hocexcel.online tìm hiểu các cách phân loại và sắp xếp các loại giấy tờ, chứng từ như thế nào cho gọn gàng và hợp lý nha.

    1. Lưu trữ chứng từ gốc khoa học.

    Các chứng từ gốc nên được sắp xếp theo thứ tự trong bảng kê khai thuế đầu ra đầu vào hàng tháng, hàng quý. Các hoá đơn đầu ra, đầu vào được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT đã nộp cho Cơ quan Thuế hàng kỳ.

    Đối với các chứng từ đính kèm chứng từ gốc, kế toán nên sắp xếp, lưu trữ như sau:

    • Hoá đơn bán ra nên kẹp cùng với chừng từ thanh toán như phiếu thu, giấy báo có… Ngoài ra có thể kẹp thêm phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế hay thanh lý hợp đồng (nếu có)
    • Hoá đơn mua vào thì kẹp cùng các loại chứng từ thanh toán như uỷ nhiệm chi, phiếu chi, giấy báo nợ… cùng phiếu nhập kho hay giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng
    • Nếu hàng hoá bán chịu thì kẹp cùng với phiếu kế toán hay các phiếu hạch toán và phiếu xuất kho kèm cùng hợp đồng, thanh lý nếu có…

    Kế toán cũng cần chú ý một số điểm sau:

    • Các chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (nếu có) theo đúng chức danh
    • Nên kẹp riêng các chứng từ của từng tháng. Mỗi tháng có một tập có bìa đầy đủ để dễ tìm kiếm và kiểm tra khi cần.

    2. Báo cáo nộp cho cơ quan Thuế.

    Các loại báo cáo Thuế cho cơ quan Thuế thường nộp hàng kỳ, vì thế nên sắp xếp và phân loại theo năm để dễ tìm kiếm nhất. Lưu ý kèm theo chứng từ của năm đó luôn là báo cáo của năm đó. Kế toán nên sắp xếp cụ thể, khoa học như sau:

    • Mở một file Folder để lưu tờ khai thuế cho từng năm cụ thể.
    • Chia các file thành các file nhỏ lưu theo từng loại thuế.

    Bạn nên tập hợp lại tất cả các hợp đồng gốc có dầu đỏ và lưu trữ tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Với trường hợp có từ 2 bản gốc của hợp đồng trở lên thì phòng kế toán giữ một bản, một bản còn lại có thể lưu tại bộ phận khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.

    Với các hợp đồng được phân loại theo từng dự án, kế toán nên tạo một Folder lưu trữ riêng biệt và dán tên của dự án ở gáy để khoa học và dễ tìm kiếm, quản lý hơn.

    Đặc biệt, không nên cho các bộ phận khác mang hợp đồng gốc ra ngoài hoặc không cho mượn nếu như không được sự cho phép của cấp trên để tránh được tình trạng mất hồ sơ, chứng từ, hợp đồng gốc.

    Lưu hợp đồng kinh tế cùng với các tài liệu sao để đồng bộ và dễ kiểm soát:

    • Tờ trình hoặc bản kế hoạch
    • Hợp đồng gốc.
    • Các bản phụ lục ký thêm.
    • Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi từng lần thanh toán (bản photo)
    • Biên bản bàn giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, thanh lý…
    • Các loại hoá đơn đỏ, phiếu nhập kho, xuất kho (bản photo)
    • Các loại chứng từ nộp thuế nếu có
    • Bảng tính lãi vay thanh toán ( nếu là vay cá nhân), bảng tính lãi vay (nếu là vay ngân hàng)

    4. Chứng từ lương

    Với các loại chứng từ lương, kế toán nên sắp xếp như sau:

    • Tạo một file Folder cho từng năm và lưu chứng từ lương theo từng tháng trong năm.
    • Các chứng từ lương lưu lại hàng tháng cần bao gồm những giấy tờ sau: bảng thanh toán lương có đầy đủ dấu, ký duyệt của cấp trên, bảng lương chuyển khoản ngân hàng và uỷ nhiệm chi bản photo ( nếu thanh toán lương qua ngân hàng), bảng ký nhận lương của người lao động (nếu trả lương bằng tiền mặt). Ngoài ra có thể bao gồm các chứng từ khác có phát sinh tăng/ giảm lương.

    5. Phiếu nhập kho, xuất kho.

    Kế toán lưu các phiếu xuất kho cùng với:

    • Giấy đề nghị xuất kho có phê duyệt
    • Bản dự toán nguyên vật liệu đã phê duyệt (bản photo)
    • Biên bản giao nhận hàng hoá cho mỗi lần xuất kho

    Kế toán sắp xếp phiếu nhập kho cùng với các chứng từ sau:

    • Hoá đơn đầu vào, mua vào
    • Các biên bản giao hàng hoá
    • Hợp đồng mua bán
    • Đề nghị mua hàng hoá

    6. Chứng từ thanh toán

    Các loại chứng từ thanh toán như phiếu chi, uỷ nhiệm chi thì kế toán nên sắp xếp và lưu trữ cùng với:

    • Đề nghị thanh toán hay đề nghị tạm ứng có ký duyệt, phê duyệt của Giám đốc công ty.
    • Với trường hợp doanh nghiệp có nhiều lần chi tiền cho một dự án, kế hoạch chiến lược tổng thể đã phê duyệt thì kế toán cần kèm theo bản kế hoạch đó ở mỗi lần chi ( chỉ cần bản photo) và bản lý nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể
    • Với các khoản chi có định mức như xăng xe thì cần phải được kèm theo các bản theo dõi km trên xe có sự xác nhận của đội xe, phòng nhành chính hay các bộ phận chức năng có quyền trong doanh nghiệp.
    • Với các khoản chi theo yêu cầu, quyết định của giám đốc thì sẽ phải ghi rõ theo quyết định, văn bản nào, photo quyết định, văn bản yêu cầu đó kèm theo.
    • Giấy xác nhận trả nợ gốc và lãi vay ngân hàng nếu có

    Với các phiếu thu hay giấy báo có thì kế toán lưu cùng:

    • Hợp đồng bán hàng
    • Hoá đơn GTGT

    7. Chứng từ của Tiền và các khoản tương đương tiền.

    Bạn nên tạo một Folder chia các file ra để lưu tài liệu cụ thể như sau:

    • Các biên bản đối chiếu hay kiểm kê quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp
    • Tờ khai mở tài khoản ngân hàng.
    • Biên bản xác nhận số dư tài khoản tại các ngân hàng.
    • Hợp đồng tiền gửi tiết kiệm, thanh lý hợp đồng tiết kiệm từng lần

    8. Chứng từ tài sản của doanh nghiệp

    Các chứng từ tài sản của công ty nên lưu trữ và sắp xếp riêng thoe 1 folder và chia ra các file nhỏ khác nhau. Mỗi tài sản là một folder. Mỗi tài sản cần phải có các loại chứng từ kèm theo như:

    • Tờ trình phê duyệt mua tài sản có dấu, chữ ký đầy đủ.
    • Quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu hay báo giá theo yêu cầu của doanh nghiệp.
    • Hợp đồng mua TS ký kết với người bán.
    • Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tài sản đó
    • Biên bản giao nhận tài sản giữa doanh nghiệp và bên bán TS
    • Biên bản bàn giao TS đưa vào sử dụng ký nhận của người phụ trách hoặc người sử dụng tài sản.
    • Quyết định khấu hao gồm số năm khấu hao và thời điểm khấu hao do kế toán trưởng hoặc giám đốc phê duyệt
    • Mã tài sản theo như sổ sách kế toán
    • Biên bản kiểm kê tài sản định kỳ của doanh nghiệp
    • Thẻ theo dõi tài sản cố định
    • Hồ sơ thanh lý tài sản gồm: tờ trình thanh lý; phê duyệt thanh lý; hợp đồng thanh lý; quyết định thanh lý; biên bản thanh lý… quyết định nhừng khấu hao TSCĐ, hoá đơn thanh lý bản photo.
    • Quyết định luân chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác của công ty.

    9. Chứng từ công nợ

    Với các hồ sơ công nợ, kế toán nên sắp xếp và lưu trữ theo một file riêng. Đồng thời chia nhỏ thành các file cụ thể như sau:

    • Các biên bản thoả thuận đối trừ công nợ,
    • Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý và hàng năm,
    • Công văn đòi nợ từng lần
    • Quyết định xử lý công nợ

    10. Chứng từ pháp lý

    Kế toán nên sắp xếp như sau để khoa học và hợp lý. Bạn nên chia theo Folder riêng để dễ tìm kiếm và quản lý.

    • Đăng ký kinh doanh có công chứng của từng lần thay đổi.
    • Các đăng ký kinh doanh của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng (nếu có)
    • Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần
    • Các quy chế, điều lệ của công ty.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Bài Soạn Siêu Ngắn: Phong Cách Ngôn Ngữ Khoa Học
  • Ngôn Ngữ Chuyên Ngành Nhìn Từ Góc Độ Phương Pháp Giao Tiếp Trong Khoa Học Và Tiếp Nhận Văn Bản Khoa Học
  • Hướng Dẫn Phân Tích : Phong Cách Ngôn Ngữ Khoa Học
  • Phần Mềm Latex Là Gì? Hướng Dẫn Sử Dụng Chi Tiết
  • Cách Viết Và Cấu Trúc Chi Tiết Một Bài Báo Khoa Học
  • 5 Bước Đơn Giản Để Sắp Xếp Hồ Sơ Khoa Học, Hiệu Quả

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu Cho Doanh Nghiệp
  • Phương Pháp Sắp Xếp Hồ Sơ Tài Liệu Phục Vụ Cho Tra Tìm Và Bảo Quản
  • Thông Báo Tiếp Nhận Hồ Sơ Nghiên Cứu Cơ Bản Trong Khoa Học Xã Hội Và Nhân Văn Năm 2022 Đợt I
  • một Số Hướng Tiếp Nhận Tác Phẩm Văn Học Trong Dạy Học Văn
  • Lý Thuyết Tiếp Nhận Văn Học Tại Việt Nam – Một Cái Nhìn Chung – Văn Nghiệp
  • Quản lý tài liệu khoa học, giúp nâng cao hiệu quả công việc. FSI giới thiệu với các bạn 5 bước đơn giản để có thể sử dụng hồ sơ dễ dàng

    --- Bài cũ hơn ---

  • Sắp Xếp Hồ Sơ, Tài Liệu Một Cách Khoa Học
  • Chương Trình Đào Tạo Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính
  • Đào Tạo Nghiệp Vụ Soạn Thảo Văn Bản
  • Tiêu Chuẩn Để Đứng Tên Tác Giả Bài Viết Khoa Học
  • Top 6 Bài Soạn “Xưng Hô Trong Hội Thoại” Lớp 9 Hay Nhất
  • Kinh Nghiệm Sắp Xếp Hồ Sơ Tài Liệu Trong Kho Lưu Trữ Khoa Học Nhất

    --- Bài mới hơn ---

  • Lý Giải Việc Xuất Hiện Những Trận Mưa Đá Vừa Qua
  • Soạn Bài: Kiều Ở Lầu Ngưng Bích – Ngữ Văn 9 Tập 1
  • Tìm Hiểu Kiến Thức Văn Bản: Kiều Ở Lầu Ngưng Bích (Trích Truyện Kiều
  • Cảm Nhận Đoạn Trích Kiều Ở Lầu Ngưng Bích
  • Cảm Nhận Về Nhân Vật Thúy Kiều Trong Đoạn Trích “Kiều Ở Lầu Ngưng Bích”
  • Hồ sơ, tài liệu là tài sản quý giá của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp phát sinh ra trong quá trình hoạt động. Việc hồ sơ tài liệu phát sinh ngày càng nhiều là một gánh nặng với những người làm Văn thư Lưu trữ hoặc bất kì ai đảm nhận công việc này. Vậy nên việc phân loại hồ sơ, sắp xếp tài liệu một cách khoa học là việc làm cần thiết. Mục đích của việc sắp xếp gọn gàng ngăn nắp kho lưu trữ là để thuận lợi nhất cho việc khai thác sử dụng tra cứu thường xuyên. Để bố trí, sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ hợp lý, khoa học chúng ta phải thực hiện đồng thời các nội dung sau:

    Để có thể sắp xếp tài liệu khoa học, bạn cần lựa chọn vật tư lưu trữ như kệ sắt lưu trữ, tủ đựng tài liệu, hộp lưu trữ tài liệu phù hợp. Với khối lượng tài liệu lớn,không nên đựng vào trong cặp hay những túi nhỏ. Vì nếu lưu như vậy thì việc trích xuất và tra cứu tài liệu sau này sẽ trở nên rất khó khăn. Tốt hơn hết bạn nên chọn những loại tủ đựng hồ sơ có nhiều ngăn chứa, dùng những cá tủ có nhiều ngăn ở bên trên và có hộc tủ ở bên dưới, mỗi ngăn tủ sẽ có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ khác nhau.

    Trường hợp kho lưu trữ có diện tích hạn chế, nên lựa chọn loại tủ đựng hồ sơ treo tường. Như vậy sẽ tiết kiệm được diện tích của kho vừa có thể tạo các không gian để làm lối đi khi tra cứu tài liệu lưu trữ.

    Với khối lượng tài liệu lớn, chúng ta cần phải biết các thông tin cơ bản về tài liệu như: Tên phông lưu trữ, thời gian hình thành, loại hình tài liệu, số lượng. Một khi chúng ta đã nẵm rõ thông tin về tất cả tài liệu trong kho, khi đó chúng ta sẽ lên phương án sắp xếp tài liệu nào ở vị trí nào cho phù hợp. Đối với các loại tài liệu thường xuyên trích xuất, khai thác tra cứu thì cần phải bố trí sắp xếp ở vị trí thuận tiện nhất. Đảm bảo thời gian trích xuất các tài liệu đó được nhanh chóng nhất.

    Với giá kệ lưu trữ tài liệu gồm có giá cố định và giá di động, Trong kho lưu trữ tài liệu nếu sử dụng giá di động thì sẽ chủ động hơn trong việc di chuyển khối lượng lớn tài liệu. Song hiện nay, hầu hết các kho lưu trữ hồ sơ đều sửa dụng giá cố định. Vì thế nên trước khi sắp xếp hồ sơ tài liệu lên các giá thì phải nghiên cứu bố trí sắp xếp các giá cố định đó ở vị trí nào hợp lý nhất. Ngoài ra cần phải tạo khoảng cách giữa các giá để thuận lợi cho việc sắp xếp tài liệu, lấy tài liệu để phục vụ khai thác, sử dụng. Khoảng cách giữa các giá tài liệu  để làm lối đi ít nhất là 0,5m. Với giá chỉ để tài liệu được một mặt trước, chúng ta nên xếp mặt sau của 02 giá sát vào nhau để tiết kiệm diện tích kho.

    Việc sắp xếp hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ thông thường theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới và từ ngoài vào trong. Đối với các loại tài liệu đã được chỉnh lý, trước khi xếp lên giá phải cho vào các hộp lưu trữ riêng. Dựa vào thông tin trên nhãn hộp (cặp), tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số ghi trên hộp (cặp) của mỗi phông lưu trữ. Ngoài ra để thuận lợi cho việc trích xuất và tra cứu tài liệu thì trên mỗi giá tài liệu phải có tên hoặc ký hiệu. Tên các giá tài liệu này chính là tên Phông hoặc tên khối tài liệu hoặc đặc trưng nào đó của khối tài liệu dễ “nhận biết” nhất và số thứ tự của giá tài liệu để cố định trật tự của giá trong kho và cố định vị trí của từng khối tài liệu.

    Diện tích dành cho  kho lưu trữ tài liệu ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là không nhiều. Trong khi lượng hồ sơ tài liệu phát sinh trong từng năm hoạt động lại rất lớn. Điều cần làm lúc này là phải giải phóng diện tích kho lưu trữ. Giải phóng diện tích kho có thể tiến hành bằng cách cơ quan, tổ chức phải thường xuyên thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và hủy tài liệu hết giá trị. Việc giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị (tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng thừa, photo dấu đen, tài liệu hết thời hạn bảo quản…) vừa giúp giải phóng diện tích kho vừa giúp bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu hiệu quả.

     Chỉnh lý tài liệu:

    Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khốitài liệu đưa ra chỉnh lý.

    Phương thức thức hiện: Tùy theo đặc thù hoạt động của các đơn vị, Công ty chúng tôi sẽ đề xuất phương án tổ chức dịch vụ chỉnh lý tài liệu theo các phương thức sau:

    Phương thức trọn gói: Chúng tôi tiếp nhận toàn bộ công việc từ khâu đầu đến khâu kết thúc và chuyển giao qui trình nghiệp vụ cho cán bộ của đơn vị vào thời điểm kết thúc hoạt động, đơn vị đóng vai trò giám sát và quản lý chất lượng công việc.

    Phương thức chuyên gia: Đơn vị tự thực hiện các qui trình nghiệp vụ, công ty chúng tôi là người đóng vai trò chuyên gia trong việc hướng dẫn, kiểm tra và giám sát chất lượng kết quả chỉnh lý.

    Phương thức phối hợp: Trung tâm sẽ cử nhân sự, cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ các chuyên gia tham gia thực hiện cùng đơn vị dựa trên các phươung án chỉnh lý tài liệu đã phê duyệt thống nhất.  

     Quy trình chỉnh lý tài liệu: Mô tả chi tiết Quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy theo quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn Thư và  Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000  

    Bước 1. Giao, nhận tài liệu

    Biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)

    Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý

    Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu

    Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

    – Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02);

    – Lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông (BM-CLTL-03);

    – Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04);

    – Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05).

    Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

    Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

    1. a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ

    – Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ

    – Biên soạn tiêu đề hồ sơ

    – Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa

    – Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ

    – Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị

    1. b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu

    Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.

    Bước 7. Biên mục phiếu tin (các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14)

    Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06)

    Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin

    Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại

    Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin

    Bước 11. Biên mục hồ sơ

    1. a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào trường số 10 của  phiếu tin

    2. c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

    Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

    Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ

    Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm  phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

    1. a) Vệ sinh tài liệu

    2. b) Tháo bỏ ghim kẹp

    3. c) Làm phẳng tài liệu

    4. d) Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

    Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

    Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)

    Nhãn hộp (BM-CLTLG-07)

    Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

    Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý

    Biên bản giao, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)

    Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

    Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin

    1. a) Viết lời nói đầu

    2. b) Lập các bản tra cứu bổ trợ

    Bước 22. Xử lý tài liệu loại

    1. b) Viết thuyết minh tài liệu loại

    2. c) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)

    3. d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại  (nếu có).

    Bước 23. Kết thúc chỉnh lý

    • a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông

    • b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

    • c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm.

    Mọi chi tiêt, liên hệ xin vui lòng liên lạc theo địa chỉ:

      Công ty TNHH TM và dịch vụ văn thư lưu trữ Hải Dương (công ty Lưu trữ Hải Dương)

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Triển Khai Quy Trình Quản Lý Và Sắp Xếp Hồ Sơ, Tài Liệu Khoa Học
  • Sắp Xếp Hồ Sơ Khoa Học, Hiệu Quả Với 5 Bước
  • Lý Thuyết Tiếp Nhận Văn Học Tại Việt Nam – Một Cái Nhìn Chung – Văn Nghiệp
  • một Số Hướng Tiếp Nhận Tác Phẩm Văn Học Trong Dạy Học Văn
  • Thông Báo Tiếp Nhận Hồ Sơ Nghiên Cứu Cơ Bản Trong Khoa Học Xã Hội Và Nhân Văn Năm 2022 Đợt I
  • 1.3. Sắp Xếp Bố Cục Văn Bản

    --- Bài mới hơn ---

  • Bản Gốc Là Gì? Định Nghĩa, Khái Niệm
  • Tư Vấn Xây Dựng, Soạn Thảo Quy Chế Nội Bộ Công Ty
  • Bài Học: Phong Cách Ngôn Ngữ Báo Chí (Tiếp Theo)
  • Định Dạng Văn Bản Là Gì? Các Các Định Dạng Văn Bản
  • File Txt Là Gì? Tất Tật Những Gì Bạn Cần Biết Về File Txt
  • Tốt rồi, vậy là bây giờ chúng ta đã có 1 trang web …trống trơn. Thật buồn là nếu các bạn cứ để mặc nó như thế, có khả năng là sẽ không ai thèm quan tâm đến nó cả.

    • Cách tạo ra các khổ văn bản
    • Cách sắp xếp trang với các đề mục
    • Cách in đậm và nhấn mạnh 1 đoạn văn bản
    • Cách trình bày thông tin dưới dạng danh sách

    Khổ văn bản

    Các bạn có thể thử để thấy ngay kết quả. Không phải quá lộng lẫy nhưng đấy đã là 1 khởi đầu không tệ rồi.

    Chắc chắn là sẽ không dùng lại ở đấy ! Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng xem làm cách nào chúng ta có thể sử dụng HTML để thể hiện “sự xuống dòng”. Khái niệm này nghe thì có vẻ đơn giản, thế nhưng các bạn sẽ thấy là nó không hoàn toàn giống như cách các bạn vẫn hay làm với các trình soạn thảo thông dụng.

    Xuống dòng

    Khi chúng ta làm việc với HTML, để xuống dòng và bắt đầu 1 đoạn mới không đơn giản chỉ là nhấn nút Enter như các bạn hay làm trong các trình soạn thảo văn bản.

    Toàn bộ văn bản vẫn hiển thị trên cùng 1 dòng bên trong trinh duyệt dù cho trước đó tôi đã 2 lần xuống dòng trong trình soạn thảo. Vậy nên tôi có thể cam đoan với các bạn là dù có ấn Enter bao nhiêu lần thì cũng hoàn toàn không có tác dụng gì cả.

    Trong HTML, chúng ta có thể sử dụng các phương pháp khác để thể hiện sự xuống dòng.

    Kết quả nhận được trong trình duyệt sẽ như sau :

    Nếu các bạn chỉ đơn thuần là muốn xuống dòng nhưng không chuyển sang khổ mới, HTML còn có 1 giải pháp cho chúng ta : sử dụng thẻ “xuống dòng” !

    Tóm lại, chúng ta có :

    Sau khi đã tạo ra các khổ văn bản, phần tiếp theo chúng ta sẽ tạo ra cho chúng các đề mục.

    Các đề mục

    Trong 1 trang web mà nội dung trải dài trên vô số khổ khác nhau, người đọc sẽ rất khó định hướng thông tin muốn tìm và đây là lúc các đề mục trở nên hữu dụng.

    Trong HTML, chúng ta có 6 cấp đề mục khác nhau thay đổi tùy vào mức độ quan trọng cần diễn đạt. Có tổng cộng 6 thẻ thể hiện sự quan trọng của đề mục từ cao nhất tới thấp nhất :

    Về phần trình duyệt, thẻ đề mục càng quan trọng thì kích thước chữ mà nó hiển thị sẽ càng lớn và ngược lại.

    ! Đừng sử dụng các đề mục chỉ để hay đổi cỡ chữ trong trang web ! Chúng ta cần phải xác định rõ cấu trúc của văn bản và sử dụng các đề mục với độ quan trong khác nhau cho phù hợp, không nên xuất hiện trường hợp có nhiều tiêu đề phụ nhưng lại thiếu đi tiêu đề chính. Nếu chỉ đơn thuần là bạn muốn thay đổi cỡ chữ, hãy tiếp tục kiên nhẫn chờ tới lúc chúng ta học CSS.

    Chúng ta cùng xem ví dụ sử dụng các đề mục.

    Vậy là chúng ta đã có 1 trang web với văn bản được bố cục tốt.

    Nhấn mạnh đoạn văn bản

    Trong 1 đoạn văn bản, đôi khi chúng ta muốn nhấn mạnh vào 1 số từ và làm chúng trở nên nối bật hơn. HTML cung cấp cho chúng ta 1 số thẻ để thực hiện điều này.

    Nhấn mạnh ít

    Trong thực tế thì thay đổi trên đến từ phía trình duyệt của các bạn. Khi chúng ta dùng thẻ để thông báo là chúng ta muốn nhấn mạnh vào cụm từ, trình duyệt tự đông thay đổi hình thức của cụm từ đó thành in nghiêng để nó trở nên nổi bật trước những từ khác.

    Nhấn mạnh

    Chúng ta đều thấy là cụm từ đã được in đậm. Tuy nhiên, hãy chú ý là hành động in đậm này chỉ là 1 hệ quả. Trình duyệt chọn in đậm cụm từ để nó trở nên nổi bật trong đoạn văn.

    Đánh dấu

    Vẫn như 2 thẻ trên, thẻ này chỉ ra ý nghĩa của cụm từ chứ không phải cách nó được thể hiện trong trang web. Chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi cách thể hiện mặc định nếu muốn.

    Chú ý : HTML cho nội dung, CSS cho hình thức

    Có thể các bạn sẽ phàn nàn là tôi nói nhiều nhưng tôi muốn đảm bảo là mọi người đều nhớ rõ chú ý này vì những người mới bắt đầu rất hay bị lầm tưởng.

    Nhiệm vụ thực tế của các thẻ đơn giản là chỉ ra cho máy tính ý nghĩa của các cụm từ trong văn bản : cụm từ này “quan trọng”, cụm từ kia “cần nổi bật”, vv… Và bởi chúng mang những ý nghĩa như vậy nên trình duyệt quyết định là sẽ thay đổi hình thức hiển thị của các văn bản được bao bên trong để chỉ ra ý nghĩa đó chứ không phải là bắt buộc.

    ? Tại sao lại cần chỉ ra cho máy tính là 1 cụm từ là “quan trọng”, máy tính đâu cần phải biết điều này ?

    Đương nhiên là máy tính cần phải biết điều này bởi hằng ngày, có hàng loạt các chương trình cần sử dụng đến nó khi phân tích mã nguồn của trang web. Ví dụ hay gặp nhất là các robot tự động của các bộ máy tìm kiếm như Google hay Bing. Chúng “đọc” mã HTML của trang web và những từ “quan trọng” này dưới mắt chúng sẽ cần được chú ý hơn. Điều này giúp cho khi ai đó tìm kiếm 1 từ khóa là những từ này, bộ máy tím kiếm sẽ nâng cao khả năng trả về kết quả là trang web của bạn.

    Điều này không có nghĩa là sử dụng các thẻ trên sẽ chắc chắn cải thiện thứ hạng của bạn khi được tìm kiếm mà chỉ đơn giản là những thông tin trong các thẻ này có những ảnh hưởng nhất định chứ không phải là vô dụng.

    ? Vậy làm sao để in đậm, đổi màu, vv… ?

    Tôi vẫn chỉ có 1 câu trả lời : CSS. Hãy luôn luôn ghi nhớ :

    • HTML để định nghĩa nội dung, cấu trúc, quan hệ các đoạn văn bản.
    • CSS để định nghĩa hình thức, màu sắc, trình bày.

    Đừng vội vàng, trong chương này thì chúng ta cứ tập trung vào HTML trước đã.

    Các danh sách

    Các danh sách cho phép chúng ta sắp xếp và bố cục văn bản có trình tự hơn. Trong phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu 2 loại danh sách :

    • Danh sách không thứ tự

    • Danh sách thứ tự hay danh sách đánh số

    Danh sách không thứ tự

    • Ôtô
    • Xe máy
    • Xe đạp

    Và đây là kết quả chúng ta sẽ nhận được.

    Tóm lại, trong phần này, chúng ta cần ghi nhớ 2 loại thẻ :

    Các bạn có thể thêm bao nhiêu phần tử vào danh sách cũng được vì không có giới hạn cho số phần tử tối đa. Mọi việc trở nên đơn giản khi chúng ta hiểu được cách sử dụng đúng các thẻ.

    Danh sách thứ tự

    ! Thứ tự các phần tử bên trong loại danh sách này rất quan trọng vì chúng sẽ đều được đánh số từ trên xuống dưới.

    Tóm tắt bài học :

    • HTML cung cấp nhiều loại thẻ khác nhau cho phép chúng ta cấu trúc bố cục văn bản. Các thẻ này đưa ra các chỉ dẫn cho trình duyệt dưới dạng « Đây là khổ văn bản », « Đây là đề mục », vv…

    --- Bài cũ hơn ---

  • Bài Học: Bố Cục Trong Văn Bản
  • Bản Thông Báo Trong Tiếng Tiếng Anh
  • Ai Dạy Tiếng Anh Tốt Hơn: Giáo Viên Bản Ngữ Hay Giáo Viên Người Việt?
  • Hoa Văn Trong Tiếng Tiếng Anh
  • Đặc Điểm Của Văn Bản Nói Và Văn Bản Viết
  • Thứ Tự Sắp Xếp Hệ Thống Văn Bản Pháp Luật

    --- Bài mới hơn ---

  • Cơ Sở Pháp Lý Là Gì? Nâng Cao Hiểu Biết Về Các Định Nghĩa Pháp Lý
  • Giá Trị Pháp Lý Của Văn Bản Công Chứng Theo Quy Định Của Pháp Luật
  • Văn Bản Pháp Lý Là Gì
  • Đọc Hiểu Điều Gì Là Quan Trọng
  • Đề Thi Học Kì 1 Lớp 11 Môn Văn
  • Các loại văn bản pháp luật thì luôn được tuyên truyền, phổ biến rộng rãi đến người dân để người dân biết các quy định và thực thi theo đúng quy định. Vì thế phần lớn người dân đều biết đến các loại văn bản pháp luật hiện giờ.

    Trong nội dung bài viết này, Luật Hoàng Phi sẽ tư vấn rõ hơn về văn bản pháp luật cũng như thứ tự sắp xếp hệ thống văn bản pháp luật để Quý độc giả hiểu rõ.

    Văn bản pháp luật là văn bản có chứa đựng những quy tắc xử sự chung do những chủ thể có thẩm quyền của cơ quan nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức theo luật định. Nội dung của văn bản pháp luật là ý chí của nhà nước, mang tính bắt buộc thực hiện và được quyền lực nhà nước đảm bảo thi hành.

    Đặc điểm của văn bản pháp luật:

    – Văn bản pháp luật do chủ thể có thẩm quyền theo quy định ban hành.

    Những chủ thể có thẩm quyền ban hành văn bản pháp luật ở Việt Nam là cơ quan lập pháp, hành pháp và tư pháp; các cơ quan này được ban hành văn bản trong phạm vi quản lý do luật quy định. Ngoài ra, một số người đứng đầu một số cơ quan nhà nước, thủ trưởng cơ quan đơn vị… cũng được ban hành văn bản pháp luật.

    – Hình thức do pháp luật quy định.

    Tên gọi của văn bản pháp luật có nhiều loại: luật, nghị định, thông tư, hiến pháp, pháp lệnh nghị quyết.

    Cách trình bày của văn bản pháp luật: trình bày theo khuôn mẫu, kết cấu nhằm tạo sự liên kết và thống nhất trong hệ thống văn bản của cơ quan nhà nước.

    – Có trình tự, thủ tục ban hành nhất định.

    Văn bản pháp luật của Việt Nam được ban hành theo quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Các văn bản đều có điểm chung là những quy định mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, tạo cơ chế trong việc phối hợp theo dõi việc thi hành văn bản.

    – Văn bản pháp luật có ý chí của chủ thể.

    Ý chí của chủ thể thông qua các quy định bao gồm: cấm, cho phép hay bắt buộc, mệnh lệnh của người có thẩm quyền.

    – Mang tính bắt buộc, được nhà nước bảo đảm thực hiện.

    Văn bản pháp luật được chia thành 03 nhóm: văn bản quy phạm pháp luật, áp dụng pháp luật và văn bản hành chính.

    – Văn bản quy phạm pháp luật: chứa đựng các quy định pháp luật được áp sụng nhiều lần, là cơ sở để ban hành các văn bản áp dụng pháp luật và văn bản hành chính như Hiến pháp. Luật, Nghị định…

    – Văn bản áp dụng pháp luật: được ban hành theo trình tự, thủ tục và có chứa những mệnh lệnh, được áp dụng một lần do chủ thể có thẩm quyền ban hành như quyết định khen thưởng…

    – Văn bản hành chính: được ban hành nhằm triển khai thực hiện văn bản pháp luật trong lĩnh vực hành chính như quyết định xử lý vi phạm hành chính về giao thông, về trật tự công cộng…

    Văn bản nào có hiệu lực cao nhất trong hệ thống pháp luật Việt Nam?

    Theo quy định tại Điều 4 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2022 về hệ thống văn bản pháp luật của Việt Nam thì văn bản được nêu đầu tiên là Hiến pháp. Tại điều này không phải chỉ là sự liệt kê đơn thuần mà còn thể hiện thứ tự sắp xếp hệ thống văn bản pháp luật theo hiệu lực thi hành của văn bản.

    Như vậy, hiến pháp là văn bản pháp luật có giá trị cao nhất trên hệ thống văn bản pháp luật Việt Nam cũng như ở một số nước.

    Bởi hiến pháp là hệ thống quy định những nguyên tắc chính trị cơ bản, thiết lập cấu trúc, nhiệm vụ, quyền hạn trong chính quyền nhân dân; là đạo luật cơ bản của một nhà nước, thể hiện ý chí, nguyện vọng của đại đa số người dân; mọi văn bản pháp luật khác ra đời đều phải phù hợp với hiến pháp.

    Cách sắp xếp thứ tự các văn bản

    Theo quy định tại Điều 10 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Điều 58 Nghị định 34/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định về việc đánh số thứ tự các văn bản như sau:

    – Số và ký hiệu của văn bản pháp luật phải bao gồm số thứ tự văn bản, năm ban hành, loại văn bản và cơ quan ban hành.

    – Số văn bản được ghi bằng số Ả Rập, được đánh số thứ tự từ 01 bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 hàng năm, về năm ban hành văn bản phải ghi đầy đủ các số.

    – Ký hiệu văn bản sẽ là chữ viết tắt của loại văn bản và chữ viết tắt của cơ quan ban hành văn bản.

    Sơ đồ hệ thống văn bản pháp luật

    – Hiến pháp

    – Luật, bộ luật.

    – Pháp lệnh, nghị quyết do Quốc Hội ban hành.

    – Lệnh, quyết định do Chủ tịch nước ban hành.

    – Nghị định.

    – Thông tư.

    – Nghị quyết do HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ban hành.

    – Quyết định do UBND cấp tỉnh ban hành.

    – Văn bản pháp luật của chính quyền đơn vị hành chính đặc biệt.

    – Nghị quyết do HĐND cấp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ban hành.

    – Quyết định do UBND cấp huyện ban hành.

    – Quyết định do HĐND cấp xã ban hành.

    – Quyết định do UBND cấp xã ban hành.

    CHÚNG TÔI LUÔN SẴN SÀNG LẮNG NGHE – TƯ VẤN – GIẢI ĐÁP CÁC THẮC MẮC

    1900 6557 – “Một cuộc gọi, mọi vấn đề”

    --- Bài cũ hơn ---

  • Pdf Là Gì? Cách Đọc File Có Đuôi .pdf Trên Máy Tính Pc & Laptop
  • Sự Khác Nhau Giữa Pdf Và Doc, Văn Bản Pdf Và Word
  • File Pdf Là Gì? Những Thủ Thuật Cần Có Để Sử Dụng Pdf Hiện Nay
  • Anchor Text Là Gì? 6 Phương Pháp Tối Ưu Văn Bản Liên Kết Hay Nhất
  • Hướng Dẫn Tạo Liên Kết Neo (Anchor Link) Trong Seo
  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100