Mẫu thể thức văn bản của Đảng
Thể thức văn bản của Đảng mới nhất
Thể thức văn bản của Đảng năm 2020 bao gồm các thành phần cần thiết của văn bản được trình bày đúng quy định để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản.
Thực hiện Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng như sau:
Những điểm khác nhau của Thể thức văn bản của Đảng và thể thức văn bản Quản lý Nhà nước
I- HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẢNG
1. Phạm vi điều chỉnh
Văn bản này hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng.
Văn bản chuyên ngành, văn bản khi in thành sách và các ấn phẩm khác không thuộc phạm vi điều chỉnh của Hướng dẫn này.
2. Đối tượng áp dụng
Văn bản này áp dụng đối với các cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng từ Trung ương đến cơ sở.
Hệ thống các trường chính trị, các cơ quan, tổ chức hoạt động theo Luật Doanh nghiệp không thuộc đối tượng áp dụng văn bản này.
3. Yêu cầu
Văn bản chính thức của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng phải thống nhất thể thức và kỹ thuật trình bày để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn.
4. Trách nhiệm của các cá nhân
– Người ký văn bản là người chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
– Chánh văn phòng hoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng có trách nhiệm thẩm định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
– Cán bộ, nhân viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện đúng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
– Cán bộ, nhân viên làm nhiệm vụ văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, phát hành.
II- HƯỚNG DẪN CỤ THỂ TRÌNH BÀY VĂN BẢN CỦA ĐẢNG
1. Các thành phần thể thức bắt buộc
1.1. Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam” 1.1.1. Thể thức
Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam” là thành phần thể thức xác định văn bản của Đảng.
1.1.2. Kỹ thuật trình bày
Tiêu đề trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu, phía dưới có đường kẻ ngang ngăn cách với địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài tiêu đề (ô số 1, Phụ lục 1).
Ví dụ:
a) Văn bản của đại hội đảng các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đại hội đảng cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hoặc đại hội toàn thể đảng viên lần thứ mấy, trường hợp không xác định được lần thứ mấy thì ghi thời gian của nhiệm kỳ. Văn bản của đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu và tên cơ quan cấp trên là đại hội đảng cấp đó.
– Văn bản của đại hội đảng toàn quốc.
Ví dụ 1: Văn bản của đại hội
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ…
*
Ví dụ 2: Văn bản của đoàn chủ tịch
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ…
ĐOÀN CHỦ TỊCH
*
– Văn bản của đại hội đảng bộ cấp tỉnh và đảng bộ trực thuộc Trung ương.
Ví dụ 1: Văn bản của đại hội
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ TỈNH THÁI BÌNH LẦN THỨ…
*
Ví dụ 2: Văn bản của đoàn thư ký
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
ĐẢNG BỘ KHỐI CÁC CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG
LẦN THỨ…
ĐOÀN THƯ KÝ
*
– Văn bản của đại hội đảng bộ cấp huyện.
Ví dụ 1: Văn bản của đại hội
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ HUYỆN CHÂU THÀNH LẦN THỨ…
*
Ví dụ 2: Văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
ĐẢNG BỘ HUYỆN CÔN ĐẢO LẦN THỨ…
BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU
*
– Văn bản của đại hội đảng bộ cấp cơ sở.
Ví dụ 1: Văn bản của đại hội
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ XÃ THIỆU GIANG LẦN THỨ…
*
Ví dụ 2: Văn bản của ban kiểm phiếu
ĐẠI HỘI
ĐẢNG BỘ CỤC LƯU TRỮ NHIỆM KỲ…
BAN KIỂM PHIẾU
*
– Văn bản của đại hội chi bộ.
Ví dụ 1: Văn bản của đại hội
ĐẠI HỘI CHI BỘ THÔN ĐẠI ĐỒNG NHIỆM KỲ…
*
Ví dụ 2: Văn bản của ban kiểm phiếu
ĐẠI HỘI
CHI BỘ PHÒNG TÀI CHÍNH NHIỆM KỲ…
BAN KIỂM PHIẾU
*
b) Văn bản của cấp uỷ các cấp và chi bộ ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:
– Văn bản của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư ghi chung là Ban Chấp hành Trung ương.
Ví dụ:
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
*
– Văn bản của ban chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố, đảng bộ trực thuộc Trung ương, văn bản của ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương ghi chung là tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ.
Ví dụ 1:
TỈNH UỶ ĐỒNG THÁP
*
Ví dụ 2:
ĐẢNG UỶ CÔNG AN TRUNG ƯƠNG
*
– Văn bản của ban chấp hành đảng bộ huyện, quận và đảng bộ tương đương, văn bản của ban thường vụ huyện uỷ, quận uỷ và đảng uỷ tương đương ghi chung là huyện uỷ, quận uỷ, đảng uỷ và tên của đảng bộ cấp trên trực tiếp.
Ví dụ 1:
ĐẢNG BỘ TỈNH HÀ GIANG
HUYỆN UỶ ĐỒNG VĂN
*
Ví dụ 2:
ĐẢNG BỘ TỈNH CÀ MAU
ĐẢNG UỶ KHỐI DOANH NGHIỆP
*
– Văn bản của ban chấp hành đảng bộ cơ sở, văn bản của ban thường vụ đảng uỷ cơ sở ghi chung là đảng uỷ và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp.
Ví dụ:
ĐẢNG BỘ HUYỆN THANH CHƯƠNG
ĐẢNG UỶ XÃ THANH HÀ
*
– Văn bản của đảng uỷ bộ phận trực thuộc đảng uỷ cơ sở ghi tên đảng uỷ bộ phận và tên đảng bộ cơ sở cấp trên trực tiếp.
Ví dụ 1:
ĐẢNG BỘ XÃ LỘC THUỶ
ĐẢNG UỶ THÔN TUY LỘC
*
Ví dụ 2:
ĐẢNG BỘ SỞ Y TẾ
ĐẢNG UỶ BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH
*
– Văn bản của chi bộ cơ sở, chi bộ trực thuộc đảng uỷ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng uỷ bộ phận ghi chung là chi bộ và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp.
Ví dụ 1:
ĐẢNG BỘ XÃ TIÊN PHONG
CHI BỘ XÓM ĐỊNH THÀNH
*
Ví dụ 2:
ĐẢNG BỘ CỤC QUẢN TRỊ T.78
CHI BỘ PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC
*
c) Văn bản của các cơ quan, tổ chức đảng được lập theo quyết định của cấp uỷ các cấp (cơ quan tham mưu, giúp việc, đảng đoàn, ban cán sự đảng, ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng…) ghi tên cơ quan ban hành văn bản là tên cơ quan, tổ chức đảng và tên cấp uỷ mà cơ quan đó trực thuộc.
– Văn bản của các cơ quan tham mưu, giúp việc.
Ví dụ 1: Văn bản của các cơ quan tham mưu, giúp việc Trung ương
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
BAN TỔ CHỨC
*
Ví dụ 2: Văn bản của các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp uỷ cấp tỉnh
TỈNH UỶ KIÊN GIANG
VĂN PHÒNG
*
Ví dụ 3: Văn bản của các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp uỷ cấp huyện
HUYỆN UỶ TRÙNG KHÁNH
BAN DÂN VẬN
*
– Văn bản của các đảng đoàn, ban cán sự đảng.
+ Văn bản của các đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc Trung ương
Ví dụ 1:
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
ĐẢNG ĐOÀN QUỐC HỘI
*
Ví dụ 2:
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
Ban cán SỰ ĐẢNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU tư
*
+ Văn bản của các đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc cấp uỷ cấp tỉnh.
Ví dụ 1:
TỈNH ỦY ĐIỆN BIÊN
ĐẢNG ĐOÀN HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
*
Ví dụ 2:
THÀNH ỦY CẦN THƠ
BAN CÁN SỰ ĐẢNG UỶ BAN NHÂN DÂN
*
– Văn bản của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng…
+ Văn bản của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… trực thuộc Trung ương.
Ví dụ 1:
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
Ban chỉ đạo cải cách tư pháp
*
Ví dụ 2:
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
HỘI ĐỒNG LÝ LUẬN
*
+ Văn bản của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… trực thuộc cấp uỷ cấp tỉnh.
Ví dụ 1:
TỈNH UỶ ĐỒNG NAI
BAN CHỈ ĐẠO CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH
*
Ví dụ 2:
TỈNH UỶ TUYÊN QUANG
TIỂU BAN VĂN KIỆN ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ LẦN THỨ XV
*
+ Văn bản của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… trực thuộc cấp uỷ cấp huyện.
Ví dụ 1:
HUYỆN UỶ PHONG ĐIỀN
BAN CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN QUY CHẾ DÂN CHỦ
*
Ví dụ 2:
HUYỆN UỶ ĐỊNH HOÁ
HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
*
d) Văn bản của các đơn vị được lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là tên đơn vị và tên cơ quan cấp trên trực tiếp.
Ví dụ 1:
BAN TUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNG
VỤ LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ
*
Ví dụ 2:
VĂN PHÒNG TỈNH UỶ
PHÒNG TỔNG HỢP
*
đ) Văn bản của liên cơ quan ban hành ghi đầy đủ tên các cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Ví dụ:
BAN TỔ CHỨC TỈNH UỶ – SỞ NỘI VỤ
*
1.2.2. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng. Đối với văn bản của liên cơ quan, ghi tên cơ quan, tổ chức chủ trì trước, giữa các tên cơ quan, tổ chức có dấu gạch nối (-).
Tên cơ quan ban hành văn bản trình bày góc trái, dòng đầu, ngang với tiêu đề, phía dưới có dấu sao (*) ngăn cách với số và ký hiệu văn bản (ô số 2, Phụ lục 1).
1.3. Số và ký hiệu văn bản 1.3.1. Thể thức
a) Số văn bản là số thứ tự của văn bản được đăng ký, quản lý tại văn thư cơ quan. Cụ thể:
– Số văn bản của đại hội đảng các cấp ghi liên tục từ số 01 chung cho tất cả các tên loại văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu kể từ ngày khai mạc đại hội (tính từ khi bắt đầu phiên trù bị) đến hết ngày bế mạc đại hội.
– Số văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng được lập theo quyết định của cấp uỷ (gồm: cơ quan tham mưu, giúp việc, đảng đoàn, ban cán sự đảng, ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng…), các đơn vị được lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một nhiệm kỳ cấp uỷ.
Nhiệm kỳ cấp uỷ được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội lần này đến hết ngày bế mạc đại hội lần kế tiếp. Trường hợp hội nghị cấp uỷ lần thứ nhất diễn ra trong thời gian đại hội thì nhiệm kỳ cấp uỷ mới được tính từ ngày khai mạc hội nghị cấp uỷ lần thứ nhất.
– Số văn bản của liên cơ quan ban hành ghi liên tục với số văn bản cùng tên loại của cơ quan, tổ chức chủ trì.
– Số văn bản mật ghi liên tục với số văn bản không mật cùng tên loại văn bản.
b) Ký hiệu văn bản gồm nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản.
– Ký hiệu tên loại văn bản là chữ cái đầu các âm tiết của tên loại văn bản, như: NQ (nghị quyết), CT (chỉ thị), KL (kết luận), QC (quy chế), BC (báo cáo)…
Ký hiệu một số tên loại văn bản thống nhất như sau:
Quyết định: QĐ
Quy định: QĐi
Chỉ thị: CT
Chương trình: CTr
Thông tri: TT
Tờ trình: TTr
– Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản là những chữ cái đầu các âm tiết của tên cơ quan ban hành văn bản.
+ Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản của đại hội đảng các cấp (gồm: đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu) ghi chung chữ viết tắt là “ĐH”.
Ví dụ 1: Báo cáo của đại hội
Số 16-BC/ĐH
Ví dụ 2: Biên bản của ban kiểm phiếu
Số 18-BB/ĐH
+ Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi chữ viết tắt tên cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng đó.
Ví dụ 1: Quyết định của Ban Kinh tế Trung ương
Số 246-QĐ/BKTTW
Ví dụ 2: Hướng dẫn của tỉnh uỷ
Số 15-HD/TU
Ví dụ 3: Công văn của ban tổ chức tỉnh uỷ
Số 357-CV/BTCTU
Ví dụ 4: Báo cáo của huyện uỷ
Số 76-BC/HU
+ Ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản của liên cơ quan ban hành ghi chữ viết tắt tên các cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Ví dụ: Quy chế của liên cơ quan ban tổ chức tỉnh uỷ và ban dân vận tỉnh uỷ
Số 05-QC/BTCTU-BDVTU
Ký hiệu một số tên cơ quan ban hành văn bản thống nhất như sau:
* Các đảng uỷ và chi bộ
Đảng uỷ quân sự: ĐUQS; riêng Quân uỷ Trung ương: QUTW
Đảng uỷ công an: ĐUCA
Đảng uỷ biên phòng: ĐUBP
Đảng uỷ khối: ĐUK
Các đảng uỷ khác: ĐU
Chi bộ: CB
* Các cơ quan tham mưu, giúp việc
Uỷ ban Kiểm tra Trung ương: UBKTTW
Ban tổ chức tỉnh uỷ: BTCTU
Ban tuyên giáo huyện uỷ: BTGHU
* Đảng đoàn: ĐĐ
* Ban cán sự đảng: BCSĐ
* Ban chỉ đạo: BCĐ
* Tiểu ban: TB
* Hội đồng: HĐ
1.3.2. Kỹ thuật trình bày
Số văn bản viết bằng chữ số Ả-rập. Số văn bản nhỏ hơn 10 phải ghi số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu có dấu gạch nối (-), giữa chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa chữ viết tắt của liên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch nối (-).
Số và ký hiệu văn bản trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3, Phụ lục 1).
1.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 1.4.1. Thể thức
a) Địa danh ban hành văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tên riêng của xã, phường, thị trấn) nơi cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng đặt trụ sở.
– Văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng cấp Trung ương ghi địa danh ban hành văn bản là tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Ví dụ 1: Văn bản của Ban Đối ngoại Trung ương (trụ sở tại thành phố Hà Nội)
Ví dụ 2: Văn bản của Cục Quản trị T.26 thuộc Văn phòng Trung ương Đảng (trụ sở tại thành phố Đà Nẵng)
– Văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng cấp tỉnh ghi địa danh ban hành văn bản là tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Ví dụ 1: Văn bản của Tỉnh uỷ Quảng Trị
Ví dụ 2: Văn bản của Ban cán sự đảng Uỷ ban nhân dân tỉnh An Giang
– Văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng cấp huyện ghi địa danh ban hành văn bản là tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Ví dụ 1: Văn bản của Huyện uỷ Lâm Hà (tỉnh Lâm Đồng)
Ví dụ 2: Văn bản của Ban Dân vận Huyện uỷ Tuần Giáo (tỉnh Điện Biên)
– Văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng cấp cơ sở ở xã, phường, thị trấn ghi địa danh ban hành văn bản là tên xã, phường, thị trấn.
Ví dụ 1: Văn bản của Đảng uỷ xã Nhân Thắng (huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh)
Ví dụ 2: Văn bản của Chi bộ thôn Triều Khúc (xã Tân Triều, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội)
– Văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng được lập ở các cơ quan công tác, đơn vị hành chính, sự nghiệp, tổ chức kinh tế… ghi địa danh ban hành văn bản theo địa danh ban hành văn bản của cơ quan công tác, đơn vị hành chính, sự nghiệp, tổ chức kinh tế…
– Văn bản của liên cơ quan ban hành ghi địa danh ban hành văn bản theo địa danh ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức chủ trì.
– Ghi thêm cấp hành chính trước địa danh ban hành văn bản trong các trường hợp sau đây:
+ Địa danh mang tên người, địa danh một âm tiết, địa danh theo số thứ tự.
Ví dụ 1: Địa danh hành chính mang tên người
Quận Hai Bà Trưng; Phường Lê Đại Hành…
Ví dụ 2: Địa danh hành chính một âm tiết
Thành phố Huế; Phường Bưởi…
Ví dụ 3: Địa danh hành chính theo số thứ tự
Phường 7; Quận 1…
+ Địa danh có tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh trùng với tên riêng của tỉnh; tên riêng của xã, phường, thị trấn thuộc huyện trùng với tên riêng của huyện…
Ví dụ 1: Văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng thành phố Hoà Bình, tỉnh Hoà Bình
Thành phố Hoà Bình,
Ví dụ 2: Văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng Thị trấn Chợ Mới, huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn
Thị trấn Chợ Mới,
b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được người có thẩm quyền ký ban hành.
1.4.2. Kỹ thuật trình bày
Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở trước và viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm; giữa địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (,).
Ví dụ:
Hà Nội, ngày 03 tháng 02 năm 2018
Cấp hành chính trước địa danh ban hành văn bản có thể ghi chữ viết tắt là TP (thành phố), TX (thị xã), TT (thị trấn)…
Ví dụ:
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản trình bày dưới tiêu đề (ô số 4, Phụ lục 1).
1.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản 1.5.1. Thể thức
– Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản. Các văn bản ban hành đều ghi tên loại văn bản, trừ công văn. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh nội dung chủ yếu của văn bản.
Ví dụ:
Ví dụ:
KẾT LUẬN
CỦA BAN THƯỜNG VỤ HUYỆN UỶ
Ví dụ:
Ví dụ:
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản trình bày chính giữa trang đầu văn bản (ô số 5a, Phụ lục 1).
Riêng trích yếu nội dung văn bản của tên loại công văn trình bày dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 5b, Phụ lục 1).
Ví dụ:
Số 268-CV/VPTU
Chuẩn bị hội nghị trực tuyến quán triệt Nghị quyết Trung ương 6 khoá XII 1.6. Nội dung văn bản 1.6.1. Thể thức
Nội dung văn bản là thành phần thể thức chủ yếu của văn bản. Nội dung văn bản phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:
– Đúng chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
– Phù hợp với tên loại văn bản; diễn đạt phổ thông, chính xác, rõ ràng, dễ hiểu.
– Chỉ viết tắt những từ, cụm từ thông dụng. Có thể viết tắt những từ, cụm từ sử dụng nhiều lần trong văn bản, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.
– Khi viện dẫn cần ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản; các lần viện dẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
– Giải thích rõ các thuật ngữ chuyên môn sử dụng trong văn bản.
– Tuỳ theo nội dung, văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm… cho phù hợp.
1.6.2. Kỹ thuật trình bày
Thông thường nội dung bản văn được dàn đều cả hai lề; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào khoảng 10 mm; khoảng cách giữa các đoạn văn bản (Spacing) tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng (Line spacing) tối thiểu là 18pt (Exactly); kết thúc nội dung văn bản có dấu chấm (.).
Những văn bản có phần căn cứ ban hành, mỗi căn cứ trình bày một dòng riêng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng có dấu phẩy (,).
Những văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày như sau:
+ Phần, chương: Các từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương trình bày một dòng riêng, chính giữa; số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã hoặc ghi bằng chữ; tên phần, chương (nếu có) trình bày ngay dưới từ “Phần”, “Chương”.
+ Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục trình bày một dòng riêng, chính giữa; số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập; tên mục (nếu có) trình bày ngay dưới từ “Mục”.
+ Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tên điều (hoặc nội dung của điều) trình bày cùng một dòng; số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.).
+ Khoản: Số thứ tự của khoản ghi bằng chữ số Ả-rập; sau số thứ tự của khoản có dấu chấm (.), tiếp đến tên khoản (nếu có) và nội dung của khoản.
+ Điểm: Thứ tự các điểm được ghi bằng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự a, b, c…, sau chữ cái có dấu ngoặc đơn đóng và nội dung của điểm.
Nội dung văn bản trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản (ô số 6, Phụ lục 1).
1.7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 1.7.1. Thể thức
– Quyền hạn ký văn bản của mỗi cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng phải được quy định bằng văn bản.
Đối với văn bản của đại hội đảng (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu), cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, đảng đoàn, ban cán sự đảng, hội đồng các cấp: Đề ký là thay mặt (ký hiệu là T/M).
Đối với văn bản của các cơ quan tham mưu, giúp việc, ban chỉ đạo, tiểu ban…, các đơn vị được thành lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp: Cấp trưởng ký đề ký trực tiếp, khi cấp phó ký đề ký là ký thay (ký hiệu là K/T).
Đối với văn bản được ban thường vụ cấp uỷ hoặc thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng các cấp uỷ quyền: Đề ký là thừa lệnh (ký hiệu là T/L).
– Chức vụ của người ký văn bản là chức vụ chính thức của người có thẩm quyền ký văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng.
Ghi đúng chức vụ được bầu, bổ nhiệm hoặc phân công của người ký văn bản; không ghi tên cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng kèm theo chức vụ của người ký văn bản (như phó bí thư tỉnh uỷ, trưởng ban tổ chức, chủ nhiệm uỷ ban kiểm tra…), trừ văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… (trường hợp ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… không có con dấu riêng) và văn bản của liên cơ quan ban hành.
Văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch do đoàn chủ tịch phân công người ký; văn bản của đoàn thư ký do trưởng đoàn thư ký ký; văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu do trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu ký; văn bản của ban kiểm phiếu do trưởng ban kiểm phiếu ký. Việc ký văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu và ban kiểm phiếu thực hiện theo quy chế đại hội.
Khi thay mặt cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, ban cán sự đảng, đảng đoàn, hội đồng các cấp ký văn bản, chỉ ghi chức vụ người ký văn bản đối với các đồng chí là bí thư, phó bí thư, chủ nhiệm, phó chủ nhiệm, chủ tịch, phó chủ tịch; không ghi chức vụ người ký văn bản là uỷ viên.
– Họ tên của người ký văn bản là họ tên đầy đủ của người ký văn bản; không ghi học hàm, học vị, quân hàm, danh hiệu… trước họ tên của người ký văn bản.
– Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng; không ký nháy, ký tắt vào văn bản ban hành chính thức.
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền cụ thể như sau:
a) Đối với văn bản của đại hội đảng các cấp
– Trường hợp đại hội có con dấu riêng.
Ví dụ 1: Văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch
T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Văn bản của đoàn thư ký
T/M ĐOÀN THƯ KÝ
TRƯỞNG ĐOÀN
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 3: Văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu
T/M BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU
TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 4: Văn bản của ban kiểm phiếu
T/M BAN KIỂM PHIẾU
TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên
– Trường hợp đại hội không có con dấu riêng, sau đại hội, lãnh đạo văn phòng cấp uỷ thừa lệnh ban thường vụ cấp uỷ nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch, trưởng đoàn thư ký, trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu, trưởng ban kiểm phiếu ký văn bản hoặc người chịu trách nhiệm chính.
Ví dụ 1: Xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch
T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
Xác nhận chữ ký của đồng chí…
T/L BAN THƯỜNG VỤ
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)
(chữ ký)
Họ và tên
…………………………………………………