46023
II. Bố cục nội dung của văn bản quy phạm pháp luật
Mẫu giấy và vùng trình bày văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản quy phạm pháp luật. (Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)
Số, kí hiệu văn bản. (Chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu thường, đứng)
Địa điểm, thời gian ban hành văn bản (Cỡ 13, kiểu chữ thường, nghiêng).
Tên của văn bản (Chữ in hoa, cỡ 14, kiểu đậm)
Trích yếu văn bản (Cỡ 14, kiểu thường, đậm)
Phần chữ ký (Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)
Dấu của văn bản quy phạm pháp luật
Nơi nhận (Chữ in thường, cỡ 13, kiểu nghiêng)
Việc đặt tên, đánh số cho các đơn vị trong văn bản.
Việc lựa chọn bố cục cụ thể cho từng văn bản quy phạm pháp luật
Căn cứ để phân chia, sắp xếp nội dung văn bản quy phạm pháp luật
I. Bố cục hình thức của văn bản quy phạm pháp luật
Khi xác lập bố cục hình thức của văn bản quy phạm pháp luật cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
1. Mẫu giấy và vùng trình bày văn bản
Theo Quyết định 228/QĐ-BKHCN&MT của Bộ trưởng Bộ khoa học, công nghệ và môi trường, ngày 31/12/1992 thì mẫu giấy và vùng trình bày văn bản được quy định như sau:
– Mẫu giấy: văn bản quy phạm pháp luật được trình bày trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (A4), sai số cho phép 2mm.
– Vùng trình bày: ở mặt trước, cách mép trên trang giấy 25mm, cách mép dưới 20mm, cách mép trái 30mm, cách mép phải 10mm. ở mặt sau, cách mép trên 25mm, cách mép dưới 20mm, cách mép trái 20mm, cách mép phải 20mm (xem Phụ lục 7 và Phụ lục 8)
Những văn bản có nhiều trang thì bắt đầu từ trang thứ hai phải ghi số trang bằng chữ ả Rập cách mép trên trang giấy 10mm, nằm giữa trang. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng số La Mã. Số trang của văn bản và số trang của phụ lục đều ghi chung số thứ tự.
Quốc hiệu được trình bày ở nửa bên phải trang giấy, gồm hai dòng, dòng trên viết bằng chữ in hoa (cỡ 13, kiểu đậm); dòng dưới bằng chữ thường (cỡ 13, kiểu đậm), có gạch cách nối giữa 3 từ; phía dưới có gạch ngang.
3. Tên cơ quan ban hành văn bản quy phạm pháp luật. (Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)
Phần này được trình bày ở góc trái văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu.
Trong văn bản quy phạm pháp luật phần này chỉ ghi tên cơ quan ban hành văn bản mà không ghi tên cơ quan cấp trên. Điều đó thể hiện sự độc lập của cơ quan khi ban hành văn bản.
4. Số, kí hiệu văn bản. (Chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu thường, đứng)
Phần này được đặt dưới tên cơ quan ban hành văn bản, giúp cho việc vào sổ, phân loại, sắp xếp vào hồ sơ, lưu trữ, viện dẫn, tra tìm văn bản được dễ dàng; nắm được số lượng văn bản mà cơ quan đã làm ra trong một năm.
Phần này có 2 yếu tố :
– Số, được đánh liên tục cho các văn bản quy phạm pháp luật do mỗi cơ quan ban hành trong một năm.
Trong văn bản quy phạm pháp luật, tiếp theo phần số, trước phần kí hiệu, là năm ban hành văn bản. Năm ban hành văn bản được ghi đầy đủ cả bốn chữ số. Phần năm ban hành văn bản phân cách các phần khác bằng dấu gạch chéo (/).
Ví dụ: Số 75/2001/…
– Kí hiệu được trình sau năm ban hành văn bản, gồm hai phần: chữ viết tắt của tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản. Hai phần này nối với nhau bằng dấu gạch ngang.
Ví dụ: Số: 75/2001/NĐ – CP (2001- năm ban hành văn bản, NĐ – Nghị định, CP – Chính phủ).
5. Địa điểm, thời gian ban hành văn bản (Cỡ 13, kiểu chữ thường, nghiêng).
Địa điểm ban hành văn bản thường được xác lập bằng cách ghi tên tỉnh, nơi ban hành ra văn bản quy phạm pháp luật. Địa điểm ghi trước, thời gian ghi sau, hai nội dung này cách nhau bởi dấu phẩy (,). Địa điểm, thời gian ban hành văn bản có thể được bố trí ở những vị trí khác nhau:
– Dưới quốc hiệu, hơi lệch về bên phải, được dùng với nghị định, quyết định, Chỉ thị, …
– Cuối văn bản, trước phần chữ kí, được dùng cho luật, pháp lệnh, …
6. Tên của văn bản (Chữ in hoa, cỡ 14, kiểu đậm)
Hiện nay, trong thực tiễn đang tồn tại một số cách thức xác lập tên văn bản quy phạm pháp luật sau đây:
– Tên văn bản gồm tên loại văn bản + của + tên cơ quan hoặc chức vụ người ban hành văn bản. Cách này được sử dụng cho nghị quyết, nghị định, quyết định.
– Tên văn bản gồm tên loại văn bản + tên loại việc văn bản giải quyết. Cách này được sử dụng cho luật, pháp lệnh.
– Tên văn bản là tên loại của văn bản, được dùng cho Hiến pháp, thông tư, chỉ thị.
7. Trích yếu văn bản (Cỡ 14, kiểu thường, đậm)
Đây là phần khái quát chính xác nội dung chính của văn bản. Có tác dụng giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được nội dung của văn bản; thuận tiện cho việc vào sổ, lập hồ sơ, tra tìm, viện dẫn văn bản.
Các văn bản quy phạm pháp luật đều có phần trích yếu, được trình bày ngay sau tên văn bản, trừ Hiến pháp, luật, pháp lệnh.
8. Cơ sở của văn bản quy phạm pháp luật
a) Cơ sở pháp lý của văn bản quy phạm pháp luật
Cơ sở của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn, mà dựa vào đó người soạn thảo xác lập dự thảo.
Cơ sở pháp lý của văn bản quy phạm pháp luật (hay còn được gọi là căn cứ pháp lý) là những chuẩn mực pháp luật mà theo đó văn bản được ban hành.
Trong văn bản, phần cơ sở pháp lý thường được xác lập, trừ Hiến pháp và một số văn bản có nội dung là những vấn đề ít quan trọng.
Phần này nên được sử dụng để viện dẫn tên các văn bản quy phạm pháp luật là cơ sở trực tiếp cho việc ban hành văn bản đang được soạn thảo.
Khi xác lập phần này, chỉ nên viện dẫn những văn bản thực sự có ý nghĩa đối với dự thảo, bao gồm:
+ Nhóm thứ nhất là các văn bản quy phạm pháp luật trực tiếp quy định về thẩm quyền ban hành văn bản, nhằm khẳng định rằng văn bản được ban hành đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Trong thực tiễn, thẩm quyền của các cơ quan nhà nước được quy định rải rác trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau. Vì vậy, khi lựa chọn cần chú ý để tránh viện dẫn những văn bản quy định chung chung về thẩm quyền hoặc quy định về thẩm quyền đối với loại công việc khác.
Hiện nay, có hai hướng xác lập phần cơ sở pháp lý thường được sử dụng sau đây:
– Thứ nhất, “công thức hóa” phần cơ sở pháp lý là cách xác lập phần này theo một “công thức” có sẵn, thống nhất. Đó là việc sử dụng câu bắt đầu bằng từ “căn cứ”. Nếu có nhiều văn bản cần viện dẫn thì trình bày bằng nhiều “căn cứ” khác nhau.
Cách này thường được sử dụng trong một số loại văn bản như: luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định.
– Thứ hai, xác lập theo hướng viết tự do, không lệ thuộc vào mẫu câu có sẵn. Cách này thường được sử dụng trong nghị quyết, chỉ thị, thông tư.
Về vị trí, các văn bản ở nhóm thứ nhất thường được viện dẫn ở ngay đầu văn bản (sau trích yếu).
b) Cơ sở thực tiễn
Các văn bản ở nhóm thứ hai có thể được viện dẫn ở phần kế liền với nhóm thứ nhất, cũng có thể được gắn liền với phần nội dung chính của dự thảo.
Cơ sở thực tiễn của văn bản quy phạm pháp luật thường là những hành vi mang tính thủ tục, trực tiếp làm phát sinh những vấn đề mà văn bản dự kiến ban hành cần giải quyết.
Nhằm phân biệt cơ sở thực tiễn với cơ sở pháp lý, người soạn thảo thường sử dụng một số “công thức”:
– Thứ nhất, dùng câu “Để giải quyết …” hoặc “Để thực hiện …”, ” Để nâng cao …“, … nhằm chỉ rõ mục đích ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Ví dụ: “Để giải quyết đúng pháp luật, kịp thời các vụ án kinh tế nhằm bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, pháp nhân” (Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án kinh tế)
– Thứ hai, dùng câu ” xét”, nếu văn bản cần viện dẫn là những văn bản khác, như công văn, tờ trình của cấp dưới.
Bên cạnh đó, phần cơ sở thực tiễn có thể được xác lập theo hướng viết tự do, hoàn toàn không lệ thuộc vào mẫu câu có sẵn.
Về vị trí, cơ sở thực tiễn có thể được bố trí ở kế liền trước hoặc sau cơ sở pháp lý của văn bản quy phạm pháp luật.
9. Phần chữ ký (Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)
Văn bản quy phạm pháp luật phải được người có thẩm quyền ký đúng thể thức. Nếu văn bản không có chữ ký hoặc chữ ký là của người không có thẩm quyền thì không được Nhà nước công nhận.
Phần ký được trình bày ở góc phải, cuối văn bản. Thể thức ký phải ghi trước chức vụ của người ký. Nếu văn bản được ban hành bởi cơ quan, tổ chức hoạt động theo chế độ tập thể thì khi ký phải ghi rõ TM. (thay mặt) trước tên cơ quan.
Nếu văn bản được ban hành bởi cơ quan hoạt động theo chế độ thủ trưởng thì khi ký văn bản không ghi thay mặt (TM. ), mà ghi rõ chức vụ của người ký.
Nếu văn bản do cấp phó ký khi được cấp trưởng uỷ quyền thì phải ghi KT. ( ký thay) cấp trưởng và chức vụ của người được uỷ quyền. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
Trong mọi trường hợp, người có thẩm quyền ký ban hành văn bản quy phạm pháp luật không được uỷ quyền cho cấp dưới ký thừa lệnh (TL.) các văn bản quy phạm pháp luật.
Nếu người đứng đầu cơ quan mới được giao chức vụ là quyền trưởng thì khi ký ghi là Q.Trưởng …,
Người có thẩm quyền phải ký trực tiếp, không được ký bằng bút chì, bút mực màu đỏ hoặc bằng các vật liệu dễ phai mờ; phải viết rõ họ tên người ký bằng chữ thường, cách chức vụ của người ký 30mm.
Thông thường văn bản quy phạm pháp luật chỉ có một chữ ký nhưng cũng có trường hợp có nhiều chữ ký như đối với các văn bản liên tịch.
10. Dấu của văn bản quy phạm pháp luật
Sau khi văn bản quy phạm pháp luật đã được người có thẩm quyền ký đúng thể thức, văn thư phải đóng dấu vào văn bản. Tuyệt đối không đóng dấu khi chưa có chữ ký. Dấu đóng đúng chiều, rõ ràng, đúng mầu mực quy định và trùm lên l/4 đến l/3 chữ ký về phía bên trái. Chữ ký và dấu bảo đảm tính hợp pháp của văn bản quy phạm pháp luật.
11. Nơi nhận (Chữ in thường, cỡ 13, kiểu nghiêng)
Phần “Nơi nhận” được trình bày ở góc trái, cuối văn bản, ngang phần chữ ký. Người ký phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về nhiệm vụ, quyền hạn, quan hệ công tác mà quyết định việc gửi văn bản. Nơi gửi, số lượng gửi được ghi rõ trong phần nơi nhận, có tác dụng giúp cho bộ phận văn thư biết phải nhân văn bản thành bao nhiêu bản và gửi tới đâu, tạo điều kiện cho việc thực hiện văn bản được nhanh chóng, thuận lợi.
Thông thường, văn bản quy phạm pháp luật được gửi tới các nhóm đối tượng sau:
– Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành văn bản;
– Các cơ quan, tổ chức có quyền kiểm tra, giám sát, kiểm sát hoạt động của cơ quan ban hành văn bản;
– Bộ phận lưu văn bản.
Bố cục hình thức phổ biến của văn bản quy phạm pháp luật được trình bày tại Phụ lục 9.
II. Bố cục nội dung của văn bản quy phạm pháp luật
1. Việc đặt tên, đánh số cho các đơn vị trong văn bản.
Về nguyên tắc chung, một văn bản quy phạm pháp luật có thể được chia thành Phần, Chương, Mục, Điều, Khoản, Điểm. Khi sử dụng các đơn vị này, cần lưu ý một số điểm sau đây:
– Có thể phối hợp phần chữ (Phần, Chương, Mục, Điều, Khoản, Điểm) với phần số (1, 2, a, b…) để trình bày mỗi đơn vị của văn bản.
Về phần chữ, nên lựa chọn những tên gọi nói trên mà không nên sử dụng những tên gọi khác (như “Tiết” …). Phần, Chương, Mục, Điều là tên gọi phần chữ của đơn vị có trong văn bản. Riêng đối với Khoản và Điểm thì không dùng các từ đó để đặt tên cho những nội dung tương ứng khi trình bày văn bản (tạo thành những đơn vị không có tên gọi), chỉ sử dụng các từ đó khi viện dẫn những đơn vị đó.
Số được dùng để ấn định vị trí của mỗi nội dung có trong văn bản, nên dùng số ả rập (dãy số tự nhiên). Số La Mã ít phổ biến nên không tiện lợi khi trình bày, viện dẫn văn bản. Chữ cái theo thứ tự bảng chữ cái không tự thể hiện rõ vị trí, số lượng chữ cái hạn chế, nên chỉ sử dụng số La Mã hoặc chữ cái để đánh số cho các đơn vị trong văn bản trong những trường hợp sau đây:
+ Các đơn vị cần đánh số có số lượng không quá lớn;
+ Khi văn bản cần được chia thành nhiều cấp độ và đã sử dụng hết những tên gọi nói trên để ấn định các đơn vị có trong văn bản.
– Các đơn vị có tên gọi như nhau được dùng tương ứng với những nội dung có vị trí, vai trò như nhau trong văn bản.
– Đơn vị lớn bao hàm nhiều đơn vị nhỏ hơn, tránh tình trạng trong đơn vị lớn chỉ có duy nhất 01 đơn vị nhỏ trực tiếp cấu thành nên nó. Ví dụ: trong Chương chỉ có 01 Mục.
2. Việc lựa chọn bố cục cụ thể cho từng văn bản quy phạm pháp luật
Có 2 kiểu bố cục sau đây thường được sử dụng trong thực tiễn:
Trên cơ sở bố cục chung được trình bày ở trên, tuỳ từng trường hợp, người soạn thảo lựa chọn bố cục cụ thể cho văn bản. Các văn bản quy phạm pháp luật khác nhau thì bố cục nội dung có thể cũng khác nhau. Ngay trong một văn bản cụ thể, bố cục nội dung của từng phần cũng có thể không giống nhau.
Việc lựa chọn bố cục nội dung cho một đơn vị của văn bản hoặc cho cả văn bản quy phạm pháp luật chủ yếu dựa vào các căn cứ sau đây:
* Xác lập các quy phạm đường lối, chủ trương, nguyên tắc: Các quy phạm loại này thường có số lượng tương đối nhỏ, không được trực tiếp áp dụng để giải quyết các công việc cụ thể phát sinh trong thực tiễn mà thường là cơ sở để ban hành những quy phạm pháp luật cụ thể, nên nội dung văn bản không cần thiết phân chia thành nhiều cấp độ.
* Xác lập các quy phạm giải thích, hướng dẫn: Các quy phạm giải thích chủ yếu có mục đích làm rõ nghĩa những đơn vị trong cùng văn bản hoặc trong một văn bản quy phạm pháp luật khác có nghĩa chưa rõ ràng, chưa chính xác. Các quy phạm hướng dẫn chủ yếu có mục đích chỉ ra cách thức tổ chức thực hiện văn bản, tức là đặt ra những quy định nhằm cụ thể hoá các quy định chung chung trong cùng văn bản hoặc trong văn bản quy phạm pháp luật khác.
+ Kiểu bố cục thứ hai phù hợp với việc xác lập các quy phạm pháp luật cụ thể. Số lượng các quy phạm này thường rất lớn, chúng được viện dẫn trong quá trình áp dụng pháp luật, do đó việc phân chia thành nhiều cấp độ là cần thiết, thuận tiện cho cả việc trình bày và việc viện dẫn văn bản về sau.
3. Căn cứ để phân chia, sắp xếp nội dung văn bản quy phạm pháp luật
Để bảo đảm sự hợp lý trong việc phân chia nội dung văn bản quy phạm pháp luật, cần căn cứ vào chính khả năng biểu đạt của từng khối ngôn ngữ có trong văn bản. Mỗi khối ngôn ngữ thể hiện một nội dung cụ thể. Mỗi nội dung được thể hiện đều có vị trí, vai trò nhất định trong văn bản.
Những nội dung có vai trò ngang bằng nhau và độc lập với nhau trong văn bản cần được bố trí thành những đơn vị có cùng cấp độ. Nếu trong cấp độ lớn, có nhiều nội dung nhỏ hơn thì những nội dung nhỏ hơn đó có thể được chia thành những cấp độ nhỏ hơn nữa.
Sau khi phân chia nội dung văn bản thành những đơn vị với nhiều cấp độ khác nhau như đã trình bày ở trên, cần sắp xếp các đơn vị đó theo một trật tự nhất định. Trật tự đó ảnh hưởng trực tiếp tới tính lô gich, sự hợp lý của văn bản.
Nội dung văn bản có thể được sắp xếp dựa vào những căn cứ sau đây:
– Mức độ quan trọng của vấn đề được biểu đạt trong các nội dung: tất cả các nội dung có cùng cấp độ được so sánh về mức độ quan trọng để ấn định vị trí của chúng trong văn bản. Dựa vào căn cứ này, thông thường các nội dung quan trọng hơn được xếp trước, các nội dung ít quan trọng hơn được xếp sau. Khi có nhiều nội dung cùng được so sánh thì có thể so sánh riêng từng cặp nội dung để xác định mức độ quan trọng của chúng. Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng việc đánh giá chỉ mang tính tương đối, ước lệ.
Căn cứ này chỉ được sử dụng để sắp xếp những nội dung có quan hệ độc lập phối thuộc với nhau.
– Trình tự diễn biến của vấn đề được biểu đạt trong các nội dung: Trong trường hợp này cần dựa vào sự vận động, tiến triển mang tính quy luật tất yếu của các sự vật, hiện tượng hay quá trình được biểu đạt trong nhóm các nội dung để sắp xếp đơn vị ngôn ngữ trong văn bản. Theo đó thì việc gì tất yếu xảy ra trước thì xếp trước, việc gì xảy ra sau thì xếp sau.
Căn cứ này có thể được sử dụng để sắp xếp những nhóm nội dung sau đây:
+ Những nội dung có mối quan hệ “cái chung – cái riêng”;
+ Những nội dung có mối quan hệ “nhân – quả”;
+ Những nội dung có mối quan hệ về thủ tục được xác lập để giải quyết vấn đề được văn bản đề cập tới.
Nguồn: Sổ tay nghiệp vụ soạn thảo, thẩm định văn bản quy phạm pháp luật – Bộ Tư pháp
Việc phân chia, sắp xếp các nội dung trong văn bản quy phạm pháp luật cần được tiến hành thống nhất trong cả văn bản, tránh tình trạng ở mỗi đơn vị trong văn bản lại sử dụng những cách thức phân chia, sắp xếp khác nhau.