Đề Xuất 1/2023 # Dạng Văn Bản Iso 9001: 2022 # Top 9 Like | Athena4me.com

Đề Xuất 1/2023 # Thông Tin Dạng Văn Bản Iso 9001: 2022 # Top 9 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Dạng Văn Bản Iso 9001: 2022 mới nhất trên website Athena4me.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2015 đã không còn sử dụng thuật ngữ “tài liệu” và “hồ sơ”. Cả 2 loại văn bản này đã được gộp chung thành ”thông tin dạng văn bản”

Tài liệu và Hồ sơ

Những yêu cầu trong tiêu chuẩn yêu cầu “duy trì thông tin dạng văn bản” là nói đến tài liệu và yêu cầu “ lưu giữ thông tin dạng văn bản” là nói đến hồ sơ. Biểu mẫu là một tài liệu, khi biểu mẫu được điền vào nó sẽ trở thành một bản ghi. Hầu hết các tài liệu và hồ sơ đều được kiểm soát theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 được đề cập trong điều 7.5.

Các yêu cầu đối với tài liệu trong tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 là gì?

Thông tin dạng văn bản của bạn phải bao gồm các tài liệu và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn và cần thiết để hoạt động tổ chức của bạn có hiệu quả. ISO 9001: 2008 yêu cầu sáu thủ tục cụ thể để tuân thủ. ISO 9001: 2015 không còn yêu cầu các thủ tục, nhưng nếu tổ chức của bạn cần chúng để có hiệu quả, bạn phải có chúng.

Thông tin dạng văn bản được sử dụng làm bằng chứng về sự phù hợp, cung cấp tính nhất quán về cách một quy trình được thực hiện, hỗ trợ đào tạo và ngăn ngừa mất kiến thức. Nếu bạn có một quy trình phức tạp hoặc không nhất quán, bạn nên ghi lại quy trình đó. Ngoài ra, hãy xem xét việc ghi lại bất kỳ quy trình nào mà chỉ một nhân viên biết cách thực hiện. Điều này bảo vệ tổ chức khỏi bị mất kiến thức trong trường hợp nhân viên đó không còn làm việc tại tổ chức.

Tiêu chuẩn 9001 vẫn yêu cầu các thông tin dạng văn bản sau:

– Chính sách chất lượng.

– Mục tiêu chất lượng.

– Phạm vi QMS.

Kiểm soát thông tin dạng văn bản có nghĩa là bạn có một quy trình để xác định, xem xét và phê duyệt tài liệu cũng như sử dụng định dạng và phương tiện thích hợp cho nội dung của thông tin dạng văn bản. Bạn cần đảm bảo thông tin dạng văn bản có sẵn cho những người cần truy cập, được bảo vệ, phiên bản được kiểm soát và các phiên bản cũ / không hoạt động phải được xử lý đúng cách.

Bạn có thể choáng ngợp khi biết thông tin dạng văn bản nào cần đưa vào QMS của bạn và tốn nhiều thời gian để phát triển. Một chuyên gia tư vấn giỏi sẽ hỗ trợ và hướng dẫn bạn cách thức xây dựng và thực hiện để đạt được chứng chỉ iso thành công. Liên hệ ngay Viện UCI để được hỗ trợ tư vấn.

Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 không còn sử dụng các thuật ngữ “tài liệu” và “hồ sơ”. Cả hai hiện được gọi là “thông tin dạng văn bản”. Theo định nghĩa ISO 9001: 2015, thuật ngữ thông tin dạng văn bản đề cập đến thông tin phải được kiểm soát và duy trì. Do đó, nó hy vọng rằng bạn cũng duy trì và kiểm soát phương tiện cũng như thông tin.

Khái Niệm Thông Tin Dạng Văn Bản

Khái niệm thông tin dạng văn bản theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO:

1- Hệ thống thông tin (Information system): Mạng lưới kênh trao đổi thông tin (Dữ liệu có ý nghĩa về một đối tượng náo đó) được sử dụng trong tổ chức (Không dùng hệ thống tài liệu).

2- Tài liệu (Document): Thông tin và phương tiện chứa đựng thông tin (Như vậy thuật này cũng hàm chứa hồ sơ).

3- Hồ sơ (Record): “Tài liệu” nêu kết quả đạt được hoặc cung cấp bằng chứng về các kết quả hoạt động được thực hiện (Như vậy hồ sơ cũng là tài liệu đúng không ạ).

4- Thông tin dạng văn bản (Documented information): Thông tin cần được tổ chức kiểm soát và duy trì và phương tiện chứa đựng thông tin, bao gồm:

Nhưng “một hệ thống quản lý (Như QMS hay EMS,…) trong hệ thống quản lý kinh doanh của công ty cần kiểm soát “thông tin dạng văn bản” tùy thuộc vào yêu cầu của tiêu chuẩn đó (Tiêu chuẩn bắt buộc phải có thông tin dạng văn bản) hoặc tự tổ chức định ra (Các yêu cầu không quy định thông tin dạng văn bản”.

Khái niệm thông tin dạng văn bản theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO:

Phân biệt tên gọi thông tin dạng văn bản.

Theo diễn giải của ISO 10013:2001-HƯỚNG DẪN VỀ TÀI LIỆU CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (Đang có phiên bản DIS trong thời gian tới)/ ISO 9000:2015-THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA.

Tài liệu của hệ thống quản lý thường bao gồm các loại sau đây.

1-Chính sách: Chính sách là ý đồ định hướng của Tổ chức do Lãnh đạo cao nhất công bố.

4-Các thủ tục dạng văn bản (Documented Procedures): Không còn sử dụng trong thuật ngữ mới theo ISO 9000 nữa, tuy nhiên theo ISO 10013 thì nội dung của thủ tục dạng văn bản có thể là “lời văn, lưu đồ, bảng biểu, kết hợp các hình thức trên hoặc bất kỳ phương pháp thích hợp nào khác phù hợp với những nhu cầu của tổ chức”.

5-Các hướng dẫn công việc: Tiêu chuẩn ISO 9000 không còn đề cập, nhưng chúng ta có thể tham khảo mục số 4 nêu trên.

6-Các biểu mẫu: Tiêu chuẩn ISO 9000 không còn đề cập, nhưng ISO 10013 thì “Các biểu mẫu được xây dựng và duy trì để ghi các dữ liệu thể hiện sự phù hợp với những yêu cầu của hệ thống quản lý”

8-Các quy định (Specification): theo ISO 9000:2015 là tài liệu (Document) nêu các yêu cầu (Ví dụ: Tài liệu là sổ tay chất lượng quy định…, Quy trình quy định….., kế hoạch chất lượng thép quy định….)

9-Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài: Tiêu chuẩn ISO 9000 không còn đề cập, tuy nhiên theo ISO 10013 thì “Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài có thể bao gồm các bản vẽ kỹ thuật do khách hàng cung cấp, quy định, yêu cầu chế định và pháp định, tiêu chuẩn, quy phạm và sổ tay hướng dẫn bảo dưỡng”.

10-Hồ sơ (Records): Như định nghĩa phần 01, tuy nhiên theo ISO 10013 thì “Hồ sơ thể hiện các kết quả đã đạt được hoặc đưa ra bằng chứng rõ ràng về các hoạt động nêu trong các thủ tục và hướng dẫn công việc đã được thực hiện”.

Kiểm Soát Thông Tin Dạng Văn Bản (Qt750

Qui định phương pháp kiểm soát việc thiết lập, cập nhật, thay đổi và phân phối đối với toàn bộ các thông tin dạng văn bản đang được áp dụng tại Công ty (mục 4) để đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.

Quy trình này áp dụng tất cả các thông tin dạng văn bản đang được sử dụng tại Công ty.

Thông Tin dạng văn bản được kiểm soát bao gồm:

“Thông tin dạng văn bản được duy trì – Quy trình, Hướng dẫn” và

“Thông tin dạng văn bản được lưu trữ – Biểu mẫu “.

4.1 Thông tin dạng văn bản được duy trì

Thông tin dạng văn bản nội bộ được duy trì thuộc Hệ thống quản lý chất lượng: là những thông tin dạng văn bản được viết từ yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và bao gồm: Sổ tay hệ thống; Quy trình; Hướng dẫn; Biểu mẫu.

Thông tin dạng văn bản nội bộ không thuộc Hệ thống quản lý chất lượng (tri thức nội bộ của tổ chức): là những thông tin dạng văn bản như: Qui chế, quyết định, hướng dẫn…được Công ty xây dựng và ban hành trước đây và sau này để thống nhất qui chế hoạt động hoặc phương pháp thực hiện và được nhận biết thông qua sự phê duyệt của giám đốc;

Thông tin dạng văn bản được duy trì không kiểm soát: là thông tin dạng văn bản không tuân theo quy định ở mục 4.1

4.2 Thông tin dạng văn bản lưu trữ: là những biên bản, báo cáo, các biểu mẫu đã ghi chép. Đây là bằng chứng cho sự phù hợp với các qui định.

Các Quy định chung

Các Trưởng bộ phận có quyền xem nội dung của Thông tin dạng văn bản.

Ngôn ngữ sử dụng: Tất cả tài liệu được sử dụng bằng tiếng Việt

Font chữ được định dạng sẵn trên phầm mềm WordPress

Mã chữ dùng chuẩn Unicode

Thông tin dạng văn bản

Tạo mới/Chỉnh sửa “thông tin dạng văn bản”

BƯỚC 2: Giám đốc xem xét mục đích việc tạo mới/sửa chữa thông tin dạng văn bản, sau đó sẽ quyết định thực hiện hoặc yêu cầu người đề xuất nghiên cứu lại.

BƯỚC 3: Sau khi Giám đốc duyệt, nhân viên chịu trách nhiệm tiến hành viết Quy trình.

BƯỚC 4: Sau khi viết xong, nhân viên có trách nhiệm trình Giám đốc phê duyệt nội dung viết,

BƯỚC 5: Sau khi các nội dung đã thực hiện xong, Trợ lý ISO có trách nhiệm

Sửa chữa thông tin dạng văn bản nội bộ

Người yêu cầu

– Lập phiếu “Yêu cầu sửa đổi thông tin dạng văn bản” theo F01-QT750, photo nội dung văn bản cần thay đổi, kèm theo nội dung muốn sửa đổi, gởi cho người quản lý hệ thống

Người quản lý hệ thống

– Phiên bản sửa đổi của thông tin dạng văn bản tại trang 1

– Mô tả những điểm thay đổi tại trang 1 của thông tin dạng văn bản.

Người nhận ký nhận vào danh sách phân phối thông tin dạng văn bản nội bộ theo F04-QT750

Cách Đánh mã tài liệu

XX: Tên loại văn bản (QT: Quy trình, QD: Quy định, HD: Hướng dẫn)

YYY: Mã tham chiếu theo yêu cầu của tài liệu ISO

YY: Số thứ tự của mã tài liệu từ 01-99

ZZ: Số thứ tự của biểu mẫu

Ví dụ: Quy trình: QT720-01 và biểu mẫu: F01-QT720-01

Các loại tài liệu không áp dụng cách đánh mã trên:

Ký hiệu các tài liệu

ST: Sổ tay

QT: Quy trình

QD: Quy định

HD: Hướng dẫn

TC: Tiêu chuẩn

F: Form, Biểu mẫu

STCL: Sổ tay chất lượng

CL: Chiến lược

CSCL: Chính sách chất lượng

Loại tài liệu Quy trình:

Công ty viết Quy trình theo tiêu chuẩn SOP (Standard Operating Procedures), xem Hướng dẫn viết Quy trình chuẩn SOP. Nếu có lưu đồ hướng dẫn, xem Hướng dẫn tạo Lưu đồ.

Loại tài liệu Biểu mẫu:

Phần Header:

Phần Footer

Thông tin dạng văn bản bên ngoài

Phương pháp sắp xếp và quản lý thông tin dạng văn bản lưu trữ.

Trợ lý hệ thống: Các Quy trình, Hướng dẫn, biểu mẫu kèm theo được lưu giữ tại website chúng tôi mục Hệ thống chất lượng. Tùy vào chức năng nhiệm vụ, nhân viên có quyền truy cập để thảo khảo các quy trình làm việc của Công ty.

Quản Lý Văn Bản Theo Iso

Quản lý văn bản theo ISO được coi là một trong các yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức hiện nay. Các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng (ISO) đang được áp dụng rộng rãi, trong đó có lĩnh vực hành chính, điển hình là công tác văn thư, lưu trữ. Cụ thể, quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO áp dụng trong doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức như thế nào?

Quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO áp dụng trong doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức như thế nào?

ISO là cụm từ viết tắt của International Organization for Standardization, tạm dịch là tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế độc lập. Tiêu chuẩn ISO có chức năng làm cho mọi thứ tuân thủ theo các chuẩn mực, được cụ thể hóa bởi các thông số kỹ thuật nhằm đảm bảo cho các sản phẩm, dịch vụ, hệ thống đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả.

Quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO là gì?

Quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO nghĩa là xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý văn bản trong đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp theo chất lượng dựa trên nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản. Mục đích là nhằm tạo ra các quy trình, phương thức làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng của các nghiệp vụ, công tác văn thư và cải cách mảng hành chính.

2. Tại sao nên quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO

Quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO hiện nay được coi là yêu cầu cần thiết đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Áp dụng ISO trong công tác văn thư nói chung và quản lý tài liệu nói riêng mang lại nhiều lợi ích:

Tạo cho cơ quan, tổ chức có một phương pháp làm việc khoa học, chuyên nghiệp, hiệu quả,

Đảm bảo tính trách nhiệm cá nhân cao, khắc phục được sự chồng chéo về trách nhiệm, sự rườm rà trong các bước thực hiện công việc.

Quản lý văn bản theo ISO để tăng trách nhiệm cá nhân.

Làm cơ sở để việc tổng hợp, báo cáo, thống kê dữ liệu văn bản dễ dàng và chuẩn mực hơn.

Đảm bảo an toàn và bảo mật cho hệ thống cơ sở dữ liệu, tài sản dữ liệu của tổ chức.

Góp phần quan trọng cải cách công việc văn thư của tổ chức và công cuộc cải cách hành chính nhà nước.

Tăng mức độ chuyên nghiệp, sự uy tín và nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp.

3. Phạm vi áp dụng của tiêu chuẩn ISO trong quản lý tài liệu

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong công tác quản lý tài liệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tùy quy mô doanh nghiệp, sự đầy đủ các hệ thống văn bản, nhu cầu của doanh nghiệp. Trong đó, ISO được áp dụng phổ biến vào các quy trình sau:

Soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý, giải quyết văn bản.

Quản lý văn bản đến và văn bản đi.

Quy trình lập và quản lý văn bản, hồ sơ nộp vào nơi lưu trữ, xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu.

Áp dụng ISO cho các quy trình lưu trữ văn bản.

4. CloudOffice – Giải pháp quản lý văn bản hiệu quả, toàn diện

Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice đáp ứng đầy đủ các chức năng nghiệp vụ về quản lý văn bản, bao gồm: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình,… Ngoài ra, các ứng dụng tiện ích như điều hành từ xa đáp ứng nhu cầu làm việc mọi lúc, mọi nơi của bộ phận lãnh đạo cơ quan, thủ trưởng, chủ doanh nghiệp.

Các chức năng chính của CloudOffice bao gồm:

CloudOffice vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013.

Đặc biệt, CloudOffice vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 – Tiêu chuẩn hàng đầu về hệ thống quản lý an ninh thông tin, bảo mật dữ liệu. Nhờ vậy, hệ thống cơ sở dữ liệu của các tổ chức, đơn vị và doanh nghiệp sẽ được tối đa bảo mật.

Bạn đang đọc nội dung bài viết Dạng Văn Bản Iso 9001: 2022 trên website Athena4me.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!