Cập nhật nội dung chi tiết về Quy Trình Xử Lý Văn Bản Đến Và Văn Bản Đi Trên Phần Mềm Văn Phòng Điện Tử mới nhất trên website Athena4me.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Bước 1: Văn thư vào sổ công văn đến, scan chuyển Chánh văn phòng
Bước 2: Chánh văn phòng kiểm tra văn bản đến:
– Trình Chủ tịch UBND huyện
– Trình PCT UBND huyện phụ trách theo lĩnh vực phân công xử lý chính và Chủ tịch UBND huyện đồng xử lý.
Bước 3: Lãnh đạo UBND kiểm tra văn bản đến:
– Nếu chưa đúng thì ghi ý kiến chỉ đạo chuyển trả Chánh văn phòng.
– Nếu đúng thì thống nhất chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính và Chánh văn phòng đồng xử lý.
Bước 4: Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra văn bản đến:
– Văn bản đến không phải chỉ đạo tham mưu (Văn bản theo dõi) thì kết thúc văn bản lưu hồ sơ công việc
– Văn bản đến cần tham mưu “Văn bản đi”:
+ Nếu thuộc lĩnh vực Trưởng phòng chuyên môn phụ trách thì chuyển Chuyên viên hoặc trực tiếp dự thảo“Văn bản đi”.
+ Nếu thuộc lĩnh vực Phó trưởng phòng chuyên môn phụ trách thì chuyển Phó trưởng phòng chuyên môn xử lý. Phó trưởng phòng chuyên môn chuyển Chuyên viên hoặc trực tiếp dự thảo“Văn bản đi”.
II. Quy trình xử lý văn bản đi
Bước 1: Chuyên viên trả lời văn bản đi:
– Chuyên viên dự thảo VB đi chuyển Phó trưởng phòng/Trưởng phòng kiểm tra nội dung; Phó Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra nội dung xong chuyển Trưởng phòng chuyên môn.
(Trưởng phòng chuyên môn/Phó trưởng phòng chuyên môn chưa thống nhất nội dung thì ghi ý kiến chỉ đạo và chuyển Chuyên viên để chỉnh sửa)
Quy trình xử lý văn bản đi
Bước 2: Trưởng phòng chuyên môn chuyển văn bản tham mưu cho Chánh văn phòng:
– Chánh văn phòng trực tiếp kiểm tra, tham mưu và trình Lãnh đạo UBND huyện.
– Chánh văn phòng chuyển Phó Chánh văn phòng kiểm tra, tham mưu và chuyển Chánh văn phòng kiểm tra thống nhất. Sau đó Chánh văn phòng chuyển lại Phó Chánh văn phòng để trình Lãnh đạo UBND huyện.
(Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng chưa thống nhất nội dung thì ghi ý kiến và chuyển Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra chỉnh sửa:
+ Nếu Trưởng phòng chuyên môn thấy sai thì khắc phục để tham mưu lại.
+ Nếu đúng theo quan điểm tham mưu của Trưởng phòng chuyên môn thì báo cáo trực tiếp Lãnh đạo UBND huyện)
Bước 3: Chánh văn phòng/Phó chánh văn phòng trình Lãnh đạo UBND huyện:
– Đối với văn bản đi thuộc lĩnh vực của các Phó chủ tịch thì chuyển các Phó chủ tịch, đồng thời chuyển Chủ tịch đồng xử lý.
– Đối với văn bản đi thuộc lĩnh vực của Chủ tịch thì chuyển Chủ tịch, đồng thời chuyển Phó chủ tịch đồng xử lý (Nếu thấy các PCT cần góp ý).
Bước 4: Lãnh đạo UBND huyện mở văn bản đi kiểm tra và chỉ đạo:
– Đối với các văn bản đi thống nhất nội dung phát hành thì chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính, Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng đồng xử lý.
– Đối với các văn bản đi không thống nhất nội dung phát hành thì chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính, Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng đồng xử lý; Đồng thời ghi ý kiến chỉ đạo.
Bước 5: Trưởng phòng chuyên môn chuyển văn bản cho Chánh văn phòng:
– Trưởng phòng chuyên môn mở văn bản đi do Lãnh đạo UBND huyện chuyển đến: In văn bản đi và ký nháy; Đồng thời chuyển văn bản đi đến Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng.
Chánh văn phòng chuyển văn bản cho văn thư phát hành:
– Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng ký nháy trình Lãnh đạo UBND huyện ký phát hành; Đồng thời chuyển file văn bản đi đến văn thư kết thúc phát hành trên phần mềm EOffice.
Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Văn Bản Đến
Công tác văn thư – lưu trữ ở Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.
1. MỤC ĐÍCHCông tác văn thư – lưu trữ ở Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.2. PHẠM VIQuy trình này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư (văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu) của Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị.Cán bộ văn thư tổ chức thực hiện quy trình này3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN– Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.– Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.– Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.– Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.– Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. – Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.– Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT – LĐCC: Lãnh đạo chi cục– CBVT: Cán bộ văn thư.5. NỘI DUNG QUY TRÌNH5.1 Quy trình quản lý văn bản đến5.1.1 Lưu đồ
Ứng Dụng Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Điện Tử Vnpt
BHG – Để tạo môi trường làm việc điện tử, nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động cơ quan Nhà nước, trong năm 2015 và đầu năm 2016, UBND tỉnh đã quyết liệt chỉ đạo các sở, ngành, đơn vị trong tỉnh triển khai phầm mềm Quản lý văn bản điều hành VNPT-iOffice. Đến nay, nhiều đơn vị đã triển khai, áp dụng và mang lại hiểu quả thiết thực trong công việc quản lý và điều hành cho đơn vị mình.
Cán bộ, CCVC Văn phòng UBND tỉnh ứng dụng phần mềm VNTP-iOffice để chuyển – nhận công văn, văn bản điều hành của UBND tỉnh cho các sở, ngành.
Sở Khoa học và Công nghệ (KH-CN) Hà Giang có 7 phòng chuyên môn, 2 trung tâm và Chi cục đo lường chất lượng. Là sở có nhiều đơn vị chuyên môn nên lượng văn bản đi và đến cần xử lý là rất nhiều, được biết trung bình một ngày Sở cần xử lý trên 30 văn bản, có ngày 60 văn bản đến và đi. Với lượng văn bản nhiều như vậy, nếu xử lý theo phương pháp truyền thống, đó là văn thư nhận văn bản trình lãnh đạo ký duyệt rồi mới phô tô chuyển các phòng chức năng và cán bộ trong cơ quan. Làm thủ công như vậy mất nhiều thời gian xử lý văn bản, lại tốn kém văn phòng phẩm. Vì lý do đó mà đầu năm 2016, Sở đã phối hợp với VNPT Hà Giang triển khai hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành, từ khi áp dụng đến nay công việc của sở được triển khai nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thờigian Đồng chí Phạm Minh Giang, Phó Giám đốc Sở KH-CN, cho biết: Với những tính năng ưu việt của phần mềm như: Cho phép gửi nhận văn bản liên thông giữa 4 cấp là Trung ương, tỉnh, huyện và xã; giám sát quá trình xử lý văn bản; thông báo tin nhắn đến người nhận văn bản; xử lý văn bản trên các thiết bị điện thoại thông minh, máy tính có kết nối mạng… Từ những tính năng đó mà tôi có thể xử lý văn bản, giao nhiệm vụ cho các phòng chức năng ngay trên chiếc điện thoại của mình. Không chỉ vậy, kể cả đi công tác trong tỉnh, trong nước và ngoài nước, công việc điều hành và xử lý văn bản vẫn được thực hiện, thao tác một cách đơn giản, thuận tiện.
Cùng với Sở KH – CN, Báo Hà Giang, nhiều đơn vị khác trong tỉnh đã triển khai hiệu quả phần mềm quản lý văn bản điện tử. Điều này đã xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, góp phần thúc đẩy công tác cải cách hành chính, từng bước thay đổi lề lối làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong toàn tỉnh. Theo số liệu được cập nhật công khai về tiến độ giải quyết hồ sơ của tỉnh Hà Giang trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, từ đầu năm 2016, khi bắt đầu triển khai phầm phềm cho các sở, ngành, UBND các huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn cho đến nay, toàn tỉnh có 887 đơn vị được cài đặt và sử dụng; gần 559 nghìn văn bản được trao đổi qua mạng, trong đó, gần 520 nghìn văn bản đi, 39 nghìn văn bản đến; 88.4% văn bản đó được xử lý kịp thời. Con số này nói lên sự quyết tâm của tỉnh trong hiện thực hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh lần thứ XVI đề ra.
Bài, ảnh: Lê Lâm
Thực Hiện Ký Số Văn Bản Sao Y, Sao Lục, Trích Sao Từ Văn Bản Giấy Sang Văn Bản Điện Tử Trên Phần Mềm Quản Lý Văn Bản
Trang chủ
Lĩnh vực chung
Tin nội bộ
Ứng dụng Chữ ký số
Lượt xem: 436
Thực hiện ký số văn bản Sao y, Sao lục, Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử trên Phần mềm quản lý văn bản
Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn các các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố thực hiện Sao y, Sao lục, Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử trên Phần mềm quản lý văn bản và điều hành
1. Khái niệm
Theo Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
– Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
– Sao lục: Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
– Trích sao: Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
– Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Như vậy, việc thực hiện Sao y, Sao lục, Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy phải có ký số của cơ quan, tổ chức mới đảm bảo tính pháp lý của văn bản; do đó, các cơ quan khi sử dụng văn bản giấy phát hành trên môi trường internet (thông qua Phần mềm quản lý văn bản và điều hành hoặc Cổng thông tin điện tử) phải thực hiện Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
2. Hướng dẫn Sao y, Sao lục, Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử trên Phần mềm quản lý văn bản
* Yêu cầu: Máy tính phải cài đặt công cụ tích hợp ký số mới nhất
– Bước 1: Tài khoản Văn thư đăng nhập Phần mềm quản lý văn bản và điều hành, chọn Thêm văn bản đi
– Bước 2: Nhập các thông tin của Văn bản và thêm văn bản cần Sao y
– Bước 3: Chọn chức năng Ký số
– Bước 4: Chọn Chức năng Ký Sao y
* Văn bản sau khi thực hiện Sao sẽ được hiển thị như sau :
* Lưu ý:
– Trường hợp cơ quan phát hành văn bản chính (đã thực hiện quy trình ký số điện tử) mà có văn bản giấy kèm theo văn bản chính thì cũng phải thực hiện Sao văn bản đó trên luồng phát hành Văn bản đi (cách sao tương tự như trên).
– Trường hợp cơ quan phát hành văn bản chính (đã thực hiện quy trình ký số điện tử) mà văn bản kèm theo văn bản chính là văn bản đã được ký số, thì không cần thực hiện Sao văn bản đó.
3. Các cơ quan chưa cài đặt Công cụ tích hợp ký số trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành: Hướng dẫn cài đặt, cấu hình tại phụ lục kèm theo hoặc tham khảo Công văn số 549/STTTT-CNTT ngày 08/5/2020 của Sở Thông tin và Truyền thông.
4. Hiện nay, có các phần mềm để ký số khác như vSignPDF (do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp), NEAC SIGNER (do Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia cung cấp), đều có thể sử dụng để ký số văn bản điện tử. Tuy nhiên chưa thể hiện được đúng thể thức và kỹ thuật trình bày các bản sao y, sao lục, trích sao theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Do đó, Sở Thông tin và Truyền thông khuyến nghị các cơ quan, đơn vị sử dụng Công cụ tích hợp ký số trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành để ký số các văn bản sao y, sao lục, trích sao.
Thông tin chi tiết liên hệ: Phòng Công nghệ thông tin, Sở Thông tin và Truyền thông, Điện thoại: 0212 2210468.
Tweet
Bạn đang đọc nội dung bài viết Quy Trình Xử Lý Văn Bản Đến Và Văn Bản Đi Trên Phần Mềm Văn Phòng Điện Tử trên website Athena4me.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!