Đề Xuất 11/2022 # Quy Chế Công Tác Văn Thư, Lưu Trữ / 2023 # Top 13 Like | Athena4me.com

Đề Xuất 11/2022 # Quy Chế Công Tác Văn Thư, Lưu Trữ / 2023 # Top 13 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Quy Chế Công Tác Văn Thư, Lưu Trữ / 2023 mới nhất trên website Athena4me.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Quy chế Sở GTVT Quy chế văn thư lưu trữ

 Email  Bản in

QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

          Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

          1. Phạm vi: Quy chế này quy định chế độ hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ của Sở Giao thông vận tải tỉnh Bắc Kạn;

          2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với cán bộ, công chức, người lao động làm việc tại các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở Giao thông vận tải Bắc Kạn.

          Điều 2. Giải thích từ ngữ

          1. Công tác văn thư gồm các công việc: Soạn thảo, ký, ban hành văn bản, tiếp nhận, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Giao thông vận tải Bắc Kạn; Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.

          2. Công tác lưu trữ gồm các công việc: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Giao thông vận tải Bắc Kạn, lựa chọn hồ sơ tài liệu có giá trị lịch sử, vĩnh viễn từ lưu trữ cơ quan, nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

          3. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

          4. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến. (kể cả văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật, bản Fax) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

          5. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

          6. “Đăng ký văn bản” là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, tên loại và trích yếu nội dung, nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.

          8. “Văn thư cơ quan” là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

          9. “Văn thư đơn vị” là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

          10. “Con dấu” là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.

          12. “Tài liệu” là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và vật mang tin khác.

          13. “Tài liệu lưu trữ” là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

          14. “Lưu trữ cơ quan” là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

          15. “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác theo quy định của pháp luật.

          16. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

          17. “Chỉnh lý tài liệu” là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

          18. “Xác định giá trị tài liệu” là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

          19. “Thu thập tài liệu” là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh.

          Điều 3. Nguyên tắc quản lý về văn thư, lưu trữ

          1. Công tác văn thư, lưu trữ Sở Giao thông vận tải đặt dưới sự chỉ đạo tập trung, thống nhất của Ban Giám đốc Sở. Văn phòng Sở là đơn vị chuyên môn tham mưu cho Ban Giám đốc Sở thực hiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ cơ quan của Sở và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan của Sở theo quy định của pháp luật.

          2. Tất cả văn bản, đi đến của Sở đều được đăng ký, làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao tập trung tại bộ phận văn thư Sở (trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

          3. Đối với văn bản đi, đến là văn bản giấy phải đăng ký, phát hành và chuyển giao ngay trong ngày, chậm nhất vào buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Đối với các văn bản đi. Đến có đóng các loại dấu chỉ mức độ khẩn như: “Hỏa tốc”; “Hẹn giờ”; “Thượng Khẩn”; “Khẩn” phải đặc đăng ký, chuyển giao đúng địa chỉ ngay sau khi nhận được văn bản.

          4. Đối với văn bản điện tử đến được văn thư Sở chuyển đến Lãnh đạo Sở phân phối, giải quyết trong thời gian không quá 3 giờ (trong giờ hành chính). Văn bản điện tử đi phải được phát hành trong ngày ký văn bản, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo (đối với văn bản thông thường).

          6. Việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo các nội dung quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của bộ nội vụ và theo yêu cầu của Sở Nội vụ Bắc Kạn.

          Điều 4. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

          1. Trách nhiệm của Giám đốc Sở:

          a) Chỉ đạo việc tổ chức xây dựng, ban hành và thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Sở theo quy định của pháp luật hiện hành.

          b) Chỉ đạo việc thực hiện nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.

          c) Chỉ đạo việc kiểm tra thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của sở và của các đơn vị trực thuộc Sở; Chỉ đạo việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

          2. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Sở:

          a) Chánh Văn phòng Sở hoặc người phụ trách công tác hành chính giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Sở, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc các đơn vị trực thuộc triển khai và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định.

          b) Trưởng các phòng, ban, đơn vị thuộc sở có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của sở theo Quy chế này và các quy định của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị mình.

          3. Trách nhiệm của công chức kiêm nhiệm công tác văn thư, tổng hợp của các đơn vị (gọi tắt là văn thư đơn vị):

          a) Phối hợp với văn thư Sở thực hiện thủ tục phát hành văn bản đi của đơn vị.

          b) Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến của đơn vị (đối với văn bản giấy, văn bản mật); Theo dõi, quản lý văn bản đến của đơn vị (đối với văn bản điện tử).

          c) Quản lý sổ đăng ký văn bản đi, đến của đơn vị.

          4. Trách nhiệm của từng cá nhân công chức, viên chức, người lao động:

          a) Thực hiện nghiêm Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Cập nhật nhiệm vụ do Lãnh đạo Sở giao vào hệ thống HSCV (trừ văn bản mật); Tổng hợp các nhiệm vụ được giao để phục vụ công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra.

          b) Chịu trách nhiệm cá nhân về việc sử dụng tài khoản trên hệ thống QLVB; Không truy cập vào tài khoản của người khác, không để người khác truy cập vào tài khoản của mình (trừ trường hợp được ủy quyền). Khi chuyển công tác hoặc nghỉ chế độ phải thực hiện bàn giao quyền sử dụng hệ thống QLVB và toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho thủ trưởng đơn vị.

          c) Chuyên viên soạn thảo có trách nhiệm theo dõi tiến độ công việc trong quá trình ký và phát hành, gửi đi và lập hồ sơ công việc được giao, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

          5. Trách nhiệm của công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của Sở (gọi tắt là văn thư, lưu trữ cơ quan):

          Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của sở phải được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của nhà nước, được hưởng chế độ, quyền lợi, phụ cấp ngành nghề đặc thù và các chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật; có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm:

          – Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

          – Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

          – Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

          – Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

          – Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

          – Giúp Chánh Văn phòng Sở hướng dẫn nghiệp vụ, thu thập, quản lý đầy đủ các hồ sơ, tài liệu của sở, xây dựng các công cụ tra cứu để phục vụ khai thác có hiệu quả đối với tài liệu lưu trữ được lưu tại kho lưu trữ cơ quan của sở Giao thông vận tải Bắc Kạn.

          Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

          1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

          2.Chữ ký số được sử dụng trong văn bản điện tử là chữ ký số tương ứng với chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cấp theo quy định.

          Điều 6. Sự cố kỹ thuật hệ thống QLVB

          1. Trong trường hợp hệ thống QLVB tạm ngừng hoạt động liên tục quá 04 giờ làm việc, thì công chức, viên chức, người lao động được phép sử dụng quy trình xử lý văn bản giấy cho đến khi sự cố được khắc phục; Đồng thời ghi biên bản sự cố kỹ thuật và ghi số chuyển giao văn bản; Đối với văn bản hỏa tốc, hẹn giờ thì báo cáo ngay người có thẩm quyền để xử lý kịp thời. Ngay sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục, văn bản đã được xử lý trên nền giấy phải được cập nhật bổ sung vào cơ sở dữ liệu của hệ thống QLVB để quản lý và theo dõi.

          2. Khi phát hiện có sự cố hoặc lỗi kỹ thuật  cần hỗ trợ sử dụng đối với hệ thống QLVB, các đơn vị cá nhân thông báo, liên hệ với bộ phận quản trị của Văn phòng Sở hoặc cán bộ hỗ trợ kỹ thuật của Sở để được hỗ trợ, xử lý kịp thời giải quyết công việc theo đúng quy định.

          Điều 7. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

          Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn.

          Điều 8. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

          1.Căn cứ điều kiện thực tế, Chánh Văn phòng sở đề xuất kinh phí, mua sắm các trang bị thiết bị cơ sở vật chất như: Giá, tủ, cặp, hộp, bìa hồ sơ… theo nhu cầu của công tác văn thư và lưu trữ, trình Giám đốc sở xem xét quyết định. 

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

          Điều 9. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

          1. Thể thức văn bản

          a) Văn bản Quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Chương V, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

          b) Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Điều 8 và phụ lục I, Nghị định số số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

          2. Kỹ thuật trình bày văn bản

          a) Văn bản Quy phạm pháp luật kỹ thuật trình bày được thực hiện theo quy định tại mục 2, chương V, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ.

          b) Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, quy tắc viết hoa được thực hiện theo quy định tại phụ lục I, phụ lục II, Nghị định số số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ

          Điều 10. Soạn thảo văn bản

          1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ.

          2. Việc soạn thảo văn bản khác phải bảo đảm các quy định:

          a, Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Sở hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

          c, Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải tạo lập dự thảo văn bản trực tiếp  ngay trên luồng văn bản đến trong hệ thống QLVB, đồng thời chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống QLVB và cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết.

          d, Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

          Điều 11. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

          1. Người có thẩm quyền ký dự thảo văn bản trình phê duyệt và chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản.

          2. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống QLVB, chuyển lại bản thảo văn bản cho lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để xem xét, có ý kiến và chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

          2. Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo Sở phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa đổi, bổ sung thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình lại người đã duyệt dự thảo văn bản xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung.

          Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

          1. Người đứng đầu đơn vị hoặc cấp phó được ủy quyền của người đứng đầu đơn vị phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật, (Đối với văn bản giấy phải ký tắt vào cuối nội dung văn bản, sau dấu./.), đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định mức độ mật, đối tượng nhận văn bản trước khi trình Lãnh đạo Sở ký ban hành.

          2. Văn phòng sở  giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức  (phải ký tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” đối với văn bản giấy). Trường hợp phát hiện sai sót thì trả lại cho đơn vị soạn thảo văn bản chỉnh sửa, hoàn thiện.

          Điều 13. Ký văn bản

          1. Giám đốc sở có thẩm quyền ký tất cả văn bản do sở phát hành, giao cho cấp Phó ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của giám đốc sở. Cấp Phó ký thay chịu trách nhiệm trước người giám đốc sở và trước pháp luật về các văn bản do mình ký; Giám đốc sở phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

          2. Giám đốc sở có thể giao cho Chánh Văn phòng sở ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản hành chính thông thường. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

          3. Trong trường hợp đặc biệt, giám đốc sở có thể uỷ quyền cho người đứng đầu đơn vị dưới một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức quy định và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

          4. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai;

          5. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

          Điều 14. Bản sao văn bản

          1. Các hình thức sao văn bản: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.

          2. Thể thức bản sao thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Điều 25, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

          3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do Lãnh đạo sở, Chánh Văn phòng sở quyết định.

          4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định tại quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.

          5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

          6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, ĐI

          Điều 15. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

          Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào, trong hoặc ngoài giờ làm việc đều phải được tập trung tại bộ phận Văn thư  sở để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật

          1. Đối với văn bản giấy

          a) Khi tiếp nhận văn bản giấy đến văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi, đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, Trường hợp phát hiện sai sót, bì thư không có văn bản, văn bản bị rách, thiếu, tình trạng bì thư không còn nguyên vẹn hoặc có dấu hiệu bất thường người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản phải báo cáo ngay với người phụ trách trực tiếp xử lý; Trường hợp cần thiết phải lập biên bản và có chữ ký của người nhận và người chuyển văn bản.

          b) Tất cả bì thư, văn bản giấy (trừ văn bản mật) gửi đến Sở, và các tổ chức đảng, đoàn thể, đều phải được đăng ký tại văn thư Sở, thực hiện theo quy trình: Bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”, số hóa văn bản (scan), cập nhật vào hệ thống QLVB các trường thông tin đầu vào (số, ký hiệu văn bản, cơ quan ban hành văn bản, trích yếu…) và đính kèm file văn bản vào hệ thống QLVB.

          c) Đối với văn bản đến trên bì thư ghi cụ thể tên cá nhân, đơn vị thuộc Sở, văn thư Sở thực hiện ghi lại các thông tin ngoài bì như số, ký hiệu văn bản, nơi gửi, nơi nhận và chuyển nguyên cả bì cho đơn vị, cá nhâncó tên trên bì.

          2. Đối với văn bản điện tử

          a) Văn thư Sở phải kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống QLVB.

          b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định về tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên hệ thống QLVB. Trường hợp phát hiện có sai sót, hoặc dấu hiệu bất thường thì văn thư Sở phải báo cáo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

          3. Văn bản giấy có mức độ khẩn, hỏa tốc đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ công chức, viên chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo sở hoặc Chánh Văn phòng sở để xử lý kịp thời.

          4. Văn bản mật, bì thư có dấu chỉ mức độ mật được tiếp nhận, đăng ký theo Quy chế bao vệ bí mật nhà nước và các quy định khác về bảo vệ bí mật nhà nước, không được scan lên hồ sơ công việc.

          5. Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị…, văn thư Sở, người có trách nhiệm bóc bì phải giữ lại bì và đính kèm theo đơn, thực hiện đăng ký vào sổ các thông tin như (nơi gửi, người gửi, thời gian, và tóm tắt nội dung đơn…) chuyển  Giám đốc Sở hoặc người được giao nhiệm vụ phân phối, xử lý theo hình thức văn bản giấy, không số hóa (scan) và nhập vào hệ thống QLVB.

          Điều 16. Trình, chuyển giao văn bản đến

          1. Đối với văn bản điện tử: Văn thư Sở có trách nhiệm cập nhật văn bản đến qua hệ thống QLVB, và hòm thư công vụ của Sở, chuyển Giám đốc Sở hoặc người được giao nhiệm vụ phân phối, xử lý văn bản. Trường hợp văn bản điện tử có gửi kèm văn bản giấy văn thư Sở thực hiện quy trình chuyển văn bản điện tử trên hệ thống QLVB và chuyển văn bản giấy cho đơn vị, cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết văn bản đó.

          2. Đối với văn bản giấy

          Toàn bộ văn bản đến là văn bản giấy sau khi làm thủ tục đăng ký tại văn thư và có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo sở sẽ được chuyển trực tiếp cho người, đơn vị được giao giải quyết công việc đó, không lưu lại tại văn thư sở, đối với các văn bản mật đến khi chuyển giao phải vào sổ chuyển giao, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản mật theo quy định.

          3. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự  và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm bắt đầu từ số 01, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

          4. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ bí mật nội dung văn bản.

          Điều 17. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

          1. Giám đốc sở có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến, các Phó Giám đốc sở được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của giám đốc sở và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

          2. Căn cứ vào nội dung văn bản đến, Lãnh đạo sở giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, đơn vị.

          3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng sở. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

          5. Trường hợp phát hiện văn bản đến được chuyển không chính xác (không thuộc chức năng, nhiệm vụ giải quyết…), các đơn vị hoặc cá nhân nhận được văn bản có trách nhiệm trả lại văn thư trong thời gian sớm nhất để kịp thời xử lý.

          Điều 18. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản

          1. Trước khi phát hành văn bản, văn thư phải kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

          2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

          a) Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản là duy nhất trong một năm và thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

           b) Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành văn bản được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.

          c) Đối với văn bản điện tử việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của hệ thống QLVB và theo quy định của pháp luật.

          3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định khác của pháp luật.

          Điều 19. Đăng ký văn bản đi

          Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Việc đăng ký văn bản đi đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.

          Văn bản đi của Sở được đăng ký bằng hệ thống QLVB và lập sổ trên máy vi tính, hàng năm được in ra đóng sổ để lưu và quản lý.

          Văn bản mật đi được đăng ký riêng, nếu đăng ký bằng máy vi tính thì máy tính không được nối mạng.

          Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

          1. Nhân bản

          a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản, nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để làm căn cứ nhân bản, phát hành.

          c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

          d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

          2. Đóng dấu cơ quan

          a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

          b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.

          c) Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

          d) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục kèm theo, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang văn bản.

          3. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

          a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại phần phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về công tác văn thư.

          b) Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT) và dấu “TÀI LIỆU THU HỒI” được khắc sẵn theo quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 202020 Thông tư ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

          c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ)… trên văn bản được thực hiện theo quy định phần phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về công tác văn thư và mẫu số 19 Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 202020 Thông tư ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

          Điều 21. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

          1. Thủ tục phát hành văn bản

          a) Lựa chọn bì: Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại điểm b, khoản 1, Điều 4 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật nhà nước.

          b) Viết bì: Chữ viết ngay ngắn rõ ràng, không viết tắt hoặc ký hiệu cụm từ không thông dụng.

          c) Vào bì và dán bì: Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản gấp mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản. Khi dán bì hồ phải dính đều, mép bì phải được dán kín, không bị nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản, hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.

          d) Đóng dấu độ mật, khẩn và dấu khác lên bì (nếu có) theo đúng quy định hiện hành.

          2. Chuyển phát văn bản đi

          a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

          b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “ KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.

          c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản của bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.

          d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư.

          đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc, đồng thời phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

          e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 4 và Điều 5 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật nhà nước.

          3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:

          a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

          b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định.

          c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi thu hồi đúng thời hạn, khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

          d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn sở để xử lý.

          Điều 22. Lưu văn bản đi

          1. Mỗi văn bản đi của cơ quan tổ chức phải được lưu 02 bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn. Bản gốc lưu tại Văn thư phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (đối với các văn bản có giá trị lưu trữ vĩnh viễn), đối với các văn bản thông thường có thể lưu bản chính được tạo ra từ văn bản điện tử thay thế cho bản gốc văn bản. Tập lưu văn bản đi được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

          2. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

          3. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức về khai thác sử dụng văn bản lưu.

          4. Việc lưu văn bản đi được quy định cụ thể tại Điều 19 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về công tác văn thư.

Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

          Điều 23. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

          1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc:

          a) Mở hồ sơ

          – Mở hồ sơ là việc chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012 được ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và công nghệ.

          – Tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, rõ ràng, khái quát được nội dung công việc phải xử lý, giải quyết.

          b) Thu thập văn bản vào hồ sơ

          – Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

          c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

          – Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.

          Đối với các hồ sơ có thời gian bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ theo quy định trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

          2. Hồ sơ được lập phải đảm bảo các yêu cầu sau:

          a) Hồ sơ được lập phải được phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.

          b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

          c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị thời hạn bảo quản tương đối đồng đều.

          Điều 24. Thời hạn, thành phần hồ sơ và thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

          1. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

          a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản trong thời hạn 03 tháng, kể từ khi công trình được quyết toán.

          2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

          a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.

          b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.

          c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).

          d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

          2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng sở:

          a) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình. Cụ thể:

          – Chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

          b) Tham mưu cho giám đốc sở trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.

          3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

          a) Cán bộ, công chức, viên chức phải có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được phân công theo dõi, giải quyết, hoàn thiện hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn và thủ tục quy định.

          b) Cán bộ công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.

          4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ

          c) Hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định.

Mục 4. QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

          Điều 26. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

          1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật và ban hành quy định về quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật  của cơ quan, tổ chức mình.

          3. Chấp hành việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

          4. Chánh Văn phòng sở chịu trách nhiệm trước giám đốc sở về việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị mình (đối với đơn vị có con dấu riêng).

          5. Các con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được giao cho công chức văn thư Sở quản lý và sử dụng. Công chức văn thư được giao nhiệm vụ trên phải chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Sở, trước pháp luật về việc bảo quản, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật tương ứng  và có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

          a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan tại phòng làm việc của công chức văn thư Sở trong trụ sở làm việc của cơ quan. Trường hợp cần đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chánh Văn phòng Sở và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.

          b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

          c) Công chức văn thư Sở phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức; Chủ trì, phối hợp ký số vào văn bản điện tử trên hệ thống QLVB.

          d) Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

          đ) Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

          7. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập, phải nộp con dấu cũ và làm các thủ tục xin khắc con dấu mới theo quy định của pháp luật.

          Điều 27. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

          1. Sử dụng con dấu

          a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đứng chiều, đúng màu mực theo quy định, khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

          b) việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính hoặc dự thảo văn bản được thực hiện theo quy định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan ban hành văn bản, hoặc tên của phụ lục.

          c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa, mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa lên 05 tờ văn bản.

          2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

          Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do Sở phát hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử theo quy định tại phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

          Điều 28. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

          Hàng năm công chức, viên chức Lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ cơ quan, cụ thể:

          1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

          2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

          4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

          Điều 29. Thu thập tài liệu nộp lưu vào kho Lưu trữ lịch sử tỉnh

          1. Văn phòng Sở giúp Giám đốc Sở trực tiếp thực hiện những nhiệm vụ:

          c) Giao nộp đầy đủ tài liệu, hộp, cặp và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.

          3. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

          Điều 30. Thu thập tài liệu Lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

          Thực hiện theo quy định tại Chương II, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các quy định khác của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

          Điều 31. Chỉnh lý tài liệu

          1. Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan.

          2. Nguyên tắc chỉnh lý:

          a) Không phân tán phông lưu trữ.

          b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập).

          c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được đầy đủ các hoạt động của cơ quan, đơn vị.

          3. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau:

          a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.

          b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.

          c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.

          Điều 32. Xác định giá trị tài liệu

          1. Bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp.

          2. Xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

          a) Tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và tài liệu có thời hạn bảo quản bằng số năm cụ thể.

          b) Tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.

          Điều 33. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

          1. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và loại tài liệu hết giá trị.

          2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

          – Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, đơn vị là Chủ tịch Hội đồng.

          – Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng.

          – Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là Ủy viên.

          – Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là Ủy viên.

          4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu từ Lưu trữ cơ quan giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và hủy tài liệu hết giá trị loại ra.

          Điều 34. Huỷ tài liệu hết giá trị

          1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị: Giám đốc sở quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của sở sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Giám đốc Sở Nội vụ.

          2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị: Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, giám đốc sở có văn bản đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ kèm theo hồ sơ tài liệu hết giá trị cần hủy để thẩm định; Sau khi có văn bản thẩm định đồng ý cho tiêu hủy tài liệu hết giá trị của Giám đốc Sở Nội vụ, giám đốc sở ra Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của sở.

          3. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

          a) Việc hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền.

          b) Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin trên tài liệu.

          c) Việc tiêu hủy tài liệu phải được lập biên bản có xác nhận của người thực hiện tiêu hủy và của cơ quan, tổ chức có tài liệu.

          4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:

          a) Quyết định thành lập Hội đồng.

          c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu.

          d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị.

          đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền.

          e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị.

          g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy.

          h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.

          5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được lưu trữ tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

          Mục 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

          Điều 35. Bảo quản tài liệu lưu trữ

          1. Nguyên tắc:

          a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do các cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.

          b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị để quản lý, tập trung tại Kho lưu trữ cơ quan, đơn vị. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

          2. Trách nhiệm

          a) Chánh Văn phòng Sở, Trưởng các phòng, ban, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ:

          – Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định.

          – Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

          – Trang bị đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.

          – Duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

          b) Cán bộ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:

          – Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu.

          – Thực hiện công việc vệ sinh kho, tài liệu theo đúng chế độ, thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu lưu trữ trong kho, trên cơ sở đó đề xuất kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ theo đúng chế độ quy định.

          Điều 36. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu

          1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức và các nhu cầu riêng chính đáng.

          2. Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải có ý kiến của người có thẩm quyền cho phép. Cán bộ, công chức ngoài cơ quan, tổ chức phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và được sự đồng ý của người có thẩm quyền cho phép.

          3. Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được cấp có thẩm quyền cho phép.

          Điều 37. Các hình thức nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ

          1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan.

          2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

          3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

          4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

          5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

          6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

          Điều 38. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

          a) Giám đốc Sở có thẩm quyền duyệt cho phép người nước ngoài được sử dụng các loại tài liệu lưu trữ của cơ quan mình tại phòng đọc hoặc kho lưu trữ và quyết định việc cung cấp bản sao.

          b) Chánh Văn phòng Sở, Trưởng các đơn vị trực thuộc cho phép cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân đến nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị, cấp bản sao đối với những tài liệu lưu trữ thông thường tại cơ quan, vị mình phụ trách.

          Trường hợp tài liệu nghiên cứu là tài liệu Mật phải có ý kiến chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Sở.

          Điều 39. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ

          1. Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do cán bộ phụ trách công tác lưu trữ thực hiện và phải được sự đồng ý của người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.

          2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của lãnh đạo sở về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan đang quản lý. Lãnh đạo sở và cán bộ phụ trách thực hiện việc sao lưu và chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ do mình cấp.

          3. Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí Theo quy định;

          4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.

          Điều 40. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

          1. Lưu trữ cơ quan, đơn vị phải có Nội quy phòng, kho lưu trữ.

          2. Nội quy phòng, kho lưu trữ bao gồm các nội dung cần quy định sau:

          a) Thời gian phục vụ.

          b) Các thủ tục giấy tờ cần xuất trình khi khai thác tài liệu (phiếu, thẻ khai thác có xác nhận của người có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ).

          c) Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc.

          d) Quy định người khai thác tài liệu phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu

          đ) Người khai thác tài liệu không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền quản lý phòng, kho lưu trữ.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

          Điều 41. Khen thưởng và xử lý vi phạm

          1. Các phòng, ban, đơn vị, cá nhân thuộc Sở có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

          2. Phòng, ban, đơn vị và cá nhân nào vi phạm quy định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

          Điều 42. Khiếu nại, tố cáo

          1. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

          2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

          Điều 43. Tổ chức thực hiện:

          1. Văn phòng Sở có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này. Tổng hợp kết quả báo cáo Giám đốc Sở theo quy định.

          2. Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, tổ chức thực hiện các quy định tại quy chế này; Căn cứ vào Quy chế này xây dựng Quy chế chi tiết về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với phạm vi đơn vị mình quản lý.

          3. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc đề nghị các phòng, ban, đơn vị  phản ánh kịp thời về Sở Giao thông vận tải tỉnh Bắc Kạn (qua Văn phòng Sở) để báo cáo Giám đốc Sở xem xét, giải quyết, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế và đúng với các văn bản quy định của Nhà nước.

          4. Văn phòng sở có trách nhiệm tổng hợp những ý kiến đóng góp và đề xuất điều chỉnh, bổ sung nếu cần thiết.

          5. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Giám đốc Sở Giao thông vận tải Bắc Kạn xem xét quyết định trên cơ sở đề xuất của Văn phòng sở./.

Tác giả: 

Nguồn:  Văn phòng Sở

Tin bài mới:

Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020(13/02/2020)

Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thông tin trong công tác tiếp nhận, xử lý văn bản điện tử thông qua phần mền quản lý văn bản hồ sơ công việc (TDOffice)(06/09/2019)

Quy Chế Công Tác Văn Thư, Lưu Trữ Của Bệnh Viện Sản / 2023

GIÁM ĐỐC BỆNH VIỆN SẢN – NHI TỈNH QUẢNG NGÃI

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Theo đề nghị của phòng Hành chính – Vật tư và trang thiết bị y tế,

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện Sản – Nhi tỉnh Quảng Ngãi.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Lãnh đạo các khoa, phòng và toàn thể viên chức, người lao động trong Bệnh viện chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Quy chế này áp dụng công tác quản lý và hoạt động về văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Sản – Nhi tỉnh Quảng Ngãi (sau đây gọi tắt là Bệnh viện).

Công tác văn thư quy định tại Quy chế này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Đối tượng áp dụng: Giám đốc, các Phó Giám đốc, lãnh đạo các khoa phòng và toàn thể viên chức, người lao động trong Bệnh viện.

Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của Bệnh viện để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật được gửi đến Bệnh viện).

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Bệnh viện phát hành.

Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.

Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được Bệnh viện ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được Bệnh viện ban hành.

Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc Bệnh viện, viên chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của bệnh viện, cá nhân.

Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Trách nhiệm của viên chức làm công tác văn thư:

Thực hiện tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến.

Làm thủ tục phát hành văn bản đi (bao gồm: đăng ký, kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu), chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu.

Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức.

Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu được giao.

Áp dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.

Trách nhiệm của viên chức làm công tác lưu trữ:

Thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử cùng cấp và lập thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ và thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.

Cán bộ phụ trách công nghệ thông tin có trách nhiệm thực hiện chế độ bảo mật thông tin, phân quyền truy cập phục vụ hoạt động của công tác văn thư và lưu trữ cơ quan.

Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ.

Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của Bệnh viện thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước.

Việc tổ chức tiếp nhận, chuyển phát, đăng ký, giải quyết, quản lý, sử dụng văn bản mật thực hiện theo đúng Công văn số 822/SNV-CCVTLT ngày 24 tháng 6 năm 2013 về việc bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.

Khoa, Phòng hoặc viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;

Soạn thảo văn bản;

Trình duyệt dự thảo văn bản.

Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Bệnh viện phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì Khoa, Phòng hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Bệnh viện ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

Trưởng phòng Hành chính giúp Giám đốc Bệnh viện kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bệnh viện và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Bệnh viện.

Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền

Giám đốc Bệnh viện ký tất cả các văn bản do Bệnh viện ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.).

Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.

Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.

Thể thức bản sao thực hiện theo Quyết định số 25/2011/QĐ-UBND ngày 19/10/2011 của UBND tỉnh.

Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo Bệnh viện, Trưởng phòng Hành chính quyết định.

Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.

Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài Bệnh viện những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Bệnh viện ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo Bệnh viện, Trưởng phòng Hành chính để xử lý.

Văn bản mật đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.

Sau khi nhận được văn bản đến các khoa, phòng chuyên môn có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo yêu cầu của Lãnh đạo Bệnh viện; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.

Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo quy chế làm việc của cơ quan.

Văn bản có nội dung giải quyết khẩn cấp, các khoa, phòng, đơn vị, cá nhân phải giải quyết ngay sau khi tiếp nhận.

Đối với những văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.

Đăng ký văn bản đi.

Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn

Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Lưu văn bản đi

Khi phát hành văn bản đi Văn thư kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo lại Giám đốc, Phó Giám đốc Bệnh viện hoặc người trực tiếp soạn thảo xem xét, giải quyết.

Tất cả văn bản đi của Bệnh viện được ghi số theo hệ thống số chung của Bệnh viện do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Việc ghi số, ngày, tháng của văn bản hành chính thực hiện theo Quyết định số 25/2011/QĐ-UBND ngày 19/11/2011 của UBND tỉnh Quảng Ngãi về ban hành Quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và ban hành văn bản hành chính.

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.

Văn thư có trách nhiệm lập sổ đăng ký văn bản đi bao gồm đầy đủ các thông tin: số, ngày, tháng, năm văn bản; trích yếu văn bản, người ký ban hành văn bản, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản, nơi nhận văn bản.

Nhân bản:

Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;

Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Bệnh viện và đúng số lượng bản được duyệt; sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay tại chỗ bản dư thừa, hỏng; bản in, sao chụp phải được bảo mật như tài liệu gốc.

Đóng dấu:

Chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.

Dấu đóng vào văn bản phải ngay ngắn, rỏ ràng, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái và dùng đúng mực dấu quy định (màu đỏ tươi).

Văn bản có phụ lục kèm theo thì dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên phần bên trái tên cơ quan hoặc chữ Phụ lục của bản phụ lục.

Văn bản phải đóng dấu giáp lai thì dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Tuyệt đối không đóng dấu khống chỉ.

Đối với các tài liệu bí mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật.

Đối với những văn bản cần chuyển phát nhanh, tùy theo mức độ cần được xác định theo bốn mức sau: Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, các khoa, phòng hoặc chuyên viên soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

Chuyển phát văn bản đi

Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.

Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;

Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các khoa, phòng trong Bệnh viện hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

Việc gửi văn bản có độ mật do Bộ phận văn thư thực hiện. Khi vận chuyển văn bản có độ mật phải thực hiện theo nguyên tắc giữ kín, niêm phong, có phương tiện bảo quản an toàn, không giao người khác giữ hộ. Nếu gửi văn bản có độ mật theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành bưu điện.

Khi bàn giao văn bản có độ mật, văn thư phải yêu cầu người nhận kiểm tra, đối chiếu và ký nhận.

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;

Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay trưởng phòng Hành chính để xử lý.

Trưởng Phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Phó Giám đốc Bệnh viện trong việc quản lý và sử dụng con dấu của Bệnh viện và các loại dấu khác theo đúng quy định hiện hành.

Bộ phận văn thư đuợc giao nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu của Bệnh viện và các loại dấu khác theo đúng quy định và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bệnh viện việc quản lý và sử dụng con dấu.

Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của Bộ phận Văn thư. Viên chức văn thư được phân công đóng dấu, không được mang dấu ra khỏi khu vực đóng dấu khi không có sự chỉ đạo của lãnh đạo Bệnh viện và bảo quản trong tủ có khoá an toàn.

Không được tự ý giao con dấu cho người khác sử dụng khi không có chỉ đạo của lãnh đạo Bệnh viện bằng văn bản.

Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ văn thư phải báo cáo Giám đốc Bệnh viện làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, trưởng phòng Hành chính phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

Viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của Bệnh viện. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

Trưởng phòng Hành chính và viên chức Văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu.

Nội dung việc lập hồ sơ công việc

Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện; đúng nhiệm vụ được giao giải quyết của viên chức.

Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Trách nhiệm của trưởng phòng Hành chính

Tham mưu cho Giám đốc Bệnh viện trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các Khoa, Phòng;

Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Bệnh viện.

Trách nhiệm của viên chức:

Viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong về Lưu trữ theo thời gian sau: Tài liệu hành chính, sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ , sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức; tài liệu xây dựng cơ bản, sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán. Thời điểm giao về Lưu trữ là từ ngày 10 tháng 12 đến 30 tháng 12 hàng năm.

Viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Bệnh viện hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của Bệnh viện làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác khác.

Hàng năm viên chức lưu trữ Bệnh viện có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:

Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

Phối hợp với khoa, phòng, viên chức trong Bệnh viện xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ bệnh viện.

Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

Hồ sơ, tài liệu của Bệnh viện phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ

Nguyên tắc chỉnh lý:

Không phân tán phông lưu trữ

Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải quyết công việc.

Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt Bệnh viện.

Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.

Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn.

Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.

Bộ phận Văn thư, Lưu trữ Bệnh viện có nhiệm vụ giúp Trưởng phòng Hành chính xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo Bệnh viện ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.

Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;

Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Thực hiện theo quy định tại Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011.

Viên chức văn thư, lưu trữ của Bệnh viện có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ.

Kiểm tra các thủ tục xin sử dụng tài liệu lưu trữ, trình Lãnh đạo Bệnh viện phê duyệt vào “Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu”.

Chỉ cung cấp tài liệu đã được phê duyệt.

Không cung cấp tài liệu chứa đựng thông tin riêng của cơ quan, cá nhân khác.

Thực hiện theo quy định tại điều 32 Luật lưu trữ năm 2011.

Giám đốc, Phó Giám đốc cho phép sử dụng tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng.

Trưởng Phòng Hành chính cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ không thuộc diện hạn chế sử dụng.

Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được quản lý bằng Sổ giao nhận tài liệu.

Nội quy phòng đọc bao gồm các quy định sau:

Thời gian phục vụ độc giả trong giờ hành chính;

Các loại giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu

Giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu của cơ quan nơi công tác và được Lãnh đạo Bệnh viện đồng ý.

Đơn xin khai thác sử dụng tài liệu của công dân hoặc giấy giới thiệu của cơ quan đang công tác.

Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu.

Những vật dụng không được mang vào phòng đọc gồm các vật dụng dễ gây cháy, nổ.

Độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của cán bộ lưu trữ.

Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;

Điều 36. Trưởng phòng Hành chính có nhiệm vụ phối hợp, theo dõi, đôn đốc các viên chức nghiêm túc thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung, phản ánh thì phòng Hành chính tổng hợp, trình Giám đốc xem xét, quyết định.

Quy Chế Công Tác Văn Thư Và Lưu Trữ Của Uỷ Ban Nhân Dân Huyện Quỳ Hợp / 2023

Quy chế Công tác văn thư và lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Quỳ Hợp

Quy chế Công tác văn thư và lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Quỳ Hợp

Nội dung

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư; Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân huyện sau khi thống nhất ý kiến với Trưởng Phòng Nội vụ,

Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện, Trưởng Phòng Nội vụ, Trưởng các phòng, ban, ngành, các cơ quan, đơn vị thuộc Uỷ ban nhân dân huyện; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

1. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Quỳ Hợp do ngân sách huyện cấp theo quy định. 2. Hàng năm, căn cứ vào nhu cầu chi thường xuyên, mua sắm, sửa chữa, nâng cấp các trang thiết bị của hoạt động văn thư, lưu trữ, Trưởng Phòng Nội vụ lập kế hoạch sử dụng kinh phí trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt, phục vụ đảm bảo kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ.

1. Hình thức văn bản là cách thức thể hiện văn bản bằng một thể loại không có tên gọi (công văn) và có tên gọi, do Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện hoặc những người được Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện phân công cho ký thay, giao cho ký thừa lệnh, uỷ quyền cho ký thừa uỷ quyền ban hành văn bản đó và có đăng ký vào sổ “công văn hoặc phần mềm quản lý công văn đi, có đóng dấu Uỷ ban nhân dân huyện Quỳ Hợp.

1. Thể thức văn bản, gồm các thành phần: Quốc hiệu và tiêu ngữ; Tên cơ quan ban hành (tác giả); Địa danh, ngày tháng năm; Tên loại và trích yếu nội dung; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên của người có thẩm quyền ký văn bản; Nơi nhận; Một số thành phần khác theo quy định (Mức độ khẩn, mật, địa chỉ, điện thoại…). 2. Kỹ thuật trình bày văn bản gồm: Khoảng cách lề, vị trí các thành phần thể thức, cỡ chữ (to, nhỏ), phông chữ (Times New Roman), kiểu chữ (chữ hoa, chữ thường, chữ đậm, chữ nghiêng, chữ gạch chân, số La mã, số Ả rập), các dấu câu, các nét gạch ngang (-), gạch chéo (/), chính tả Tiếng Việt… 3. Các cụm từ thông dụng, trước khi viết tắt trong văn bản thì phải viết đầy đủ và mở ngoặc chữ viết tắt của từ đó, khi viết tắt phải viết chữ hoa, ví dụ, muốn viết tắt cụm từ “khoa học kỹ thuật”, ta viết như sau: chúng tôi học kỹ thuật (KHKT), sau đó ta sử dụng cụm từ KHKT để thay cho việc viết đầy đủ. 4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này phải thực hiện đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

2. Trách nhiệm của người soạn thảo văn bản:

2. Người soạn bản thảo của tất cả các loại văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện có trách nhiệm tự kiểm tra, thẩm định về hình thức, thể thức, nội dung, kỹ thuật trình bày và phải ký thẩm định vào dòng cuối cùng phần nội dung, phía bên phải của từng trang văn bản trước khi trình duyệt, trình ký. Chánh hoặc Phó Văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và trước pháp luật . Văn bản được thẩm định phải có chữ ký thẩm định của Chánh hoặc Phó Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện vào dòng cuối cùng, phía bên phải phần nơi nhận.

b) Các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện được ký thay Chủ tịch( KT. CHỦ TỊCH) đối với các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.

– Chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện; – Kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương; – Kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương trình Hội đồng nhân dân huyện Quyết định; – Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách của địa phương trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định; – Các biện pháp thực hiện Nghị quyết Hội đồng nhân dân huyện về kinh tế – xã hội; Thông qua các báo cáo của Uỷ ban nhân dân huyện trước khi trình Hội đồng nhân dân huyện; – Đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương; – Một số vấn đề khác (ngoài 6 vấn đề nêu trên) theo luật định: + Các đề án, báo cáo của Uỷ ban nhân dân huyện trình Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Ban Thường vụ Huyện uỷ (trừ công tác cán bộ); + Báo cáo kiểm điểm sự chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện hàng năm trên cơ sở tự kiểm điểm, đánh giá của từng thành viên; + Ban hành (hoặc sửa đổi) Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện; + Quyết định phân công công tác cụ thể cho từng thành viên Uỷ ban nhân dân huyện; + Những vấn đề khác theo đề nghị Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện.

– Văn bản lãnh đạo công tác của Uỷ ban nhân dân, các thành viên của Uỷ ban nhân dân, các phòng, ban, ngành thuộc Uỷ ban nhân dân huyện; – Văn bản đôn đốc, kiểm tra công tác của các phòng, ban, ngành thuộc Uỷ ban nhân dân huyện và Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn trong việc thực hiện Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của Hội đồng nhân dân và quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân huyện; – Quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện, trừ các vấn đề quy định tại Điều 124 của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003; – Văn bản áp dụng các biện pháp nhằm cải tiến lề lối làm việc; quản lý và điều hành bộ máy hành chính hoạt động có hiệu quả; ngăn ngừa và đấu tranh chống các biểu hiện quan liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức trong bộ máy chính quyền địa phương; – Văn bản về tiếp dân, giải quyết kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của nhân dân theo quy định của pháp luật; – Văn bản triệu tập các phiên họp của Uỷ ban nhân dân; – Các Quyết định phê chuẩn kết quả bầu các thành viên của Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn; điều động, đình chỉ công tác, miễn nhiệm, cách chức Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn; phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm các thành viên của Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cách chức, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức nhà nước theo sự phân cấp quản lý; – Quyết định đình chỉ việc thi hành hoặc bãi bỏ những văn bản trái pháp luật của các phòng, ban, ngành thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình và văn bản trái pháp luật của Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn;

– Các văn bản chỉ đạo và áp dụng các biện pháp để giải quyết các công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, cháy, nổ, dịch bệnh, an ninh, trật tự và báo cáo Uỷ ban nhân dân trong phiên họp gần nhất; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện ra quyết định, chỉ thị và các thể loại văn bản khác theo quy định của pháp luật để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

1. Hình thức sao: Sao y bản chính hoặc Trích sao hoặc Sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của Uỷ ban nhân dân huyện; nơi nhận. 2. Bản sao thực hiện đúng quy định tại khoản 1 Điều này thì có giá trị như bản chính.

Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, qua email và văn bản mật), đơn, thư gửi đến Uỷ ban nh

Quyết Định Ban Hành Quy Chế Văn Thư Lưu Trữ / 2023

Quyết Định Số 3660/qĐ-ubnd Ban Hành Kế Hoạch Cải Cách Hành Chính Năm 2017., Quy Trình Xây Dựng Và Ban Hành Quyết Định Hành Chính, Quyết Định Ban Hành Kế Hoạch Cải Cách Hành Chính, Tờ Trình Về Dự án Luật Ban Hành Quyết Định Hành Chính, Quyết Định Ban Hành Chế Độ Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp, Dự Thảo Luật Ban Hành Quyết Định Hành Chính, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Làm Việc Của Ban Chấp Hành, Quyết Định Giải Quyết Cho Người Chấp Hành án Tạm Vắng Nơi Cư Trú, Ai Ban Hành Quyết Định Hành Chính, Quyết Định Ban Hành Tiêu Chuẩn Định Mức Sử Dụng Máy Móc Thiết Bị Chuyên Dù, Quyết Định Số 487/qĐ-bnn-tcc Ngày 26/02/2007 Của Bộ Nn Và Ptnt Về Việc Ban Hành Định Mức Điều Tra Qu, Quyết Định Ban Hành Quy Định Công Tác Học Vụ Dành Cho Sinh Viên, Quyết Định 21 Của Thủ Tướng Ban Hành Quy Định Về Hạn Mức Trả Tiền Bảo Hiểm Có Hiệu Lực, Quyết Định Ban Hành Quy Định Tuyển Sinh Và Đào Tạo Trình Độ Tiến Sĩ, Quyết Định Về Việc Ban Hành Quy Định Đào Tạo Trình Độ Thạc Sĩ, Quyết Định Ban Hành Định Mức Tiêu Hao Nhiên Liệu, Quyết Định Ban Hành Quy Định Về Chức Năng Nhiệm Vụ, Quyết Định Ban Hành Qui Định Chương Trình Dự Bị Tiến Sĩ, Quyết Định Ban Hành Quy Định Về Việc Học Và Kiểm Tra Chuẩn Đầu Ra, Quyết Định 149/qĐ-hĐtv-tckt Ngày 28/02/2014 “về Ban Hành Quy Định Tổ Chức Giao Dịch Với Khách Hàng T, Quyết Định 149/qĐ-hĐtv-tckt Ngày 28/02/2014 “về Ban Hành Quy Định Tổ Chức Giao Dịch Với Khách Hàng T, Quyết Định Ban Hành Định Mức Kinh Tế – Kỹ Thuật, Quyết Định Ban Hành Quy Định Về Trích Dẫn Và Chống Đạo Văn, Quyết Định Ban Hành Quy Định Đào Tạo Trình Độ Tiến Sĩ, Quyết Định Ban Hành Quy Định Mở Ngành Đào Tạo, Quyết Định Ban Hành Định Mức Sản Xuất, Quyết Định Ban Hành Kèm Theo Quy Định, Quyết Định Ban Hành Quy Định Về Tổ Chức Hội Họp, Quyết Định Ban Hành Quy Định Về Đạo Đức Nhà Giáo, Quyết Định Ban Hành Phụ Lục, Quyết Định Ban Hành Bộ Quy Tắc ứng Xử, Quyết Định Ban Hành Nội Quy Ký Túc Xá, Quyết Định Ban Hành Giá Đất, Ai Ban Hành Quyết Định, Ra Quyết Định Thi Hành án Dân Sự, Quyết Định Ban Hành Là Gì, Quyết Định Ban Hành Đề án, Quyết Định Ban Hành Sổ Tay, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Dân Chủ Xã, Quyết Định Ban Hành Giá Đất Hà Nội, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Dân Chủ ở Cơ Sở, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Văn Thư Lưu Trữ, Quyết Định Ban Hành Quy Chế, Quyết Định Ban Hành, Quyết Định Ban Hành Nội Quy, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Của Chi Bộ, Quyết Định Ban Hành Văn Bản, Quyết Định Ban Hành Quy Tắc ứng Xử, Quyết Định Ban Hành Quy Chế 1 Cửa, Quyết Định Ban Hành Quy Tắc ứng Xử Văn Hóa, Quyết Định Ban Hành Tiêu Chí Thi Đua, Quyết Định Ban Hành Thể Thức Văn Bản, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Quản Lý Đề Tài, Quyết Định Ban Hành Tài Liệu, Quyết Định Hành Chính Là Gì, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Ubkt, Văn Bản Hành Chính Quyết Định, Quyết Định Ban Hành Giá Đất Hà Nội Năm 2015, Quyết Định Ban Hành Giá Dịch Vụ, Quyết Định Ban Hành Về Đạo Đức Nhà Giáo, Quyết Định Ban Hành 12 Điều Y Đức, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Văn Hóa Công Sở, Quyết Định Ban Hành Phương án, Quyet Dinh So 893/2008/qĐ-bca Ban Hanh Qui Tac Ung Xu, Quyết Định Ban Hành Kèm Theo Quy Chế, Quyết Định Ban Hành Quy Trình Iso, Quyết Định Hành Chính, Quyết Định Ban Hành Giá Xây Dựng, Đơn Khiếu Nại Quyết Định Thi Hành án, Mẫu Văn Bản Hành Chính Quyết Định, Quyết Định Ban Hành Mẫu Hồ Sơ Bệnh án, Mẫu Quyết Định Vận Hành Xe Nâng, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Lương, Quyết Định Ban Hành Nội Quy Pccc, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Chi Tiêu Nội Bộ, Quyết Định Ban Hành Kế Hoạch, 9 Bí Quyết Giữ Gìn Hạnh Phúc Gia Đình, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Của Chính Phủ, Quyết Định Ban Hành Quy Trình, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Làm Việc, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Làm Việc Của Chi Bộ, Quyết Định Ban Hành Nội Quy Làm Việc, Quyết Định Ban Hành Nội Quy Cơ Quan, Mẫu Tờ Trình Ban Hành Quyết Định, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Dân Chủ Xã Phường, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Sử Dụng Xe ô To, Quyết Định Ban Hành Nội Quy Ra Vào Cơ Quan, Ban Hành Quyết Định Tiếng Anh Là Gì, Quyết Định Ban Hành Pccc, Quyết Định Số 652 Ban Hành Năm 2001, Mẫu Quyết Định Ban Hành Sơ Đồ Tổ Chức, Tờ Trình Ban Hành Quyết Định, Quyết Định Ban Hành Chuẩn Đầu Ra, Quyết Định Ban Hành Bộ Tiêu Chí, ý Thức Quyết Định Hành Vi, Quyết Định Ban Hành Công Tác Văn Thư Lưu Trữ, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Phối Hợp, Quyết Định Ban Hành Biểu Mẫu, Quyết Định Ban Hành Danh Mục Hồ Sơ Cấp Xã, Quyết Định Ban Hành Thể Lệ Cuộc Thi,

Quyết Định Số 3660/qĐ-ubnd Ban Hành Kế Hoạch Cải Cách Hành Chính Năm 2017., Quy Trình Xây Dựng Và Ban Hành Quyết Định Hành Chính, Quyết Định Ban Hành Kế Hoạch Cải Cách Hành Chính, Tờ Trình Về Dự án Luật Ban Hành Quyết Định Hành Chính, Quyết Định Ban Hành Chế Độ Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp, Dự Thảo Luật Ban Hành Quyết Định Hành Chính, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Làm Việc Của Ban Chấp Hành, Quyết Định Giải Quyết Cho Người Chấp Hành án Tạm Vắng Nơi Cư Trú, Ai Ban Hành Quyết Định Hành Chính, Quyết Định Ban Hành Tiêu Chuẩn Định Mức Sử Dụng Máy Móc Thiết Bị Chuyên Dù, Quyết Định Số 487/qĐ-bnn-tcc Ngày 26/02/2007 Của Bộ Nn Và Ptnt Về Việc Ban Hành Định Mức Điều Tra Qu, Quyết Định Ban Hành Quy Định Công Tác Học Vụ Dành Cho Sinh Viên, Quyết Định 21 Của Thủ Tướng Ban Hành Quy Định Về Hạn Mức Trả Tiền Bảo Hiểm Có Hiệu Lực, Quyết Định Ban Hành Quy Định Tuyển Sinh Và Đào Tạo Trình Độ Tiến Sĩ, Quyết Định Về Việc Ban Hành Quy Định Đào Tạo Trình Độ Thạc Sĩ, Quyết Định Ban Hành Định Mức Tiêu Hao Nhiên Liệu, Quyết Định Ban Hành Quy Định Về Chức Năng Nhiệm Vụ, Quyết Định Ban Hành Qui Định Chương Trình Dự Bị Tiến Sĩ, Quyết Định Ban Hành Quy Định Về Việc Học Và Kiểm Tra Chuẩn Đầu Ra, Quyết Định 149/qĐ-hĐtv-tckt Ngày 28/02/2014 “về Ban Hành Quy Định Tổ Chức Giao Dịch Với Khách Hàng T, Quyết Định 149/qĐ-hĐtv-tckt Ngày 28/02/2014 “về Ban Hành Quy Định Tổ Chức Giao Dịch Với Khách Hàng T, Quyết Định Ban Hành Định Mức Kinh Tế – Kỹ Thuật, Quyết Định Ban Hành Quy Định Về Trích Dẫn Và Chống Đạo Văn, Quyết Định Ban Hành Quy Định Đào Tạo Trình Độ Tiến Sĩ, Quyết Định Ban Hành Quy Định Mở Ngành Đào Tạo, Quyết Định Ban Hành Định Mức Sản Xuất, Quyết Định Ban Hành Kèm Theo Quy Định, Quyết Định Ban Hành Quy Định Về Tổ Chức Hội Họp, Quyết Định Ban Hành Quy Định Về Đạo Đức Nhà Giáo, Quyết Định Ban Hành Phụ Lục, Quyết Định Ban Hành Bộ Quy Tắc ứng Xử, Quyết Định Ban Hành Nội Quy Ký Túc Xá, Quyết Định Ban Hành Giá Đất, Ai Ban Hành Quyết Định, Ra Quyết Định Thi Hành án Dân Sự, Quyết Định Ban Hành Là Gì, Quyết Định Ban Hành Đề án, Quyết Định Ban Hành Sổ Tay, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Dân Chủ Xã, Quyết Định Ban Hành Giá Đất Hà Nội, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Dân Chủ ở Cơ Sở, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Văn Thư Lưu Trữ, Quyết Định Ban Hành Quy Chế, Quyết Định Ban Hành, Quyết Định Ban Hành Nội Quy, Quyết Định Ban Hành Quy Chế Của Chi Bộ, Quyết Định Ban Hành Văn Bản, Quyết Định Ban Hành Quy Tắc ứng Xử, Quyết Định Ban Hành Quy Chế 1 Cửa, Quyết Định Ban Hành Quy Tắc ứng Xử Văn Hóa,

Bạn đang đọc nội dung bài viết Quy Chế Công Tác Văn Thư, Lưu Trữ / 2023 trên website Athena4me.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!