Cập nhật nội dung chi tiết về Phần Mềm Quản Lý Văn Bản – Công Văn mới nhất trên website Athena4me.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Phần mềm quản lý văn bản – công văn (QM Office) kiểm soát, quản lý toàn bộ quá trình văn bản, công văn đến, văn bản đi, văn bản nội bộ,… của đơn vị, tổ chức.
Ngoài việc quản lý, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ gốc bên ngoài ra. Việc số hóa các văn bản đến, văn bản đi,… hỗ trợ văn thư tiết kiệm tối đa thời gian quản lý, tra cứu văn bản.
Phần mềm quản lý văn bản, quản lý công văn QM Office giúp người dùng tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và chi phí phục vụ cho công tác quản lý, tìm kiếm và lưu trữ văn bản
Ngoài ra, hệ thống còn kết hợp với website tra cứu văn bản, hỗ trợ sử dụng trên điện thoại.
Quản lý thông tin ban, ban ngành
Loại văn bản
Quản lý thông tin văn bản
Hỗ trợ quản lý các văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Quản lý các file dữ liệu, công văn,… đính kèm theo từng số văn bản.
Tìm kiếm và thống kê, in sổ văn bản
Phần mềm hỗ trợ người dùng thống kê văn bản theo sổ văn bản, theo loại văn bản,… tìm kiếm thông tin nhanh chóng và chính xác theo thời gian tùy chọn, theo ngày, tháng, năm.
Hỗ trợ in danh sách văn bản theo thông tin đã lọc và tìm kiếm
Tìm kiếm – thống kê văn bản
Quản trị hệ thống
Cấu hình hệ thống để phân quyền cho nhân viên sử dụng theo từng chức năng quản lý. Bạn có thể phân quyền mỗi nhân viên làm mỗi nhiệm vụ khác nhau, nhằm bảo mật thông tin văn bản.
Phần mềm được xây dựng với công nghệ microsoft và CSLD SQL Server nên dữ liệu được bảo mật rất cao. Bạn hoàn toàn có thể yên tâm về vấn đề bảo mật dữ liệu.
Hệ thống hỗ trợ sao lưu dữ liệu để đề phòng dữ liệu bị hỏng.
Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Điều Hành
Hiện nay, xu hướng đổi mới hiện đại hóa văn phòng, công tác hành chính tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang diễn ra rất mạnh mẽ và toàn diện.
Ứng dụng văn phòng điện tử sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Nếu cho rằng, công cuộc đổi mới văn phòng là một cuộc cách mạng thì phần mềm quản lý văn phòng điện tử là chiến lược chủ chốt. Phần mềm EDOC 2016 của Công ty TNHH phát triển phần mềm Văn Việt ra đời với mong muốn đưa đến một giải pháp tổng thể trong việc hiện đại hóa công tác Quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp.
EDOC không chỉ là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu mà còn là một hệ thống điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp theo nhiều cấp quản lý. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính.
Phần mềm có các chức năng sau:
1. Quản lý văn bản đến/đi tại Bộ phận Văn thư
– Nhập văn bản đến– Chuyển xử lý văn bản– Nhập văn bản đi– Chèn số tự động vào văn bản trình ký– Tìm kiếm văn bản– In sổ văn bản– Thống kê tình hình xử lý văn bản của các bộ phận
2. Xử lý văn bản tại các Bộ phận
– Nhận văn bản đến– Chuyển xử lý văn bản cho các bộ phận, cá nhân xử lý– Chỉ đạo bổ sung (nếu cần)– Tìm kiếm văn bản, công việc– Thống kê tình hình xử lý văn bản của các bộ phận
3. Quản lý Trình ký văn bản đi
– Tạo văn bản trình ký– Phê duyệt văn bản– Cấp số văn bản đi– Phát hành văn bản
4. Quản lý văn bản trao đổi nội bộ giữa các bộ phận
– Tạo văn bản trao đổi nội bộ– Phê duyệt văn bản– Theo dõi tình hình xử lý
5. Quản lý công việc
– Tạo Công việc– Phân xử lý công việc– Theo dõi tình hình xử lý công việc
6. Quản lý Hồ sơ công việc
7. Quản lý Lịch Công tác, lịch xe
– Đăng ký lịch công tác– Duyệt lịch công tác– Đăng ký lịch xe– Lịch khác….
8. Màn hình hiển thị
– Hiển thị lịch công tác– Hiển thị thông báo– Hiển thì các hình ảnh hoạt động của đơn vị…
http://vbdh.vanvietsoft.com
Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Hiệu Quả Miễn Phí
Phần mềm quản lý văn bản được coi là giải pháp toàn năng giúp mọi doanh nghiệp, tổ chức cải tổ lại bộ máy hành chính và quản lý tài liệu rườm rà, kém hiệu quả như trước đây.
Phần mềm quản lý văn bản là gì?
Phần mềm quản lý văn bản
Khi chưa sử dụng phần mềm quản lý văn bản, cách bảo quản tài liệu, hình ảnh, văn bản tại doanh nghiệp thường được tiến hành theo cách thủ công như phân loại, sắp xếp giấy tờ, sổ sách…sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ. Phương pháp này gây tốn nhiều thời gian, công sức cũng như tốn diện tích lưu trữ và chi phí để bảo quản văn bản, tài liệu.
Tuy nhiên, sự ra đời của phần mềm quản lý văn bản đã giúp giải quyết toàn bộ những khó khăn đó. Phần mềm quản lý văn bản là giải pháp toàn diện giúp quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ đi và đến tại cơ quan, doanh nghiệp hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, hiệu quả làm việc và dễ dàng tìm kiếm hơn so với trước.
Xu hướng mới của kỷ nguyên số – áp dụng phần mềm quản lý văn bản trong nghiệp vụ văn phòng
Trong thời điểm mà xu hướng áp dụng công nghệ được đề cao như hiện nay thì việc sử dụng các công cụ hỗ trợ là điều được khuyến khích. Phần mềm là “phao cứu sinh” đắc lực của dân văn phòng giúp cải cách các công việc hành chính. Nó cũng là xu hướng sử dụng của các đơn vị doanh nghiệp, cơ quan tổ chức trong thời buổi hiện nay khi mà ứng dụng của mạng Internet và các thiết bị điện tử ngày càng trở nên phổ biến.
Hiện nay, các văn bản, tài liệu được lưu trữ tại các tổ chức, doanh nghiệp cũng đang dần được chuyển sang dạng dữ liệu số nhằm giảm tải công việc cho các phòng ban quản lý và thực hiện. Theo xu thế chung, các văn bản, giấy tờ truyền thống cũng đã được gửi đến từng đơn vị, cơ quan dưới dạng số hóa thay vì thư giấy. Chính vì lẽ đó, sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến là xu hướng tất yếu không thể chuyển dịch.
Tuy nhiên, đa số những phần mềm quản lý văn bản hiện nay đều tồn tại dưới dạng độc lập không tích hợp được với hệ thống phần mềm có sẵn khác và phần mềm quản lỹ văn bản trực thuộc một phần mềm hệ thống khác. Điều này gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp sử dụng dụng cùng lúc nhiều phần mềm quản lý khác nhau
Với loại phần mềm quản lý văn bản độc lập thì việc chuyển thông tin từ văn phòng tổng tới các chi nhánh bên dưới hay từ văn phòng đến nhà máy, trao đổi thông tin giữa các phòng ban sẽ mất rất nhiều thời gian để sao chép dữ liệu bằng usb hay nén file để gửi qua mạng internet…Việc này khiến cho hiệu suất công việc không cao, chậm tiến độ xử lý các công việc.
Còn đối với loại phần mềm quản lý văn bản trực thuộc phần mềm hệ thống, toàn bộ thông tin quản lý sẽ cập nhật trên toàn hệ thống. Do đó dù nhân sự ở chi nhánh hay bất cứ phòng ban nào có quyền truy cập đều có thể xem được thông tin.
DocEye – phần mềm quản lý văn bản thông minh tháo gỡ mọi khó khăn của doanh nghiệp
DocEye được tích hợp các tính năng tối ưu giúp các doanh nghiệp quản lý tài liệu hiệu quả
Tính năng của hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye
DocEye được tích hợp các tính năng tối ưu giúp các doanh nghiệp quản lý tài liệu hiệu quả
Thị trường Việt Nam hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý văn bản do các tổ chức trong nước và ngoài nước nghiên cứu phát triển. Tuy nhiên, một số phần mềm quản lý văn bản và điều hành lại bị hạn chế ở việc tích hợp với những phần mềm quản lý văn phòng khác mà doanh nghiệp đang sử dụng khiến cho việc sử dụng trở nên khó khăn. Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành điện tử thông minh DocEye do Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI nghiên cứu phát triển khắc phục hoàn toàn được yếu tố đó và được đánh giá cao do hệ thống được hoạt động đồng bộ, thống nhất và có tính liên kết chặt chẽ.
Tính năng phần thu nhận thông tin, tài liệu * Thu nhận và phân loại tài liệu * Nhận dạng và bóc tách thông tin tài liệu * Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin * Lưu trữ thông tin * Phân phối thông tin
Tính năng quản lý thông tin, tài liệu đã được thu nhận * Quản lý tài liệu * Tìm kiếm tài liệu * Quản lý quy trình nghiệp vụ * Tạo báo cáo thống kê * Bảo mật thông tin * Sao lưu – phục hồi dữ liệu
Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye
So với phương thức quản lý tài liệu thông thường, DocEye vượt trội về các tính năng
So với phương thức quản lý tài liệu thông thường, DocEye vượt trội về các tính năng
Tiết kiệm chi phí lưu trữ và quản lý tài liệu DocEye quản lý các tài liệu số một cách khoa học, giúp giảm thiểu việc lưu trữ các tài liệu cứng gây tốn diện tích kho bãi và nhân sự quản lý. Đồng thời, các tài liệu cũng ít bị hư hỏng trong quá trình sử dụng, từ đó tiết kiệm chi phí phục chế tài liệu. DocEye tích hợp tính năng quản lý kho 3D, cho phép bạn biết chính xác tài liệu cứng bạn đang lưu trữ nằm trong ô giá kệ nào của tủ hồ sơ, từ đó rút ngắn thời gian tìm kiếm, tiết kiệm chi phí nhân sự trong khâu lưu trữ.
Bảo mật an toàn, ít rủi ro DocEye có cơ chế bảo mật nhiều lớp và phân quyền chi tiết đến từng người dùng của hệ thống giúp tài liệu được bảo mật an toàn trong quá trình vận hành Bên cạnh đó, với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, giao diện thân thiện dễ sử dụng, tính bảo mật cao nên DocEye đã nhanh chóng trở thành sự lựa chọn tối ưu của khách hàng. Đặc biệt, hệ thống quản lý văn bản thông minh DocEye vinh dự 3 năm liên tiếp đạt giải thưởng Sao Khuê 2016, 2017, 2018 – Giải thưởng uy tín trong lĩnh vực Công nghệ thông tin của Việt Nam do Hiệp hội phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam trao tặng, giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam 2019 do Hội Truyền thông số Việt Nam trao tặng,….
Ứng Dụng Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Điện Tử Vnpt
BHG – Để tạo môi trường làm việc điện tử, nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động cơ quan Nhà nước, trong năm 2015 và đầu năm 2016, UBND tỉnh đã quyết liệt chỉ đạo các sở, ngành, đơn vị trong tỉnh triển khai phầm mềm Quản lý văn bản điều hành VNPT-iOffice. Đến nay, nhiều đơn vị đã triển khai, áp dụng và mang lại hiểu quả thiết thực trong công việc quản lý và điều hành cho đơn vị mình.
Cán bộ, CCVC Văn phòng UBND tỉnh ứng dụng phần mềm VNTP-iOffice để chuyển – nhận công văn, văn bản điều hành của UBND tỉnh cho các sở, ngành.
Sở Khoa học và Công nghệ (KH-CN) Hà Giang có 7 phòng chuyên môn, 2 trung tâm và Chi cục đo lường chất lượng. Là sở có nhiều đơn vị chuyên môn nên lượng văn bản đi và đến cần xử lý là rất nhiều, được biết trung bình một ngày Sở cần xử lý trên 30 văn bản, có ngày 60 văn bản đến và đi. Với lượng văn bản nhiều như vậy, nếu xử lý theo phương pháp truyền thống, đó là văn thư nhận văn bản trình lãnh đạo ký duyệt rồi mới phô tô chuyển các phòng chức năng và cán bộ trong cơ quan. Làm thủ công như vậy mất nhiều thời gian xử lý văn bản, lại tốn kém văn phòng phẩm. Vì lý do đó mà đầu năm 2016, Sở đã phối hợp với VNPT Hà Giang triển khai hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành, từ khi áp dụng đến nay công việc của sở được triển khai nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thờigian Đồng chí Phạm Minh Giang, Phó Giám đốc Sở KH-CN, cho biết: Với những tính năng ưu việt của phần mềm như: Cho phép gửi nhận văn bản liên thông giữa 4 cấp là Trung ương, tỉnh, huyện và xã; giám sát quá trình xử lý văn bản; thông báo tin nhắn đến người nhận văn bản; xử lý văn bản trên các thiết bị điện thoại thông minh, máy tính có kết nối mạng… Từ những tính năng đó mà tôi có thể xử lý văn bản, giao nhiệm vụ cho các phòng chức năng ngay trên chiếc điện thoại của mình. Không chỉ vậy, kể cả đi công tác trong tỉnh, trong nước và ngoài nước, công việc điều hành và xử lý văn bản vẫn được thực hiện, thao tác một cách đơn giản, thuận tiện.
Cùng với Sở KH – CN, Báo Hà Giang, nhiều đơn vị khác trong tỉnh đã triển khai hiệu quả phần mềm quản lý văn bản điện tử. Điều này đã xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, góp phần thúc đẩy công tác cải cách hành chính, từng bước thay đổi lề lối làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong toàn tỉnh. Theo số liệu được cập nhật công khai về tiến độ giải quyết hồ sơ của tỉnh Hà Giang trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, từ đầu năm 2016, khi bắt đầu triển khai phầm phềm cho các sở, ngành, UBND các huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn cho đến nay, toàn tỉnh có 887 đơn vị được cài đặt và sử dụng; gần 559 nghìn văn bản được trao đổi qua mạng, trong đó, gần 520 nghìn văn bản đi, 39 nghìn văn bản đến; 88.4% văn bản đó được xử lý kịp thời. Con số này nói lên sự quyết tâm của tỉnh trong hiện thực hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh lần thứ XVI đề ra.
Bài, ảnh: Lê Lâm
Bạn đang đọc nội dung bài viết Phần Mềm Quản Lý Văn Bản – Công Văn trên website Athena4me.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!