Cập nhật nội dung chi tiết về Một Số Điểm Mới Trong Nghị Định Số 30/2020/Nđ mới nhất trên website Athena4me.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
I. MỘT SỐ NỘI DUNG THỰC HIỆN KHI DỰ THẢO, BAN HÀNH VÀ TIẾP NHẬN VĂN BẢN
– Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản thực hiện theo Phụ lục I, ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
– Viết hoa trong văn bản hành chính: viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức và viết hoa các trường hợp khác được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II, ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
– Chữ viết tắt tên loại, mẫu trình bày văn bản hành chính và bản sao các văn bản trình bày theo Mẫu quy định tại Phụ lục III, ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
– Quản lý, sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật trong công tác văn thư: thực hiện theo quy định tại Chương V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
II. MỘT SỐ ĐIỂM MỚI CẦN LƯU Ý
1. Về khổ giấy, phông chữ trình bày văn bản
a) Khổ giấy
Tất cả các loại văn bản hành chính đều sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm). Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ giấy A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
b) Phông chữ trình bày văn bản
Văn bản hành chính thống nhất dùng: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
a) Các loại văn bản hành chính
Văn bản hành chính gồm 29 loại văn bản được quy định tại Điều 7 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
– Thêm 01 loại văn bản: phiếu báo.
– Bỏ 04 loại văn bản: bản cam kết, giấy đi đường, giấy chứng nhận và giấy biên nhận hồ sơ.
b) Thể thức văn bản hành chính
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
Đối với tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương cần ghi đầy đủ tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở.
Ví dụ:
UBND TỈNH THÁI NGUYÊN
BAN DÂN TỘC
SỞ Y TẾ TỈNH THÁI NGUYÊN
BỆNH VIỆN A
Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
– Đối với cỡ chữ của tên loại văn bản: cỡ chữ 13 hoặc 14.
– Đối với nội dung của văn bản:
+ Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
+ Căn cứ ban hành văn bản được trình bày là chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu phẩy (;), căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
+ Cách trình bày “Tiểu mục” và số thứ tự của tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
– Đánh số trang văn bản: được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
3. Soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính
a) Soạn thảo văn bản
Đơn vị, cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện theo quy định khoản 2, 3 Điều 10 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Ký ban hành văn bản hành chính
– Việc ký ban hành văn bản: tại khoản 2, Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP “Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể”. Theo quy định này tất cả văn bản của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể ở thể thức đề ký đều phải ký thay mặt (TM.).
– Thẩm quyền ký thừa lệnh: người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức được giao ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay.
Ví dụ:
TL. TRƯỞNG BAN
CHÁNH VĂN PHÒNG
TL. CHỦ TỊCH
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
– Bút để ký văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
c) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính
+ Văn bản kèm theo (phụ lục, Quy chế,…) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo.
+ Văn bản kèm theo (phụ lục, Quy chế,….) không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số trên văn bản kèm theo.
Mẫu 1.3 Quyết định (quy định gián tiếp) tại Phụ lục III kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, mẫu văn bản điện tử (được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định), mẫu này áp dụng đối với văn bản điện tử kèm theo không cùng tệp tin với nội dung Quyết định ban hành hay phê duyệt.
+ Vị trí, hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định điểm b, khoản 8, Mục II, Phần I, Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
d) Nơi nhận văn bản
– Đối với loại văn bản là Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn, từ “Kính gửi” được thực hiện tại ô số 9a (Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính) Mục IV, Phần I, Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
– Tại ô số 9b (Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính) Mục IV, Phần I, Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định được áp dụng chung đối với các loại văn bản.
đ) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản mà có Phụ lục kèm theo thì phải có các thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (Kèm theo văn bản số…/…–… ngày … tháng… năm…) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
4. Quản lý văn bản đi
– Cấp số văn bản đi:
+ Văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
+ Văn bản hành chính: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
+ Văn bản điện tử: việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
– Đăng ký văn bản bằng Hệ thống: văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
5. Quản lý văn bản đến
– Quản lý văn bản đến được bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết.
– Mẫu sổ đăng ký văn bản đến thêm cột số 8 (ngày chuyển).
– Mẫu dấu đến: nội dung cuối cùng trên dấu đến là “Số và ký hiệu hồ sơ”.
6. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
– Kết thúc hồ sơ:
+ Đối với hồ sơ điện tử thì việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
+ Đối với hồ sơ giấy người lập hồ sơ ngoài việc hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định còn phải viết “Chứng từ kết thúc” đối với tất cả các hồ sơ thay vì trước đây chỉ viết “Chứng từ kết thúc” đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
7. Sao văn bản
Điểm mới trong việc sao văn bản: quy định các loại bản sao từ văn bản điện tử sang văn bản bản giấy và từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Hình thức
và các bản sao
– Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; sao y từ văn bản bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hoá văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
– Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy; sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
– Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy; bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
– Bản sao sang định dạng điện tử từ văn bản giấy:
Tiêu chuẩn của văn bản số hoá; hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử thực hiện theo quy định Mục I, Phần II, Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
– Bản sao từ văn bản điện tử sang định dạng giấy được thực hiện đảm bảo đúng về thể thức, kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy quy định tại Mục II, Phần II, Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Thẩm quyền
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
8. Kiểm tra và chịu trách nhiệm đối với văn bản được soạn thảo, thể thức, ký ban hành và lập hồ sơ
Một số quy định mới về trách nhiệm của cá nhân trong việc kiểm tra, soạn thảo, ký ban hành và lập hồ sơ công việc:
– Trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản: cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi, chức trách nhiệm vụ được giao.
– Người đứng đầu đơn vị soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
– Về trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành: người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
– Trách nhiệm đối với văn bản đã được ký ban hành: người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
– Trách nhiệm của cá nhân trong việc lập hồ sơ: trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc ngoài việc lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
Với một số điểm mới như trên, Nghị định 30/2020/NĐ-CP sẽ tạo hành lang pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế./.
Một Số Điểm Mới Của Nghị Định 30/2020/Nđ
Ngày 05 tháng 3 năm 2020, thay mặt Chính phủ, Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc đã ký ban hànhNghị định 30/2020/NĐ-CPNghị định lần này trên cơ sở tiếp thu thành tựu mà Nghị định 110 và 1. Về giải thích từ ngữ Nghị định 09 đã đạt được, đồng thời đáp ứng những quy địinh mới phục vụ công tác văn thư trong tình hình mới. Nghị định này gồm 7 Chương, 38 Điều và các phụ lục hướng dẫn cụ thể về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, bản sao văn bản; viết hoa trong văn bản hành chính; bảng chữ viết tắt tên loại, mẫu trình bày văn bản… về công tác văn thư (sau đây gọi tắt là Nghị định 30), Nghị định này có hiệu lực ngay kể từ ngày ký thay thế choNghị định 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư (gọi tắt là Nghị định 110) và Nghị định số09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP2. Các loại văn bản hành chính ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư (gọi tắt là Nghị định 09) đã thực hiện hơn 15 năm qua.
Công tác văn thư tại Cục Thuế tỉnh Hà Nam (Ảnh: Quang Tùng)
3. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử 4. Ký ban hành văn bản
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng và nội dung Nghị định 30, bài viết này xin chia sẻ những nội dung mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư để bạn đọc tham khảo.
Nghị định 30 bổ sung giải thích một số từ ngữ như:
– Văn bản: Là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
– Văn bản chuyên ngành: Là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
– Văn bản hành chính: Là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
– Văn bản điện tử: Là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP cơ bản kế thừa quy định về các loại văn bản hành chínhcủa Nghị định 110 được sửa đổi bởi Nghị định 09, cụ thể các loại văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ , bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
5. Đính chính văn bản đi
Bỏ các loại văn bản sau là văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ.
Nghị định 30 không thay thế Thông tư 01/2011/TT-BNV nên các cơ quan, đơn vị vẫn căn cứ vào Thông tư 01 để dùng các biểu mẫu như bản cam kết, giấy đi đường…
6. Thu hồi văn bản
Nghị định 110 cũng như Nghị định 09 không có quy định nội dung này, Nghị định 30 tại Điều 5 nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.
7. Sử dụng con dấu
– Về chữ ký: Nghị định 30 quy định 02 loại chữ ký đó là chữ ký trên văn bản giấy và chữ ký số.
– Nghị định 30 quy định người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. Quy định này Thông tư 01 đã quy định, tuy nhiên thực tiễn nhiều cơ quan, đơn vị ghi chức danh cấp phó phụ trách không đúng.
Ví dụ: PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH- ghi như vậy là không đúng,
Phải ghi là: KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
8. Tên cơ quan ban hành văn bản
– Về ký thừa lệnh: Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Thông tư 01 cũng như Nghị định 110/2010/NĐ-CP, Nghị định 09 sửa đổi, bổ sung Nghị định 110 không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay nhưng thực tế các cơ quan đơn vị thì cấp phó vẫn ký thừa lệnh cấp trưởng. Do đó, việc Nghị định 30 quy định cấp phó được ký thừa lệnh thay cấp trưởng là hết sức phù hợp với thực tiễn ban hành văn bản hành chính.
– Mực ký văn bản: Nghị định 30 quy định đối với văn bản giấy khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử , người có thẩm quyền thực hiện ký số.
Trước đây Nghị định 110 quy định: Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ, dẫn đến có người ký văn bản dùng mực màu đen, màu vàng…
Nghị định 30 quy định: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức,kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Trước đây, Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định đính chính bằngvăn bản hành chínhdẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn…dẫn đến không thống nhất trong ban hành văn bản.
Đây là quy định mới của Nghị định 30, cụ thể: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử , trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.
Nghị định 30 cơ bản kế thừa Nghị định 110 về sử dụng con dấu, cụ thể:
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ quy định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
– Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.
– Nghị định 30 quy định: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bảnbao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp(nếu có).
Quy định trên cơ bản giống quy định tại Thông tư 01/2011/TT_BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản. Nghị định 30 không đưa ví dụ cụ thể nên có người cho rằng thực hiện cách ghi theo Thông tư 01 là được, chẳng hạn đối với UBND cấp xã thì chỉ ghi UBND XÃ.
Cũng có ý kiến cho rằng phải ghi đầy đủ cả 3 cấp mới phù hợp, khi ban hành văn bản thì nơi nhận mới biết UBND xã đó thuộc huyện nào, tỉnh nào chứ ghi UBND xã không thì rất khó biết là ở huyện, tỉnh nào, cụ thể phải ghi tên cơ quan ban hành văn bản:UBND XÃ X, HUYỆN Y, TỈNH QN.
Tuy nhiên, Nghị định 30 đã quy định ghi theo tên chính thức Nhà nước đã quy định, do đó cần căn cứ vào quyết định thành lập để ghi, cụ thể như trường hợp UBND các cấp thì cấp nào ban hành văn bản thì ghi UBND CẤP ĐÓ.
– Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương, Nghị định 30 bổ sung thêm quy định:có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.
VIẾT HOA VÌ PHÉP ĐẶT CÂU
Quy định về có thêm tỉnh, thành phố trực thuộc trung ươnghoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở đối với trường hợp cơ quan ban hành văn bản có cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương ghi như thế nào cho đúng?.
VIẾT HOA DANH TỪ RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI Tên người Việt Nam
Có ý kiến cho rằng trường hợp trên phải ghi đầy đủ cả 3 cấp hành chính.
Ví dụ:Đối với phòng chuyên môn cấp huyện phải ghi:
Tên người nước ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt
UBND HUYỆN X, TỈNH Y
PHÒNG TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG
VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÍ Tên địa lí Việt Nam
Cách hiểu như trên là chưa đúng, vì Nghị định 30 sử dụng từ “hoặc” khi quy định về cơ quan chủ quản cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã. Do đó, đối với tên cơ quan ban hành văn bản ở cấp tỉnh thì ghi như Thông tư 01 sẽ phù hợp với Nghị định 30, cụ thể là có tên tỉnh, huyện, xã sau cơ quan chủ quản,
ví dụ:
UBND TỈNH HÀ NAM
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
9. Về viết hoa trong văn bản hành chính
Tên địa lí nước ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt
Về vấn đề viết hoa (phụ lục II), Nghị định 30 quy định 5 trường hợp viết hoa kèm hướng dẫn chi tiết trong từng trường hợp.
Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng.
VIẾT HOA TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam
– Tên thông thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người. Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú,…
– Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết. Ví dụ: Vua Hùng, Bà Triệu, Ông Gióng, Bác Hồ, Cụ Hồ,…
Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài
– Trường hợp phiên âm sang âm Hán – Việt: Viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam. Ví dụ: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn,…
– Trường hợp phiên âm không sang âm Hán – Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành phần. Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen,…
VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG HỢP KHÁC
– Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương; xã, phường, thị trấn) với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối. Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định,…
– Trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó. Ví dụ: Quận 1, Phường Điện Biên Phủ,…
– Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh.
– Tên địa lí được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm,…) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh. Ví dụ: Cửa Lò, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy,… Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà chỉ viết hoa danh từ riêng. Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ Bến Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long,…
– Tên địa lí chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với từ chỉ phương hướng khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lí chỉ vùng, miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì viết hoa các chữ cái đầu mỗi âm tiết. Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ,…
– Tên địa lí đã được phiên âm sang âm Hán – Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lí Việt Nam. Ví dụ: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Pháp, Anh,..
– Tên địa lí phiên âm không sang âm Hán – Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước ngoài quy định tại điểm b khoản 2 Mục II Phụ lục này. Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn,…
– Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng chống tham nhũng, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tài chính,…
– Trường hợp viết hoa đặc biệt: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Trung ương Đảng,…
– Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam. Ví dụ: Liên hợp quốc (UN), Tổ chức Y tế thế giới (WHO),…
– Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,…
Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước.
Tên các huân chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành phần tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng. Ví dụ: Huân chương Sao vàng, Nghệ sĩ Nhân dân, Anh hùng Lao động,…
Tên chức vụ, học vị, danh hiệu: Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể. Ví dụ: Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Giáo sư Tôn Thất Tùng,…
Danh từ chung đã riêng hóa. Viết hoa chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng độc lập và thể hiện sự trân trọng. Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),…
Tên các ngày lễ, ngày kỉ niệm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm. Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9, ngày Tổng tuyển cử đầu tiên, ngày Quốc tế Lao động 1-5, ngày Phụ nữ Việt Nam 20-10,…
Tên các loại văn bản: Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể. Ví dụ: Bộ luật Hình sự, Luật Tổ chức Quốc hội,…
Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
Ví dụ:
– Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự.
– Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14.
Tên các năm âm lịch, ngày tết, ngày và tháng trong năm
– Tên các năm âm lịch: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hợi, Mậu Tuất, Mậu Thân,…
– Tên các ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Ví dụ: tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu. Viết hoa chữ Tết trong trường hợp thay cho tết Nguyên đán.
– Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số. Ví dụ: thứ Hai, thứ Tư, tháng Năm, tháng Tám,…
Tên các sự kiện lịch sử và các triều đại: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi bằng chữ và viết hoa chữ đó. Ví dụ: Triều Lý, Triều Trần, Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh, Cách mạng tháng Tám,…
Tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo. Ví dụ: từ điển Bách khoa toàn thư, tạp chí Cộng sản,…
Viết hoa trong văn bản hành chính trước đây được quy định tại phụ lục VI Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, theo đó hướng dẫn 5 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: Viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác.
Nghị định 30 cũng quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa như Thông tư 01, tuy nhiên đã bổ sung thêm một số trường hợp phải hoa trong từng nhóm như:
-Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm:Nhân dân, Nhà nước.
– Trường hợp viện dẫnphần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
Thông tư 01 quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30 chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.
Những Điểm Mới Trong Nghị Định Số 30/2020/Nđ
(Quanlynhanuoc.vn) – Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (gồm 7 Chương với 38 Điều; có 06 phụ lục kèm theo) trên cơ sở kế thừa một số nội dung của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP. Nghị định tiếp tục khẳng định vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, đặc biệt là văn thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước giai đoạn hiện nay.
Điểm mới cơ bản của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (sau đây viết tắt là Nghị định số 30).
Từ năm 1957 đến nay, Chính phủ đã ban hành 5 Nghị định quy định về công tác văn thư (CTVT) (ban hành vào các năm 1957, 1963, 2004, 2010 và 2020), nghị định ban hành sau luôn có sự kế thừa nội dung của nghị định ban hành trước nhưng có sự điều chỉnh nhất định cho phù hợp với sự thay đổi và phát triển của nền hành chính ở mỗi giai đoạn. Nghị định số 30 cũng không nằm ngoài quy luật đó. Ngoài những nội dung kế thừa trong Nghị định số 110, Nghị định số 09, Nghị định số 30 có bổ sung, điều chỉnh một số điểm mới. Cụ thể:
Thứ nhất, phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 30 bổ sung thêm nội dung quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật. Đây là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức, dùng để ký số trên văn bản điện tử (VBĐT) của cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, đối tượng áp dụng của Nghị định số 30 thu hẹp hơn so với Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Hiện nay, chỉ áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước mà không bắt buộc (chỉ khuyến khích) áp dụng đối với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp.
Thứ ba, về giải thích các từ ngữ
Một số thuật ngữ được điều chỉnh như: Bản thảo văn bản, Bản gốc văn bản, Bản chính văn bản giấy (VBG), Bản sao y, Bản sao lục, Bản trích sao, Hồ sơ, Lập hồ sơ.
Việc giải thích các từ ngữ được điều chỉnh và bổ sung mới trong Nghị định số 30 giúp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có cách hiểu thống nhất trong tổ chức thực hiện CTVT và quản lý nhà nước về CTVT ở môi trường truyền thống và môi trường điện tử.
Thứ tư, lần đầu tiên trong Nghị định số 30 về CTVT quy định giá trị pháp lý của VBĐT (Điều 5). Quy định mới này đã khẳng định cơ sở pháp lý cho việc xây dựng, ban hành, quản lý và lưu trữ các VBĐT và có giá trị như đối với VBG.
Điểm mới trong Chương II
Thứ nhất, về các loại VBHC.
Nghị định số 30 quy định VBHC hiện có 29 loại, giảm 03 loại so với Nghị định số 09/2010/NĐ-CP. Cụ thể: bỏ 04 loại văn bản ( bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ) và bổ sung thêm 01 loại ( phiếu báo).
Cơ bản vẫn đầy đủ các thành phần chính và thành phần bổ sung như trước đây nhưng đối với thành phần thể thức ” Quốc hiệu” thì điều chỉnh thành ” Quốc hiệu và Tiêu ngữ“; ” Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản” điều chỉnh thành ” Địa danh và thời gian ban hành văn bản”; ” Dấu của cơ quan, tổ chức” điều chỉnh thành ” Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức“. Những điều chỉnh này nhằm bảo đảm thống nhất với thể thức văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và phù hợp với quy định đối với Luật Giao dịch điện tử năm 2005.
Thứ ba, về quy trình soạn thảo và ký ban hành VBHC.
Quy định cụ thể trình tự, trách nhiệm, hình thức đề ký đối với cả hai loại là VBG và VBĐT (từ Điều 10 – 13).
Nghị định số 30 quy định rõ: ” Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao ” (khoản 4 Điều 10). Điểm mới này sẽ giúp cho các chuyên viên, người trực tiếp soạn thảo các dự thảo văn bản ý thức trách nhiệm của mình đối với mỗi sản phẩm văn bản mà họ tham mưu cho cấp trên chứ không chỉ những người đứng đầu đơn vị hay người chủ trì soạn thảo văn bản mới phải chịu trách nhiệm trước cấp trên và trước pháp luật như trước đây quy định.
Thứ tư, về kỹ thuật trình bày văn bản
Nghị định số 30 quy định cụ thể phần căn cứ ban hành văn bản bao gồm: căn cứ văn bản quy định về thẩm quyền, căn cứ văn bản quy định về nội dung và cơ sở để ban hành văn bản; nhưng có điểm mới là kiểu chữ nghiêng, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). Căn cứ thực tế trong các mẫu Quyết định hành chính thống nhất dùng cụm từ “Theo đề nghị…”.
Đối với việc dùng dấu, chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên VBĐT kèm theo (các phụ lục) cùng tệp tin với nội dung VBĐT, văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản chính và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo. Đối với các VBĐT không cùng tệp tin với nội dung VBĐT, văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Khi ký số trên văn bản kèm theo mà không cùng tệp tin thì chỉ hiển thị thông tin (Phụ lục I Nghị định số 30) mà không hiển thị hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức (hình ảnh con dấu) trên vị trí ký số.
Đối với thể thức Nơi nhận, Nghị định quy định đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cấp trên trình bày như Công văn, tức là phía trên có Kính gửi và phía dưới là Nơi nhận (Phụ lục I Nghị định số 30).
Việc đánh số trang văn bản được quy định đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất (Phụ lục I Nghị định số 30).
Đối với cách viết hoa trong văn bản, bổ sung thêm phải viết hoa danh từ thuộc trường hợp đặc biệt là Nhà nước và Nhân dân (Phụ lục II Nghị định số 30).
Điểm mới trong Chương III hứ nhất, đối với nội dung Quản lý văn bản đi
Việc cấp số văn bản được quy định rõ số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa VBG và VBĐT và việc cấp số cho văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định, cho VBHC do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định (khoản 1 Điều 15).
Nghị định số 30 quy định rõ khi phát hành văn bản nếu có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương, nếu có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (khoản 3 Điều 18).
Nghị định số 30 bổ sung quy định mới về trách nhiệm của bên nhận đối với VBG và VBĐT khi nhận được thông báo thu hồi văn bản (khoản 3 Điều 18).
Quy định về lưu văn bản vẫn tiếp tục kế thừa từ các văn bản cũ. Đối với VBĐT trước đây chỉ quy định lưu VBĐT trong Hệ thống nhưng ở Nghị định số 30 đã xác định cụ thể hơn bản gốc VBĐT phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức (điểm a khoản 2 Điều 19) vì trong nội dung của Nghị định quy định VBĐT còn có các hình thức bản sao VBĐT khác.
Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi (sử dụng trong quản lý VBG bằng phương pháp truyền thống) được bổ sung thêm 02 cột thông tin là cột “Ngày chuyển” và cột “Ký nhận” do đã được giảm bớt một sổ (Sổ chuyển giao văn bản đi) so với quy định trước đây nên việc bổ sung này bảo đảm một sổ vẫn giải quyết được chức năng của hai sổ như trước đây (mục I Phụ lục 4 Nghị định số 30).
Thứ hai, đối với nội dung Quản lý văn bản đến
Mẫu dấu ĐẾN được sử dụng trong quản lý văn bản đến là giấy cơ bản không thay đổi so với quy định trước đây, chỉ điều chỉnh thông tin cuối cùng trong con dấu từ ” Lưu hồ sơ số:…..” sang Số và ký hiệu HS:……..”( mục V Phụ lục 4 Nghị định số 30).
Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến (sử dụng trong quản lý VBG bằng phương pháp truyền thống) được bổ sung thêm 01 cột thông tin là cột ” Ngày chuyển ” do đã được giảm bớt 01 sổ (Sổ chuyển giao văn bản đến) so với quy định trước đây để giảm bớt số lượng sổ trong quản lý văn bản đến (mục VI Phụ lục 4 Nghị định số 30).
Thứ ba, điểm mới đối với nội dung sao văn bản
Tên bản ” Sao y” thay thế cho bản ” Sao y bản chính ” trước đây. Sở dĩ có sự điều chỉnh này là bởi vì đối với VBĐT không có khái niệm bản chính như đối với VBG.
Sao y, sao lục được thực hiện trong 03 trường hợp sao từ VBG sang VBG; từ VBG sang VBĐT; từ VBĐT sang VBG (khoản 1, 2 Điều 25).
Trích sao được thực hiện trong 04 trường hợp sao từ VBG sang VBG; từ VBG sang VBĐT; từ VBĐT sang VBG và từ VBĐT sang VBĐT (khoản 3 Điều 25).
Nghị định bổ sung thêm thẩm quyền sao văn bản đối với người đứng đầu cơ quan, tổ chức để bảo đảm tính pháp lý đối với các bản sao (Điều 27).
Nội dung Chương này cơ bản kế thừa từ các văn bản pháp luật trước đây đã ban hành, tuy nhiên có bổ sung thêm việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật (khoản 2 Điều 33) của cơ quan, tổ chức trong trường hợp ký số các VBĐT và bản sao từ VBG sang VBĐT của cơ quan, tổ chức.
Nghị định bổ sung điểm mới là kinh phí cho CTVT trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm (Điều 36). Quy định này đã khẳng định vai trò quan trọng của CTVT trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, vì vậy bên cạnh việc thực hiện nghiêm túc các quy định về CTVT, các cơ quan, tổ chức còn phải xây dựng và thực hiện kế hoạch về kinh phí dành cho việc mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong CTVT và các hoạt động khác phục vụ CTVT.
Từ nội dung của Nghị định 30, các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau
Thứ nhất, Nghị định số 30 được ban hành và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/3/2020, Nghị định đã thay thế Nghị định số 110, Nghị định số 09. Tuy nhiên, trong nội dung Nghị định phản ánh các vấn đề đã được hướng dẫn chi tiết trong các Thông tư trước đây (Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Thông tư số 07/2012/TT-BNV, Thông tư số 01/2019/TT-BNV). Mặc dù, hiện nay các Thông tư này bị bãi bỏ bởi Thông tư số 01/2020/TT-BNV ngày 16/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành, Thông tư này có hiệu lực từ ngày 15/6/2020 nhưng theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, tại khoản 4 Điều 154 quy định ” Văn bản quy phạm pháp luật hết hiệu lực thì văn bản quy phạm pháp luật quy định chi tiết thi hành văn bản đó cũng đồng thời hết hiệu lực” và khoản 2 Điều 156 quy định ” Trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn “.
Từ quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, cho nên Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Thông tư số 07/2012/TT-BNV, Thông tư số 01/2019/TT-BNV cũng không được áp dụng kể từ ngày Nghị định số 30 có hiệu lực thi hành. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho những người làm công tác quản lý trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước và những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ văn thư không phải nghiên cứu, tìm hiểu nhiều loại văn bản khác nhau, trong quá trình thực hiện dễ theo dõi, tra cứu, áp dụng vào thực tế.
Thứ hai, lần đầu tiên các nghiệp vụ quản lý văn bản, lập hồ sơ điện tử, giá trị pháp lý của VBĐT, các hình thức sao từ VBĐT sang VBG, từ VBG sang VBĐT; quy định về quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số trong CTVT được khẳng định tính pháp lý trong một văn bản là Nghị định. Điều này đã khẳng định tính pháp lý của VBĐT trong CTVT ở một văn bản có giá trị pháp lý cao, xác định trách nhiệm pháp lý của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện các nghiệp vụ về văn thư. Đồng thời, cũng là căn cứ, cơ sở để lãnh đạo các cơ quan, tổ chức thực hiện vai trò quản lý điều hành đối với CTVT của cơ quan, đơn vị mình, góp phần đẩy nhanh, đẩy mạnh việc triển khai thực hiện lộ trình Chính phủ điện tử trong thời gian tới.
Thứ ba, lần đầu tiên trong Nghị định số 30 quy định nguồn kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí trong CTVT. Điều này, một lần nữa khẳng định vai trò, tầm quan trọng của CTVT, có thể nói rằng đây là hoạt động không thể thiếu được trong quá trình vận hành một cơ quan, tổ chức. Vì vậy, phải được lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm, đầu tư nguồn kinh phí nhất định, giúp cho CTVT – công tác tổ chức, quản lý thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước được kịp thời, minh bạch, thông suốt, khoa học và hiệu quả.
Thứ tư, Nghị định số 30 được Chính phủ ban hành theo trình tự, thủ tục rút gọn được (Điều 146 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015), cho nên Nghị định số 30 sẽ có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành. Vì vậy, khuyến nghị cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, doanh nghiệp nhà nước lưu ý về hiệu lực thi hành của văn bản để triển khai, áp dụng ngay trong thực tiễn mà không cần một khoảng thời gian nhất định để chuẩn bị các điều kiện khác mới có thể áp dụng như các nghị định thông thường khác.
Thứ năm, Nghị định số 30 quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP hết hiệu lực kể từ ngày Nghị định số 30 có hiệu lực thi hành. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, các cơ quan, tổ chức, cá nhân cũng lưu ý nguyên tắc áp dụng văn bản đối với các thông tư đã ban hành trước đây có nội dung đã được điều chỉnh và quy định trong Nghị định số 30. Bởi, nó cũng sẽ không được áp dụng khi Nghị định số 30 có hiệu lực, tránh trường hợp viện dẫn, trích dẫn văn bản hết hiệu lực trong chỉ đạo, tổ chức và thực hiện.
Nghị định số 30 ra đời đã một lần nữa khẳng định vị trí, vai trò và tầm quan trọng của CTVT, đặc biệt là văn thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước giai đoạn hiện nay. Nghị định đã ngày càng hoàn thiện, tạo nền tảng pháp lý để giải quyết được các vấn đề này sinh trong thực tiễn trong CTVT mà thời gian qua vẫn còn là một khoảng trống pháp lý, từng bước đáp ứng yêu cầu hoạt động của chính phủ điện tử và quản lý hành chính nhà nước trong giai đoạn hiện nay.
Tài liệu tham khảo1. Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.2. Nguyễn Minh Phương. Sự cần thiết phải ban hành Luật về công tác văn thư. Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, số 10/2017. 3. Dương Văn Khảm. Hoàn thiện hệ thống pháp luật về công tác văn thư . Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, số 01/2016. 4. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015. 5. Luật Giao dịch điện tử năm 2005.
Giới Thiệu Những Điểm Mới Của Nghị Định Số 30/2020/Nđ
3. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử (Điều 5) – Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. – Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
4. Về số lượng văn bản hành chính (Điều 7) Theo Nghị định 30, số lượng các loại văn bản hành chính có 29 loại gồm các văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. So với Nghị định 09/2010/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bỏ 04 loại văn bản đó là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ.
5. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản a) Về cơ bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo các quy định soạn thảo văn bản hành chính tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Nghị định 09/2010/NĐ-CP; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và quy định tại các Thông tư hướng dẫn thực hiện. Về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử được thực hiện cơ bản như Thông tư 01/2019/TT-BNV, cụ thể: – Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký; – Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. Thông tin: tên cơ quan ban hành văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. b) Điểm mới tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: – Văn bản kèm theo (phụ lục) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; – Văn bản (phụ lục) không cùng tệp tin với văn bản chính, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo: + Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo; + Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị; + Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. Như vậy, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính không cùng tệp tin với văn bản chính và trên văn bản số hóa sẽ không hiển thị hình ảnh con dấu của cơ quan tổ chức tại vị trí ký số văn bản.
6. Về soạn thảo văn bản Nghị định 30 quy định “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao” (Khoản 4 Điều 10). Như vậy, Nghị định quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.
7. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành Nghị định 30 quy định “Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản” (Khoản 1 Điều 12).
8. Về ký ban hành văn bản a) Về ký ban hành văn bản đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: – “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng” (Khoản 1 Điều 13). – “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký” (Khoản 3 Điều 13). b) Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành (Khoản 5 Điều 13). c) Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai (Khoản 6 Điều 13). d) Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.
10. Về quản lý văn bản đến a) Về tiếp nhận văn bản điện tử đến (Khoản 2 Điều 21): – Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống. – Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định nêu trên hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. – Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống. b) Đăng ký văn bản đến (Điều 22): – Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. – Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định này. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này. – Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý. – Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. d) Phiếu giải quyết văn bản đến (Khoản 3 Điều 23): Trong công tác quản lý văn bản đến được bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết, khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thể hiện hết trên dấu Đến và để xác định trách nhiệm trong giải quyết văn bản đến.
11. Sao văn bản Điểm mới trong việc sao văn bản tại Nghị định này quy định các loại bản sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và từ văn bản giấy sang điện tử, cách thức sao văn bản và thẩm quyền sao văn bản, cụ thể: a) Hình thức và các bản sao (Điều 25): – Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức. – Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y. – Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. b) Giá trị pháp lý của bản sao (Điều 26): Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính. c) Thẩm quyền sao văn bản (Điều 27): Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
12. Về quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định. b) Văn thư cơ quan có trách nhiệm: – Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức. – Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản. – Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản. – Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện. c) Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
13. Kinh phí cho công tác văn thư a) Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành. b) Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc: Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư; các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.
15. Về viết hoa trong văn bản hành chính (Phụ lục II kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Nghị định số 30 quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: a) Viết hoa vì phép đặt câu: Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. b) Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người: Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc; Bác Hồ; Vua Hùng; Bà Triệu… c) Viết hoa trên địa lý: Trường hợp đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh. d) Viết hoa tên cơ quan, tổ chức: – Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tài chính,… – Trường hợp viết hoa đặc biệt: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Trung ương Đảng,… e) Viết hoa các trường hợp khác: Nghị định số 30 quy định 11 trường hợp khác phải viết hoa, trong đó lưu ý: – Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước. – Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Ví dụ: “Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14”.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 thay thế: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 05 tháng 3 năm 2020.
Xem nội dung văn bản tại: http://www.chinhphu.vn; mục Hệ thống văn bản.
Bạn đang đọc nội dung bài viết Một Số Điểm Mới Trong Nghị Định Số 30/2020/Nđ trên website Athena4me.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!