Đề Xuất 1/2023 # Kỹ Thuật Xây Dựng Và Ban Hành Văn Bản Quản Lý Hành Chính # Top 7 Like | Athena4me.com

Đề Xuất 1/2023 # Kỹ Thuật Xây Dựng Và Ban Hành Văn Bản Quản Lý Hành Chính # Top 7 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Kỹ Thuật Xây Dựng Và Ban Hành Văn Bản Quản Lý Hành Chính mới nhất trên website Athena4me.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn người dùng đã đóng góp vào hệ thống tài liệu mở. Chúng tôi cam kết sử dụng những tài liệu của các bạn cho mục đích nghiên cứu, học tập và phục vụ cộng đồng và tuyệt đối không thương mại hóa hệ thống tài liệu đã được đóng góp.

Many thanks for sharing your valuable materials to our open system. We commit to use your countributed materials for the purposes of learning, doing researches, serving the community and stricly not for any commercial purpose.

Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính

Phần thứ nhất

LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là một phương tiện quan trọng để ghi lại và chuyển đạt các quyết định quản lý, là hình thức để cụ thể hoá pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước. Đó là công cụ điều hành không thể thiếu và sản phẩm tất yếu của hoạt động quản lý nhà nước.

– Xác định một số khái niệm cơ bản.

– Xác định hệ thống văn bản, phân loại hệ thống này.

– Xác định chủ thể ban hành và hình thức văn bản tương ứng.

– Xác định những thuộc tính cơ bản của văn bản quản lý nhà nước; công dụng (nội dung) của từng loại văn bản.

– Nghiên cứu và xây dựng quy trình xây dựng và ban hành văn bản .

– Nghiên cứu và áp dụng những nguyên tắc và quy tắc kỹ thuật soạn thảo văn bản:

+ Các yêu cầu về nội dung;

+ Các yêu cầu về thể thức;

+ Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản;

+ Cách diễn đạt quy phạm pháp luật;

2. Phương pháp nghiên cứu

Văn bản hành chính học sử dụng những phương pháp cơ bản sau đây:

a) Phương pháp phân tích: Văn bản được nghiên cứu về mọi bình diện, xác định nội dung, ý nghĩa, vai trò của từng bộ phận cấu thành của văn bản, từng giai đoạn trong hoạt động xây dựng chúng và những nét đặc thù của từng loại.

b) Phương pháp tổng hợp: Từ những mô tả về nội dung, hình thức và quy trình thủ tục xây dựng và ban hành từng loại văn bản cụ thể khái quát hóa lên thành lý luận chung, tức là đưa ra những luận điểm, quan niệm về quá trình sáng tạo pháp luật nói riêng và tạo ra những sản phẩm quản lý nói chung.

c) Phương pháp so sánh: Nhằm làm sáng tỏ nội dung những nguyên tắc, quy tắc của kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, đặc biệt là trong soạn thảo, văn bản được tiến hành nghiên cứu bằng cách so sánh chủ yếu trên các phương diện sau:

– Giữa các thời kỳ khác nhau của lịch sử xây dựng và ban hành văn bản để rút ra những bài học thực tiễn nhằm tiến tới hoàn thiện kỹ thuật xd và ban hành văn bản.

– Giữa các loại hình văn bản nhằm phân biệt để soạn thảo và áp dụng chúng được tốt hơn.

– Giữa thực tiễn trong nước với kinh nghiệm nước ngoài để nghiên cứu, học hỏi và kế thừa những thành tựu của kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản của các nước tiên tiến, có bề dày lịch sử và kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

– Giữa lý luận với thực tế nhằm xây dựng được hệ thống lý thuyết và đưa ra được những kiến giải thực tế góp phần hoàn thiện công tác văn bản ở nước ta.

Ngoài ra, có thể sử dụng ở những mức độ khác nhau các phương pháp khác như : phương pháp thống kê, phương pháp xã hội học, v.v…

3. Những yêu cầu đối với học viên

a) Nắm vững lý thuyết về văn bản quản lý nhà nước.

b) Phân biệt được tính chất và thẩm quyền ban hành của từng loại văn bản cơ bản khác nhau.

c) Nắm được những nguyên tắc và kỹ thuật cơ bản trong soạn thảo và xử lý văn bản.

d) Hình thành những kỹ năng thực hành cơ bản trong soạn thảo văn bản.

II. Những khái niệm cơ bản về văn bản

1. Khái niệm về văn bản

Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Phương tiện giao tiếp này được sử dụng ngay từ buổi bình minh của xã hội loài người. Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ở những khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản. Là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết. Ngôn bản được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản. Như vậy, văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ.

2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước

Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với nhau, cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, với các yếu tố nước ngoài, v.v… văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính, là một trong những yếu tố quan trọng, nhất thiết để kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà nước.

Có thể thấy, văn bản quản lý nhà nước chính là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước. Xây dựng các văn bản quản lý nhà nước, do đó, cần được xem là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý nhà nước và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này. Các văn bản quản lý nhà nước luôn luôn có tính pháp lý chung. Tuy nhiên biểu hiện của tính chất pháp lý của văn bản không giống nhau. Có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, trong khi đó có những văn bản lại mang tính cưỡng chế thực hiện.

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

3. Khái niệm về văn bản quản lý hành chính nhà nước

Trong khái niệm tổng quan nêu trên về văn bản quản lý nhà nước, khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước là một nội dung cấu thành, như vậy văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của văn bản quản lý nhà nước, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (cáo trạng, bản án, v.v…) không phải là văn bản quản lý hành chính nhà nước. Trong giáo trình này để thuận tiện trình bày văn bản quản lý hành chính nhà nước sẽ được gọi tắt là văn bản.

4. Khái niệm về văn bản pháp luật và văn bản quản lý thông thường

Văn bản có thể đưa ra các quy phạm pháp luật để điều chỉnh các mối quan hệ xã hội. Đó là một hệ thống văn bản được xác định và quy định chặt chẽ về thẩm quyền, nội dung, hình thức và quy trình ban hành. Theo luật định đó là những văn bản quy phạm pháp luật. Tuy nhiên, thực tế xây dựng và ban hành văn bản của nước ta đã và vẫn đang có những văn bản không phải là văn bản quy phạm pháp luật về mặt hình thức, song lại có nội dung chứa đựng các quy phạm pháp luật. Những văn bản đó cùng với văn bản quy phạm pháp luật đích thực hợp thành văn bản pháp luật. Cũng có thể gọi (đo là) những văn bản quản lý quy phạm. Dầu vậy, đúng ra vẫn phải hiểu văn bản pháp luật là bao gồm chỉ có các văn bản quy phạm pháp luật. Phân biệt với văn bản pháp luật là những văn bản không chứa đựng những quy phạm pháp luật. Đó có thể là những văn bản áp dụng pháp luật đưa ra các quyết định hành chính hoặc tư pháp cá biệt, những văn bản hành chính thông thường, v.v… Những văn bản đó sẽ được gọi chung là những văn bản quản lý thông thường.

III. Chức năng của văn bản

1. Chức năng thông tin

Dưới dạng văn bản, về thời điểm nội dung thông báo thông tin thường bao gồm ba loại với những nét đặc thù riêng của mình:

– Thông tin dự báo được phản ánh trong văn bản là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình.

Ngoài ra, tuỳ theo tính chất, nội dung và mục tiêu công việc, việc phân loại thông tin có thể được tiến hành theo những tiêu chí khác nhau khác, như phân loại theo lĩnh vực quản lý thành thông tin chính trị, thông tin kinh tế, thông tin văn hóa-xã hội … ; hoặc phân loại theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn) thành thông tin trên xuống, thông tin dưới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ … Trong từng loại thông tin đó có thể có những phân loại nhỏ hơn, chi tiết hơn, như thông tin kinh tế về chức năng hạch toán trong quản lý sản xuất kinh doanh có thể phân chia thành thông tin thống kê, thông tin kế toán, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật …

2. Chức năng quản lý

Là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý nhà nước, văn bản giúp cho các cơ quan và lãnh đạo điều hành các hoạt động của bộ máy nhà nước trong nhiều phạm vi không gian và thời gian. Chính điều đó cho thấy văn bản có chức năng quản lý. Chính chức năng này tạo nên vai trò đặc biệt quan trọng của văn bản quản lý nhà nước trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước.

Với chức năng thông tin, như đã nêu ở trên, và thực hiện chức năng quản lý, văn bản là một trong những cơ sở đảm bảo cung cấp cho hoạt động quản lý những thông tin cần thiết, giúp cho các nhà lãnh đạo nghiên cứu và ban hành các quyết định quản lý chính xác và thuận lợi, là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới, để tổ chức hoạt động quản lý thuận lợi

Trong quá trình quản lý mang tính đa yếu tố việc sưu tập các thông tin về đối tượng quản lý, xử lý các thông tin, ra các quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định đó sao cho có hiệu quả được đặc biệt quan tâm. Cũng vì vậy, có thể thấy, hoạt động quản lý là phương pháp cụ thể, có định hướng của quá trình tổ chức, điều hoà các quan hệ xã hội. Trong quan hệ với bộ máy lãnh đạo và quản lý, có thể nói quản lý là sự tổng hợp các mối quan hệ giữa người lãnh đạo và người thực hiện, giữa cơ quan quản lý và cơ quan bị quản lý.

Chức năng quản lý của văn bản còn được kiến tạo bởi quản lý cần có tổ chức và phương tiện, mà trong các phương tiện đó văn bản có một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với hiệu quả quản lý. Các loại văn bản được ban hành thường xuyên trong các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nước như thông tư, chỉ thị, quyết định, điều lệ, thông báo, v.v… ở những mức độ khác nhau, đều đóng vai trò là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý. Nhờ có những loại văn bản đó mà các cơ quan quản lý và lãnh đạo có thể điều hành được công việc trong nhiều phạm vi không gian cũng như trong thời gian. Hơn thế nữa, tổ chức hoạt động quản lý có thể thông qua văn bản quản lý nhà nước để tạo nên sự ổn định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh được cách làm tuỳ tiện, thiếu khoa học.

Văn bản nào được sản sinh ra nhằm mục đích tổ chức công việc, hướng dẫn hoạt động của các cơ quan cấp dưới cho nên chúng phải tạo ra tạo ra được hiệu quả cần có thì mới đảm bảo chức năng quản lý của mình. Nói cách khác, muốn văn bản của các cơ quan có được chức năng quản lý thì nó phải đảm bảo được khả năng thực thi của cơ quan nhận được. Như thế có nghĩa là, chức năng quản lý của văn bản gắn liền với tính thiết thực của chúng trong hoạt động bộ máy quản lý. Nếu văn bản không chỉ ra được những khả năng để thực hiện, thiếu tính khả thi, không giúp cho các cơ quan bị quản lý giải quyết các nhiệm vụ cụ thể của mình thì dần dần các cơ quan này sẽ mất thói quen tôn trọng các văn bản. Văn bản quản lý nhà nước khi đó sẽ mất đi chức năng quản lý của chúng.

Từ giác độ chức năng quản lý văn bản quản lý nhà nước có thể bao gồm hai loại:

– Những văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý; xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quan trong bộ máy quản lý nhà nước, cũng như xác lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động của chúng. Đó là các văn bản như nghị định, nghị quyết, quyết định về việc thành lập cơ quan cấp dưới, điều lệ làm việc của cơ quan, các đề án tổ chức bộ máy quản lý đã được phê duyệt, các thông tư, công văn hướng dẫn xây dựng tổ chức, v. v…

– Những văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình. Đó là các văn bản như quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn hướng dẫn các công việc cho cấp dưới, các báo cáo tổng kết công việc, v. v…

Nghệ thuật quản lý được nảy sinh trong thực tiễn, còn quá trình giải quyết công việc một cách khoa học lại buộc người ta quay về với các quy định chính thức chứa đựng trong các văn bản quản lý nhà nước. Vấn đề đặt ra là phải làm sao để các quy định đó không hạn chế tính sáng tạo của những người áp dụng chúng, đồng thời, cũng không tạo nên những sơ hở trong văn bản hoặc khuyến khích các quan hệ không chính thức mang tính tiêu cực phát triển.

Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước có tính khách quan, được tạo thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản như một phương tiện quản lý. Tuy nhiên tính khách quan đó khi bị tính chủ quan của người tạo lập văn bản làm sai lệch sẽ làm mất đi chức năng quản lý của văn bản.

Tóm lại, có thể thấy rằng việc ban hành văn bản quản lý nhà nước thuộc phạm trù các biện pháp quản lý nhà nước. Đây là một trong những cách thức mà các cơ quan quản lý nhà nước thường xuyên sử dụng để tác động lên đối tượng quản lý nhằm thực hiện có hiệu quả nhất các nhiệm vụ đặt ra gắn với thẩm quyền của từng cơ quan cụ thể. Cần lưu ý để không lạm dụng biện pháp này mà làm thay đổi chức năng quản lý của văn bản. Xét trên một nghĩa rộng, chức năng quản lý của văn bản phản ánh chức năng quản lý của Nhà nước. Nó cho thấy hoạt động có tổ chức của các cơ quan nhà nước trong thực tế, cũng như cho thấy những giai đoạn, những bước tiến hành cụ thể của quá trình giải quyết công việc trong hoạt động của các cơ quan và những người có chức vụ.

3. Chức năng pháp lý

Thực hiện chức năng thông tin quản lý, văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính, do đó là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước. Chính mục đích ban hành đã tạo nên chức năng pháp lý của các văn bản đó.

Chức năng pháp lý của văn bản còn được thể hiện ở chỗ tuỳ thuộc từng loại văn bản cụ thể, nội dung và tính chất pháp lý của chúng, văn bản có tác dụng rất quan trọng trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức thuộc bộ máy quản lý nhà nước, giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý; trong việc tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tạo lập và đối tượng tiếp nhận văn bản.

Có thể thấy, văn bản là sản phẩm của hoạt động áp dụng pháp luật, do đó là cơ sở pháp lý vững chắc để Nhà nước giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ quản lý hết sức phức tạp của mình. Chức năng này luôn gắn liền với chức năng và nhiệm vụ của Nhà nước trong từng giai đoạn phát triển cụ thể .

Việc nắm vững chức năng pháp lý của văn bản quản lý nhà nước có một ý nghĩa rất thiết thực. Trước hết, vì văn bản quản lý nhà nước mang chức năng đó, nên việc xây dựng và ban hành chúng đòi hỏi phải cẩn thận và chuẩn mực, đảm bảo các nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tiễn khách quan, đơn giản, tiết kiệm, dễ hiểu và dễ thực hiện. Mọi biểu hiện tuỳ tiện khi xây dựng và ban hành văn bản đều có thể làm cho chức năng pháp lý của chúng bị hạ thấp và do đó sẽ làm ảnh hưởng đến việc điều hành công việc trong thực tế của các cơ quan. Thực tế xây dựng và ban hành văn bản của chúng ta trong nhiều năm qua đã và đang minh chứng cho điều đó: các văn bản với nội dung đưa ra những quy phạm pháp luật không được trình bày rõ ràng, thậm chí mâu thuẫn lẫn nhau, và không đảm bảo thể thức theo quy định làm cho các văn bản đó kém hiệu quả, thiếu tính pháp lý và không thể được áp dụng.

4. Chức năng văn hoá-xã hội

Văn bản quản lý nhà nước, cũng như nhiều loại văn bản khác, là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên.

Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm quan trọng của quá trình quản lý và cải tạo xã hội. Sản phẩm đó có tính chất xã hội và biểu đạt tính giai cấp sâu sắc. Trong xã hội của chúng ta nó phải thể hiện được “ý Đảng, lòng dân”, có như vậy mới trở thành đông lực để thúc đẩy sự phát triển của xã hội theo những định hướng đã đề ra.

Là một trong những phương tiện cơ bản của hoạt động quản lý, văn bản quản lý nhà nước góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho mọi người và cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quý báu của dân tộc được tích luỹ từ cuộc sống của nhiều thế hệ. Như vậy, văn bản là nguồn tư liệu lịch sử quý giá giúp cho chúng ta hình dung được toàn cảnh bức tranh và trình độ văn minh quản lý nhà nước của mỗi thời kỳ lịch sử cụ thể ở mỗi quốc gia. Có thể tìm thấy trong các văn bản đó những chế định cơ bản của nếp sống, của văn hoá trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội, phát triển đất nước. Có thể nói, văn bản là tiêu cự của tấm gương phản ánh lề lối của từng thời kỳ, là một biểu hiện của “văn minh quản lý”, là thước đo trình độ quản lý của mỗi giai đoạn phát triển của lịch sử. Có thể nói: người ký văn bản không chỉ chịu trách nhiệm pháp luật về nội dung văn bản, mà còn phải chịu trách nhiệm trước lịch sử về tính văn hóa của nó.

Những văn bản được soạn thảo đúng yêu cầu về nội dung và thể thức có thể được xem là một biểu mẫu văn hoá không chỉ có ý nghĩa đối với đời sống hiện nay mà còn cho tương lai. Có thể học tập được rất nhiều qua các văn bản như thế để nâng cao trình độ văn hoá của mình. Nhiều mô thức văn hoá truyền thống có giá trị đã được xây dựng chính trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý hiện còn lưu giữ tại các kho lưu trữ nhà nước.

5. Các chức năng khác

Ngoài các chức năng cơ bản nêu trên, văn bản còn có những chức năng khác như: chức năng thống kê, chức năng kinh tế … Thống kê kinh tế xã hội là một trong những công cụ quan trọng để nhận thức xã hội, là những tri thức có thể làm thay đổi ý thức của khách thể quản lý. Những thông tin thống kê chứa đựng trong các văn bản có ý nghĩa to lớn đối với hiệu quả của công tác quản lý nhà nước.

Về ý nghĩa kinh tế, có thể thấy những văn bản có nội dung khả thi, phù hợp với thực tiễn khách quan, phản ánh được quy luật vận động của thực tiễn khách quan sẽ thúc đẩy xã hội phát triển về mọi mặt, đặc biệt là cơ sở tạo đà cho phát triển kinh tế. Trong hệ thống quản lý nhiều cấp các tổ chức kinh tế và các tổ chức xã hội muốn thực hiện thành công chức năng của mình cần phải đảm bảo thông tin thích hợp cho mỗi khâu quản lý đó. Quy mô phát triển kinh tế càng lớn thì các quyết định quản lý thành văn càng nhiều, với những lượng thông tin càng đa dạng và phức tạp hơn nhiều, song tất cả phải nhằm phát huy mọi tiềm năng đất nước để xây dựng một cuộc sống của toàn thể nhân dân, toàn thể cộng đồng ngày một tốt đẹp hơn. Từ luận điểm này có thể dễ dàng ý nghĩa kinh tế to lớn, trực tiếp của văn bản quản lý nhà nước.

Cần thấy rằng, mọi chức năng của văn bản được thực hiện trong một chỉnh thể thống nhất của việc quản lý nhà nước nói riêng và điều chỉnh các mối quan hệ xã hội nói chung.

III. Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước

1. Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước

Hoạt động quản lý nhà nước phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệ thống văn bản quản lý. Đó là các thông tin về:

– Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị.

– Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, các đơn vị với nhau.

– Tình hình đối tượng bị quản lý; sự biến động của cơ quan, đơn vị; chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị.

– Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý, v.v…

2. Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý

Thông thường, các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi đã được thể chế hoá thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước. Các quyết định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm được ý đồ của lãnh đạo, để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện. Hơn thế nữa các đối tượng bị quản lý cũng phải nhận thấy được khả năng có thể để phát huy sáng tạo khi thực hiện các quyết định quản lý. Việc truyền đạt quyết định kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, không chính xác sẽ làm cho quyết định quản lý khó có điều kiện được biến thành hiện thực hoặc được thực hiện với hiệu quả thấp hoặc không có hiệu quả. Việc truyền đạt các quyết định quản lý là vai trò cơ bản của hệ thống văn bản quản lý nhà nước, bởi lẽ hệ thống đó có khả năng truyền đạt các quyết định quản lý một cách nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao khi được tổ chức xây dựng, ban hành và chu chuyển một cách khoa học.

Việc truyền đạt quyết định quản lý và sử dụng văn bản vào nhiệm vụ này là một mặt của việc tổ chức khoa học lao động quản lý. Tổ chức tốt thì năng suất lao động cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suất làm việc của người quản lý, của cơ quan sẽ bị hạn chế. Văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, và hướng hoạt động của các thành viên vào mục tiêu nào đó trong quản lý. Vấn đề còn lại là làm thế nào để hệ thống văn bản được tổ chức khoa học, không bị lạm dụng hoặc không phát huy hết vai trò, chức năng, nhiệm vụ. Đây là vấn đề phương pháp.

3. Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý

Kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước. Không có kiểm tra, theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị quyết, chỉ thị, quyết định quản lý rất có thể chỉ là lý thuyết suông. Quan niệm rằng kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện công tác điều hành và quản lý nhà nước là một phương tiện có hiệu lực thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả.

Kiểm tra còn là một trong những biện pháp để nâng cao trình độ tổ chức trong công tác của các cơ quan thuộc bộ máy quản lý nhà nước hiện nay. Công tác này sử dụng một phương tiện quan trọng hàng đầu là hệ thống văn bản quản lý nhà nước. Phương tiện này muốn phát huy hết vai trò to lớn đó của mình thì cần phải được tổ chức một cách khoa học. Có thể thông qua việc kiểm tra, việc giải quyết văn bản mà theo dõi hoạt động cụ thể của các cơ quan quản lý. Nếu được tổ chức tốt, biện pháp kiểm tra công việc qua văn bản sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

Để kiểm tra có kết quả cũng cần chú ý đúng mức cả hai phương diện của quá trình hình thành và giải quyết văn bản: một là, tình hình xuất hiện các văn bản trong hoạt động của cơ quan và các đơn vị trực thuộc, hai là, nội dung các văn bản và sự hoàn thiện trên thực tế nội dung đó. ở những mức độ khác nhau, cả hai phương diện đều có thể cho thấy chất lượng thực tế trong hoạt động của cơ quan.

Kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý thông qua hệ thống văn bản không thể tách rời với việc phân công trách nhiệm chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thống bị quản lý. Nếu sự phân công không rõ ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hành kiểm tra có kết quả.

4. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

Hệ thống pháp luật hành chính gắn liền với việc đảm bảo quyền lực nhà nước trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Xây dựng hê thống pháp luật hành chính là nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan hành chính nhà nước, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà nước.

Các hệ thống văn bản quản lý nhà nước, một mặt, phản ánh sự phân chia quyền hành trong quản lý hành chính nhà nước, mặt khác, là sự cụ thể hoá các luật lệ hiện hành, hướng dẫn thực hiện các luật lệ đó. Đó là một công cụ tất yếu của việc xây dựng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng.

Khi xây dựng và ban hành các văn bản quản lý nhà nước cần chú ý đảm bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan do luật định sao cho các văn bản ban hành ra có giá trị điều hành thực tế, chứ không chỉ mang tính hình thức, và về nguyên tắc, chỉ khi đó các văn bản mới có hiệu lực pháp lý và mới đảm bảo được quyền uy của cơ quan nhà nước.

Như vậy, văn bản quản lý nhà nước có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xây dựng và định hình một chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan. Đó là một trong những cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, các đơn vị và cá nhân, giải quyết những quan hệ về pháp lý trong lĩnh vực quản lý hành chính. Nói cách khác, văn bản quản lý nhà nước là cơ sở cần thiết để xây dựng cơ chế của việc kiểm soát tính hợp pháp của các hành vi hành chính trong thực tế hoạt động của các cơ quan nhà nước. có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước.

I. Văn bản quản lý nhà nước là một hệ thống

1. Khái niệm về hệ thống

Văn bản quản lý nhà nước là một tập hợp các văn bản được ban hành tạo nên một chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó tất cả cả văn bản có liên hệ mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lý khách quan, lô gíc và khoa học. Đó là hệ thống chặt chẽ các cấu trúc nội dung bên trong và hình thức biểu hiện bên ngoài, phản ánh được và phù hợp với cơ cấu quan hệ xã hội, yêu cầu của công tác quản lý nhà nước. Trong hệ thống này những tiểu hệ thống với tính chất và mức độ hiệu lực pháp lý cao thấp, rộng hẹp khác nhau.

Văn bản có thể trở thành yếu tố của hệ thống theo chiều ngang, tức là dù được hình thành như thế nào, thuộc thang bậc pháp lý nào cũng đều phải căn cứ vào đối tượng điều chỉnh, và theo chiều dọc, tức là mang tính chất thứ bậc tuỳ thuộc vào thẩm quyền của các cơ quan ban hành. Để có được hệ thống văn bản cần phải thường xuyên tiến hành công tác rà soát và hệ thống hoá các văn bản. Kết quả của công tác này là tạo ra hệ thống văn bản cân đối, hoàn chỉnh, thống nhất, khắc phục tình trạng lỗi thời, mâu thuẫn và những lỗ hổng của hệ thống văn bản, làm cho nội dung của văn bản phù hợp với những yêu cầu, đòi hỏi của đời sống, có hình thức rõ ràng, dễ hiểu, tiện lợi cho việc sử dụng.

2. Các tiêu chí phân loại văn bản

Văn bản có thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tuỳ theo mục đích và những nội dung phân loại. Các tiêu chí đó có thể là:

a) Phân loại theo tác giả: các văn bản được phân biệt với nhau theo từng loại cơ quan đã xây dựng và ban hành chúng. Theo tiêu chí này văn bản có thể là văn bản của Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước, TANDTC, VKSNDTC, các cơ quan cấp bộ, HĐND, UBND, v.v…

b) Phân loại theo tên loại, văn bản có thể bao gồm: nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, thông báo, báo cáo, v.v…

c) Phân loại theo nội dung, văn bản được sắp xếp theo từng vấn đề được đưa ra trong trích yếu của văn bản: văn bản về xuất nhập khẩu, văn bản về hộ tịch, văn bản về công chứng, v.v…

d) Phân loại theo mục đích biên soạn: để giúp thấy được mục đích của việc xây dựng các văn bản trong quá trình hoạt động của các cơ quan cũng như mục tiêu sử dụng chúng trong thực tế, dựa vào chức năng của các cơ quan quản lý nhà nước có thể phân chia văn bản quản lý nhà nước thành các loại như: văn bản lãnh đạo chung, văn bản xây dựng và chỉ đạo kế hoạch trong quản lý, tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ, kiểm tra và kiểm soát, thực hiện công tác thống kê, v.v…

e) Phân loại theo địa điểm ban hành, văn bản có thể là của Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Kon Tum, Đồng Tháp, An Giang, v.v…

g) Phân loại theo thời gian ban hành, văn bản có thể là của các năm tháng khác nhau.

h) Phân loại theo kỹ thuật chế tác, ngôn ngữ thể hiện, v.v…

i) Phân loại theo hướng chu chuyển của văn bản. Cách phân loại này thường được áp dụng trong công tác văn thư. Theo cách phân loại này văn bản có thể là văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ.

k) Phân loại theo hiệu lực pháp lý, văn bản có thể là quy phạm pháp luật hoặc không chứa đựng quy phạm pháp luật.

Đương nhiên trong xây dựng, ban hành và quản lý văn bản ít khi áp dụng thuần nhất một cách phân loại nào đó, mà thông thường tuỳ theo mục đích và nội dung công việc mà áp dụng kết hợp, xen kẽ các cách phân loại với một cách được coi là cách chính. Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước cách phân loại theo hiệu lực pháp lý kết hợp với tên loại văn bản hoặc loại hình quản lý chuyên môn được áp dụng thường xuyên và hữu hiệu hơn cả.

II. Phân loại văn bản theo hiệu lực pháp lý và lĩnh vực quản lý chuyên môn

1. Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là những “văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”. Đó là nguồn cơ bản của pháp luật xã hội chủ nghĩa , là sản phẩm của quá trình sáng tạo pháp luật, một hình thức lãnh đạo của Nhà nước đối với xã hội nhằm biến ý chí của nhân dân thành luật.

Văn bản quy phạm pháp luật là một hệ thống bao gồm:

a) Văn bản luật:

– Hiến pháp (bao gồm Hiến pháp và các đạo luật về bổ sung hay sửa đổi Hiến pháp)

– Luật; bộ luật

b) Văn bản dưới luật mang tính chất luật:

– Nghị quyết của Quốc hội, UBTVQH

– Lệnh của Chủ tịch nước

– Quyết định của Chủ tịch nước

c) Văn bản dưới luật lập quy (còn thường gọi là văn bản pháp quy):

– Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, HĐND các cấp;

– Nghị định của Chính phủ;

– Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp;

– Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp;

– Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; văn bản liên tịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội.

2. Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng được áp dụng môt lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ.

a) Lệnh: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

b) Nghị quyết: một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

c) Quyết định: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

c) Chỉ thị: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo luật định, có tính đặc thù, nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới có quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành.

e) Giấp phép: văn bản thể hiện sự chấp thuận từ phía cơ quan quản lý nhà nước trước nhu cầu, yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhất định về việc thực hiện những hành vi mà theo quy định của pháp luật cần có sự quản lý hành chính nhà nước.

3. Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như: công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân. Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt. Đây là một hệ thống đa dạng và phức tạp, bao gồm các loại văn bản sau:

g) Đề án, phương án

h) Kế hoạch, chương trình

k) Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấu uỷ nhiệm, giấy nghỉ phép …)

l) Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình …)

4. Văn bản chuyên môn-kỹ thuật

Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định của các cơ quan nói trên, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa.

a)Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực như tài chính, tư pháp, ngoại giao …

b)Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản đồ, khí tượng, thuỷ văn …

Cần lưu ý, hợp đồng là một dạng văn bản đặc biệt thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động chuyên môn khác nhau. Nếu như văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh quản lý đơn phương, thì hợp đồng cần phải thể nguyện sự thống nhất ý chí của ít nhất hai bên.

(Sơ đồ hệ thống văn bản quản lý nhà nước: xem Phụ lục 1)

HIỆU LỰC VÀ NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG VĂN BẢN

I. Hiệu lực của văn bản

Việc ban hành văn bản quản lý nhà nước là nhằm áp dụng những quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực nhà nước vào thực tiễn, tức là mỗi văn bản tuỳ theo mức độ khác nhau của loại hình văn bản đều chứa đựng các quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý cụ thể. Do đó, văn bản quản lý nhà nước tuỳ theo tính chất và nội dung được quy định trực tiếp hoặc gián tiếp về thời gian có hiệu lực, không gian áp dụng và đối tượng thi hành.

1. Hiệu lực về thời gian

a) Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (1996) thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật được quy định như sau:

– Luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của UBTVQH có hiệu lực kể từ ngày Chủ tịch nước ký lệnh công bố, trừ trường hợp văn bản đó quy định ngày có hiệu lực khác.

– Văn bản quy phạm pháp luật của Chủ tịch nước có hiệu lực kể từ ngày đăng Công báo, trừ trường hợp văn bản đó quy định ngày có hiệu lực khác.

– Văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao và các văn bản quy phạm pháp luật liên tịch có hiệu lực sau mười lăm ngày, kể từ ngày ký văn bản hoặc có hiệu lực muộn hơn nếu được quy định tại văn bản đó. Đối với văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quy định các biện pháp thi hành trong tình trạng khẩn cấp, thì văn bản có thể quy định ngày có hiệu lực sớm hơn.

b) Các văn bản không chứa đựng quy phạm pháp luật thông thường có hiệu lực từ thời điểm ký ban hành, trừ trường hợp văn bản đó quy định ngày có hiệu lực khác.

c) Về nguyên tắc văn bản quản lý nhà nước không quy định hiệu lực trở về trước (hiệu lực hồi tố). Tuy nhiên, trong trường hợp thật cần thiết văn bản quy phạm pháp luật có thể được quy định hiệu lực trở về trước, song phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

– Không được quy định hiệu lực trở về trước khi quy định trách nhiệm pháp lý mới đối với hành vi mà vào thời điểm thực hiện hành vi đó pháp luật không quy định trách nhiệm pháp lý.

– Không được quy định hiệu lực trở về trước khi quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn.

d) Các văn bản bị đình chỉ thi hành thì ngưng hiệu lực cho đến khi có quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền về việc:

– Không bị huỷ bỏ thì văn bản tiếp tục có hiệu lực.

– Bị huỷ bỏ thì văn bản hết hiệu lực.

e) Văn bản quản lý nhà nước hết hiệu lực (toàn bộ hoặc một phần) khi:

– Hết thời hạn có hiệu lực đã được quy định trong văn bản.

– Được thay thế bằng văn bản mới của chính cơ quan nhà nước đã ban hành văn bản đó.

– Bị huỷ bỏ hoặc bãi bỏ bằng một văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

– Văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành của văn bản hết hiệu lực cũng đồng thời hết hiệu lực cùng với văn bản đó, trừ trường hợp được giữ lại toàn bộ hoặc một phần vì còn phù hợp với các quy định của văn bản mới.

2. Hiệu lực về không gian và đối tượng áp dụng

a) Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước trung ương có hiệu lực trong phạm vi cả nước và được áp dụng đối với mọi cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam, trừ trường hợp văn bản đó có quy định khác.

b) Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan chính quyền nhà nước ở địa phương có hiệu lực trong phạm vi địa phương của mình.

c) Văn bản quy phạm pháp luật cũng có hiệu lực đối với cơ quan, tổ chức, người nước ngoài ở Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật của Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác.

d) Văn bản không chứa đựng quy phạm pháp luật có hiệu lực đối với phạm vi hẹp, cụ thể, đối tượng rõ ràng, được chỉ định đích danh hoặc tuỳ theo nội dung ban hành.

II. Nguyên tắc áp dụng văn bản

1. Nguyên tắc thời điểm có hiệu lực thi hành

Văn bản được áp dụng từ thời điểm có hiệu lực. Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng đối với hành vi xảy ra tại thời điểm mà văn bản đó đang có hiệu lực. Trong trường hợp có quy định trở về trước thì áp dụng theo văn bản đó.

2. Nguyên tắc hiệu lực pháp lý

Trong trường hợp các văn bản có quy định, quyết định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn.

3. Nguyên tắc ban hành muộn hơn

Trong trường hợp các văn bản do một cơ quan ban hành có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định, quyết định của văn bản được ban hành sau.

4. Nguyên tắc tính chất quy định trách nhiệm pháp lý

Trong trường hợp văn bản mới không quy định trách nhiệm pháp lý hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra trước ngày văn bản có hiệu lực thì áp dụng văn bản mới.

III. Giám sát, kiểm tra, kiểm sát và xử lý văn bản trái pháp luật

1. Giám sát, kiểm tra, kiểm sát văn bản

a) Quốc hội thực hiện quyền giám sát tối cao đối với các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bao gồm văn bản của chính Quốc hội, của UBTVQH, Chủ tịch nước, Chính phủ,Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, TANDTC, VKSNDTC, HĐND và UBND các cấp, và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.

b) UBTVQH thực hiện quyền giám sát đối với các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

c) Chính phủ kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, HĐND, UBND cấp tỉnh.

e) Viện kiểm sát nhân dân kiểm sát việc tuân theo pháp luật đối với văn bản quy phạm pháp luật của bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, HĐND, UBND nhằm đảm bảo các văn bản đó không trái pháp luật. Thủ trưởng cơ quan nhà nước nhận được kháng nghị của VKSND có trách nhiệm trả lời kháng nghị trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày nhận được kháng nghị.

g) Đối với các văn bản quản lý khác cũng cần có chế độ giám sát, kiểm tra, kiểm sát chặt chẽ, tuân thủ pháp luật. Đó là trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan ban hành, các bộ phận chức năng được giao quyền hạn, nói chung là của cơ quan ban hành văn bản.

2. Xử lý văn bản trái pháp luật

a) Nội dung xử lý:

Văn bản quản lý nhà nước phải đảm bảo tính hợp pháp, đúng thẩm quyền và hợp lý. Một khi các yêu cầu đó không được đảm bảo cần có các biện pháp xử lý như đình chỉ; kiến nghị bãi bỏ; hoặc bãi bỏ với những mức độ như bãi bỏ văn bản từ ngày ra quyết định bãi bỏ, hoặc huỷ bỏ toàn bộ hiệu lực văn bản từ khi ban hành nó và khôi phục lại trật tự cũ. Những văn bản trong diện phải được xử lý thường là các văn bản có các khiếm khuyết sau đây:

– Có nội dung không phù hợp với đời sống kinh tế-xã hội, vì khi đó văn bản không có tính khả thi, không có tác dụng tích cực trong quá trình tác động vào thực tiễn.

– Có sự vi phạm pháp luật, đó là các văn bản được ban hành trái thẩm quyền; có nội dung trái pháp luật; vi phạm các quy định về thủ tục.

– Được xây dựng với kỹ thuật pháp lý chưa đạt yêu cầu.

b) Những nguyên tắc chung:

– Cơ quan nhà nước cấp trên có quyền xử lý các văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới, hoặc cùng cấp nhưng có thẩm quyền lớn hơn.

– Cơ quan ban hành văn bản có quyền tự xử lý văn bản của mình, trừ một số trường hợp đặc biệt.

– Toà án xử lý một số văn bản áp dụng pháp luật của các cơ quan quản lý nhà nước.

c) Thẩm quyền, trình tự và thủ tục xử lý văn bản trái pháp luật:

– Quốc hội xử lý văn bản của Quốc hội; UBTVQH, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, TANDTC, VKSNDTC.

– UBTVQH xử lý văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, TANDTC, VKSNDTC và HĐND cấp tỉnh.

– Thủ tướng Chính phủ xử lý văn bản của thủ trưởng cấp bộ, HĐND, UBND cấp tỉnh.

– Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quản lý ngành, lĩnh vực có quyền kiến nghị với bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ đã ban hành văn bản trái với văn bản về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ văn bản đó; nếu kiến nghị đó không được chấp nhận thì trình Thủ tướng Chính phủ quyết định; kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ đình chỉ việc thi hành nghị quyết của HĐND cấp tỉnh trái với văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, hoặc của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ về ngành, lĩnh vực do bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phụ trách; đình chỉ việc thi hành và đề nghị Thủ tướng Chính phủ bãi bỏ quyết định, chỉ thị của UBND cấp tinh trái với văn bản quy phạm pháp luật về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách; nếu UBND không nhất trí với quyết định đình chỉ thi hành, thì vẫn phải chấp hành, nhưng có quyền kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ.

– HĐND bãi bỏ những quyết định sai trái của UBND cùng cấp, những nghị quyết sai trái của HĐND cấp dưới trực tiếp.

– Chủ tịch UBND đình chỉ việc thi hành hoặc bãi bỏ những văn bản sai trái của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp mình và những văn bản sai trái của UBND, chủ tịch UBND cấp dưới; đình chỉ việc thi hành nghị quyết sai trái của HĐND cấp dưới trực tiếp và đề nghị với HĐND cấp mình bãi bỏ.

– Đối với các loại văn bản quản lý nhà nước khác không chứa đựng quy phạm pháp luật, lãnh đạo cơ quan ban hành có trách nhiệm xem xét, quyết định tạm đình chỉ hoặc bãi bỏ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ văn bản mà mình đã ban hành trái pháp luật hoặc bất hợp lý. Trong trường hợp có các ý kiến khác nhau không tự giải quyết được trong phạm vi thẩm quyền thì phải kiến nghị lên cấp trên để xem xét, giải quyết.

Mọi quyết định xử lý văn bản trái pháp luật hoặc bất hợp lý phải được thực hiện bằng văn bản tương ứng theo luật định. một trong những hình thức văn bản do nhiều chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

I. Khái niệm về quy trình xây dựng và ban hành văn bản

1. Định nghĩa

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình.

Tuỳ theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng. Tuy nhiên, việc xác định một trình tự chuẩn là hết sức cần thiết nhằm trật tự hoá công tác này. Cho đến nay mới chỉ có một trình tự chuẩn trong ban hành văn bản quy phạm pháp luật được đưa ra trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (1996) và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật này. Còn các loại văn bản khác hầu hết được xây dựng và ban hành theo các quy tắc được kiến tạo nên bởi hoạt động thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị cụ thể.

2. Văn bản thể hiện

Những nội dung quy định về quy trình xây dựng và ban hành văn bản phải được thể chế hóa, tức là cần được thể hiện bằng một văn bản tương ứng. Thông thường đó là các bản điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, quy ước, v.v…, tức là những văn bản có tính chất điều lệ. Tuy nhiên, để thống nhất và phù hợp với tính chất của vấn đề được quy định nên sử dụng tên loại văn bản là quy chế hoặc quy định. Tuỳ theo tính chất và quy mô tổ chức của cơ quan, đơn vị, có thể ban hành riêng một quy chế, quy định riêng, độc lập hoặc là một bộ phận của quy chế, quy định về hoạt động, làm việc của cơ quan, đơn vị. Cũng có thể ban hành như một văn bản độc lập hoặc như một văn bản phụ kèm theo một quyết định.

II. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản

1. Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản

a) Sáng kiến văn bản

– Đề xuất văn bản;

– Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản;

– Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo;

– Thành lập ban soạn thảo, hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo (sau đây gọi chung là ban soạn thảo).

b) Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo:

– Chọn lựa phương án hợp lý; xác định mục đích, yêu cầu (ban hành văn bản để làm gì? Giới hạn giải quyết đến đâu? Đối tượng áp dụng là ai? ) để có cơ sở lựa chọn thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày và thời điểm ban hành.

– Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo.

2. Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo

Việc tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo không phải là bước bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi loại văn bản. Bước này có thể được tiến hành nghiêm ngặt theo luật định đối với một số loại văn bản quy phạm pháp luật như Hiến pháp, luật, pháp lệnh …, song lại không nhất thiết đối với các văn bản khác có hiệu lực pháp lý thấp hơn, mà tuỳ theo tính chất và nội dung của các văn bản đó hoặc tuỳ xét của các cơ quan, đơn vị ban hành chúng. Kết quả dóng góp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo phải được đánh giá, xử lý và tiếp thụ bằng văn bản tổng hợp các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo. Văn bản này là yếu tố bắt buộc phải có trong hồ sơ thẩm định và hồ sơ trình dự thảo. Trong trường hợp có vấn đề vướng mắc, khó giải quyết phải kịp thời xin ý kiến lãnh đạo. Ban soạn thảo chỉnh lý dự thảo trên cơ sở các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, làm bản tổng hợp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, trong đó nêu rõ đã yêu cầu bao nhiêu cơ quan, tổ chức, cá nhân đóng góp ý kiến, có bao nhiêu cơ quan, tổ chức, cá nhân có trả lời bằng văn bản với các ý kiến khác nhau thế nào, và bảo lưu của ban soạn thảo.

3. Bước 3: Thẩm định dự thảo

a) Ban soạn thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo văn bản. Tuỳ theo tính chất, nội dung của văn bản lãnh đạo cơ quan soạn thảo quyết định việc thẩm dự thảo văn bản.

b) Ban soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ thẩm định và gửi đến cơ quan thẩm định.

c) Bộ Tư pháp, tổ chức pháp chế bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có trách nhiệm thẩm định các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan trung ương tương ứng. Đối với các văn bản khác tạm thời pháp luật chưa quy định là bước bắt buộc, song về nguyên tắc cần thực hiện việc thẩm định ở tất cả mọi cấp độ ddối với dự thảo văn bản có tính chất quan trọng.

d) Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản đã được thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo.

e) Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký.

4. Bước 4: Xem xét, thông qua

a) Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc các nhân) để xem xét và thông qua. Văn phòng giúp thủ trưởng xem xét trước các yêu cầu về nội dung, thể thức và các yêu cầu khác của văn bản trước khi thủ trưởng ký. Phải có hồ sơ trình ký. Trường hợp không có hồ sơ thì phải trợc tiếp tường trình với thủ trưởng ký. Phải thực hiện việc ký tắt trước của chánh hoặc phó chánh văn phòng trước khi trình ký.

c) Đóng dấu văn bản.

d) Trong trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lý và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định.

5. Bước 5: Công bố

b) Văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước ở Trung ương phải được đăng Công báo nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong thời hạn chậm nhất là 15 ngày, kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành.

c) Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND phải được yết thị tại trụ sở của cơ quan ban hành và những địa điểm khác do HĐND, UBND quyết định.

d) Văn bản quy phạm pháp luật phải được đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng.

e) Văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước Trung ương, văn bản quy phạm pháp luật do HĐND, UBND ban hành được gửi, lưu giữ trên mạng tin học diện rộng của Chính phủ và có giá trị như bản gốc.

g) Các văn bản khác tuỳ theo tính chất và nội dung được công bố kịp thời theo quy định của pháp luật.

6. Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản

Văn bản sau khi được ký ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời và lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Theo quy định văn bản phải được gửi đúng tuyến, không vượt cấp; phải đúng địa chỉ đơn vị, bộ phận hoặc người thực thi. Văn bản được sao đúng thể thức, vừa đủ số lượng bản theo yêu cầu và quy định của cấp có thẩm quyền, tránh lãng phí giấy tờ, công sức. Khi sao y văn bản trong cơ quan thì giao cho văn phòng sao, ghi rõ ngày tháng, thẩm quyền ký của người sao và đóng dấu của cơ quan (xem Phụ lục 3). Phải đảm bảo các nguyên tắc bảo mật đối với văn bản có mức độ mật. Văn bản có mức độ khẩn phải được gửi nhanh chóng, kịp thời.

Văn bản được lưu một bản ở bộ phận chuyên môn phụ trách, hay bộ phận soạn thảo, một bản khác lưu ở văn phòng hoặc văn thư cơ quan. Cuối năm nộp lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.

Quy trình chung ban hành văn bản được trình bày tại Phụ lục 2.

NHỮNG YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG

VÀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN

I. Những yêu cầu về nội dung

Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản cần đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau đây:

1. Tính mục đích

Trước khi bắt tay vào soạn thảo, cần xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của văn bản, tức là cần phải trả lời được các vấn đề: văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết công việc gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì? Do đó, cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phương thức giải quyết công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp. Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng các nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với các văn bản của cấp trên, có tính khả thi. Không những thế, văn bản được ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, tức là phải giải đáp được các vấn đề: văn bản sắp ban hành thuộc thẩm quyền pháp lý của ai và thuộc loại nào? Phạm vi tác động của văn bản đến đâu? Trật tự pháp lý được xác định như thế nào? Văn bản dự định ban hành có gì mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quan hoặc của cơ quan khác? Như vậy, người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản và hiểu biết về quản lý hành chính và pháp luật.

Tính mục đích của văn bản còn thể hiện ở phương diện mức độ phản ánh các mục tiêu trong đường lối, chính sách các cấp uỷ Đảng, nghị quyết của các cơ quan quyền lực cùng cấp và các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên, áp dụng vào giải quyết những công việc cụ thể ở một ngành, một cấp nhất định. Vì vậy, cần nắm vững đường lối chính trị của Đảng để có thể quy phạm hoá chính sách thành pháp luật. Công tác này đòi hỏi giải quyết hợp lý các quan hệ giữa Đảng và Nhà nước, giữa tập thể và cá nhân, giữa cấp trên với cấp dưới, phải đảm bảo công tác bảo mật.

2. Tính khoa học

Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:

a) Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết. Chức năng thông tin là chức năng tổng quát nhất của văn bản. Thông tin quản lý chuyển đạt qua văn bản được xem là đáng tin cậy nhất.

“Truyền đạt quyết định là một khâu tất yếu của quá trình quản lý. Đây cũng là một khoa học và một nghệ thuật như bản thân khoa học quản lý. Thông tin văn bản không những phải nhanh chóng, mà còn phải chính xác và đúng đối tượng. (…) Một yêu cầu cần thiết là làm thế nào cho việc sử dụng các hệ thống văn bản vào mục đích truyền đạt quyết định quản lý ở các cơ quan nhà nước không dẫn đến tình trạng có quá nhiều công văn giấy tờ vô dụng. Không nên làm cho các văn bản trở nên bề bộn và các văn bản dễ dàng bị bỏ quên. Đồng thời phải làm sao để các văn bản của một cơ quan không quay trở lại cản trở hoạt động của người quản lý như thực tế đang gặp ở nhiều cơ quan. Cần chống lại bệnh hình thức trong quá trình truyền đạt quyết định quản lý bằng văn bản vì nó rất dễ gây ra ấn tượng thiếu tin tưởng khi tiếp nhận văn bản”. ( Nguyễn Văn Thâm. Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước. – H.: CTQG,1997, tr. 51-52)

b) Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác: sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và còn hiện thời, không được sử dụng sự kiện và số liệu đã quá cũ, các thông tin chung chung và lặp lại từ văn bản khác.

d) Sử dụng tốt ngôn ngữ hành chính-công vụ chuẩn mực. Ngôn ngữ và cách hành văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực và phổ thông.

e) Đảm bảo tính hệ thống của văn bản (tính thống nhất). Nội dung của văn bản phải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung

g) Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao.

h) Nội dung và cách thức trình bày cần được hướng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp.

3. Tính đại chúng

Tính phổ thông, đại chúng của văn bản giúp cho nhân dân dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt chính xác ý đồ của cơ quan ban hành, để từ đó có hành vi đúng đắn thực hiện pháp luật. Tính đại chúng cũng chính là tính nhân dân của văn bản, vì nhà nước ta là của dân, do dân và vì dân do đó nội dung của văn bản quản lý hành chính nhà nước còn phải phản ánh nguyện vọng chính đáng của đông đảo nhân dân lao động. Tính nhân dân của văn bản bảo đảm cho nhà nước thực sự là công cụ sắc bén để nhân dân lao động làm chủ đất nước, làm chủ xã hội. Cũng có thể coi tính nhân dân của văn bản là biểu hiện tính dân chủ của các quyết định quản lý.

Tính dân chủ của văn bản có được khi:

a) Phản ánh được nguyện vọng nhân dân, do đó vừa có tính thuyết phục, vừa động viên gây bầu không khí lành mạnh trong việc tuân thủ pháp luật và xây dựng đạo đức xã hội chủ nghĩa trong nhân dân.

b) Các quy định cụ thể trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân. Khi quy định về nghĩa vụ phải quan tâm đến quyền lợi; khi quy định quyền lợi phải quan tâm đến biện pháp, thủ tục để đảm bảo quyền lợi đó được thực hiện. Tránh tình trạng chỉ quy định bắt buộc người dân phải làm thế này, thế kia, mà không quan tâm đến các điều kiện vật chất – kinh tế, chính trị-xã hội, tinh thần để người dân có thể nghiêm chỉnh chấp hành các quy định đó.

4. Tính công quyền

Như đã trình bày ở trên, văn bản quản lý hành chính có chức năng pháp lý và quản lý, tức là tuỳ theo tính chất và nội dung, ở các mức độ khác nhau văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước, bảo đảm cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của các cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. ý chí đó thường là những mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi xử sự của con người được nêu lên thông qua các hình thức quy phạm pháp luật. Tính công quyền cho thấy tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Để đảm bảo có tính công quyền, văn bản còn phải được ban hành đúng thẩm quyền, tức là chỉ được sử dụng văn bản giải quyết các công việc trong phạm vi thẩm quyền được pháp luật quy định. Trường hợp chủ thể nào đó ban hành văn bản trái thẩm quyền thì văn bản đó được coi là bất hợp pháp. Chính vì vậy, văn bản còn cần phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định.

Một biểu hiện khác của tính công quyền là nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải được trình bày dưới dạng các quy phạm pháp luật. Nội dung của mỗi quy phạm pháp luật đều thể hiện hai mặt: cho phép và bắt buộc, nghĩa là quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự, trong đó chỉ ra quyền và nghĩa vụ pháp lý của các bên tham gia quan hệ xã hội mà nó điều chỉnh. Ngoài ra, nội dung của quy phạm pháp luật phải chặt chẽ, rõ ràng, chính xác và luôn được hiểu thống nhất. Quy phạm pháp luật có cơ cấu nhất định và có thể phân chia theo những tiêu chí nhất định thành nhiều loại khác nhau mà người soạn thảo văn bản cần nắm vững để có thể diễn đạt chúng một cách thích hợp. Diễn đạt quy phạm pháp luật là một bộ phận quan trọng của khoa học pháp lý, đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải có một trình độ pháp lý nhất định, kiến thức tổng hợp nhiều mặt và kỹ thuật sử dụng ngôn ngữ hành chính-công vụ tương ứng.

5. Tính khả thi

Tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu vừa nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng (tính mục đính), tính nhân dân (tính phổ thông đại chúng), tính khoa học, tính quy phạm (tính pháp lý-quản lý) thì văn bản khó có khả năng thực thi. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải hội đủ các điều kiện sau đây:

a) Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành. Được biết, việc xác định đúng những nội dung cần thiết của văn bản sẽ góp phần thúc đẩy phát triển của xã hội, của nền kinh tế quốc dân. Tuy nhiên, pháp luật không được cao hơn thực trạng nền kinh tế. Pháp luật chỉ được thực hiện có hiệu quả khi nó không vượt quá khả năng kinh tế. Nếu đặt ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh tế thì không có cơ sở, điều kiện vật chất để thực hiện, tức là văn bản “không có tính khả thi”, làm tổn hại tới uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi phạm pháp luật. Ngược lại, nếu văn bản chứa đựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu sẽ không kích thích sự năng động, sáng tạo của các chủ thể và làm lãng phí thời gian và tài sản của Nhà nước.

Chính vì thế nội dung của văn bản phải phản ánh được các quy luật kinh tế nhằm đưa ra các quy định, mệnh lệnh hướng nền kinh tế, cũng như toàn bộ xã hội vận động theo đúng các quy luật khách quan.

b) Từ yêu cầu trên ta thấy, khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó;

c) Đồng thời, phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.

1. Khái niệm về thể thức văn bản

Là phương tiện quan trọng, chủ yếu để chuyển tải quyền lực nhà nước vào cuộc sống, văn bản quản lý nhà nước cần phải được thể hiện bằng một hình thức đặc biệt để có thể tách biệt được chúng khỏi những văn bản thông thường khác. Hình thức đặc biệt đó chính là thể thức của chúng. Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước, do đó nó cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản. Cần hướng tới quy định chế tài cụ thể đối với những văn bản không đảm bảo những yêu cầu về thể thức.

2. Các yếu tố thể thức văn bản

Tại Công văn số 1053/VP ngày 12-8-1976, Thường vụ Hội đồng Chính phủ quy định việc sử dụng tiêu đề chỉ quốc hiệu và tiêu ngữ của văn bản như sau:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Quốc hiệu được trình bày ở trên đầu trang giấy. Quốc hiệu có giá trị xác nhận tính pháp lý của văn bản.

Theo quy định của TCVN-5700-1992, dòng “cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam” viết bằng chữ in hoa, dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” bằng chữ thường có các gạch nối ở giữa, phía dưới có gạch ngang.

(2) Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan ban hành văn bản cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước. Tên cơ quan được đặt ở góc trái tờ đầu văn bản, được trình bày đậm nét, rõ ràng, chính xác đúng như trong quyết định thành lập cơ quan, không viết tắt, sai chính tả tiếng Việt, phía dưới có một gạch dài.

Trong trường hợp có đề tên cơ quan chủ quản của cơ quan ban hành văn bản thì chỉ đề tên cơ quan cấp trên trực tiếp bằng chữ thường ở dòng trên, còn tên cơ quan ban hành viết bằng chữ in hoa ở dòng dưới.

(3) Số và ký hiệu

Số và ký hiệu văn bản giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ dàng.

Tuỳ theo tính chất của văn bản và khối lượng ban hành của mỗi cơ quan, tổ chức mà có thể đánh số cho thích hợp: riêng cho từng loại hoặc tổng hợp theo từng cụm văn bản.

Số văn bản được viết bằng chữ số Arập và được đánh từ 01 và bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 mỗi năm; các số dưới 10 phải viết thêm số 0 ở đằng trước. Số văn bản được viết trước ký hiệu, ngăn cách với ký hiệu bởi một dấu gạch chéo (/).

Ký hiệu là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản. Giữa chúng có dấu gạch nối. Viết tắt tên loại văn bản để ký hiệu như sau:

BC – báo cáo NQ – nghị quyết

BB – biên bản NQLT – nghị quyết liên tịch

CT – chỉ thị PA – phương án

CTr – chương trình PB – phiếu báo

DV – diễn văn PG – phiếu gửi

ĐA – đề án PL – pháp lệnh

GĐĐ – giấy đi đường PT – phiếu trình

GGT – giấy giới thiệu QĐ – quyết định

GM – giấy mời TB – thông báo

GUN – giấy uỷ nhiệm TC – thông cáo

KH – kế hoạch TT – thông tư

L – lệnh – thông tri

Lt – luật TTLT – thông tư liên tịch

NĐ – nghị định TTr – tờ trình

Cần lưu ý, trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước công văn là văn bản không có tên loại cho nên trong ký hiệu không có ký hiệu CV. Tuy nhiên, đối với hệ thống văn bản của Đảng thì công văn trong số và ký hiệu lại có ký hiệu này.

Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa.

Số và ký hiệu của văn bản được ghi bên dưới tên cơ quan ban hành văn bản, ví dụ:

b) Cơ cấu của số và ký hiệu:

– Văn bản quy phạm pháp luật:

Số…/năm ban hành/viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành

Năm ban hành phải viết đầy đủ các con số: 1999, 2000, 2001, …

Số 154/2000/NĐ-CP

Số 238/2000/QĐ-BTC

– Văn bản cá biệt:

Số…/ viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành(-viết tắt tên đơn vị soạn thảo)

Trong đó yếu tố “viết tắt tên đơn vị soạn thảo” không phải là nhất thiết (nếu có thì không đặt ngoặc đơn),ví dụ:

Số 52/QĐ-HVHCQG-TCCB

Số 136/QĐ-BNG

– Văn bản hành chính thông thường:

+ Văn bản có tên loại:

Số…/ viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành (-viết tắt tên đơn vị soạn thảo)

Trong đó yếu tố “viết tắt tên đơn vị soạn thảo” không phải là nhất thiết (nếu có thì không đặt ngoặc đơn).

Số 252/TB-HVHCQG-VP

Số 83/BC-BNG-LT

+ Văn bản không có tên loại (công văn):

Số…/ viết tắt tên cơ quan ban hành-viết tắt tên đơn vị soạn thảo

Số 357/HVHCQG-VB

Số 975/BTC-HC

Số 1374/BTP-PC

(4) Địa danh, ngày tháng

Địa danh là địa điểm đặt trụ sở cơ quan ban hành, giúp cho nơi nhận văn bản theo dõi được địa điểm cơ quan ban hành nhằm liên hệ giao dịch công tác thuận lợi và theo dõi được thời gian ban hành.

Thông thường, văn bản của cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn đô thị thì ghi tên đô thị đó; văn bản ở huyện, xã được ghi địa danh là tên huyện, tên xã theo sự phân chia địa giới hiện hành.

b) Ngày tháng

Ngày tháng là ngày văn bản được thông qua (đối với văn bản của tập thể) hoặc thời điểm ký ban hành, do người ký điền vào. Ngày tháng được viết ngay dưới quốc hiệu, đầy đủ các chữ “…, ngày …tháng . .. năm …”, những số chỉ ngày dưới 10 và chỉ tháng dưới 3 phải viết thêm số 0 ở đằng trước, không dùng các dấu chấm (.), dấu ngang nối (-) hoặc dấu gạch chéo (/), v.v… để thay thế cho các từ “ngày… tháng … năm … “.

(5) Tên loại văn bản hoặc Nơi đề gửi

Trừ công văn, tất cả các văn bản đều có tên loại.

Không dùng những tên loại văn bản mà pháp luật không quy định (như: sắc lệnh, bố cáo, thông tri…). Tên loại văn bản được trình bày ở giữa trang giấy bên dưới yếu tố địa danh, ngày tháng. Đối với một số loại văn bản tên loại còn thông thường đi kèm với thẩm quyền ban hành (ví dụ: quyết định của uỷ ban nhân dân; chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, v.v…)

Đây là yêu tố đặc thù của công văn. Tuy nhiên, một số văn bản khác như tờ trình, phiếu trình, phiếu gửi, giấy mời, giấy giới thiệu, v.v… cũng có yếu tố này. Yếu tố này được bắt đầu bằng chữ “Kính gửi: … “.

(6) Trích yếu văn bản

Yếu tố này được ghi phía dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường (có thể in chữ đậm).

Đối với công văn trích yếu được ghi bên dưới số và ký hiệu (không in đậm).

(7) Căn cứ ban hành văn bản

(8) Loại hình quyết định

Loại hình quyết định phù hợp với tên loại văn bản, có thể được trình bày tách biệt (nghị quyết, nghị định, quyết định, …) hoặc liền vào yếu tố căn cứ ban hành.

(9) Nội dung điều chỉnh

Đây là phần trọng tâm của văn bản. Tuỳ theo nội dung của từng loại văn bản mà phần này có thể được trình bày theo “văn điều khoản” hoặc “văn xuôi pháp luật”. Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải được trình bày dưới dạng các quy phạm pháp luật.

Nội dung của văn bản phải được trình bày ngắn gọn, đủ ý, đảm bảo các yêu cầu về nội dung, cũng như các yêu cầu khác của kỹ thuật soạn thảo văn bản.

Trong việc áp dụng văn điều khoản nếu số lượng các điều khoản lớn thì phần nội dung được chia thành:

Phần (đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã: I, II, III, IV,… )

Chương ( – chữ số La Mã)

Mục ( – chữ cái in hoa: A, B, C, … )

Điều ( – chữ số ảrập: 1, 2, 3, …)

Khoản ( – chữ số ảrập: 1, 2, 3, …)

Điểm ( – chữ cái thường: a, b, c, …)

Thông thường bố cục này được áp dụng để viết những văn bản như nghị định, quyết định.

(10) Điều khoản thi hành

Thông thường, các văn bản đưa ra quyết định quản lý đều có những điều khoản cuối cùng hay còn gọi là điều khoản thi hành, trong đó nêu rõ:

a) Hiệu lực của văn bản: Nêu thời điểm bắt đầu hoặc giới hạn thời gian văn bản có hiệu lực thi hành.

Phần điều khoản thi hành có thể trình bày bằng các điều khoản riêng.

(11) Thẩm quyền ký

Thẩm quyền ký bao gồm: hình thức đề ký, chức vụ, chữ ký và họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền ký. Trong trường hợp văn bản do tập thể thông qua thì ghi trước chức vụ người ký T.M (thay mặt). Trong trường hợp cấp phó được ký về những việc đã phân công thì trước chức vụ đề K.T (ký thay). Ngoài ra tuỳ theo trường hợp văn bản có thể được ký T.L (thừa lệnh), T.U.Q (thừa uỷ quyền), Q. (quyền).

Phải ký đúng thẩm quyền, kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký; ký một lần ở bản duy nhất; không ký trên giấy nến để in thành nhiều bản, không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai nhạt để ký. Khoảng cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ và tên đầy đủ là 30mm. Nếu văn bản có nhiều trang toàn bộ mục thẩm quyền ký này phải được trình bày thống nhất tại trang cuối cùng.

(12) Con dấu hợp pháp

Dấu của cơ quan ban hành văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 đến 1/4 về bên trái chữ ký. Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ. Không đóng dấu không chỉ. Dấu phải đúng với tên cơ quan ban hành văn bản. Cụm chữ ký và dấu được trình bày ở dưới phần điều khoản thi hành, tại góc bên phải đối với văn bản một chữ ký; hoặc được dàn đều sang cả hai góc đối với văn bản liên tịch, trong đó vị trí của cơ quan chủ trì soạn thảo ở góc trên bên phải.

Trong mục này ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm thi hành công việc nói đến trong văn bản.

Nơi nhận ghi ngang hàng phần chữ ký, ở góc trái văn bản, nội dung bao gồm các nhóm đối tượng như sau:

a) Để báo cáo: là các cơ quan có quyền giám sát hoạt động của cơ quan ban hành văn bản mà cơ quan này phải gửi tới để báo cáo công tác.

b) Để thi hành: các cơ quan, tổ chức và cá nhân là đối tượng quản lý trực tiếp.

c) Để phối hợp: các đối tượng cần nhận văn bản để có sự phối hợp hoạt động, thông thường là các cơ quan kiểm sát, xét xử cùng cấp.

d) Lưu: bộ phận có trách nhiệm theo dõi và lưu trữ văn bản của cơ quan ban hành.

Nơi nhận cần được ghi rõ ràng, đúng đối tượng, ngắn gọn và hợp lý. Không viết vào văn bản mục đích của việc ghi (để báo cáo, để thi hành… ).

Khi cần thiết có thể ghi rõ số lượng văn bản cho mỗi nhóm để tiện việc sao, gửi cho đầy đủ.

(14) Dấu độ mật hoặc/và mức độ khẩn

Trong trường hợp cần thiết văn bản có thể có dấu hiệu chỉ mức độ mật (“Mật”, “Tối mật”, Tuyệt mật”) hoặc/và mức độ khẩn (“Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hoả tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”). Việc đóng dấu này do người ký văn bản quy định. Văn thư đóng dấu này bằng mực dấu đỏ vào khoảng trống dưới số và ký hiệu theo đúng quy định của pháp luật.

(15) Tên viết tắt người đánh máy và số lượng bản phát hành

Yếu tố này được trình bày tại lề góc phải trang nhất ngang yếu tố địa danh, ngày tháng.

Cần lưu ý các văn bản phụ chỉ bao gồm các yếu tố (1), (2), (5), (6), (9), (10) (nếu như tại văn bản chính chưa trình bày), (11) và (12). Các phụ lục chỉ có yếu tố nội dung của mình và được đóng dấu treo. Các phụ lục được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của văn bản chính và số trang của các văn bản phụ và phụ lục được đánh chung số thứ tự và được ghi tại chính giữa lề trên và cách mép trên trang giấy 10mm.

Các yếu tố thuộc bố cục của văn bản được trình bày theo quy định nhất định và do đó cũng là những yêu tố thể thức của những văn bản đó, như: việc đặt lề để vùng trình bày, vị trí các yếu tố thể thức, phông, cỡ và kiểu chữ, độ giãn dòng, v.v… Thể thức của văn bản đảm bảo cho văn bản có tính pháp lý, tính khuôn mẫu và tạo điều kiện sử dụng thuận tiện văn bản trong thực tiễn quản lý nhà nước.

VĂN PHONG VÀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN

I. Văn phong hành chính – công vụ

1. Khái niệm về văn phong văn phong hành chính – công vụ

Ngôn ngữ là công cụ giao tiếp quan trọng nhất và cũng là thành tựu vĩ đại nhất của nền văn minh nhân loại. Đó cũng là “cơ chế tín hiệu” của giao tiếp, mà phụ thuộc vào đó con người kiến tạo những lời nói để thực hiện các mục tiêu giao tiếp. Việc giao tiếp bằng lời nói còn phụ thuộc rất nhiều vào những hoàn cảnh, điều kiện, mục tiêu và các tính chất khác nhau của giao tiếp. Tuỳ thuộc vào những yếu tố đó trong mỗi môi trường giao tiếp khác nhau nội dung giao tiếp có thể được thể hiện bằng những phong cách chức năng nhất định. Phù hợp với mỗi phong cách chức năng có cách viết (văn phong) tương ứng.

Có nhiều loại văn phong khác nhau như: văn chương, chính luận – báo chí, khoa học, hành chính – công vụ, khẩu ngữ.

Văn phong văn học, văn chương hay Văn phong nghệ thuật : để thực hiện chức năng giao tiếp thẩm mĩ của văn học

Nghị luận: Là thao tác tư duy, là phương tiện biểu đạt- một kiểu bài làm văn trong nhà trường; Thao tác được sử dụng ở tất cả mọi lĩnh vực khi trình bày, diễn đạt. Chính luận: Là phong cách chức năng ngôn ngữ, hình thành và tồn tại như một phong cách độc lập, do cách thức sử dụng ngôn ngữ đã hình thành những đặc trưng tiêu biểu. Thao tác chỉ thu hẹp trong phạm vi trình bày quan điểm về vấn đề chính trị.

Văn phong khoa học : phải có lập luận chặt chẽ , thực tế là được xây dựng trên cơ sở phương pháp chứng minh. Lập luận này được hỗ trợ bằng một hệ thống các trích dẫn tham khảo và dữ liệu minh hoạ. Văn phong khoa học phải chính xác về mặt ngữ pháp và từ vựng .

Phong cách nói hoặc phong cách khẩu ngữ : Là ngôn ngữ thông tục, “đời thường”, chưa có sự gia công, trau giồi, ít gắn với những chuẩn mực nguyên tắc.

Văn phong hành chính – công vụ:

Văn bản quản lý nhà nước được viết theo văn phong hành chính – công vụ, một loại văn phong tổng hợp và hỗn dung văn phong pháp luật và văn phong hành chính – công vụ. Văn phong hành chính – công vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính. Các phương tiện ngôn ngữ đó chủ yếu bao gồm:

– Có sắc thái văn phong hành chính-công vụ;

– Trung tính được sử dụng chủ yếu trong loại văn phong này.

Văn phong hành chính-công vụ được sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản tại các cơ quan nhà nước trong công tác điều hành-quản lý, ở toà án, trong hội đàm công vụ và ngoại giao. Đó là văn phong của các văn bản pháp luật, các quyết định quản lý, các văn kiện chính thức khác nhau, thư tín công vụ, diễn văn, các bài phát biểu tại các cơ quan bảo vệ pháp luật, các chỉ dẫn mang tính pháp lý…

2. Đặc điểm của văn phong hành chính-công vụ

a) Tính chính xác, rõ ràng

Văn bản phải được viết sao cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác, chính xác đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt. Tính thiếu chính xác và không rõ ràng, mơ hồ của những văn bản không chuẩn mực về văn phong sẽ gây những hậu quả nghiêm trọng; những nội dung bị bóp méo, xuyên tạc trong lĩnh vực này ảnh hưởng to lớn đến số phận con người, đến đời sống xã hội.

Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, cần viết câu gọn ghẽ, mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác.

Nhà ngôn ngữ học Xô-viết nổi tiếng, X.I. Ogiêgốp viết: “Văn hóa lời nói đỉnh cao là gì? Văn hóa lời nói đỉnh cao là khả năng biết truyền đạt những ý nghĩ của mình một cách đúng dắn, chính xác và diễn cảm bằng các phương tiện ngôn ngữ. Lời nói đúng là lời nói được phát ngôn theo những chuẩn mực của ngôn ngữ văn học hiện đại (…) Song văn hóa lời nói đỉnh cao không chỉ là việc tuân theo các chuẩn mực ngôn ngữ. Nó còn là kỹ năng biết tìm phương tiện không chỉ chính xác để biểu thị tư duy của mình, mà còn linh hoạt (diễn cảm) nhất và tương thích nhất (tức là phù hợp nhất) đối với mỗi hoàn cảnh và, do đó xác đáng về phong cách”.

Một lời nói chính xác sẽ đảm bảo cho nó có tính logic. Tuy nhiên đó mới chỉ là điều kiện cần, ngoài ra còn phải có những điều kiện khác nữa mới đủ. Thí dụ như người muốn có lời nói logic thì bản thân phải biết tư duy logic, thực hiện mọi hoạt động tư duy phù hợp với những quy tắc của logic; thêm nữa cũng cần có những hiểu biết nhất định về các phương tiện ngôn ngữ để tạo được tính liên kết và không mâu thuẫn của các yếu tố tạo nên cấu trúc lời nói. Logic lời nói khác biệt với logic nhận thức bởi sự định hướng rõ ràng của mình đối với người đối giao và tình huống giao tiếp. Sự tuân thủ hoặc vi phạm logic lời nói có ảnh hưởng trực tiếp, to lớn đến sự tiếp thu lời nói từ phía người nghe. Đối với lời nói công vụ đây là điều hết sức quan trọng, bởi lẽ những vấn đề đưa ra phải được người nghe lĩnh hội đúng với ý của người phát ngôn. Mọi cách hiểu khác đi sẽ để lại những hậu quả khôn lường.

b) Tính phổ thông, đại chúng

Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những từ ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hoá tối ưu.

“Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung, thì phải được định nghĩa trong văn bản”

(Điều 5, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật)

Muốn văn bản dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu, nhất là trong điều kiện dân trí còn thấp, ý thức pháp luật chưa cao, thì cần phải viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học.

c) Tính khách quan, phi cá tính

Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị, bởi lẽ loại văn bản này là tiếng nói của quyền lực nhà nước, chứ không phải là tiếng nói riêng của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo. Là người phát ngôn thay cho cơ quan, tổ chức công quyền, các cá nhân không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước, ý đồ lãnh đạo. Chính vì vậy cách hành văn biểu cảm thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân không phù hợp với văn phong hành chính-công vụ. Tính khách quan, phi cá tính của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỷ cương, vị thế, tôn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có nghĩa là tính chất này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý.

Tính khách quan, phi cá tính làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.

d) Tính trang trọng, lịch sự

Văn bản là tiếng nói của chính quyền, nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản.

Hơn thế nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc, của đất nước. Muốn các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính đi vào ý thức của mọi người dân thì không thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm túc, mặc dù văn bản có chức năng truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực nhà nước. Đặc tính này cần (và phải được) duy trì ngay cả trong các văn bản kỷ luật.

Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp “văn minh hành chính” của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại.

đ) Tính khuôn mẫu

Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức quy định và trong nhiều trường hợp theo các bản mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào. Tính khuôn mẫu bảo đảm cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hoá của công văn giấy tờ.

Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính-công vụ, các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào…”, Theo đề nghị của…”, “Các… chịu trách nhiệm thi hành… này”…, hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cầu trúc ngữ pháp, dàn bài có sẵn, v.v… Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội; mặt khác cho phép sản xuất hàng loạt, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại.

2. Ngôn ngữ văn bản

a) Sử dụng từ ngữ

– Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa.

+ Cần dùng từ đúng nghĩa từ vựng sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện, ví dụ:

“Nhà nước khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần môi trường”

Trong câu này thay vì khuyến mại, khai khẩn phải dùng khuyến khích, khai thác.

+ Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa, ví dụ:

“Phải xử phạt đối với hành vi không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở”

Trong câu này từ ăn ở không chính xác, dễ làm phát sinh các cách hiểu khác nhau, cần thay bằng từ cư trú.

– Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp, tức là đặt từ vào đúng vị trí ngữ pháp của từ đó trong quan hệ với những từ khác trong câu. Chẳng hạn, danh từ có thể đứng sau những từ chỉ loại như cái, con; sau số từ như một, hai, ba; hoặc có thể đứng trước những từ để chỉ như này, ấy, đó… Cần lưu ý không sử dụng nhầm lẫn vị trí của các từ loại khác nhau.

b) Sử dụng từ đúng văn phong hành chính-công vụ.

– Sử dụng từ ngữ phổ thông, trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ.

– Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới.

– Không dùng từ ngữ địa phương, chỉ dùng những từ ngữ địa phương chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông.

– Không dùng tiếng lóng, từ thông tục, vì chúng làm mất đi tính trang trọng, uy nghi và nghiêm túc của văn bản.

– Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành. Đó là những thuật ngữ chỉ tên gọi các tổ chức bộ máy nhà nước, chức vụ, lĩnh vực hoạt động hành chính như: bộ, sở, ban, vụ, cục, phòng; chủ tịch, thủ trưởng, bộ trưởng, trưởng ban,…; các thuật ngữ pháp lý như: nguyên đơn, bị đơn, quy phạm, lập pháp, lập quy…

– Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán-Việt và các từ gốc nước ngoài khác.

c) Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt.

Văn bản quản lý nhà nước còn phải được viết đúng chính tả tiếng Việt. Chính tả là một vấn đề có tính chất phổ quát đối với mọi thứ chữ viết ghi âm hiện nay trên thế giới. Với tiếng Việt chính tả về cơ bản đã thống nhất trên toàn quốc từ rất lâu. Giọng nói ba miền Bắc, Trung, Nam tuy có khác nhau về âm sắc nhưng đều hướng tới một chính tả chung. Thực tế cho thấy lỗi chính tả thường gặp trong tiếng Việt khá đa dạng, phản ánh bức tranh phương ngữ đa dạng của tiếng Việt và bao gồm các lỗi về thanh điệu (kỹ thuật/kỷ thuật; truy nã/truy nả; công quỹ/công quỷ), về vần (nhất trí/nhứt trí; nguyên tắc/nguyên tắt; nhân dân/nhâng dâng; triệu tập/trịu tập), về phụ âm đầu (xét xử/xét sử; quản lý/quản ný; tranh giành/chanh dành; xử sự/sử xự), về phân bố các ký hiệu cùng biểu thị một âm (quốc gia/cuốc gia; chuyên ngành/chuyên nghành; hoa quả/hua quả), và về viết hoa.

Riêng về viết hoa có thể thấy hiện nay còn có quá nhiều bất cập, đặc biệt là khi viết hoa tên các cơ quan, tổ chức, các chức danh, khi muốn bày tỏ lòng tôn kính. Việc viết hoa tràn lan như hiện nay không những chỉ thể hiện những khiếm khuyết mang tính ngôn ngữ của những quy tắc chính tả, mà trên phương diện nào đó làm giảm một phần đáng kể tính uy nghi của văn bản như một công cụ quan trọng biểu hiện quyền lực nhà nước. Do đó, cần nghiên cứu kỹ lưỡng, song khẩn trương để sớm có được những quy định chặt chẽ trong lĩnh vực này. Để phần nào giải quyết vấn đề này, ngày 22-01-1998 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ đã ra Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ban hành kèm theo Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.

Theo bản Quy định nêu trên việc viết hoa trong văn bản cần phải đảm bảo đúng với ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thông, theo cách viết thông dụng trong các văn kiện của Đảng, Nhà nước đang được đa số các cơ quan và các nhà ngôn ngữ học tiếng Việt chấp nhận, giảm tối đa các chữ viết hoa và tạo thuận lợi cho cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn bản.

d) Dùng từ đúng quan hệ kết hợp.

Để tạo nên câu và các đơn vị trên câu các từ được sử dụng luôn luôn quan hệ với nhau về ngữ nghĩa và ngữ pháp với các từ đi trước và đi sau nó.

Một trong những biểu hiện của việc dùng từ không đúng quan hệ kết hợp là dùng lặp từ, thừa từ và “bệnh” dùng từ sáo rỗng.

2. Kỹ thuật cú pháp

a) Câu xét theo quan hệ hướng nội.

– Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ hai thành phần nòng cốt là chủ ngữ và vị ngữ, ví dụ:

“Văn bản đăng Công báo có giá trị như bản gốc”

– Loại câu đơn đặc biệt. tức là câu nòng cốt một thành phần, chỉ sử dụng làm tiêu đề, ví dụ:

“Điều 5.- Xử lý vi phạm đối với người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính

Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính mà sách nhiễu nhân dân, dung túng, bao che cho cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm hành chính, không xử phạt hoặc xử phạt không kịp thời, không đúng mức, xử phạt quá thẩm quyền quy định thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại vật chất thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.”

– Câu dài, nhiều vế, nhiều bộ phận có thể được tách theo những khuôn mẫu nhất định, ví dụ:

NGHỊ ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ

Quy định về xử phạt hành chính trong các hoạt động văn hoá. dịch vụ văn hoá và phòng chống một số tệ nạn xã hội

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992;

Căn cứ Luật Báo chí ngày 28 tháng 12 năm 1989;

Căn cứ Luật Xuất bản ngày 7 tháng 7 năm 1993;

Căn cứ Pháp lệnh Xử lý vi phạm hành chính ngày 6 tháng 7 năm 1995;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Văn hoá – Thông tin, Bộ trưởng Bộ Nội vụ,

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.- Vi phạm hành chính trong các hoạt động văn hoá, dịch vụ văn hoá và phòng chống một số tệ nạn xã hội.

Có thể thấy toàn bộ Nghị định trên đã được cấu tạo theo hình thức một câu. Trong “siêu câu” đó có nhiều câu hoàn chỉnh.

– Câu tường thuật hầu như chiếm vị trí độc tôn trong văn bản quản lý nhà nước. Các loại câu khác như câu cầu khiến, câu nghi vấn, câu biểu cảm rất ít được sử dụng.

– Câu phải có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với tư duy người Việt, nghĩa là phải phản ánh đúng quan hệ trong thế giới khách quan, hoặc phải có các vế câu hợp lô gíc. Câu ” Trong nhân dân nói chung và trong công tác ban hành văn bản nói riêng chúng ta đều đã làm được rất nhiều” là câu sai, vì “văn bản nói riêng” không thuộc phạm trù lô gíc “nhân dân nói chung”.

– Câu phải được đánh dấu câu cho phù hợp với chính tả tiếng Việt và nội dung của câu. Các dấu như chấm than (!), chấm hỏi (?), nhiều chấm (…) rất ít được sử dụng.

b) Câu xét về quan hệ hướng ngoại.

– Câu cần phải được hoàn chỉnh về mặt hình thức.

– Câu cần được liên kết với nhau hài hoà bởi các phương thức sau đây:

“Pháp lệnh này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2002.

Những quy định trước đây trái với Pháp lệnh này đều bãi bỏ”

+ Lặp cấu trúc:

“Căn cứ Nghị định số 31/CP ngày 18- 5-1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 38/CP ngày 04-6-1993 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tư pháp;

+ Phương thức thế:

“Căn cứ vào quỹ đất đai, đặc diểm và nhu cầu của địa phương, HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định mỗi xã được để lại một quỹ đất không quá 5% đất nông nghiệp để phục vụ cho nhu cầu công ích của địa phương. Chính phủ quy định việc sử dụng đất này”.

+ Phương thức liên tưởng:

* Liên tưởng đồng loại:

“Quốc hội thực hiện quyền quyết định, quyền giám sát tối cao đối với việc quản lý và sử dụng đất đai trong cả nước.

Hội đồng nhân dân thực hiện quyền quyết định, quyền giám sát việc quản lý và sử dụng đất trong địa phương mình”.

* Liên tưởng bộ phận với toàn thể và ngược lại:

“Nghiêm cấm sản xuất, vận chuyển, buôn bán, tàng trữ, sử dụng trái phép thuốc phiện và các chất ma tuý khác. Nhà nước quy định chế độ bắt buộc cai nghiện và chữa các bệnh xã hội nguy hiểm”.

* Liên tưởng đối lập:

“Nhà nước phát triển công tác thông tin, báo chí, phát thanh, truyền hình, điện ảnh, xuất bản, thư viện và các phương tiện thông tin đại chúng khác. Nghiêm cấm những hoạt động văn hoá, thông tin làm tổn hại lợi ích quốc gia, phá hoại nhân cách, đạo đức và lối sống tốt đẹp của người Việt Nam”.

* Liên tưởng nhân quả:

“Tham nhũng là hành vi của người có chức vụ, quyền hạn đã lợi dụng chức vụ, quyền hạn đó để tham ô, hối lộ hoặc cố ý làm trái pháp luật vì động cơ vụ lợi, gây thiệt hại cho tài sản của Nhà nước, tập thể và cá nhân, xâm phạm hoạt động đúng đắn của các cơ quan, tổ chức.

Người có hành vi tham nhũng phải bị xử lý nghiêm minh theo quy định của pháp luật”.

* Liên tưởng định vị:

“Tiếp tục thực hiện nhất quán đường lối đối ngoại độc lập tự chủ, rộng mở, đa phương hoá và đa dạng hoá các quan hệ quốc tế, phát triển quan hệ hữu nghị, hợp tác với tất cả các nước. Ra sức tăng cường quan hệ với các nước láng giềng và các nước trong tổ chức ASEAN, không ngừng củng cố quan hệ với các nước bạn bè truyền thống…, phấn đấu vì hoà bình, độc lập và phát triển. Nâng cao vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế. Củng cố môi trường hoà bình và tranh thủ điều kiện quốc tế thuận lợi hơn nữa cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, đồng thời góp phần vào cuộc đấu tranh chung của nhân dân thế giới vì hoà bình, độc lập dân tộc, dân chủ và tiến bộ xã hội”.

+ Phương thức nối:

* Nối bằng quan hệ từ:

“Trong những năm qua, UBND thành phố đã triển khai thực hiện Nghị quyết 06/CP ngày 29-01-1993 của Chính phủ về phòng chống và kiểm soát ma tuý. Các ngành, các cấp và các đoàn thể đã có nhiều biện pháp tích cực để ngăn chặn tệ nạn buôn bán, tàng trữ và sử dụng các chất ma tuý. Song, do tổ chức triển khai thực hiện chưa chặt chẽ, thiếu biện pháp cương quyết đồng bộ, chưa thống nhất nội dung, nhận thức, chưa có quy trình cai nghiện và chữa trị đúng, công tác tuyên truyền giáo dục chưa sâu rộng… nên kết quả đạt được còn rất hạn chế”.

* Nối bằng các từ ngữ có tác dụng chuyển tiếp:

– Câu kết: báo hiệu đoạn văn kết thúc, lưu ý người đọc những điểm, chi tiết cốt lõi của đoạn văn, đồng thời có thể chuẩn bị cho đoạn văn tiếp theo.

“Thực hiện đúng chính sách hạn điền quy định tại Luật Đất đai (1). Có biện pháp cụ thể, thiết thực để giải quyết tình trạng nông dân không có ruộng đất (2). Việc sử dụng đất cho phát triển công nghiệp, đô thị, cơ sở hạ tầng phải bảo đảm để nông dân không bị mất việc làm, mất nguồn sinh sống(3)”.

– Liệt kê các sự kiện đối lập, tương phản với nhau;

– Liệt kê các sự kiện theo hướng tăng cấp.

d) Tổ chức kết cấu văn bản.

Các lỗi trong văn bản có thể là:

– Không tách đoạn: các thành tố nội dung khác nhau của văn bản không được tách ra bằng các dấu hiệu hình thức (chấm xuống dòng).

– Tách đoạn tuỳ tiện, ngẫu hứng.

– Không chuyển đoạn, liên kết đoạn.

PHẦN THỨ HAI

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ THÔNG THƯỜNG

SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CÁ BIỆT

I. Tổng quan về văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt là loại quyết định hành chính thành văn được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, do đó mang tính áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành quyết định hành chính cá biệt đó; trong một số trường hợp, nó cũng được ban hành trên cơ sở văn bản cá biệt của cấp trên.

Văn bản hành chính cá biệt về tổng thể có những đặc điểm sau:

a) Thuộc loại văn bản áp dụng pháp luật, do những cơ quan có thẩm quyền áp dụng pháp luật ban hành và được bảo đảm thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước.

b) Đưa ra quy tắc xử sự riêng, cá biệt, một lần đối với các cá nhân, tổ chức cụ thể trong những trường hợp xác định.

c) Có tính hợp pháp và phù hợp với thực tế, phù hợp với luật pháp và dựa trên những quy phạm pháp luật cụ thể. Nếu không có sự phù hợp trên thì văn bản cá biệt sẽ bị đình chỉ hoặc huỷ bỏ; còn nếu không phù hợp với thực tế nó sẽ khó được thi hành hoặc được thi hành kém hiệu quả.

d) Được thể hiện trong những hình thức pháp lý xác định như: quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, v.v…

e) Là một yếu tố của sự kiện pháp lý phức tạp, mà thiếu nó nhiều quy phạm pháp luật cụ thể không thể thực hiện được; nó luôn luôn mang tính chất bổ sung trong trường hợp khi có các yếu tố khác của sự kiện pháp lý phức tạp; củng cố các yếu tố này trong một cơ cấu pháp lý thống nhất , cho chúng độ tin cậy và đưa đến sự xuất hiện quyền chủ thể và nghĩa vụ pháp lý được bảo đảm bởi Nhà nước. Thí dụ: để quan hệ pháp lý cụ thể theo luật hôn nhân và gia đình Việt Nam xuất hiện thì phải thực hiện đầy đủ các yếu tố của một sự kiện pháp lý phức tạp như độ tuổi, năng lực hành vi, sự tự nguyện cam kết của hai bên nam và nữ, và cuối cùng, điều quan trọng là văn bản cá biệt của cán bộ nhà nước có thẩm quyền chứng nhận hôn nhân đó là hợp pháp.

g) Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành ngay. Hai tính chất này là những đặc tính cơ bản của quyết định hành chính cá biệt. Tính đơn phương của quyết định cá biệt thể hiện ở chỗ cơ quan có thẩm quyền tự mình, do mình quyết định, mắc dù trước đó cơ quan có tham khảo ý kiến của các cơ quan hữu quan; nghĩa là cơ quan hành chính có quyền quyết định.

Căn cứ vào nội dung và nhiệm vụ, văn bản cá biệt có thể bao gồm:

a) Văn bản cá biệt xác định quyền và nghĩa vụ pháp lý theo hướng tích cực, trong đó xác định cụ thể ai có quyền chủ thể, ai mang nghĩa vụ pháp lý bằng con đường cá biệt hóa phần quy định của quy phạm pháp luật. Thí dụ, quyết định tuyển dụng một người vào làm việc trong một công sở nhằm thực hiện một cách tích cực các quy phạm pháp luật về tiêu chuẩn công chức.

b) Văn bản cá biệt mang tính bảo vệ pháp luật, là văn bản chứa đựng những biện pháp trừng phạt, cưỡng chế nhà nước đối với cá nhân đối với các cá nhân, tổ chức vi phạm pháp luật (ví dụ, quyết định xử phạt một người vi phạm luật giao thông.

II. Quyết định hành chính cá biệt

1. Nội dung của quyết định cá biệt

Quyết định là loại văn bản rất thông dụng, được nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành. Quyết định cá biệt được ban hành để giải quyết các vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể. Đó là các quyết định lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, công chức, xử phạt vi phạm hành chính, phê duyệt dự án…

2. Bố cục nội dung và thể thức của quyết định cá biệt

(2) Tên cơ quan ban hành

(3) Số và ký hiệu:

(4) Địa danh, ngày tháng;

(5) Tên loại: Quyết định của …

(6) Căn cứ ban hành;

(7) Loại hình quyết định: quyết định.

(8) Nội dung quyết định: thường được viết theo văn điều khoản.

(9) Điều khoản thi hành.

(10) Thẩm quyền ký: thủ trưởng ký hoặc phó thủ trưởng ký thay;

(11) Con dấu của cơ quan ban hành;

III. Mẫu quyết định hành chính cá biệt

Quyết định của … (4) …

Theo đề nghị của …………………………………………………………………………………. ,

Điều …: Các ………….. (8) ………. chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: ….. (9) …..

– ………… (ký tên, đóng dấu)

– ………… họ tên đầy đủ

(1) Ghi tên cơ quan ban hành quyết định hoặc cơ quan mà thủ trưởng cơ quan ra quyết định.

(2) Viết tắt tên cơ quan hoặc thẩm quyền ban hành.

(4) Ghi tên cơ quan ban hành (UBND) hoặc chức vụ của thủ trưởng cơ quan ban hành.

(5) Trích yếu nội dung quyết định.

(6) Căn cứ và lý do ban hành quyết định.

(7) Nội dung của quyết định.

(9) Thẩm quyền ký là thủ trưởng cơ quan hoặc phó thủ trưởng cơ quan ký thay. Nếu là quyết định của UBND thì phải ký thay mặt (T.M.) UBND.

2) Mẫu quyết định tuyển dụng

Quyết định của … (4) …

Về việc tuyển dụng và phân công công tác

Theo đề nghị của Hội đồng tuyển dụng …………………………. (1) …………………… ,

Điều 1: Tuyển dụng ông (bà): ………… (6) …, sinh ngày …, quê quán …… về công tác tại ……. kể từ ngày …….

Điều 2: Ông (bà) được hưởng ….. % mức lương khởi điểm của ngạch . …….. mã số ….. hệ số ……. và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành.

Nơi nhận: ….. (7) …..

– ………… (ký tên, đóng dấu)

– ………… họ tên đầy đủ

(1)Ghi tên cơ quan ban hành quyết định hoặc cơ quan mà thủ trưởng cơ quan ra quyết định.

(2)Viết tắt tên cơ quan hoặc thẩm quyền ban hành.

(4)Ghi tên cơ quan ban hành (UBND) hoặc chức vụ của thủ trưởng cơ quan ban hành.

(5)Căn cứ và lý do ban hành quyết định.

(6)Họ và tên người nhận quyết định.

(7)Thẩm quyền ký là thủ trưởng cơ quan hoặc phó thủ trưởng cơ quan ký thay.

3) Mẫu quyết định công nhận hết thời gian tập sự

Quyết định của … (4) …

Về việc công nhận hết thời gian tập sự

Theo đề nghị của ông Trưởnhg ban Tổ chức cán bộ,

Điều 1: Công nhận hết thời hạn tập sự kể từ ngày ………. đối với ông (bà) …. (6)….. sinh ngày ……… hiện đang công tác tại ………

Điều 2: Ông (bà) được hưởng ….. % mức lương khởi điểm của ngạch . ……. mã số ….. hệ số ……. và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành kể từ ngày hết tập sự.

Nơi nhận: ….. (7) …..

– ………… (ký tên, đóng dấu)

– ………… họ tên đầy đủ

(1) Ghi tên cơ quan ban hành quyết định hoặc cơ quan mà thủ trưởng cơ quan ra quyết định.

(2) Viết tắt tên cơ quan hoặc thẩm quyền ban hành.

(4) Ghi tên cơ quan ban hành (UBND) hoặc chức vụ của thủ trưởng cơ quan ban hành.

(5) Căn cứ và lý do ban hành quyết định.

(6 )Họ và tên người nhận quyết định.

(7) Thẩm quyền ký là thủ trưởng cơ quan hoặc phó thủ trưởng cơ quan ký thay.

4) Mẫu quyết định đình chỉ văn bản sai trái

Quyết định của … (4) …

Về việc đình chỉ … (5) … số … ngày … của …

Theo đề nghị của …………………………………………………………………………………..,

Điều 1: Đình chỉ việc thi hành kể từ ngày …….. (5) ………… số … ngày … của … vì … (7) ….. để chờ ….. (8) ….. xem xét.

Nơi nhận: ….. (10) …..

– ………… (ký tên, đóng dấu)

– ………… họ tên đầy đủ

(1) Ghi tên cơ quan ban hành quyết định hoặc cơ quan mà thủ trưởng cơ quan ra quyết định.

(2) Viết tắt tên cơ quan hoặc thẩm quyền ban hành.

(4) Ghi tên cơ quan ban hành (UBND) hoặc chức vụ của thủ trưởng cơ quan ban hành.

(5) Tên văn bản bị quyết định đình chỉ.

(6) Căn cứ và lý do ban hành quyết định, có thể là kháng nghị của viện kiểm sát, yêu cầu của tòa án nhân dân.

(7) Nêu rõ lý do như trái thẩm quyền hoặc trái pháp luật.

(8) Tên cơ quan có thẩm quyền huỷ bỏ văn bản bị đình chỉ.

(9) Thủ trưởng cơ quan ra văn bản bị đình chỉ.

(10) Thẩm quyền ký là thủ trưởng cơ quan hoặc phó thủ trưởng cơ quan ký thay.

5) Mẫu quyết định huỷ bỏ văn bản sai trái

Quyết định của … (4) …

Về việc huỷ bỏ … (5) … số … ngày … của …

Theo đề nghị của …………………………………………………………………………………. ,

Điều 1: Huỷ bỏ … (5) …. số … ngày … của … về … vì ……………………….

Điều 2: Ông (bà) … (7) … phải chỉ đạo để chấm dứt ngay việc thi hành … (5) ….. nói trên.

Nếu trong quá trình thực hiện … (5) …. trước đây đã gây thiệt hại về tài sản thì phải có trách nhiệm bồi thường toàn bộ thiệt hại chậm nhất là ngày …

Điều 3: Ông (bà) … có trách nhiệm giám sát việc thi hành Quyết định này và báo cáo kết quả thực hiện.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày …

Nơi nhận: ….. (8) …..

– ………… (ký tên, đóng dấu)

– ………… họ tên đầy đủ

(1)Ghi tên cơ quan ban hành quyết định hoặc cơ quan mà thủ trưởng cơ quan ra quyết định.

(2)Viết tắt tên cơ quan hoặc thẩm quyền ban hành.

(4)Ghi tên cơ quan ban hành (UBND) hoặc chức vụ của thủ trưởng cơ quan ban hành.

(5)Tên văn bản bị quyết định đình chỉ.

(6)Căn cứ và lý do ban hành quyết định.

(7)Thủ trưởng cơ quan đã ra văn bản bị huỷ bỏ.

(8)Thẩm quyền ký là thủ trưởng cơ quan hoặc phó thủ trưởng cơ quan ký thay.

6. Mẫu quyết định xử lý vi phạm hành chính

a) Quyết định xử phạt vi phạm hành chính

(MS: 01/XPHC ban hành kèm theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ số 212/BNV (C12) ngày 30-12-1991)

QUYẾT ĐỊNH XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH

– Căn cứ Điều 19, 28, 33 Pháp lệnh Xử phạt vi phạm hành chính;

– Căn cứ biên bản vi phạm hành chính lập ngày … tháng … năm …

– Xét nội dung, tính chất hành vi vi phạm hành chính;

– Đơn vị công tác: ………………………………………

Điều 1: – Xử phạt hành chính đối với các hình thức:

+ Hình thức phạt chính, mức phạt:

+ Hình thức phạt bổ sung (nếu có):

+ Nơi đăng ký nhân khẩu thường trú (hoặc nơi công tác, trụ sở cơ quan)

+ Dân tộc (Quốc tịch):

+ CMND (hộ chiếu) số: Ngày cấp: Nơi cấp:

Lý do: đã có hành vi vi phạm Quy định tại Điều … Nghị định 141/HĐBT ngày 25-4-91.

– Biện pháp xử lý đối với tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đã bị tạm giữ (nếu có):

Điều 2: Cơ quan ông (bà): Có trách nhiệm bồi thường số tiền là: cho cơ quan Ông (bà):

Điều 3: Cơ quan ông (bà) ………………. có tên chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Người ra quyết định

b) Quyết định khám người theo thủ tục hành chính

(MS: 02/XPHC ban hành kèm theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ số 212/BNV (C12) ngày 30-12-1991)

KHÁM NGƯỜI THEO THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

– Căn cứ Điều 24 Pháp lệnh Xử phạt vi phạm hành chính;

Khám người theo thủ tục hành chính đối với:

– Họ và tên: Tuổi:

– Nơi đăng ký nhân khẩu thường trú (hoặc nơi công tác): ………

– Dân tộc (Quốc tịch):

– Nghề nghiệp:

– CMND (hộ chiếu) số: Ngày cấp:

– Uỷ quyền cho ông (bà):

Tiến hành khám: … … …

Người ra quyết định

Nêu Kỹ Thuật Trình Bày Văn Bản Quản Lý Hành Chính Nhà Nước

Nêu Kỹ Thuật Trình Bày Văn Bản Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Giáo Trình Môn Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Giáo Trình Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Giáo Trình Lý Luận Hành Chính Nhà Nước Học Viện Hành Chính, Hướng Dẫn Kỹ Thuật Trình Bày Văn Bản Hành Chính, Khoa Luân Mon Quan Ly Hanh Chinh Nha Nuoc Lop Trung Cấp Chinh Tri, Quản Lý Tài Chính Trong Cơ Quan Hành Chính Nhà Nước, Thông Tư Hướng Dẫn Thể Thức Và Kỹ Thuật Trình Bày Văn Bản Hành Chính, Mẫu Văn Bản Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Là Gì, Đề Thi Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quản Lý Nhà Nước Về Hành Chính, Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Vai Trò Của Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Văn Bản Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Bài Tập Về Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quản Lý Nhà Nước Về Thủ Tục Hành Chính, Văn Bản Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Là Gì, Văn Bản Hành Chính Quản Lý Nhà Nước, Vai Trò Chủ Yếu Trong Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quản Lý Tổ Chức Hành Chính Nhà Nước, Bai Tapve Quan Li Hanh Chinh Nha Nuoc, Đề Cương Môn Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Lý Luận Về Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Đề Cương Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Luận Văn Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quản Lý Nhà Nước Học Viện Hành Chính, Lý Luận Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Nhung Van De Co Ban Cua Quan Ly Hanh Chinh Nha Nuoc, Quy Chế Văn Hoá Công Sở Tại Các Cơ Quan Hành Chính Nhà Nước, Tài Liệu Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Bài Tiểu Luận Về Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Nêu Vai Trò Của Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Đối Với Sự Phát Triển Của Xã Hội, Thảo Luận Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Bài Thảo Luận Môn Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Lần 2, Tiểu Luận Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Bài Thảo Luận Môn Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Lần 1, Bao Cao Tốt Nghiệp Nghành Quan Ly Hanh Chinh Nha Nuoc, Bài Thảo Luận Môn Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Thao Luan Quan Ly Hanh Chinh Nha Nuoc Lan 2, Khái Niệm Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quyết Định Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quyết Định Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Bất Hợp Pháp, Thảo Luận Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Phần 2, Xử Lý Kỷ Luật Công Chức Trong Cơ Quan Hành Chính Nhà Nước, Giáo Trình Lý Luận Hành Chính Nhà Nước, Giáo Trình Lý Luận Hành Chính Nhà Nước Pdf, Tìm Hiểu Vai Trò Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Phát Triển Kinh Tế ở Địa Phương, Giáo Trình Môn Thống Kê Trong Hành Chính Nhà Nước, Tiểu Luận Xử Lý Kỷ Luật Công Chức Trong Cơ Quan Hành Chính Nhà Nước, Tiểu Luận Tình Huống Quản Lý Nhà Nước Xử Lý Hành Chính Trong Lĩnh Vự Y Tế, Tiểu Luận Tình Huống Quản Lý Nhà Nước Xử Lý Hành Chính Trong Lĩnh Vự Y ế, Phân Tích ưu Nhược Điểm Của Các Phương Pháp Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Khóa Luận Ttots Nghiệp Về Nâng Cao Công Tác Soạn Thảo Văn Bản Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Vai Trò Quan Trọng Nhất Trong Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quản Lý Nhà Nước Về Tác Phẩm Văn Học Nghệ Thuật, Luận Văn Quản Lý Nhà Nước Về Tác Phẩm Văn Học Nghệ Thuật, Chuyên Đề 7 Hệ Thống Thông Tin Trong Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Hệ Thống Thông Tin Trong Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Trình Bày Đường Lối Quan Điểm Của Đảng Cộng Sản Về Chính Sách, Pháp Luật Cuat Nhà Nước Về Quốcmphong, Bài Thu Hoạch Trình Bày Quan Điểm Đường Lối Của Đảng, Chính Sách Pháp Luật Của Nhà Nước Về Quốc Phòn, Trình Bày Đường Lối Quan Điểm Của Đảng Cộng Sản Về Chính Sách, Pháp Luật Cuat Nhà Nước Về Quốcmphong, Bài Thu Hoạch Trình Bày Quan Điểm Đường Lối Của Đảng, Chính Sách Pháp Luật Của Nhà Nước Về Quốc Phòn, Chủ Trương, Thái Độ, Quan Điểm Của Chính Phủ, Chính Quyền Cơ Sở Và Các Cơ Quan Đặc Biệt Của Các Nước, Thuật Ngữ Văn Bản Hành Chính, Trình Bày Nội Dung Quan Điểm Của Đảng, Chính Sách Pháp Luật Nhà Nước Về Xây Dựng Nền Quốc Phòng, Quy Định Yêu Cầu Kỹ Thuật Và Quản Lý Vận Hành Hệ Thống Scada, Trinh Bay Noi Dung Quan Diem Cua Dang, Chinh Sach Phap Luat Nha Nuoc Ve Xay Dung Nen Quoc Phong Toan, Trinh Bay Noi Dung Quan Diem Cua Dang, Chinh Sach Phap Luat Nha Nuoc Ve Xay Dung Nen Quoc Phong Toan, Giáo Trình Kỹ Thuật Xây Dựng Và Ban Hành Văn Bản, Đường Lối Quan Điểm Của Đảng Chính Sách Pháp Luật Của Nhà Nước Về An Ninh Chính Trị, Kinh Tế, Văn Hó, Đường Lối Quan Điểm Của Đảng Chính Sách Pháp Luật Của Nhà Nước Về An Ninh Chính Trị, Kinh Tế, Văn Hó, Đường Lối, Quan Điểm Của Đảng Cộng Sản, Chính Sách Pháp Luật Nhà Nước Về Bảo Vệ An Ninh Chính Trị, Thủ Tục Hành Chính Nhà Nước Là Gì, Mẫu Văn Bản Hành Chính Nhà Nước, Văn Bản Hành Chính Nhà Nước, Thủ Tục Hành Chính Kho Bạc Nhà Nước, Văn Bản Hành Chính Nhà Nước Là Gì, Nền Hành Chính Nhà Nước, Văn Bản Hành Chính Nhà Nước Mẫu, Thủ Tục Hành Chính Nhà Nước, Thông Tư Số 81/2019/tt-bqp Quy Định Về Kỹ Thuật Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính Trong Bộ Quốc Phòng, Thể Thức Kỹ Thuật Trình Bày Văn Bản Của Đảng Trong Quân Đội, Lý Luận Hành Chính Nhà Nước, Văn Bản Hành Chính Nhà Nước Có Mấy Loại, Chuyên Đề 5 Thủ Tục Hành Chính Nhà Nước, ý Nghĩa Của Thủ Tục Hành Chính Nhà Nước, Tổ Chức Bộ Máy Hành Chính Nhà Nước, Thủ Tục Hành Chính Nước Ta Hiện Nay, Lý Luận Về Hành Chính Nhà Nước, Thủ Tục Hành Chính ở Nước Ta Hiện Nay, Thủ Tục Hành Chính Nhà Nước Lại Đa Dạng , Phức Tạp Vì, Bài Giảng Lý Luận Hành Chính Nhà Nước, Bài Giảng Lý Luận Về Hành Chính Nhà Nước, Chuyên Đề 8 Cải Cách Hành Chính Nhà Nước, Lý Luận Chung Về Hành Chính Nhà Nước, Bài Giảng Môn Lý Luận Hành Chính Nhà Nước, Thao Luan Hanh Chinh Nha Nuoc Lần 2, Bài Tập Giảng Nhân Sự Hành Chính Nhà Nước, Chức Năng Của Hành Chính Nhà Nước,

Nêu Kỹ Thuật Trình Bày Văn Bản Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Giáo Trình Môn Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Giáo Trình Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Giáo Trình Lý Luận Hành Chính Nhà Nước Học Viện Hành Chính, Hướng Dẫn Kỹ Thuật Trình Bày Văn Bản Hành Chính, Khoa Luân Mon Quan Ly Hanh Chinh Nha Nuoc Lop Trung Cấp Chinh Tri, Quản Lý Tài Chính Trong Cơ Quan Hành Chính Nhà Nước, Thông Tư Hướng Dẫn Thể Thức Và Kỹ Thuật Trình Bày Văn Bản Hành Chính, Mẫu Văn Bản Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Là Gì, Đề Thi Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quản Lý Nhà Nước Về Hành Chính, Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Vai Trò Của Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Văn Bản Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Bài Tập Về Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quản Lý Nhà Nước Về Thủ Tục Hành Chính, Văn Bản Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Là Gì, Văn Bản Hành Chính Quản Lý Nhà Nước, Vai Trò Chủ Yếu Trong Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quản Lý Tổ Chức Hành Chính Nhà Nước, Bai Tapve Quan Li Hanh Chinh Nha Nuoc, Đề Cương Môn Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Lý Luận Về Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Đề Cương Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Luận Văn Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quản Lý Nhà Nước Học Viện Hành Chính, Lý Luận Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Nhung Van De Co Ban Cua Quan Ly Hanh Chinh Nha Nuoc, Quy Chế Văn Hoá Công Sở Tại Các Cơ Quan Hành Chính Nhà Nước, Tài Liệu Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Bài Tiểu Luận Về Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Nêu Vai Trò Của Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Đối Với Sự Phát Triển Của Xã Hội, Thảo Luận Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Bài Thảo Luận Môn Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Lần 2, Tiểu Luận Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Bài Thảo Luận Môn Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Lần 1, Bao Cao Tốt Nghiệp Nghành Quan Ly Hanh Chinh Nha Nuoc, Bài Thảo Luận Môn Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Thao Luan Quan Ly Hanh Chinh Nha Nuoc Lan 2, Khái Niệm Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quyết Định Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Quyết Định Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Bất Hợp Pháp, Thảo Luận Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Phần 2, Xử Lý Kỷ Luật Công Chức Trong Cơ Quan Hành Chính Nhà Nước, Giáo Trình Lý Luận Hành Chính Nhà Nước, Giáo Trình Lý Luận Hành Chính Nhà Nước Pdf, Tìm Hiểu Vai Trò Quản Lý Hành Chính Nhà Nước Phát Triển Kinh Tế ở Địa Phương, Giáo Trình Môn Thống Kê Trong Hành Chính Nhà Nước, Tiểu Luận Xử Lý Kỷ Luật Công Chức Trong Cơ Quan Hành Chính Nhà Nước,

Kỹ Thuật Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính

I. YÊU CẦU CHUNG VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1. Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn bản

Kỹ thuật soạn thảo văn bản là tổng thể những quy tắc và phương pháp được sử dụng trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản.

2. Yêu cầu về nội dung văn bản

– Văn bản phải có tính mục đích Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nước nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằm giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?

– Văn bản phải có tính khoa học. Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán. Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:

+ Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác.

+ Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.

+ Đảm bảo tính hệ thống của văn bản.

– Văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện (tính công quyền) Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản đề truyền đạt các chủ trương, chính sách của Nhà nước. Vì vậy, văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện (quyền lực đơn phương). Tùy theo tính chất và nội dung, văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác nhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác.

Để đảm bảo tính công quyền, văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi như văn bản đó là bất hợp pháp. Vì vậy, văn bản phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định.

– Văn bản phải có tính khả thi. Đây là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là kết quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải có đủ các điều kiện sau:

+ Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành.

+ Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó.

+ Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể. Khi ban hành văn bản người soạn thảo phải tự đặt mình vào vị trí, hoàn cảnh của người thi hành thì văn bản mới có khả năng thực thi. Có nghĩa là văn bản ban hành phải đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế, phù hợp với hoàn cảnh không gian và thời gian.

3. Yêu cầu về thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể. Văn bản hành chính phải được soạn theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư và theo quy định chung tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (gọi tắt là Thông tư 01) đảm bảo các tiêu chí:

* Khổ giấy

* Định lề trang văn bản

* Kiểu trình bày

* Phông chữ

Về cơ bản văn bản bao gồm 03 phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc với 9 yếu tố cơ bản sau đây:

– Quốc hiệu và tiêu ngữ

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

– Số, ký hiệu của văn bản

– Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

– Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

– Nội dung văn bản

– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

– Dấu của cơ quan, tổ chức

– Nơi nhận

Ngoài ra còn có thể có các thành phần khác:

Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.

Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ. Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).

Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành. Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

4. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản

– Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.

– Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản.

– Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.

– Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt.

Cần lưu ý một số điểm sau:

– Sử dụng thời hiện tại, quá khứ và tương lai đúng với nội dung mà văn bản muốn thể hiện.

– Các hành vi của chủ thể pháp luật xảy ra ở những thời điểm khác nhau

– Các quy phạm pháp luật phần lớn chỉ áp dụng đối với các hành vi xảy ra sau khi quy phạm pháp luật được ban hành có hiệu lực, trừ rất ít những quy phạm có hiệu lực hồi tố.

– Khi diễn đạt một quy phạm pháp luật thì cần chú ý đến việc xác định thời điểm hành vi mà quy định chúng ta cần soạn thảo sẽ điều chỉnh. Điều này được thực hiện một cách chính xác nếu chúng ta sử dụng đúng các thời quá khứ, hiện tại, tương lai. Không ít các văn bản không chú ý đến vấn đề này nên dễ dẫn đến sự hiểu sai và áp dụng sai các quy định được ban hành.

– Bảo đảm độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ.

– Cách diễn đạt một quy phạm pháp luật phải bảo đảm độ chính xác về chính tả và thuật ngữ. Sai sót chính tả có thể xử lý được dễ dàng bởi đội ngũ biên tập, sai sót về thuật ngữ thì chỉ có các nhà soạn thảo mới khắc phục được.

– Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những tư tưởng riêng của mình nên họ biết cần dùng thuật ngữ nào cho phù hợp, phản ánh đúng nội dung các quy định cần soạn thảo.

5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng.

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung phải đảm bảo các nội dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi và lưu văn bản. Trong trình tự này, công đoạn sửa chữa, chỉnh lý và đánh máy có thể được thực hiện nhiều lần vào giai đoạn tiền thông qua. Riêng công đoạn đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật thuần túy và không có ý nghĩa quyết định đối với trình tự ban hành. Cũng còn có thể thấy là trong từng công đoạn còn có các tiểu công đoạn nhất định. Ví dụ, trong công đoạn soạn thảo có thể phải trải qua các bước:

– Xác định vấn đề, nội dung cần văn bản hóa;

– Lựa chọn thông tin, tài liệu;

– Lựa chọn tên loại, xác định thể thức;

– Xây dựng đề cương bản thảo;

– Viết dự thảo;

– Biên tập dự thảo;

– Trao đổi ý kiến và sửa chữa dự thảo;

– Hoàn thiện văn bản.

Tóm lại, các công đoạn của trình tự ban hành một văn bản cụ thể có thể được chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể.

II. KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG

1. Soạn thảo quyết định cá biệt

Bố cục nội dung của quyết định cá biệt gồm 2 phần: phần mở đầu nêu các căn cứ ban hành quyết định; phần nội dung chính: trình bày nội dung các quy định của quyết định.

* Căn cứ ban hành

– Bắt đầu bằng việc nêu tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của thủ trưởng cơ quan, tổ chức ban hành quyết định (trình bày canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm).

– Tiếp theo, trình bày lần lượt các căn cứ ban hành quyết định (QĐ). Trong phần này, cần nêu các căn cứ pháp lý là các VB pháp luật đang còn hiệu lực (vào thời điểm ban hành) và căn cứ cơ sở thực tiễn để ban hành quyết định.

+ Căn cứ pháp lý gồm có 2 nhóm:

Căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành: Viện dẫn VB pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức ban hành VB. Căn cứ pháp lý cho nội dung của VB: Viện dẫn các VB pháp luật quy định điều chỉnh trực tiếp đến nội dung QĐ. Thường dẫn theo thứ tự từ cao đến thấp về tính chất pháp lý của loại hình VB, còn đối với VB có tính chất pháp lý ngang nhau thì xếp theo thứ tự thời gian.

+ Căn cứ thực tiễn: Để ban hành một QĐ phải dựa trên cơ sở thực tiễn. Căn cứ thực tế nhằm khẳng định việc ban hành QĐ xuất phát từ yêu cầu thực tế và phù hợp với thực tế. Điều này cũng có nghĩa là đảm bảo cho văn bản có tính khả thi. Căn cứ này gồm:

Các thông tin phản ánh về thực tế (nhu cầu, yêu cầu công tác, năng lực cán bộ…) hoặc được phản ánh trong các văn bản như: biên bản, kế hoạch, tờ trình, đơn đề nghị …

Căn cứ vào đề nghị, đề xuất của đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu, giúp việc và phụ trách về vấn đề văn bản đề cập.

* Nội dung c¸c quy định

– Bắt đầu bằng từ “quyết định” được trình bày canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm, sau đó có dấu hai chấm.

– Tiếp theo lần lượt trình bày các quy định của QĐ theo trật tự lôgíc: nội dung quy định có tầm quan trọng, khái quát thì trình bày trước. Nội dung các quy định trong QĐ được trình bày thành các điều. Nếu nội dung của QĐ trực tiếp có nội dung phức tạp thì có thể chia thành các khoản, điểm nằm trong các điều. Còn đối với QĐ gián tiếp thì nội dung của các văn bản kèm theo (Quy định, Quy chế…) được chia thành các chương, điều, khoản, điểm. QĐ thường có từ 2-3 điều, nhiều nhất không quá 5 điều. Trong đó:

Điều 1 quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh chính của QĐ (là nội dung đó được phản ánh trong trích yếu nội dung QĐ nhưng cần ghi chi tiết, cụ thể hơn).

Điều khoản cuối cùng: Điều khoản thi hành. Có các trường hợp: Quy định về hiệu lực VB: QĐ có thể có hiệu lực kể từ ngày ký hay muộn hơn (một con số cụ thể ghi trong VB). Trường hợp cần thiết có thể quy định hiệu lực sớm hơn so với ngày ban hành (hiệu lực trở về trước) nhưng phải đảm bảo hai nguyên tắc: thứ nhất, không quy định trách nhiệm pháp lý đối với hành vi mà vào thời điểm xảy ra hành vi đó luật pháp không quy định trách nhiệm pháp lý; thứ hai, không quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn. Quy định về xử lý VB: Bãi bỏ VB trước có nội dung mâu thuẫn với quyết định (nếu có).

2. Soạn thảo công văn

Công văn hành chính có bố cục nội dung gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc.

* Phần mở đầu

Cần trình bày mục đích, lý do hoặc cơ sở để ban hành văn bản. Tuy nhiên, khi vận dụng vào thực tiễn thì phần mở đầu của mỗi công văn theo từng mục đích ban hành lại được trình bày khác nhau.

– Công văn trao đổi: Trình bày mục đích, lý do trao đổi (trình bày thực trạng hoặc tình hình thực hiện các nhiệm vụ, thuận lợi, khó khăn để làm cơ sở trao đổi).

– Công văn trả lời: Trình bày mục đích, lý do trả lời (cần nhắc lại sự việc hoặc văn bản đã nhận được và những căn cứ hoặc cơ sở trả lời).

– Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Trình bày mục đích, lý do đôn đốc, nhắc nhở (nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao hoặc chỉ đạo cấp dưới; những ưu tiên và nhược điểm; đặc biệt nhấn mạnh những nhược điểm cần khắc phục).

– Công văn mời họp, mời dự hội nghị: Trình bày mục đích, lý do tổ chức hội nghị (lý do mời).

* Phần nội dung chính

Phần nội dung chính của công văn là phần quan trọng nhất để trình bày mục đích ban hành văn bản. Tùy theo mục đích ban hành mà nội dung công văn có sự khác nhau về nội dung, ngôn ngữ diễn đạt. Khi soạn thảo phần này cần căn cứ vào mục đích, tính chất của từng loại công văn; căn cứ vào đối tượng nhận văn bản và những yêu cầu, mức độ cụ thể để trình bày:

– Nếu là công văn trao đổi, đề nghị thì nội dung phải hợp lý có tính khả thi, xác đáng, lập luận chắt chẽ và logic. Lời lẽ thể hiện tính khiêm tốn và cầu thị, không được mang tính áp đặt hoặc những yêu cầu khó thực hiện.

– Công văn trả lời thì nội dung phải rõ ràng, mạch lạc; sử dụng các luận cứ để nội dung trả lời có sức thuyết phục; trường hợp từ chối phải lịch sự, nhã nhặn.

– Công văn đôn đốc nhắc nhở phải nêu rõ các nhiệm vụ giao cho cấp dưới, các biện pháp thực hiện; thời gian thực hiện; trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức.

– Công văn mời họp, nội dung phải nêu được tóm tắt nội dung chính (nếu cần thiết); thành phần tham dự; thời gian; địa điểm; yêu cầu, đề nghị về tài liệu, phương tiện, kinh phí… (nếu có).

– Công văn hướng dẫn thì nội dung phải cụ thể, dễ hiểu và mạch lạc để đối tượng dễ thực hiện. Khi trình bày nội dung công văn, nếu nội dung có nhiều ý thì phân thành các tiểu mục để trình bày. Những nội dung đơn giản thì mỗi ý trình bày bằng một đoạn văn.

* Phần kết thúc

Cần trình bày ngắn gọn để xác định trách nhiệm thực hiện hoặc yêu cầu, đề nghị (chế độ thông tin báo cáo, yêu cầu quán triệt và thực hiện, đề nghị giúp đỡ, cảm ơn đối với đối tượng nhận văn bản),…

3. Soạn thảo tờ trình

Tờ trình có bố cục nội dung gồm 3 phần:

* Phần mở đầu

Trình bày ngắn gọn và rõ mục đích, lý do trình hoặc căn cứ pháp lý đối với vấn đề cần trình, duyệt. Trong đó, cần phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật nhu cầu cấp thiết của vấn đề đề nghị.

* Phần nội dung chính

– Trình bày nội dung vấn đề trình duyệt (đề án, phương án, kế hoạch công tác, dự thảo văn bản …). Đối với những nội dung đơn giản, có thể trình bày trực tiếp trong tờ trình; đối với những nội dung phức tạp, chỉ cần trình bày một cách tóm tắt nội dung chính còn những nội dung cụ thể và chi tiết có thể được trình bày tại các văn bản kèm theo (đề án, kế hoạch, dự toán …).

– Nêu các phương án thực hiện: Phương án phải khả thi và cần được trình bày cụ thể, rõ ràng với các luận cứ kèm theo các tài liệu, thông tin có độ tin cậy cao.

– Phân tích những ý nghĩa, lợi ích và hiệu quả của các vấn đề trình duyệt để có sức thuyết phục cho tờ trình được phê duyệt.

– Có thể dự kiến trước những vấn đề có thể gặp (khó khăn, vướng mắc) để đề xuất luôn các giải pháp khắc phục và tiến độ thực hiện.

– Đề xuất các kiến nghị với cấp trên.

* Phần kết

– Bày tỏ sự mong muốn tờ trình được phê duyệt: “Đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt”.

– Thể hiện nghi thức giao tiếp: “Xin trân trọng cảm ơn.”

4. Soạn thảo thông báo

* Phần đặt vấn đề: Không trình bày lý do, mà giới thiệu trực tiếp những vấn đề cần thông báo.

* Nội dung của thông báo: Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị cần nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản đó và yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện. Đối với thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp, phải nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung hội nghị, các quyết định, nghị quyết (nếu có) của hội nghị, cuộc họp đó. Đối với thông báo về nhiệm vụ được giao ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ, các biện pháp cần áp dụng để triển khai thực hiện….

Văn phong của một bản thông báo đòi hỏi phải viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết mà không yêu cầu lập luận hay bộc lộ tình cảm như ở một số công văn hành chính khác.

* Kết thúc thông báo: Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc, hoặc một nội dung có tính chất xã giao, cảm ơn nếu xét thấy cần thiết. Đối với việc soạn thảo một số loại thông báo thường sử dụng:

* Thông báo truyền đạt lại một văn bản mới ban hành, một chủ trương, chính sách mới…, ví dụ: chế độ tuyển dụng cán bộ, chế độ nâng lương…

Nội dung cần thể hiện:

– Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt;

– Tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản cần truyền đạt;

– Yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện.

* Thông báo một sự việc, một tin tức, ví dụ: thông báo về kết quả cuộc họp (hội thảo khoa học, hội nghị giao ban, hội nghị lãnh đạo)

Nội dung cần thể hiện:

– Nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì cuộc họp;

– Tóm tắt các quyết định của hội nghị, cuộc họp;

– Nêu các nghị quyết của hội nghị (nếu có).

* Thông báo về nhiệm vụ được giao

Nội dung cần thể hiện:

– Ghi ngắn gọn, đầy đủ các nhiệm vụ được giao;

– Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ;

– Nêu các biện pháp cần áp dụng để triển khai thực hiện.

* Thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản lý và lãnh đạo, ví dụ: thông báo về thay đổi cơ quan chủ quản; thay đổi phạm vi hoạt động, địa giới hành chính.

Nội dung cần thể hiện:

– Ghi rõ, đầy đủ tên cơ quan chủ quản, tên trụ sở, số điện thoại, fax;

– Ngày, tháng, năm thay đổi.

* Thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý

Nội dung cần thể hiện:

– Ghi rõ nội dung của hoạt động quản lý;

– Lý do phải tiến hành các hoạt động quản lý;

– Thời gian tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc)

5. Soạn thảo báo cáo

Do đặc điểm của báo cáo mang tính phản ánh tình hình nên tùy theo mục đích, nội dung của từng loại báo cáo để lựa chọn kết cấu bố cục nội dung phù hợp:

* Đối với các loại báo cáo sơ kết, báo cáo định kỳ trong thời gian ngắn (tháng, quý). Nội dung loại BC này thường bố cục gồm các phần chủ yếu sau:

– Phần nội dung kết quả thực hiện các nhiệm vụ, công tác, các lĩnh vực hoạt động: Trình bày những kết quả, những nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động, những mặt hoạt động đã hoặc đang thực hiện; kiểm điểm những ưu điểm, hạn chế trong quá trình thực hiện. Mỗi nội dung phản ánh được chia thành từng mục, điểm, khoản. Khi viết về mỗi nội dung cần có sự tổng hợp, phân tích, so sánh với chỉ tiêu kế hoạch được giao để đánh giá tiến độ thực hiện, kết quả thực hiện. Đồng thời, so sánh với cùng kỳ tháng trước, quý trước. Khi đưa ra các số liệu phải có sự tổng hợp xử lý chính xác.

– Phần phương hướng, nhiệm vụ: Cần trình bày những nhiệm vụ trọng tâm, chủ yếu cần tiếp tục thực hiện trong thời gian tới để tiếp tục phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế nhằm hoàn thành nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch đề ra.

Trong đó có thể nêu ra các phương hướng, nhiệm vụ chung và phương hướng, nhiệm vụ chỉ tiêu cụ thể.

* Đối với các báo cáo tổng kết

Bố cục nội dung loại BC này phải có các phần:

– Phần đặc điểm tình hình: Trình bày khái quát những nhiệm vụ được giao hoặc đánh giá khái quát những đặc điểm chung, đặc điểm riêng về các vấn đề, sự việc phản ánh; trình bày thuận lợi và khó khăn cơ bản.

– Phần tổng kết: Đánh giá nội dung kết quả thực hiện các nhiệm vụ công tác, các lĩnh vực hoạt động. Phương pháp trình bày như phần nội dung của bao cáo sơ kết, báo cáo định kỳ ở trên nhưng các thông tin phải mang tính khái quát, tổng hợp toàn bộ vấn đề, sự việc. Đồng thời, trình bày đánh giá chung về ưu nhược điểm, nguyên nhân, bài học kinh nghiệm.

– Phần phương hướng nhiệm vụ của báo cáo tổng kết phải dựa trên những chỉ tiêu, kế hoạch được giao và những chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước. Đồng thời, dựa trên những kết quả thực hiện và những đánh giá chung trình bày ở phần trước để đưa ra các phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới. Phần này cần đưa ra các phương hướng, nhiệm vụ chung, phương hướng, nhiệm vụ và chỉ tiêu cụ thể theo từng mặt hoạt động, nhiệm vụ công tác. Ngoài ra, phải đưa ra các biện pháp thực hiện.

– Phần kết luận cần đánh giá khái quát nội dung báo cáo; đề xuất kiến nghị với cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền; đưa ra những nhận định về triển vọng tình hình.

6. Soạn thảo biên bản

Biên bản có nhiều loại, mỗi loại lại có công dụng khác nhau và việc xây dựng bố cục cho từng loại biên bản cũng khác nhau. Những loại biên bản đã được mẫu hóa thì phải tuân theo mẫu có sẵn. Tuy nhiên, loại biên bản nào cũng phải trình bày theo trình tự nhất định sau đây:

– Phần nội dung chính: Ghi diễn biến sự kiện.

– Phần kết thúc: Ghi tóm tắt kết luận hoặc lời phát biểu bế mạc của chủ tọa nếu là biên bản hội nghị, nhận xét kết luận nếu là biên bản kiểm tra, thanh tra.

+ Thông qua biên bản: VD: Biên bản này lập xong đã được đọc cho những người chứng kiến cùng nghe, 100% nhất trí.

7. Soạn thảo hợp đồng

a) Hợp đồng dân sự

Hợp đồng dân sự với hình thức giao kết (xác lập) hợp đồng bằng văn bản: được thực hiện chủ yếu ở những giao dịch phức tạp, đối tượng của hợp đồng có giá trị lớn hoặc do pháp luật quy định phải thực hiện bằng văn bản như: mua bán nhà ở, xe gắn máy, vay tiền ở tổ chức tín dụng, bảo hiểm… (nhưng không có mục đích lợi nhuận).

Về nội dung: Mọi hợp đồng dân sự đều phải bảo đảm có những nội dung chủ yếu cơ bản (Bộ luật Dân sự quy định tại Điều 402) mà nếu thiếu thì không thể giao kết được. Tuy nhiên tùy loại hợp đồng, có những loại hợp đồng có nội dung chủ yếu được văn bản pháp luật quy định cụ thể (có hoặc không kèm theo mẫu hợp đồng), nhưng cũng có những loại hợp đồng pháp luật không quy định cụ thể về nội dung chủ yếu của loại hợp đồng đó thì các bên thỏa thuận về nội dung chủ yếu của hợp đồng nhưng cần phải có các tiêu chí sau đây:

+ Đối tượng của hợp đồng (tài sản gì? công việc gì?);

+ Số lượng, chất lượng;

+ Giá cả, phương thức thanh toán;

+ Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng;

+ Quyền và nghĩa vụ của các bên;

+ Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng.

+ Phạt vi phạm hợp đồng.

Ngoài ra các bên có thể thỏa thuận thêm các nội dung khác (nhưng không được trái pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội).

b) Hợp đồng thương mại

Lưu ý: Các loại văn bản cũng được coi là hợp đồng nếu hai bên giao kết gián tiếp bằng các tài liệu giao dịch như: công văn, điện báo, đơn chào hàng, đơn đặt hàng và được sự đồng ý của bên kia với nội dung phản ảnh đầy đủ các nội dung chủ yếu cần có và không trái pháp luật thì được coi là hợp lệ.

Soạn thảo hợp đồng thương mại cần dựa trên Bộ Luật dân sự và Luật thương mại.

Về nội dung chủ yếu của hợp đồng thương mại: Cơ bản giống như hợp đồng dân sự; tuy nhiên do đặc thù là hàng hóa dịch vụ có số lượng, khối lượng lớn nên tính chất phức tạp hơn đòi hỏi ngoài các nội dung cơ bản thì việc cụ thể hóa, chi tiết hóa các thỏa thuận thường sẽ do hai bên thỏa thuận và đưa vào nội dung của hợp đồng nhiều hơn, đòi hỏi chặt chẽ, chính xác hơn.

Ví dụ: Hợp đồng thương mại có thể rõ thêm các nội dung sau:

+ Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của sản phẩm, hàng hóa hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc;

+ Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng;

+ Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng.

+ Điều kiện nghiệm thu, giao nhận.

CÂU HỎI THẢO LUẬN

1. Anh/Chị hãy trình bày yêu cầu về nội dung, thể thức và văn phong ngôn ngữ của văn bản?

2. Anh/Chị hãy trình bày quy trình xây dựng và ban hành văn bản trong cơ quan, đơn vị của anh/chị?

BÀI TẬP THỰC HÀNH

1. Soạn thảo quyết định bổ nhiệm lãnh đạo chức vụ cấp phòng.

3. Soạn thảo tờ trình xin phê duyệt một đề án.

4. Soạn thảo biên bản về một sự việc xảy ra trong cơ quan, đơn vị.

5. Soạn thảo thông báo kết quả hội nghị do anh/chị chủ trì.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

2. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

3. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

4. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.

5. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

6. Nguyễn Văn Thâm. Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2003.

7. Lưu Kiếm Thanh. Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 2003.

Kỹ Thuật Trình Bày Văn Bản Hành Chính Là Gì?

..:: TƯ VẤN ::..

XƯỞNG SẢN XUẤT, CUNG CẤP SỔ DA CAO CẤP , SỔ BÌA DA , SỔ CÒNG , SỔ LÒ XO THEO ĐƠN ĐẶT HÀNG

HOTLINE: 0904 334 570 – TEL: 024 35381480

Danh bạ website

May dem tien, Bo kich dien, So da cao cap, so bia da, in an, cong ty in, vai kaki, tiec cuoi, xay dung dan dung, thiet ke nha dep Thiet ke website mien phi, in an , Nang mui han quoc, Nang mui boc sun, Cosmetic surgery, so da, Xay dung dan dung , Nang nguc, cong ty in an, Nang mui, Bac si Thai, Thu gon canh mui, May dem tien , Phan mem giao duc,

Thông tin tư vấn

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính là gì? 27 Tháng Năm 2011 :: 10:18 SA :: 9213 Views :: 0 Comments :: Kinh nghiệm thiết kế

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính là một kỹ năng bắt buộc của viên chức nhà nước, nhưng để làm sao trình bày đúng thì nhiều nơi vẫn thực hiện chưa đúng theo tiêu chuẩn, đây là thông tư của Bộ nội vụ – cái này rất có ích khi thực hiện trình bày văn bản theo đúng tiêu chuẩn của nhà nước

BỘ NỘI VỤ – VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

Số: 55 /2005/TTLT-BNV-VPCP

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HàNội, ngày06 tháng 5 năm 2005

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp):

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

CỤC HÀNG HẢI VIỆT NAM

UBND TỈNH THÁI NGUYÊN

SỞ XÂY DỰNG

VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

VIỆT NAM

VIỆN DÂN TỘC HỌC

TỔNG CÔNG TY

ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

CÔNG TY ĐIỆN LỰC 1

– Chức vụ của người ký văn bản do Ban hoặc Hội đồng của Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Chủ tịch Hội đồng, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Trưởng ban hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau:

– Thủ tướng, các PTT Chính phủ;

– Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

– HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ;

– Văn phòng Quốc hội;

– Văn phòng Chủ tịch nước;

– Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;

– Toà án nhân dân tối cao;

– Văn phòng Trung ương Đảng;

– Cơ quan Trung ương của các đoàn thể;

– Các Tông công ty nhà nước (91);

– Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (10b);

– Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp);

– Công báo;

– BNV: BT, các TT, các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ;

– VPCP: BTCN, TBNC, các PCN, BNC, Ban Điều hành 112, Người phát ngôn của Thủ tướng Chính phủ, các Vụ, Cục, các đơn vị trực thuộc;

– Lưu: VT, CLT (BNV); HC (VPCP5). C.320.

Comments

Hiện tại không có lời bình nào!

Gửi lời bìnhHuỷ Bỏ

CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VIỆT PHONG

Văn phòng giao dịch: 108 ngõ 31 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội

ĐT: 024. 35 38 14 80 – Email: sodavietphong@gmail.com – info@inanchuyennghiep.vn Website: chúng tôi – chúng tôi – www.soda.com.vn

CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VIỆT PHONG

VPGD: 108 ngõ 31 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội

ĐT: 024 35 38 14 80 Email: sodavietphong@gmail.com – info@inanchuyennghiep.vn Website: www.inanchuyennghiep.vn chúng tôi – www.soda.com.vn

Bạn đang đọc nội dung bài viết Kỹ Thuật Xây Dựng Và Ban Hành Văn Bản Quản Lý Hành Chính trên website Athena4me.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!