Đề Xuất 1/2023 # Hướng Dẫn Quản Lý Văn Bản Đi Văn Bản Đến Và Lập Hồ Sơ Trong Môi Trường Mạng # Top 5 Like | Athena4me.com

Đề Xuất 1/2023 # Hướng Dẫn Quản Lý Văn Bản Đi Văn Bản Đến Và Lập Hồ Sơ Trong Môi Trường Mạng # Top 5 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Hướng Dẫn Quản Lý Văn Bản Đi Văn Bản Đến Và Lập Hồ Sơ Trong Môi Trường Mạng mới nhất trên website Athena4me.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư như sau: Số tư liệu: 139/VTLTNN-TTTH

Ngày ban hành: 14-03-2009

Nguồn: Các Bộ và ngang bộ

Tệp đính kèm: Tài liệu đính kèm

Kính gửi: – Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

– HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;

– Văn phòng Quốc hội;

– Văn phòng Chủ tịch nước;

– Văn phòng Trung ương Đảng;

– Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;

– Toà án nhân dân tối cao;

– Kiểm toán nhà nước;

– Cơ quan trung ương của các đoàn thể;

– Các Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91.

Căn cứ Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Quy định áp dụng tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;

Căn cứ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến,

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư như sau:

I. HƯỚNG DẪN CHUNG

1. Phạm vi, đối tượng

Văn bản này hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng, được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

2. Mục đích

Thống nhất nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

3. Yêu cầu

a) Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản và lập hồ sơ, phù hợp với quy trình công việc theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000.

b) Phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành về công nghệ thông tin và giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn, và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ chức.

c) Thông tin trong cơ sở dữ liệu (CSDL) phải chính xác, đầy đủ, bảo vệ được bí mật thông tin.

d) Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy không để mất mát, thất lạc.

Nội dung chi tiết trong tệp đính kèm.

Quản Lý Văn Bản Đi, Văn Bản Đến Và Quản Lý Con Dấu

* QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU TS. GVC. NguyÔn LÖ Nhung 0912581997 * I. QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Khái niệm, yêu cầu 1.1.1. Khái niệm – Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được. – Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi. – Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan. – Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. * 1.1.2. Yêu cầu – Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận văn thư cơ quan. – Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc. – Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi. – Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. – Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan đúng thời hạn. * 1.2. Quản lý văn bản đến 1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến Tất cả văn bản, tài liệu đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư cơ quan không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu “Riêng người có tên mở bì”. * 1.2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến – Đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. – Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Hình thức đăng ký văn bản đến: + Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ. + Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến. * 1.2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến – Trình xin ý kiến phân phối – Chuyển giao văn bản đến: Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng 1.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Giải quyết văn bản đến Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến * 1.2. Quản lý văn bản đi 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi 1.2.3. Đăng ký văn bản đi 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi 1.2.5. Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi * 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản), phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản. Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy. Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm * 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyển chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn bản. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn bản, mỗi cơ quan cần có quy định về ký văn bản. Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành ngay. * 1.2.3. Đăng ký văn bản đi Các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành đều phải tập trung thống nhất ở văn thư cơ quan để cho số và đăng ký. – Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức được đánh bằng chữ số Ả rập theo từng thể loại văn bản và theo năm * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản phải trình Chánh văn phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối. Văn bản đi phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan, tổ chức hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước. * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại một bản (giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản). Đối với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị và những văn bản cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản. Bản gốc những loại văn bản quan trọng và các bản có bút tích sửa chữa về nội dung của lãnh đạo cơ quan cần lưu kèm bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết. Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. * 2. Quản lý và sử dụng con dấu 2.1. Các loại con dấu: dấu cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan… 2.2. Quản lý và sử dụng con dấu – Trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu Con dấu của cơ quan phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho một cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu. * 2.3. Đóng dấu – Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. – Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. – Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. – Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý ngành * Tóm lại Quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu là những nội dung nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư; Nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu. Muốn vậy, mỗi cơ quan, tổ chức phải xây dựng quy chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc quy định đó.

Hướng Dẫn Doanh Nghiệp Cách “Chuẩn Hóa” Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến, Văn Bản Đi

Quản lý văn bản đến và văn bản đi như thế nào khoa học, chuyên nghiệp? Công tác quản lý văn thư đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp để đảm bảo cho hoạt động của các phòng ban và công việc chung được ổn định.

“Chuẩn hóa” quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi

Văn bản đến là toàn bộ những văn bản nằm ngoài phạm vi doanh nghiệp, do các tổ chức bên ngoài gửi cho doanh nghiệp. Văn bản đi là các văn bản do doanh nghiệp phát hành hoặc gửi ra ngoài phạm vi nội bộ cho các tổ chức khác.

2. Cách quản lý văn bản đến, văn bản đi khoa học, chuyên nghiệp

Công tác quản lý văn bản đi đến bao gồm nhiều khâu: Soạn thảo, phát hành, xử lý và lưu trữ văn bản.

Hệ thống văn bản của doanh nghiệp cần được trình bày theo một quy chuẩn nhất định, thể thức và bố cục thống nhất. Các văn bản cùng một loại cần theo một mẫu nhất định. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm và tra cứu thông tin khi cần.

Quản lý quá trình phát hành văn bản đi, nhận văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến: Cần kiểm tra số lượng, tình trạng, kiểm tra và đối chiếu các thông tin người nhận, người gửi.

Phân loại văn bản đến: Phân loại theo từng mục, từ tổng quát đến chi tiết cho tất cả các văn bản, có thể phân loại theo đơn vị gửi, loại văn bản hoặc tình trạng của văn bản để đưa vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý.

Phân loại văn bản để lưu trữ.

Chuyển giao văn bản đến: Phân phối văn bản đến cho bộ phận, người phụ trách.

Kiểm tra văn bản đi: Kiểm tra tất cả các tiêu thức về trình bày và thông tin, nội dung trước khi tiến hành gửi đi để tránh sai sót.

Cập nhật thông tin văn bản vào công cụ quản lý: Sử dụng sổ hoặc cơ sở dữ liệu, bảng tính trên máy tính.

Đóng dấu của doanh nghiệp: Nhân bản số lượng văn bản để lưu trữ, đóng dấu, ghi chú mức độ khẩn của văn bản.

Làm thủ tục phát hành văn bản: Bao gồm viết thông tin lên phong bì, dán phong bì và chuyển phát văn bản.

Khâu lưu trữ văn bản đi, đến đóng vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Lưu trữ khoa học sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, khai thác thông tin để phục vụ cho công việc, tránh lãng phí thời gian, hạn chế tình trạng mất dữ liệu:

Lưu trữ văn bản đến – đi theo hình thức tập trung, tại một đầu mối hoặc một phương thức thống nhất để mọi người cùng được biết và dễ dàng tìm kiếm.

Lưu trữ và sắp xếp văn bản đi, đến theo trình tự và theo mục, theo phân loại ban đầu.

Thường xuyên theo dõi và cập nhật tình trạng lưu trữ văn bản, đưa văn bản vào lưu trữ ngay khi các bộ phận giải quyết xong.

3. Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice – Giải pháp quản lý văn bản đến, văn bản đi hiệu quả, chuyên nghiệp

Đa phần các phương thức quản lý văn bản đi, văn bản đến truyền thống tồn tại nhiều hạn chế: Mất nhiều thời gian, tốn kém chi phí (nhân sự, văn phòng phẩm, thuê kho lưu trữ, phí vận chuyển), tiềm ẩn các rủi ro về thất lạc, mất, cháy hoặc hỏng văn bản,… Hiểu được những vấn đề này, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp giải pháp phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice nhằm cải tiến toàn diện quy trình quản lý văn bản cho doanh nghiệp.

Quản lý văn bản khoa học, chuyên nghiệp với CloudOffice.

Cập nhật công văn đi, đến đầy đủ.

Phân loại và phê duyệt công văn theo thời gian ngày cập nhật, ngày đến, ngày phát hành, ngày hiệu lực hoặc hết hiệu lực,…

CloudOffice cho phép quản lý theo phân hệ nhiều cấp, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Ngoài ra, CloudOffice còn nhiều tính năng ưu việt khác, không chỉ quản lý văn bản mà còn bao gồm các nghiệp vụ văn phòng của doanh nghiệp. Sử dụng CloudOffice sẽ cải tiến và chuyên nghiệp hóa công tác hành chính – văn phòng của doanh nghiệp.

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Tổng Hợp Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến Và Văn Bản Đi

Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi là quy trình quan trọng không thể thiếu trong vận hành hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt đây là quy trình mà nhân viên kế toán và nhân viên hành chính nhân sự của doanh nghiệp phải quan tâm đến

I. Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi

1. Mục đích

2. Phạm vi

Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư (văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu). Cán bộ văn thư sẽ tổ chức thực hiện quy trình này

3. Tài liệu viện dẫn

Theo Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi của nghị định số 09/2010/NĐ-CP vào ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung về một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP từ ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ đã quy định về công tác văn thư.

Theo nghị định số 110/2004/NĐ-CP vào ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ đã quy định về công tác văn thư.Nghị định 111/2004/NĐ-CP vào ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ đã quy định chi tiết và thi hành một số điều về Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP vào ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu và Theo nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.

Thông tư về liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP vào ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc ra hướng dẫn về thể thức cũng như kỹ thuật trình bày văn bản.Thông tư số 01/2011/TT-BNV vào ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc ra hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trong trình bày văn bản hành chính.

Công văn số 425/VTLTNN-NVTW từ ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư được lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn và quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến.

4. Quy trình quản lý văn bản đến

4.2. Mô tả

Sau khi tiếp nhận, đăng ký văn bản đến các Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Đối với các văn bản thường:

Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản và vào sổ Văn bản đến theo biểu mẫu đồng thời sẽ phải scan văn bản để nhập vào văn phòng điện tử nhằm quản lý các văn bản đến, đối với văn bản đến được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng các văn bản, số lượng trang trên mỗi văn bản… và sau đó chuyển tới cho Lãnh đạo chi cục xử lý văn bản đến.

Với các văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn” phải được đặt ưu tiên bóc bì ngay và xuất trình LĐCC giải quyết kịp thời.

Văn bản đó trên bì thư ghi rõ tên người nhận thì phải chuyển thẳng cho người đó.

Mọi văn bản đến đều sẽ được đóng dấu từ “ĐẾN” ở lề bên trái, phía bên trên trang đầu của văn bản và bằng mực đỏ; vào Sổ văn bản đến, trình LĐCC cần xem xét, chỉ đạo thực hiện.

Văn bản ở bì có các dấu chỉ mức độ “mật”, “tuyệt mật” thì cán bộ văn thư sẽ bóc bì thư, vào sổ văn bản đến theo biểu mẫu theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi sau đó chuyển tới LĐCC xem xét, chỉ đạo thực hiện (chú ý không thực hiện scan văn bản)

5.1.2.2 Xem xét chỉ đạo và thực hiện :

LĐCC sẽ trực tiếp xử lý văn bản đến và bút phê văn bản để phân phối các văn bản đến các phòng ban, đơn vị cá nhân sẽ có trách nhiệm chính xử lý văn bản.

5.1.2.3 Chuyển văn bản

CBVT sẽ nhận văn bản đến từ LĐCC để photo và nhân bản, khi photo xong Văn thư sẽ chuyển cho các phòng và đơn vị, cá nhân sẽ theo chỉ đạo của LĐCC. Với các phòng và đơn vị, cá nhân khi ký nhận văn bản tại Sổ chuyển giao Văn thư, với những văn bản đến chỉ cần chuyển đến trên mạng điện tử, văn thư căn cứ vào bút phê sẽ chuyển trực tiếp qua mạng cho phòng ban và cá nhân theo bút phê

Văn bản đến ở cơ quan ngày nào thì sẽ chuyển không quá một ngày, không để chậm.

Trường hợp các Văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản đó phải chuyển trả lại cho văn thư để chuyển về đúng nơi giải quyết.

5.1.2.4 Thực hiện việc xử lý văn bản đến

5.1.2.5 Lưu hồ sơ

Bộ phận/Cá nhân khi thực hiện/lưu giữ văn bản theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi đã được giải quyết theo quy định. Sổ văn bản đến thường, sổ văn bản đến bảo mật được lưu trữ ở Bộ phận Văn Thư trong thời gian là một năm, sau đó chuyển lưu trữ.

5. Quy trình quản lý văn bản đi

5.2. Mô tả

Quy định soạn thảo văn bản đi

Các cán bộ được phân công sẽ tiến hành soạn thảo về văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung đó và tính pháp lý của văn bản đó,hay ký nháy vào bên cạnh chữ ở kết thúc nội dung văn bản trước khi được trình duyệt.

Cán bộ sẽ đề xuất về mức độ ban hành văn bản mật và ra soạn thảo văn bản theo nội dung hay yêu cầu và thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản sẽ chịu trách nhiệm về nội dung cũng như tính pháp lý của văn bản đó, ký vào bên cạnh chữ kết thúc của nội dung văn bản trước khi trình duyệt.

5.2.2.2 Duyệt văn bản thảo

Trưởng phòng hay Phụ trách phòng phải thực hiện soát xét lại nội dung, thể thức văn bản và k‎ý vào góc phải ở mục chức vụ của người có thẩm quyền để ban hành văn bản sau khi văn bản đó được chỉnh sửa.

5.2.2.3 Duyệt, ký văn bản

LĐCC sẽ xem xét nội dung, hình thức các văn bản và ký; nếu văn bản không đạt yêu cầu phải chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản đó để chỉnh sửa.

Chữ ký của người có thẩm quyền trong văn bản phải rõ ràng; không được dùng bút chì, mực đỏ hay những thứ mực dễ phai để ký văn bản.

5.2.2.4 Làm thủ tục ban hành Sau khi đã có chữ ký của những người có thẩm quyền theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi, văn bản sẽ được chuyển qua Văn thư; Văn thư sẽ có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, và vào sổ văn bản đi theo, đối với các văn bản thường; vào sổ các văn bản đi và đối với văn bản mật để làm các thủ tục ban hành nếu đúng thể thức quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi.

Với những văn bản chuyển đến trong ngành Y tế phải tiến hành scan văn bản rồi chuyển văn bản qua văn phòng điện tử

5.2.2.5 Gửi văn bản đi

Đối với các văn bản thường:

Văn thư sẽ có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã được chỉ định bằng đường bưu chính, qua các mạng văn phòng điện tử Sở Y tế.

Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định và đảm bảo. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo đúng quy định riêng của ngành bưu điện

Ngoài bì thư có đóng dấu (ký hiệu) theo đúng mức độ yêu cầu của văn bản

5.2.2.6 Lưu hồ sơ

1. Sổ theo dõi công văn đến

Tải biểu mẫu Sổ theo dõi công văn đến TẠI ĐÂY

2. Sổ theo dõi công văn đi

Tải biểu mẫu Sổ theo dõi công văn đi TẠI ĐÂY

3. Sổ chuyển giao văn bản

Tải biểu mẫu Sổ chuyển giao văn bản TẠI ĐÂY

Bạn đang đọc nội dung bài viết Hướng Dẫn Quản Lý Văn Bản Đi Văn Bản Đến Và Lập Hồ Sơ Trong Môi Trường Mạng trên website Athena4me.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!