Đề Xuất 2/2023 # Giải Pháp Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành Công Việc (E # Top 6 Like | Athena4me.com

Đề Xuất 2/2023 # Giải Pháp Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành Công Việc (E # Top 6 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Giải Pháp Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành Công Việc (E mới nhất trên website Athena4me.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

E-Office là giải pháp văn phòng điện tử được EITSC xây dựng trên nền Web bao gồm các chức năng phục vụ việc quản lý điều hành công việc như: Quản lý văn bản, Quản lý công việc, Hồ sơ tài liệu, Lịch làm việc, Tin tức…

I. GIỚI THIỆU CHUNG

1.1. Giới thiệu

E-Office là giải pháp văn phòng điện tử được EITSC xây dựng trên nền Web bao gồm các chức năng phục vụ việc quản lý điều hành công việc như: Quản lý văn bản, Quản lý công việc, Hồ sơ tài liệu, Lịch làm việc, Tin tức…

Đây là giải pháp dễ dàng triển khai và sử dụng, đã và đang được rất nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng trong đó có nhiều bộ, ngành, các sở, ngân hàng, tổng công ty và các trường đại học…

1.2. Các lợi ích khi sử dụng e-Office

– Điều hành tập trung và giúp ra quyết định nhanh.

– Tiết kiệm chi phí thư tín, điện thoại, in ấn, sao chép, không gian lưu trữ.

– Hướng đến một hệ thống thông tin đồng nhất.

– Biết được công việc cần xử lý, các công việc đang theo dõi.

– Bất cứ thông tin, tài liệu nào có thể tìm thấy được nhanh chóng khi cần.

– Chi phí đầu tư thấp, hiệu quả mang lại cao.

– Kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ: cải tiến tốc độ xử lý công việc, theo dõi và đánh giá dễ dàng công việc, chuẩn hóa được các quy trình công việc…

– Nâng cao hiệu quả xử lý công việc (giảm thời gian xử lý, trao đổi), tăng năng suất lao động.

– Giải quyết kịp thời các bế tắc trong quy trình xử lý công việc, theo dõi được tất cả các hoạt động trong quy trình xử lý công việc, đảm bảo tính liên thông dữ liệu, giảm tối đa các rủi ro.

– Thông tin an toàn, bảo mật cao.

– Sẵn sàng mở rộng cả về nhu cầu tin học hóa các nghiệp vụ quản lý và quy mô triển khai

– Đáp ứng các quy định, yêu cầu của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ thông tin và Truyền thông về hệ thống quản lý văn bản điện tử.

– Đáp ứng yêu cầu của Chính phủ về chính phủ điện tử, hiện đại hóa công tác quản lý, điều hành.

1.3. Điểm nổi bật

– Xây dựng trên nền tảng công nghệ Portal & Collbaration: MS Sharepoint – một platform tổng thể để triển khai, tích hợp nhiều ứng dụng.

– Khả năng mở rộng cả về ứng dụng lẫn quy mô triển khai.

– Dễ thao tác, nắm bắt nhanh các thông tin cần xử lý.

– Tự động hoá quy trình nghiệp vụ.

– Kết nối qua các thiết bị máy tính bảng, điện thoại thông minh.

– Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác.

– An toàn, bảo mật.

II. TÍNH NĂNG CHÍNH

2.1. Nhóm tính năng quản lý, điều hành:

– Quản lý văn bản:

kiểm soát và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản trình ký, văn bản nội bộ của đơn vị. Lãnh đạo đơn vị/phòng ban có thể chỉ đạo, điều hành xử lý các công việc trực tiếp trên phần mềm thông qua môi trường mạng LAN, Internet.

– Quản lý công việc, nhắc việc:

Phân hệ này giúp Lãnh đạo đơn vị/phòng ban dễ dàng tạo, quản lý công việc giao cho nhân viên thực hiện, qua đó có thể nắm bắt được tiến độ xử lý các công việc và kịp thời chỉ đạo, điều hành. Phần mềm hỗ trợ quản lý kế hoạch công tác năm, quý, tháng của đơn vị.

– Quản lý lịch làm việc:

Quản lý lịch làm việc tuần, tháng, của đơn vị/cá nhân.

– Quản lý đăng ký phòng họp:

Quản lý danh sách phòng họp và thông tin đăng ký phòng họp.

– Quản lý đăng ký xe:

Quản lý danh sách xe công của đơn vị và thông tin đăng ký sử dụng xe.

– Thống kê, báo cáo:

Hỗ trợ tổng hợp các báo cáo về xử lý văn bản, công việc, tổng hợp thông tin sử dụng phòng họp/xe theo tuần/tháng/năm. Các thông tin báo cáo được trích xuất, hiển thị theo thời gian thực giúp Lãnh đạo đơn vị/phòng ban dễ dàng theo dõi, quản lý và kịp thời chỉ đạo, điều hành.

2.2. Nhóm tính năng quản lý lưu trữ tài liệu:

– Quản lý hồ sơ công việc:

quản lý toàn bộ các hồ sơ tài liệu lưu trữ trên hệ thống, cho phép phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm… đến từng hồ sơ, thư mục, tài liệu trong hồ sơ.

– Quản lý kho thư viện tài liệu dùng

chung: quản lý, chia sẻ cho cá nhân/nhóm cá nhân/đơn vị các tài liệu quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu…

2.3. Nhóm tính năng truyền thông nội bộ:

– Trang tin tức nội bộ:

Quản lý, đăng tải các thông tin mới của đơn vị lên trang tin nội bộ. Cho phép quản lý tin tức nhiều chuyên mục tin khác nhau (bản tin, thông báo…).

– Thông báo nội bộ:

cho phép người được phân quyền gửi các thông báo đến cá nhân/nhóm cá nhân/toàn thể cán bộ nhân viên trong đơn vị.

– Danh bạ nội bộ:

Quản lý thông tin cán bộ nhân viên trong cơ quan các thông tin: ảnh, họ tên, ngày sinh, điện thoại, phòng ban, chức vụ…

– Chat nội bộ:

Chức năng giúp các cán bộ, nhân viên có thể trao đổi, chia sẻ thông tin trực tuyến, hỗ trợ trong việc trao đổi nội bộ, xử lý công việc.

2.4. Các tính năng tích hợp:

– Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua Email.

– Tích hợp chức năng scan để số hóa tài liệu trực tiếp vào hệ thống.

– Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua tin nhắn SMS.

– Phiên bản phần mềm trên các thiết bị di động (điện thoại thông minh, máy tính bảng…).

– Tích hợp chức năng chữ ký số, sẵn sàng tích hợp và sử dụng khi đơn vị đăng ký chữ ký số.

– Sẵn sàng trong việc kết nối với trục văn bản liên thông của Chính phủ.

III. ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG

Tất cả các cơ quan, đơn vị có tầm nhìn và nhu cầu về ứng dụng CNTT trong việc quản lý văn bản và điều hành công việc như các bộ, ngành, các sở, ngân hàng, công ty và các trường đại học, cao đẳng….

IV. DỊCH VỤ LIÊN QUAN

5.1. Tư vấn xây dựng, triển khai hệ thống phần mềm

Tư vấn xây dựng, triển khai phần mềm tại đơn vị theo yêu cầu thực tế.

Đề xuất các giải pháp triển khai, tích hợp với hệ thống phần mềm hiện có của đơn vị.

Bảo hành, bảo trì phần mềm.

5.2. Đào tạo, tập huấn

Đào tạo, hướng dẫn các đơn vị, phòng ban, người dùng sử dụng phần mềm.

Đào tạo, hướng dẫn cán bộ quản trị sử dụng phần mềm.

Đào tạo, tập huấn nâng cao kỹ năng sử dụng CNTT trong các nghiệp vụ của cơ quan, doanh nghiệp.

5.3. Dịch vụ kỹ thuật

Dịch vụ bảo hành, bảo trì phần mềm.

Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật phần mềm trong quá trình sử dụng.

Dịch vụ cung cấp, cho thuê máy chủ.

Dịch vụ quản trị máy chủ, quản trị phần mềm.

Dịch vụ nâng cấp, phát triển và mở rộng hệ thống phần mềm.

5.4. Chuyển giao công nghệ

Đào tạo, chuyển giao công nghệ xây dựng, phát triển phần mềm.

V. THÔNG TIN LIÊN HỆ

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ: Trung tâm Giải pháp công nghệ thông tin giáo dục – Cục Công nghệ thông tin – Bộ Giáo dục và Đào tạo

Địa chỉ: Tầng 6 Tòa nhà Tân Minh, số 37 ngõ 27 Đại Cồ Việt, Hà Nội.

Điện thoại: 024 3266 9628

Phần Mềm Quản Lý Văn Bản, Điều Hành Công Việc Và Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Lưu Trữ

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết trong mọi hoạt động của Nhà nước. Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và truyền thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước. Vì vậy công tác văn thư đã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm.

Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư.

Thực tế cho thấy, công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay, bên cạnh các kết quả đạt được còn nhiều tồn tại cần khắc phục như:

– Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do lượng thông tin không ngừng tăng lên;

– Phương tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn thủ công, việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng được nhu cầu mới , nhanh chóng , chính xác;

– Nhiều cơ quan do phương tiện xử lý thông tin lạc hậu dẫn đến tình trạng chỉ xử lý được những tài liệu hồ sơ do chính mình sản sinh ra trong một năm, mặc dù văn bản vẫn còn nằm trong tủ hoặc các văn bản pháp quy đã được đăng trên Công báo, nhưng người ta vẫn không nhớ hết những văn bản, những thông tin cần thiết trước khi ban hành văn bản mới dẫn đến việc xây dựng ban hành văn bản còn bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí còn mâu thuẫn nhau.

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Trải qua bề dầy về thời gian, khối lượng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngày một lớn hơn, mà công cụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn chủ yếu là các công cụ truyền thống cho nên gặp rất nhiều khó khăn, nhiều khi không thể thực hiện được.

Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và công tác lưu trữ là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay.

Trung tâm Tin học – Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và lưu trữ theo các nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Với đội ngũ viên chức trẻ, có trình độ, nhiệt huyết, Trung tâm Tin học không ngừng nghiên cứu các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn của ngành văn thư và lưu trữ, trong đó đặc biệt phải kể đến là việc nghiên cứu và phát triển phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ. Trong lịch sử hình thành và phát triển, Trung tâm Tin học đã tổ chức tập huấn và triển khai ứng dụng tin học trong công tác văn thư, lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị như: Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Đài Phát thanh và Truyền hình Hà Nội, Đài Truyền hình Việt Nam, Bộ Công Thương, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Thông tấn xã Việt Nam …Văn phòng UBND các tỉnh Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Yên Bái, Thanh Hoá, Hoà Bình, Lạng Sơn, Bình Định, Quảng Nghãi, Nghệ An, Phú Thọ, Bắc Giang, Đăk Lắc,…

Phần mềm Quản lý Văn bản đi, đến và Hồ sơ công việc được xây dựng dựa trên mô hình khách/chủ. Lược đồ bên dưới mô tả kiến trúc logic của phần mềm:

Mô hình hệ thống

– Phần mềm máy khách: Phần mềm cho máy khách chính là trình duyệt web, có nhiệm vụ cung cấp giao diện làm việc và tương tác với người dùng cuối.

– Phần mềm cho máy chủ: Là một hệ thống phần mềmcó kiến trúc 3 lớp:

+ Web server (máy chủ dịch vụ Web): Web server trao đổi thông tin với trình duyệt web (phần mềm máy khách) qua các giao thức http (Hypertext Transmission Protocol). Nó nhận các truy vấn và thông tin của người dùng nhập vào hệ thống từ trình duyệt, chạy các chương trình tương ứng và gửi trả kết quả lại cho trình duyệt hiển thị.

+ Các chương trình: Các chương trình bao gồm các tệp mã lệnh, các ActiveX component (COM) and libraries (DLL). Máy chủ web, tuỳ theo các truy vấn từ phía người dùng, sẽ chạy chương trình.

+ Dịch vụ nền: Là tập hợp một số các dịch vụ cơ sở chạy tại máy chủ phục vụ cho các chức năng của Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc, gồm có hệ quản trị cơ sở dữ liệu, dịch vụ quản lý lưu trữ dữ.

Giao thức truyền thông giữa hai hệ thống máy khách và máy chủ trong giải pháp Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc của Trung tâm Tin học là http. Giao thức này được xây dựng trên nền tảng của bộ giao thức TCP/IP, nền tảng truyền thông của mạng Internet. Điều này giúp cho Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc có thể được triển khai mạng máy tính có quy mô và kiến trúc bất kỳ, sử dụng nhiều thiết bị phần cứng khác nhau.

Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc được xây dựng trên nền tảng công nghệ web (Microsoft Active Server Pages). Các máy trạm cài đặt trình duyệt Web là có thể truy cập và sử dụng tất cả các phân hệ của phần mềm. Ngoài trình duyệt các máy trạm cần được cài đặt phông chữ và bộ gõ tiếng Việt theo chuẩn Unicode.

Giao diện chính của phần mềm

Giao diện làm việc của Phần mềm Quản lý Văn bản đi, đến và Hồ sơ công việc tương thích với các loại trình duyệt phổ dụng.

SQL Server 2005 là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database Management System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer. Một RDBMS bao gồm databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS.

SQL Server 2005 được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user. SQL Server 2005 có thể kết hợp “ăn ý” với các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server….

Các trường thông tin quản lý văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc, văn bản trong hồ sơ công việc được xây dựng theo chuẩn mô tả dữ liệu do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.

– Phần mềm cho phép quản lý văn bản đi, văn bản đến theo nhiều sổ văn bản đi, văn bản đến; các sổ văn bản đi, trong mỗi sổ văn bản số thứ tự văn bản được tự động nhảy tăng dần.

– Các trường thông tin mô tả văn bản đi, văn bản đến theo đúng chuẩn mô tả do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành. Đối với văn bản đi có các trường như: Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Đơn vị soạn, Nới nhận, …Đối với văn bản đến: Số đến, Ngày đến, Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Nới gửi, Đơn vị nhận, Tác giả,…

– Phần mềm cho phép gắn nội dung toàn văn của văn bản đi, văn bản đến theo định dạng file: text, file ảnh, file pdf…vào hệ thống.

7. Quản trị, phân quyền cho người sử dụng

Đối tượng sử dụng

– Mỗi người dùng sẽ được người quản trị hệ thống cung cấp một tài khoản truy cập gồm Tên đăng nhập và Mật khẩu đăng nhập vào phần mềm, tuỳ theo quyền hạn của người dùng có thể chức năng tương ứng.

– Đối tượng quản trị hệ thống: quản lý người dùng, thông tin hệ thống, cấu hình biểu ghi nhập dữ liệu văn bản đến, văn bản đi cho phù hợp với đơn vị…

Thông tin trong hệ thống có thể được chia thành nhiều lớp cho phép từng đối tượng có thể tiếp cận. Mỗi người sử dụng được phép tiếp cận với các lớp thông tin tương ứng do người quản lý xác định.

– Phần mềm cho phép tạo nhiều sổ văn bản đi, văn bản đến, số thứ tự văn bản tự động nhảy theo sổ văn bản.

– Cho phép tự cấu hình thứ tự các trường biểu ghi nhập trong văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc.

10. Hệ thống từ điển linh hoạt

Hệ thống cho phép người dùng tự định nghĩa thông tin trong từ điển của hệ thống: Từ điển tên loại văn bản, Từ điển chức danh, Từ điển tính chất văn bản…

11. Báo cáo thống kê linh hoạt, nhanh chóng

Hệ thống có phân hệ báo cáo, thống kê để phục vụ tổng hợp,báo cáo văn bản theo yêu cầu, ngoài ra phân hệ quản lý văn bản đến, văn bản đi đều có chức năng tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao.

– Tìm kiếm nâng cao: cho phép người dùng có thể kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm để kết quả tìm kiếm được chính xác.

– Hệ thống cho phép lựa chọn kết xuất báo cáo theo Crystal report, Word, HTML.

Hệ thống được bảo đảm an ninh theo ba mức: Mức mạng, mức cơ sở dữ liệu và mức ứng dụng

Hỗ trợ giao thức SSL (Secured Socket Layer): Là một ứng dụng tựa trên nền Web, Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc có thể dễ dàng tích hợp với giao thức SSL để mã hoá dữ liệu trên đường truyền. Trên một kết nối SSL, dữ liệu truyền giữa máy trạm (trình duyệt) và máy chủ (web server) sẽ được mã hoá từ điểm đầu đến điểm cuối và vì thế nội dung sẽ được bảo mật. Giao thức SSL được dùng rộng rãi trong các giao dịch thương mại và tài chính trên mạng Internet.

Bảo mật ở mức cơ sở dữ liệu dựa vào cơ chế và chính sách bảo mật do hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Microsoft SQL Server) cung cấp. Các tài khoản và vai trò khác nhau trong cơ sở dữ liệu sẽ được xác lập và duy trì thông qua các công cụ quản trị của Microsoft SQL Server.

Người quản trị hệ thống có thể tạo một số lượng không hạn chế người dùng trong hệ thống. Mỗi người dùng trong hệ thống có thể được phân quyền trên ba hướng tiếp cận dữ liệu:

– Tiếp cận theo chức năng hệ thống: người dùng có thể được thực hiện một trong 4 quyền như sau: Đọc dữ liệu, Nhập mới dữ liệu, Sửa dữ liệu, Xoá dữ liệu.

– Tiếp cận theo lớp dữ liệu: hệ thống cho phép tổ chức thành cáclớp dữ liệu, tuỳ thuộc quyền của người sử dụng mà có thể được truy xuất dữ liệu thuộc lớp nào.

Hệ thống có chức năng ghi nhật ký sử dụng: tự động ghi lại các thao tác của người sử dụng trong hệ thống để theo dõi.

Chức năng Sao lưu dữ liệu cho phép người sử dụng sao lưu toàn bộ cơ sở dữ liệu ra file .bak và sao lưu vào các thiết bị lưu trữ tránh mất dữ liệu khi hệ thống có sự cố.

Chức năng phục hồi dữ liệu cho pháp người sử dụng khôi phục lại dữ liệu đã mất tại thời điểm sao lưu gần nhất.

a) Lưuđồ mô tả quản lý văn bản đến và điều hành công việc

b) Lưu đồ quản lý văn bản đi và điều hành công việc

Window 2003 Server hoặc Window 2008 Server, nếu không cài trên môi trường mạng (dùng tại một máy) chỉ cần cài Window XP hoặc Window 7.

Về phía người sử dụng cần trình duyệt Web Internet Explorer 7.0 trở lên.

Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2005 trở lên

– Dung lượng bộ nhớ RAM: 02 GB trở lên

– Ổ cứng HDD tuỳ thuộc vào dung lượng dữ liệu, thường sử dụng 120GB.

– Ổ ghi đĩa CD hoặc DVD để phục vụ backup dữ liệu ra đĩa

– Card mạng để nối máy tính vào mạng nội bộ hoặc ra ngoài Internet.

– Chương trình được phát triển trên môi trường web-base sử dụng công nghệ Microsoft chúng tôi

– Cơ sở dữ liệu được quản trị bằng Microsoft SQL Server 2008, có thể tùy biến sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác tùy theo khả năng ứng dụng từ phía người dùng;

– Được xây dựng trên công nghệ web-base do đó chương trình có thể tích hợp được vào hệ thống website hay cổng thông tin điện tử và khai thác rộng rãi trên mạng Internet;

– Có phân hệ tự động chuyển hồ sơ tài liệu từ CSDL mạng cục bộsang CSDL khai thác trên Internet linh hoạt theo yêu cầu của người dùng.

– Chương trình hỗ trợ bộ mã tiếng Việt UNICODE theo chuẩn TCVN6909:2001 tích hợp sẵn bộ gõ tiếng Việt theo nhiều kiểu gõ khác nhau: Telex, VNI, VIQR,…;

– Hỗ trợ đa ngôn ngữ, vì thế người dùng có thể nhập hồ sơ tài liệu dưới nhiều ngôn ngữ khác nhau: Anh, Pháp, Nga, Trung,..

– Hệ thống báo cáo đa dạng, phong phú và khoa học theo tiêu chuẩn của ngành:

+ Danh sách phông, bộ sưu tập lưu trữ;

+ Thẻ độc giả khai thác sử dụng tài liệu;

– Hệ thống bảng biểu thống kê phù hợp với hệ thống biểu mẫu thống kê về công tác văn thư lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành;

– In ấn tài liệu theo nhiều cách, tuỳ chọn cột dữ liệu in theo yêu cầu của người sử dụng;

– Có thể kết xuất báo cáo ra dưới dạng Word để tinh chỉnh cho phù hợp với yêu cầu.

– Hệ thống khung phân loại thông tin bao gồm đầy đủ tất cả các mức phân cấp thông tin từ mức cao đến mức thấp của tất cả các ngành, các lĩnh vực từ tổ chức, nhân sự, hành chính, chính trị, xã hội, nghề nghiệp, địa dư, quốc gia … đến công an, quân sự, ngoại giao, tư pháp, nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, du lịch, văn hóa, thể thao, dân tộc, tôn giáo, v.v…;

– Phân quyền theo từng tài khoản cá nhân hay tài khoản nhóm với tên và mật khẩu truy cập được mã hóa ngẫu nhiên hạn chế tối đa việc truy cập trái phép;

– Phân quyền nhiều lớp theo khung phân loại thông tin nhằm ngăn chặn chi tiết nhóm tài liệu được phép hay không được phép khai thác.

– Khả năng tìm kiếm linh hoạt và chính xác, đáp ứng nhiều yêu cầu và nhiều tiêu chí tìm kiếm của người dùng, kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm, khả năng bỏ qua các lỗi đơn giản về kỹ năng tìm kiếm của người dùng để tìm ra tài liệu yêu cầu.;

– Khung phân loại thông tin là một công cụ hữu hiệu và là một thế mạnh của việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ mà không một hệ thống tìm kiếm nào có được, góp phần quản lý tài liệu một cách hiệu quả hơn.

– Tìm kiếm hồ sơ, tài liệu từ đơn giản đến nâng cao, tìm kiếm theo hệ thống khung phân loại thông tin rất nhanh chóng và chính xác;

– Cập nhật và quản lý hồ sơ, tài liệu (kèm theo cập nhật tài liệu số hóa dưới nhiều dạng image, word, excel, text …) theo các trường thông tin chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành;

– Đăng ký, quản lý độc giả và tình hình khai thác sử dụng, quản l ‎ ý thẻ độc giả, phiếu yêu cầu, sao chụp tài liệu;

– Quản lý và theo dõi tình hình khai thác trực tuyến, kiểm soát được lượt người truy cập chương trình cũng như thời gian truy cập.

Chương trình đòi hỏi cấu hình tối thiểu như sau:

– Bộ xử lý tốc độ Intel Pentium dual core 2.0GHz;

– Ổ đĩa cứng còn trống ít nhất 50 GB;

– Hệ điều hành Windows XP Profession hay Windows 2003 Server trở lên;

– Hệ cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2008 trở lên;

– Cài đặt Internet Information Service, Microsoft .NET Framework 4.0

– Hệ điều hành Windows XP trở lên;

– Cài đặt sẵn trình duyệt Internet Explorer 8.0 trở lên hoặc trình duyệt khác tương đương.

Chuyển giao gián tiếp (thông qua mạng internet) hoặc trực tiếp:

– Hướng dẫn cán bộ của đơn vị sử dụng phần mềm;

– Hiệu chỉnh phần mềm đáp ứng các yêu cầu đặc thù;

– Bảo hành, nâng cấp phần mềm trong 12 tháng.

Tổ chức triển khai cụ thể đối với một khối tài liệu lưu trữ.

Chi phí chuyển giao: từ 10.000.000 đ đến 250.000.000 đ

Tùy theo mức độ ứng dụng và số lượng phân hệ đưa vào sử dụng của người dùng. Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẵn sàng hỗ trợ triển khai trên cơ sở hợp tác giữa các đơn vị trong ngành./.

Email: tinhoc@archives.gov.vn

Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành: Hỗ Trợ Tin Học Hóa Công Tác Quản Lý

Để giúp quá trình xử lý văn bản, điều hành công việc được nhanh chóng, tăng cường hiệu lực và hiện đại hóa công tác quản lý hành chính Nhà nước, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, vừa qua, Trung tâm CNTT Tây Bắc (thuộc Sở Thông tin và Truyền thông Phú Thọ) liên kết với các doanh nghiệp phần mềm đã nghiên cứu và xây dựng thành công phần mềm quản lý văn bản và điều hành nguồn mở. Đến nay, phần mềm đã và đang được triển khai ở các huyện, thành, thị trên địa bàn tỉnh và được Bộ Thông tin và Truyền thông chọn là 1 trong 7 phần mềm chỉ đạo các địa phương sử dụng thử nghiệm.

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành nguồn mở là cách thức tin học hóa công tác quản lý, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, văn bản một cách khoa học và tiện lợi; giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước trên hệ thống mạng máy tính để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ công chức.

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành nguồn mở được viết trên nền web và phát triển trên ngôn ngữ lập trình PHP với nhiều ưu điểm vượt trội. Khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành nguồn mở, thay vì tiếp nhận văn bản thủ công, phần mềm này quản lý toàn bộ công văn đi đến, cho phép định nghĩa và phân loại các loại văn bản cũng như theo dõi quá trình giải quyết công việc trên máy tính.

Ưu điểm của phần mềm này là có thể chủ động hiệu chỉnh linh hoạt theo nhu cầu, có khả năng mở rộng thêm các tính năng tiện ích khác như lịch công tác, văn bản pháp quy, diễn đàn trao đổi…. Phần mềm có thể chạy trên Internet hoặc trong mạng nội bộ, giúp cho cán bộ công chức có thể theo dõi, xử lý công việc khi đi công tác hoặc ở xa công sở. Phần mềm có tốc độ nhanh, bảo đảm an ninh thông tin, giúp đơn vị sử dụng tiết kiệm chi phí.

Trong năm 2013, phần mềm này sẽ được triển khai và đưa vào sử dụng tại 7 huyện. Vừa qua, Sở Thông tin và Truyền thông Phú Thọ đã cài đặt, đào tạo chuyển giao công nghệ tại các huyện Tam Nông, Phù Ninh và Thanh Ba. Theo đánh giá sơ bộ ở các đơn vị được triển khai, phần mềm quản lý văn bản và điều hành nguồn mở về cơ bản khá thân thiện, dễ sử dụng, ổn định và linh hoạt, đầu tư chi phí thấp, giúp quản lý văn bản một cách khoa học, lãnh đạo xử lý văn bản kịp thời ở mọi nơi thông qua hệ thống Internet.

Thay đổi thói quen không phải dễ dàng thực hiện. Việc phân phối văn bản, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo theo cách truyền thống không thể thay đổi trong một sớm một chiều. Song qua thực tế triển khai, có thể nhận thấy địa phương nào mà lãnh đạo quan tâm, chú trọng đến việc ứng dụng CNTT thì việc đưa phần mềm quản lý văn bản và điều hành vào sử dụng khá nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả. Kết quả triển khai phần mềm này tại 7 đơn vị trong năm 2013 sẽ là cơ sở để đánh giá, rút kinh nghiệm, nhân rộng trong toàn tỉnh và đây cũng sẽ là một tiêu chí đánh giá về mức độ ứng dụng CNTT của các địa phương trong tỉnh thời gian tới.

Như vậy, cùng với việc triển khai đồng bộ ở cấp huyện hệ thống thư điện tử, mạng nội bộ (LAN), hội nghị truyền hình trực tuyến, trang thông tin điện tử…thì việc đưa phần mềm quản lý văn bản và điều hành vào sử dụng sẽ đẩy nhanh việc ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước, thúc đẩy quá trình cải cách thủ tục hành chính hướng tới mục tiêu xây dựng thành công chính phủ điện tử tại địa phương.

Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành Doceye

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye là phần mềm hỗ trợ công việc quản lý văn bản có đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao mà các đơn vị và doanh nghiệp đều mong muốn.

Thế nào là phần mềm quản lý văn bản?

Thế nào là phần mềm quản lý văn bản?

Quản lý văn bản được hiểu là việc doanh nghiệp, tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đi và văn bản đến của doanh nghiệp, cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định. Việc quản lý văn bản truyền thống có thể gặp nhiều khó khăn so phải quản lý một lượng lớn hồ sơ, văn bản được lưu trữ tăng lên theo từng ngày gây tốn chi phí và thời gian tìm kiếm.

Phần mềm quản lý văn bản là xu hướng mới của kỷ nguyên số 4.0, khi mà việc áp dụng các công nghệ, phần mềm hỗ trợ cho công việc trở nên phổ biến và được khuyến khích. Phần mềm quản lý văn bản là được xem là giải pháp toàn diện dành cơ mọi cơ quan, doanh nghiệp, giúp quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ đi và đến hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, hiệu quả làm việc và dễ dàng tìm kiếm hơn so với trước.

Với chức năng hỗ trợ người dùng thu thập dữ liệu, văn bản được để nhiều dạng cấu trúc phù hợp từng cá nhân sử dụng và chia sẽ với mọi người trong hệ thống và hiện nay phần mềm đã được rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp sử dụng.

Mô hình tổng thể phần mềm quản lý văn bản

Mô hình tổng thể phần mềm quản lý văn bản

Đối với các phần mềm quản lý văn bản miễn phí sẽ giúp các đơn vị thao tác dễ dàng tuy nhiên sẽ hạn chế tính năng khiến cho người dùng gặp khó khăn trong việc quản lý văn bản. Vì vậy, để phù hợp với từng doanh nghiệp đơn vị, phần mềm

DocEye sẽ đa dạng các tính năng giúp người dung dễ dàng hơn khi sử dụng.

– Tính năng quản lý thông tin tài liệu: với tính năng này, phần mềm quản lý văn bản và điều hành giúp người sử dụng cập nhật, chỉnh sửa, tạo việc từ file tài liệu cá nhân, đồng bộ thư mục và chia sẻ tài liệu với kho tài liệu chung, các phòng ban trong cùng hệ thống.

Các tính năng của phần mềm bao gồm

Phần mềm có hệ thống thu nhận, lưu trữ, quản lý và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó. Trong đó, thông tin phi cấu trúc bao gồm các dạng như: Văn bản tài liệu, video, hình ảnh, audio, email, báo cáo kết xuất từ các ứng dụng nghiệp vụ,…

Bên cạnh đó, phần mềm DocEye còn linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu của từng khách hàng về quá trình quản lý tài liệu và bóc tách thông tin gần như tự động.

Lợi ích của phần mềm quản lý văn bản DocEye

Là sản phẩm trí tuệ của FSI – Công ty hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tài Việt Nam, DocEye có đầy đủ các yếu tố để trở thành một phần mềm quản lý văn bản hàng đầu. Được tích hợp sẵn công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động IONE, tích hợp công nghệ thông minh như cơ chế học máy (Machine learning), AI, IOT,… phần mềm quản lý văn bản DocEye mang lại nhiều lợi ích không tưởng cho người dùng mà không dừng lại ở một phần mềm quản lý văn bản thông thường:

– Quản lý, tìm kiếm chia sẻ tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn bởi không gian và thời gian

– Dễ dàng tạo lập quy trình làm việc, giúp quản lý công việc chuyên nghiệp hiệu quả

– Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệptheo bảng thống kê

– Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý, …)

– Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp (mẫu form, mẫu từ hành chính, …)

– Thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng

Phần mềm quản lý văn bản thông minh DocEye cũng đạt được nhiều giải thưởng lớn uy tín của ngành công nghệ, giúp khẳng định chất lượng của sản phẩm cũng như khẳng định những đánh giá cao của giới chuyên môn: giải thưởng Sao khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018; giải thưởng Vietnam Digital Award 2019,….

Bạn đang đọc nội dung bài viết Giải Pháp Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành Công Việc (E trên website Athena4me.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!