Đề Xuất 12/2022 # Cơ Quan Hành Chính Tiến Tới Trao Đổi Tài Liệu Bằng Văn Bản Điện Tử / 2023 # Top 15 Like | Athena4me.com

Đề Xuất 12/2022 # Cơ Quan Hành Chính Tiến Tới Trao Đổi Tài Liệu Bằng Văn Bản Điện Tử / 2023 # Top 15 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Cơ Quan Hành Chính Tiến Tới Trao Đổi Tài Liệu Bằng Văn Bản Điện Tử / 2023 mới nhất trên website Athena4me.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Hiện nay, việc thực hiện lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử tại Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở kỹ thuật, nguồn nhân lực. Việc thực hiện hệ thống quản lý văn bản điện tử không thực hiện đồng nên các Bộ, cơ quan, địa phương vẫn chưa được kết nối với nhau thông qua các văn bản điện tử mà vẫn thông qua văn bản giấy.

Đây là nhận định được đưa ra tại Hội thảo khoa học “Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử” do Đại học Nội vụ (Bộ Nội vụ) tổ chức ngày 1/9.

Trong Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 Chính phủ đã đặt mục tiêu đến năm 2020, 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử. Thực tế những năn gần đây cũng cho thấy, văn bản điện tử đang có xu hướng dần thay thế văn bản giấy. Công tác lập hồ sơ và lưu trữ nguồn tài liệu điện tử đang được đặt ra cấp bách nhằm lưu trữ lâu dài nguồn thông tin dưới dạng điện tử.

Phát biểu tại hội thảo, Phó Giáo sư, Tiến sỹ Triệu Văn Cường, Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ cho biết, để đáp ứng xu hướng điện tử hóa hệ thống quản lý văn bản, thông tin, trong 5 năm gần đây Đại học Nội vụ đã xây dựng giáo trình đào tạo lưu trữ văn bản điện tử và đưa vào giảng dạy.

“Hiện nay, các cơ sở đào tạo đang gặp khó khăn trong việc cập nhật những kiến thức mới về vấn đề lập hồ sơ, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử để phục vụ giảng dạy trong chuyên ngành thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Chúng tôi tổ chức hội thảo khoa học để học hỏi kinh nghiệp trong nước và quốc tế để hoàn thiện giáo trình đào tạo nghiệp vụ này,” Phó Giáo sư, Tiến sỹ Triệu Văn Cường nói.

Tiến sỹ Nguyễn Đức Vũ, Phó Giám đốc Trung tâm kỹ thuật Thông Tấn Xã Việt Nam cũng cho rằng số hóa tài liệu sẽ sớm trở thành xu hướng trong tương lai và cần phải tận dụng nguồn lực cộng đồng trong việc số hóa tài liệu cũ để tiết kiệm chi phí và đẩy nhanh quá trình số hóa tài liệu.

Mặc dù các chuyên gia đều cho rằng tài liệu điện tử có nhiều ưu điểm hơn tài liệu giấy nhưng các chuyên gia cũng lưu ý việc bảo mật thông tin trong xử lý tài liệu.

Giáo sư, Tiến sỹ Larin M.V Viện trưởng Viện Văn bản học và Công tác lưu trữ toàn Nga cho rằng sử dụng hệ thống văn bản điện tử sẽ giúp bộ máy quản lý hành chính làm việc tốt hơn. Làm việc trên máy tính sẽ xử lý tài liệu nhanh hơn, cùng một lúc lập hồ sơ và xử lý được nhiều công việc. Tuy nhiên, không phải tài liệu nào cũng có thể lưu trữ điện tử do tính bảo mật của thông tin. Vấn đề lưu trữ tài liệu được lâu dài cũng đang là thách thức lớn hiện nay.

Theo báo cáo, nhiều đơn vị cơ quan nhà nước đã có các quy định, yêu cầu cán bộ, công chức sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi văn bản trong nội bộ mỗi cơ quan như: giấy mời, tài liệu họp, báo cáo, thông báo… Nhiều cơ quan cũng đã trang bị hệ thống quản lý văn bản điện tử.

Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các cơ quan nhà nước vẫn thực sự tạo nên một môi trường làm việc hiện đại, xây dựng được nền hành chính điện tử. Tỷ lệ trao đổi, sử dụng văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính chưa đạt được yêu cầu đề ra. Phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống, nhiều cơ quan vẫn duy trì song song lưu trữ, gửi văn bản bằng điện tử và bằng giấy.

Những kinh nghiệm quốc tế đã đi trước trong việc xây dựng hệ thống quản lý văn bản điện tử sẽ giúp Việt Nam khắc phục hạn chế của thực trạng lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử hiện nay để đạt được mục tiêu đến năm 2020, 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử.

Sự Cần Thiết Ban Hành Thông Tư Quy Định Quy Trình Trao Đổi, Lưu Trữ, Xử Lý Tài Liệu Điện Tử, Các Chức Năng Cơ Bản Của Hệ Thống Quản Lý Tài Liệu Điện Tử Trong Quá Trình Xử Lý Công Việc Của Các Cơ Quan, Tổ Chức / 2023

Khoản 3 Điều 4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ quy định: “Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các chức năng cơ bản; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử”.

Theo Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ, Bộ Nội vụ có chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là một nội dung quan trọng thuộc phạm vi công tác văn thư, lưu trữ.

Vì vậy, để hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, lưu trữ; theo chức năng, nhiệm vụ, Bộ Nội vụ cần thiết phải ban hành Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

2. Để đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của thực tiễn quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Văn bản, hồ sơ tài liệu điện tử là một loại hình tài liệu được tạo lập, lưu trữ, xử lý, truyền, nhận bằng phương tiện điện tử được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước. Do vậy, mọi công dân có quyền sử dụng tài liệu điện tử cho các mục đích chính đáng, đồng thời chấp hành quy định về các hành vi bị nghiêm cấm. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức phục vụ công chúng sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử thuộc diện sử dụng rộng rãi một cách nhanh chóng, kịp thời bên cạnh việc bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với tài liệu điện tử theo quy định của pháp luật.

Khoản 1, Khoản 2 Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước quy định giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước; Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản”.

Khoản 1, Khoản 2 Điều 8 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định giá trị pháp lý của chữ ký số như sau: ” Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số; Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu”.

Thực hiện các quy định tại các văn bản nói trên, hầu hết các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã ban hành quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý để triển khai ứng dụng chữ ký số trong việc quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Tuy nhiên, quy trình, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến điện tử, lập và nộp lưu tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan chưa có sự thống nhất giữa các cơ quan, tổ chức do chưa có quy định cụ thể của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Ngoài ra, hiện nay Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ứng dụng tại các cơ quan, tổ chức rất đa dạng, chưa có sự thống nhất về chức năng để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

Vì vậy, cần có sự quy định thống nhất về quy trình, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đi điện tử, văn bản đến điện tử, lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan trong Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử; quy định các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử để hệ thống đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ quản lý văn bản, hồ sơ điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ.

3. Những nội dung cần phải quy định

Nội dung cơ bản của Thông tư cần quy định gồm:

– Quy trình, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đi điện tử, văn bản đến điện tử, lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan trong Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử;

– Các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử để đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ quản lý văn bản, hồ sơ trong công tác văn thư, lưu trữ.

Những nội dung này là nội dung cụ thể, chi tiết nhiệm vụ được giao tại Khoản 3 Điều 4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ, theo nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ.

a) Về quy trình, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến điện tử, lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan trong Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.

– Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện tử:

Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, trong đó quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Thực hiện các quy định tại các văn bản nói trên, các cơ quan tổ chức đã thực hiện trình bày các yếu tố thể thức văn bản điện tử như văn bản giấy ngoại trừ yếu tố trình bày ‘Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền’ và yếu tố trình bày ‘Dấu của cơ quan, tổ chức’ đối với văn bản giấy tương ứng với yếu tố trình bày ‘Chữ ký số của người có thẩm quyền’ và yếu tố trình bày ‘Chữ ký số của cơ quan, tổ chức’ đối với văn bản điện tử.

Hiện nay, hầu hết các cơ quan nhà nước đã thể chế hoá việc áp dụng chữ ký số thông qua ban hành các văn bản quy định nhằm tạo cơ sở thúc đẩy triển khai chữ ký số trong quy trình xử lý công việc qua mạng. Trong đó quy định việc thể hiện hình ảnh, thông tin, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức cũng như chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản điện tử rất khác nhau, chưa có sự thống nhất do chưa có quy định cụ thể, chi tiết.

Để đồng bộ hóa hệ thống pháp luật quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện tử, Thông tư cần quy định: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Ngoài ra, Thông tư cần quy định về thể thức trình bày các yếu tố: ” Chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”, “Chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản”.

– Về quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan:

Khoản 1, Khoản 2 Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước quy định giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước; Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản”. Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử có tính an toàn cao và là loại chữ ký duy nhất được quy định cụ thể tại Nghị định số 26/2007/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện Nghị định này. Theo quy định, chữ ký số có thể thay thế được chữ ký trực tiếp và dấu của cơ quan, tổ chức trong giao dịch điện tử. Cụ thể như sau: Khoản 1, Khoản 2 Điều 8 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định giá trị pháp lý của chữ ký số: “Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số; Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu”.

Để phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử và pháp luật về văn thư, lưu trữ, Thông tư cần quy định ” Văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu được ký số bởi cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước ban hành văn bản, theo thể thức quy định”.

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan đã hướng dẫn quy trình và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với loại hình tài liệu hình thành phổ biến là tài liệu giấy.

Để đồng bộ hóa hệ thống pháp luật quy định về quy trình, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến điện tử, lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Thông tư cần quy định: ” Quy trình và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đến điện tử”; “Quy trình và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đi điện tử”; “Quy trình và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan”.

b) Về quy định các chức năng cơ bản của Hệ thống

Luật Giao dịch điện tử quy định văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. Một trong những đặc tính của tài liệu điện tử trong các hệ thống thông tin là có thể dễ dàng bị chỉnh sửa mà không hề để lại bất kỳ một dấu vết nào, để bảo đảm tính xác thực của tài liệu điện tử, yêu cầu quan trọng là phải giải quyết được vấn đề thiết kế các hệ thống thông tin, trong đó tài liệu điện tử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải được kiểm soát một cách chặt chẽ trong suốt vòng đời của chúng.

Để bảo đảm thực hiện được các quy định về quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ điện tử phù hợp với Pháp luật về văn thư, lưu trữ và Pháp luật về giao dịch điện tử, Thông tư cần quy định: “Nguyên tắc xây dựng Hệ thống”; “Yêu cầu chung khi thiết kế Hệ thống”; “Yêu cầu chức năng của Hệ thống”.

4. Tổ chức thực hiện quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

Quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là vấn đề mới, phức tạp, đòi hỏi sự đầu tư nguồn lực lớn, trong đó có cả đầu tư về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ; về đào tạo bồi dưỡng kiến thức công nghệ thông tin cho những người làm văn thư, lưu trữ và những hiểu biết về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho những người làm công nghệ thông tin để phối hợp xây dựng, hướng dẫn, thực hiện, sử dụng các chương trình phần mềm cũng như các phương tiện, thiết bị công nghệ thông tin trong quá trình quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu điện tử.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là một nội dung quan trọng của các cơ quan nhà nước. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước đã quy định cụ thể về chính sách phát triển và sử dụng nguồn nhân lực công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước; chính sách đầu tư cho ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và xác định đầu tư cho ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước là đầu tư phát triển. Vì vậy, các cơ quan nhà nước cần tập trung nguồn lực bảo đảm cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Trong những năm qua, Đảng, Chính phủ luôn quan tâm, coi trọng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước. Công nghệ thông tin được coi là một công cụ hữu hiệu, là động lực quan trọng phát triển kinh tế tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong quá trình hội nhập quốc tế; góp phần đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, bảo đảm phát triển nhanh và bền vững đất nước.

Nhiều văn bản quy phạm pháp luật đã được ban hành, tạo hành lang pháp lý cho việc thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin; các bộ, ngành và các địa phương đã tích cực triển khai thực hiện Chỉ thị, Nghị quyết của Bộ Chính trị; các nghị quyết, quyết, định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về đẩy mạnh phát triển và ứng dụng công nghê thông tin. Hầu hết các bộ, ngành và địa phương đã thể chế hoá việc áp dụng chữ ký số thông qua ban hành các văn bản quy định tạo cơ sở thúc đẩy triển khai chữ ký số trong quy trình xử lý công việc qua mạng nhằm ứng dụng công nghệ thông tin giải quyết các thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm chi phí hoạt động; tăng tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tạo thuận tiện cho người dân và doanh nghiệp.

Thông tư ban hành nhằm hoàn thiện các quy định của Pháp luật về văn thư, lưu trữ, Pháp luật về giao dịch điện tử là cơ sở để đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện các quy trình xử lý, vận hành, áp dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin, quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, góp phần thực hiện hiệu quả Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử, tạo điều kiện để tăng cường nguồn lực và đồng bộ trong việc xây dựng và thực thi các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ và giao dịch điện tử./.

Cơ Quan Nhà Nước Phải Tăng Cường Dùng Văn Bản Điện Tử / 2023

Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ yêu các cơ quan nhà nước tăng cường phương thức sử dụng văn bản điện tử thay cho văn bản giấy trong công tác hành chính.

Nhằm đạt mục tiêu đến năm 2015 sẽ đạt 60% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa cơ quan nhà nước được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử; sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử, chuyển phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang làm việc qua mạng với văn bản điện tử, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Cụ thể, Thủ tướng Chính phủ yêu các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc tại các Bộ, từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên phải sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản sau đây trong nội bộ mỗi cơ quan: Giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; từng bước ứng dụng rộng rãi hệ thống thư điện tử đến cấp xã, phường tại các địa phương.

Các cơ quan nhà nước từ cấp đơn vị trực thuộc tại các Bộ, từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải sử dụng hệ thống này để trao đổi các thông tin: Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác cơ quan; các chương trình, kế hoạch của cơ quan; công văn; từng bước ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành đến cấp xã, phường tại các địa phương.

Đồng thời, Thủ tướng yêu cầu triển khai việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng…

Thủ tướng cũng yêu cầu các Bộ ngành từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin theo nhu cầu thực tế nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số qua mạng. Theo đó, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Chủ tịch UBND các thành phố trực thuộc Trung ương sẽ bắt buộc gửi kèm văn bản điện tử song song cùng văn bản giấy trong năm 2012; tiến tới xử lý, trao đổi công việc chủ yếu qua môi trường mạng.

2 Cách Scan Tài Liệu Bằng Điện Thoại / 2023

Giấy tờ, văn bản, tài liệu… sẽ bị hư hại theo thời gian, cách tốt nhất để lưu trữ là scan (quét) chúng thành file hình ảnh, PDF và lưu trữ trên điện thoại.

Nếu không dư dả về tài chính, bạn có thể tận dụng chiếc điện thoại đang có để scan tài liệu thay vì mua máy scan chuyên dụng. Hiện tại, có khá nhiều ứng dụng hỗ trợ người dùng làm việc này, tuy nhiên, đơn giản nhất vẫn là CamScanner và Evernote.

1. Evernote Scannable

Sau khi tải về và cài đặt ứng dụng, bạn mở nó lên và hướng camera điện thoại về tài liệu muốn scan. Ứng dụng sẽ tự động nhận diện vùng chứa tài liệu một cách động, nếu thấy không đủ sáng, bạn có thể bật đèn flash trên điện thoại để ứng dụng nhận diện chính xác hơn.

Nếu muốn scan tài liệu theo cách thủ công, bạn bấm vào biểu tượng ba chấm ở góc trái và chọn Manually (thủ công). Theo thử nghiệm, khả năng nhận diện tài liệu và cắt xén các phần dư thừa của ứng dụng rất tốt, trong hầu hết trường hợp, bạn có thể sử dụng ngay hình ảnh mà không cần chỉnh sửa gì thêm.

2. CamScanner

Đầu tiên, bạn hãy tải và cài đặt ứng dụng CamScanner cho điện thoại trên Google Play, tương thích Android, iOS và Windows Phone. Khi hoàn tất, bạn có thể tạo tài khoản miễn phí để đồng bộ tài liệu hoặc nhấn Use Now để sử dụng ngay.

Giao diện của ứng dụng khá đơn giản, để scan (quét) tài liệu bạn hãy nhấn vào biểu tượng camera ở góc phải bên dưới. Tại đây sẽ có năm chế độ để người dùng lựa chọn gồm: Greeting Card (thiệp chúc mừng), PPT (file trình chiếu), Docs (văn bản), ID Card (namecard, passport…) và QR Code.

Khi chụp ảnh tài liệu xong, bạn hãy canh chỉnh các góc sao cho vừa đủ phần cần lấy, xoay lật và nhấn vào biểu tượng dấu check ở góc phải bên dưới. Lựa chọn các chế độ tối ưu hóa hình ảnh như Auto (tối ưu hóa tự động), Original (trở về ảnh gốc), Lighten (sáng hơn), Magic color (sắc nét hình ảnh), Gray mode (chế độ xám) và B&W (chế độ trắng đen).

Ngoài ra, tùy chọn OCR còn hỗ trợ trích xuất văn bản trên hình ảnh, tuy nhiên chưa hỗ trợ tiếng Việt. Cuối cùng, người dùng chỉ cần chạm vào biểu tượng nút Share ở góc trên để chia sẻ cho bạn bè hoặc lưu lại dưới dạng PDF, hình ảnh. Trong phần cài đặt ứng dụng, bạn có thể thiết lập mật khẩu, chèn watermark, thêm chú thích hoặc tải dữ liệu lên đám mây để dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi.

Tương tự, những bức ảnh chụp được in ra sẽ bắt đầu bị ố vàng theo thời gian, để lưu trữ những tấm ảnh của ngày xưa… bạn có thể cài đặt ứng dụng Google PhotoScan trên Google Play hoặc App Store.

Giao diện của ứng dụng tương đối đơn giản, việc bạn cần làm là chụp lại bức ảnh cũ, sau đó di chuyển vòng tròn trên khung ngắm vào đúng các chấm trắng trên bức ảnh. Đây là thuật toán thông minh của PhotoScan nhằm tính toán các góc cạnh sao cho mọi thứ trùng khớp với bức ảnh ban đầu.

Ngoài ra, bạn cũng có thể cài đặt ứng dụng Office Lens tại địa chỉ http://bit.ly/off-lens. Khi hoàn tất, bạn chỉ cần hướng camera về phía văn bản cần số hóa. Nếu không gian quá tối, người dùng có thể bật đèn flash hoặc chỉnh lại vùng nhận diện thông qua các nút chức năng ở góc trên bên phải, cuối cùng nhấn vào biểu tượng đĩa mềm để lưu lại.

Bạn đang đọc nội dung bài viết Cơ Quan Hành Chính Tiến Tới Trao Đổi Tài Liệu Bằng Văn Bản Điện Tử / 2023 trên website Athena4me.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!