Đề Xuất 5/2023 # Báo Cáo Thực Tập Tìm Hiểu Công Tác Soạn Thảo Và Quản Lý Văn Bản Tại Văn Phòng Ubnd Thành Phố Pleiku, Tỉnh Gia Lai # Top 11 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Báo Cáo Thực Tập Tìm Hiểu Công Tác Soạn Thảo Và Quản Lý Văn Bản Tại Văn Phòng Ubnd Thành Phố Pleiku, Tỉnh Gia Lai mới nhất trên website Athena4me.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

PHẦN I: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP 1. Mục đích của đợt thực tập . 01 2. Nội dung thực tập . 01 3. Báo cáo tình hình thực tập 01 PHẦN II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU I. Giới thiệu chung về thành phố Pleiku 1. Đặc điểm tình hình chung 03 2. Tình hình phát triển kinh tế – xã hội của thành phố Pleiku . 03 II. Quy chế làm việc của UBND và Văn phòng UBND thành phố Pleiku . 04 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND TP Pleiku . 04 1.1. Chức năng của UBND thành phố Pleiku . 04 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND thành phố Pleiku 05 1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku 06 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Pleiku 07 2.1. Chức năng của Văn phòng UBND thành phố Pleiku 07 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND thành phố Pleiku . 08 2.3. Cơ cấu tổ chức,biên chế và chế độ làm việc của VP UBND TP Pleiku 09 3. Quan hệ công tác của UBND thành phố Pleiku 11 PHẦN III: BÁO CÁO CHUYỀN ĐỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU Chương I: PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài 13 2. Mục đích, nhiệm vụ của đề tài 14 3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu của đề tài 14 Chương II: PHẦN NỘI DUNG I. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước 1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính . 15 1.1. Khái niệm văn bản . 15 1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước . 15 1.3. Khái niệm văn bản hành chính . 16 2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước 16 2.1. Văn bản quy phạm pháp luật 16 2.2. Văn bản hành chính 16 2.3. Văn bản chuyên ngành . 17 3. Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước 17 3.1. Chức năng thông tin . 17 3.2. Chức năng pháp lý . 18 3.3. Chức năng quản lý . 18 4. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước 19 4.1. Yêu cầu về nội dung . 19 4.2. Yêu cầu về thể thức văn bản 20 4.3. Yêu cầu về văn phong hành chính – công vụ . 21 4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản . 21 II. Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku 1. Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku . 21 2. Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku 25 2.1. Đối với quản lý văn bản đến 26 2.2. Đối với quản lý văn bản đi 31 III. Những hạn chế trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku 1. Đối với công tác soạn thảo văn bản . 35 2. Đối với công tác quản lý văn bản . 36 IV. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku 38 1. Đảm bảo về trình tư, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản . 38 2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 39 3. Đảm bảo về nội dung của văn bản 40 4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư 40 5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản . 41 ChươngIII: PHẦN KẾT LUẬN 42 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Văn bản không có tên loại: công văn; Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). Văn bản chuyên ngành Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng. Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành và quá trình sử dụng chúng trong đời sống xã hội mà các văn bản có thể có những chức năng chung và những chức năng cụ thể khác nhau. Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủ yếu sau đây: Chức năng thông tin Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kể cả văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiện chuyển tải quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành bộ máy của cá cơ quan, tổ chức. Thông tin dạng này được gọi là thông tin văn bản. Trên thực tế, giá trị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổ chức có thể hoạt động đúng hướng, đúng chức năng có hiệu quả. Chức năng pháp lý Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau: Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước. Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các quan hệ pháp luật trong hoạt động quản lý. Việc nắm giữ chức năng pháp lý của văn bản có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn cho chức năng này được đảm bảo thì việc xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà nước phải đúng quy định về hình thức, thể thức, thẩm quyền, trình tự và thủ tục theo luật định. Chức năng quản lý Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành. Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra các quy định mới đúng pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy nhà nước nói chung. Nói cách khác văn bản là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nước, xây dựng văn bản là để quản lý, để điều hành công việc đúng pháp luật, có hiệu quả. Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn có một số chức năng khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, dữ liệu… như các loại văn bản nói chung. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước Yêu cầu về nội dung Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyết định đến chất lượng của văn bản. Nó chứa đựng những quy phạm, những thông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh. Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau: Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có tính dự báo cao. Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic. Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung. Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng cao tính khả thi của văn bản. Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hành dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định. Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả năng thực thi. Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế – xã hội. Yêu cầu về thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản Tại điều 5 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư đã quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật). Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Thông tư liên tịch của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Yêu cầu về văn phong hành chính – công vụ Phong cách hay văn phong hành chính – công vụ là những phương tiện ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành chính – công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự. Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu. Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp; Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp. Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND thành phố cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn phòng. Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2008, phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2009 của Văn phòng, trong năm 2008 Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 4061 Quyết định, 128 Thông báo, 153 Báo cáo, 12 Chỉ thị. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành. Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng bao gồm các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Khi chuyên viên được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo Bước 2: Soạn thảo văn bản Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định. Bước 4: Đánh máy, nhân bản Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh. Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo. Chánh Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Bước 6: Ký chính thức văn bản Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo). Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư thực hiện các công việc sau: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có). Đăng ký vào sổ công văn đi. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo. Văn phòng UBND thành phố Pleiku soạn thảo các văn bản hành chính trong thời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo. Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản ở Văn phòng UBND thành phố cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như sau: Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân (phạm vi đối tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…). Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày. Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo một trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý hoặc lạc đề. Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ. Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện thực. Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Văn phòng, Văn phòng còn theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế – Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó. Qua đó càng thấy được vai trò của Văn phòng đối với UBND thành phố là vô cùng quan trọng đặc biệt các văn bản được soạn thảo đúng trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp luật sẽ là cơ sở quan trọng cho các quyết định của thành phố được đảm bảo hơn. Thế nhưng vấn đề đặt ra là cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Thời gian năm 2008 Văn phòng đã soạn thảo được 4016 Quyết định, nhưng không phải tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như: sửa đổi quyết định cũ của UBND đã ban hành; chuyển mục đích sử dụng đất đối với các xã, phường trên địa bàn thành phố… Do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo văn bản là cần phải xác định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn, chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyền ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định… Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và chất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải quyết các công việc cụ thể của UBND thành phố Pleiku. Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku Quan điểm về công tác văn thư tại Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55-CV/TCCB ngày 01/3/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24 – CT của Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả”. Theo khái niệm chung: công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Do đó, ta có thể thấy được công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác này giúp cho việc giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác đúng quy định, đúng nguyên tắc; góp phần tiết kiệm công sức, tiền của, thời gian; góp phần giữ gìn bí mật, giữ gìn những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo; là tiền đề lưu trữ văn bản theo quy định của pháp luật. Văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku được quản lý tại Bộ phận Văn thư của cơ quan. Bộ phận văn thư có chức năng giúp Chánh Văn phòng quản lý toàn bộ hoạt động hành chính (Hành chính, Văn thư) của Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất của UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố. Việc quản lý văn bản của bộ phận văn thư hiện nay đã và đang đảm bảo được các yêu cầu về trình tự, thủ tục đã được quy định cụ thể tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Trong báo cáo của Văn phòng UBND thành phố năm 2008 bộ phận văn thư cơ quan đã nhận được 6604 Công văn đến và chuyển trên 2182 Công văn đi, ngoài ra còn thực hiện sao y hàng trăm loại tài liệu, văn bản khác. Đối với quản lý văn bản đến Công văn đến là tất cả các công văn, giấy tờ do đơn vị đó nhận được từ nơi khác gửi đến. Nhìn chung số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều, cho nên văn bản đến có ngày, tháng, năm nào thì nhân viên Văn thư xếp lại thành giấy nhỏ trên tập công văn và ghi ngày, tháng, năm văn bản đến. Tất cả các tập này được để trong bìa cứng và ghi bên ngoài tên loại văn bản đựng trong. Sau mỗi năm nhân viên Văn thư cất vào một tủ gọi là tủ đựng hồ sơ, tài liệu. Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND thành phố Pleiku tuân theo trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định 110, bao gồm các bước sau: Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến: mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản chủ yếu là qua đường bưu điện, các cơ quan, đơn vị khác tự đưa đến, một số ít còn lại là gửi trực tiếp bằng Fax. Khi tiếp nhận văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan, nhân viên Văn thư trực tiếp nhận văn bản và kiểm tra ngay xem văn bản có phải gửi đến đúng cơ quan mình hay không, kiểm tra số lượng đã đủ chưa và kiểm tra phong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách không. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: sau khi nhận văn bản đến, cần phải phân loại sơ bộ loại nào phải đăng ký (tất cả các công văn, giấy tờ gửi cơ quan, gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan), loại nào không phải đăng ký (tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin). Sau khi bóc bì công văn, nhân viên Văn thư tiến hành đóng dấu đến từng công văn, dấu đến được đóng vào góc trái, trang đầu dưới số và ký hiệu văn bản. Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến: nhằm xác định văn bản đó đã được chuyển đến cơ quan vào ngày nào để giúp dễ dàng vào sổ công văn đến và lưu trữ văn bản. Mẫu dấu đến của Văn phòng HĐND-UBND thành phố Pleiku: Theo phụ lục I về dấu “đến”( Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 50mm 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước )thì mẫu dấu đến được minh họa như sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ……………… Ngày: …………… Chuyển: ……………………….. 30mm ĐẾN Đăng ký công văn đến: do số lượng công văn đến Văn phòng UBND thành phố Pleiku nhiều nên văn thư lập 4 sổ đăng ký công văn đến như sau: Sổ đăng ký công văn các cơ quan Trung ương và Tỉnh bạn gửi đến (ký hiệu sổ A). Sổ đăng ký công văn của khối Đảng gửi đến cho Thường trực HĐND của Ủy ban (ký hiệu sổ B). Sổ đăng ký công văn của khối chính quyền Nhà nước (ký hiệu sổ C). Sổ đăng ký đơn thư khiếu nai, tố cáo (ký hiệu sổ D). Mẫu sổ đăng ký “Công văn đến” của UBND thành phố Pleiku được trình bày: Mẫu sổ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Cơ quan:……………………………………… Năm: …………………………………………. SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Từ số:……….đến số:………… Từ ngày:…./…../…….đến ngày:…./…./……. Phần đăng ký văn bản đến: STT Ngày đến của CV Số của các loại CV Ngày tháng năm của CV Nơi gửi đến Trích yếu nội dung Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Theo phụ lục II về “sổ đăng ký văn bản đến” ( Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ): Mẫu sổ: sổ phải được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm Tên cơ quan chủ quản…………… Tên đơn vị:……………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20…. Từ ngày…..đến ngày….. Từ số…….đến số……. Quyển số:…… Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi Chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Chuyển giao văn bản đến: văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ. Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Lãnh đạo UBND có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Các Phó chủ tịch UBND thành phố được giao trực tiếp giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Chủ tịch UBND thành phố và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Căn cứ nội dung văn bản đến lãnh đạo cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan. Lãnh đạo cơ quan có thể giao Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: Xem xét toàn bộ văn bản đến, báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp. Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trong công tác quản lý văn bản đến của UBND thành phố Pleiku, bộ phận văn thư của Văn phòng UBND thành phố đóng một vai trò rất quan trọng. Việc đảm bảo quản lý văn bản đến cơ quan một cách thống nhất, nhanh chóng và kịp thời nhất cung cấp thông tin cho các quyết định hành chính của Văn phòng nói riêng và của UBND thành phố nói chung. Đối với quản lý văn bản đi Tất cả các văn bản đi của cơ quan phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi. Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư văn phòng UBND thành phố cơ bản đã tuân thủ theo các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/4/2008 về công tác văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005. Theo đó, các văn bản như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị…. Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc người có thẩm quyền ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký, đóng dấu. Tất cả các công văn đi phải lấy số riêng cho từng loại. Khi ghi ngày, tháng, năm văn bản các ngày dưới 10 và các tháng dưới 3 phải được thêm số 0 vào phía trước. Cụ thể trình tự các bước quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND thành phố Pleiku được tuân theo thứ tự như sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày , tháng, năm của văn bản Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem .xét, giải quyết. Sau khi văn bản được kiểm tra đảm bảo các yêu cầu về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày nhân viên văn thư thực hiện ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản. Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Văn bản đã hoàn chỉnh ghi số, tùy theo yêu cầu mà cần phải nhân bản ra bao nhiêu bản cho quá trình giải quyết công việc. Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc nhân văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước. Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 cảu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Đóng dấu độ khẩn, mật: Việc đóng dấu các độ khẩn (”hoả tốc” (kể cả ”Hoả tốc”’ hẹn giờ), ”Thượng khẩn” và ”Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Việc đóng dấu các độ mật (”tuyệt mật”, ”Tối mật” và ”Mật”), dấu (Tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định lại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Bước 3: Đăng ký văn bản đi Nhân viên Văn thư phải vào sổ tất cả các loại công văn được gửi đi. Đối với UBND thành phố Pleiku do cơ quan ban hành nhiều công văn, giấy tờ nên đã lập nhiều sổ đăng ký công văn đi, để tiện cho việc ban hành văn bản dễ dàng và nhanh chóng hơn: 01 sổ đăng ký Quyết định. 01 sổ đăng ký các loại công văn thường. 01 sổ đăng ký thư mời. 01 sổ đăng ký phiếu chuyển. 01 sổ đăng ký báo cáo. Mẫu sổ đăng ký “Công văn đi” của UBND thành phố Pleiku được trình bày: Mẫu sổ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Cơ quan:……………………………………… Năm: …………………………………………. SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Từ số:……….đến số:………… Từ ngày:…./…../…….đến ngày:…./…./……. Phần đăng ký văn bản đi: Ngày tháng năm Số, ký hiệu Trích yếu Người ký Số trang Số bản Nơi nhận Lưu hồ sơ Ghi chú Bản chính Bản sao 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Theo phụ lục VII về “sổ đăng ký văn bản đi” ( Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ): Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi” Phần đăng ký văn bản đi: Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn bản đi phải được hoàn chỉnh thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh. Bước 5: Lưu văn bản đi Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Đặc biệt việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Có thể thấy được các văn bản đi của cơ quan nói chung, của Văn phòng nói riêng sẽ là những cơ sở pháp lý quan trọng, là những thông tin phản ánh được trách nhiệm, nhiệm vụ mà cơ quan đang quan tâm, giải quyết. Việc quản lý các văn bản đi sẽ góp phần đảm bảo được yêu cầu thông tin cho quản lý, cho các quyết định và biểu hiện được hiệu quả giải quyết các công việc cụ thể của cơ quan. Do đó, chúng ta cần quan tâm hơn nữa đối với công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND thành phố Pleiku để nâng cao hơn nữa hiệu quả các quyết định hành chính. Những hạn chế trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố đã nêu ở trên một phần thấy được những kết quả đáng chú ý trong hoạt động ban hành, ra quyết định của Văn phòng nói riêng và của UBND thành phố nói chung. Đạt được những thành tựu như trên trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản là những bước tiến mới, hướng đi mới trong quá trình quản lý, điều hành của Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của mình. Qua đó sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả giải quyết công việc khi soạn thảo và ban hành văn bản, việc quản lý văn bản là một yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Một văn bản được soạn thảo và quản lý một cách chặt chẽ, thống nhất tại Văn phòng. Trong thời gian qua Văn phòng làm tốt nhiệm vụ này, văn bản giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, đảm bảo không để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND thành phố. Thế nhưng, bên cạnh những kết quả đạt được như vậy, công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, hạn chế sau: Đối với công tác soạn thảo văn bản Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản cả về nội dung lẫn hình thức của cơ quan soạn thảo của Văn phòng còn chưa thống nhất. Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành bằng công văn, tờ trình thì lại ban hành bằng thông báo, giấy mời… Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo có tình khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế. Như vậy, hạn chế này không phải là nhỏ, đòi hỏi Văn phòng UBND thành phố quan tâm chỉ đạo các bộ phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc thực hiện các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước. Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng chủ yếu vì chưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005. Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình. Đối với công tác quản lý văn bản Việc quản lý các văn bản đến, đi của cơ quan vẫn còn thực hiện bằng thủ công, khi tiếp nhận công văn đến bộ phận văn thư vẫn phải ghi vào sổ và thực hiện lưu trên máy vi tính tiện cho việc tra cứu. Điều này sẽ đảm bảo được tính hệ thống, chặt chẽ về quản lý văn bản thế nhưng thiết nghĩ cần phải hiện đại hóa công tác văn thư hơn nữa đê có thể xây dựng được một hệ thống quản lý văn bản hiện đại, thống nhất hơn nâng cao hiệu quả thông tin của Văn phòng. Bộ phận văn thư cơ quan hiện nay có trách nhiệm quản lý văn bản, việc lưu trữ văn bản đã do phòng Nội vụ đảm nhiệm từ tháng 11/2008 nên thời gian đầu vẫn sẽ gặp khó khăn khi trước đây văn thư có lưu trữ văn bản, các bộ phận, đơn vị liên hệ không biết được văn bản mình cần tìm do bộ phận nảo quản lý, lưu trữ… Điều này sẽ gây ra sự chồng chéo, chưa thống nhất đối với công tác văn thư lưu trữ của cơ quan. Bộ phận văn thư cơ quan có 3 cán bộ với yêu cầu của công việc có khối lượng lớn nhiều khi giải quyết chưa được nhanh chóng kịp thời, gây ảnh hưởng không nhỏ đến các quyết định quản lý của cơ quan. Do đó, vần đề đặt ra là cần nâng cao hơn nữa chuyên môn nghiệp vụ của bộ phận văn thư, phân chia nhiệm vụ cụ thể hơn nữa nhằm giải quyết các công việc một cách có hệ thống, hiệu quả hơn. Các phương tiện để bảo quản tài liệu còn thiếu như máy hút ẩm, bình chữa cháy… dẫn đến tài liệu vẫn chưa được bảo quản tốt nhất. * Nguyên nhân của những hạn chế Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo và quản lý văn bản: các phương tiện được sử dụng vào quá trình cơ giới hóa và tự động hóa việc soạn thảo và quản lý văn bản chưa đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay. Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản còn thiếu và đang ở mức lạc hậu. Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước của chúng ta thể hiện rõ của cơ chế quan liêu, bao cấp cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là những văn bản được ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp, thừa, không có hiệu lực. Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành chính của chúng ta cũng còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ. Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, không được giải thích rõ ràng, làm cho văn bản hạn chế tính khả thi. Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức các bộ phận quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò và nhận thức rõ trách nhiệm của bộ phận văn thư trong việc cải tiến công tác lưu trữ. Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế về công tác văn thư phù hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng rõ ràng các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư. Số lượng biên chế của Văn phòng còn thiếu, nhất là biên chế cho bộ phận nghiên cứu tổng hợp (thiếu chuyên viên nghiên cứu), mỗi chuyên viên theo dõi quá nhiều lĩnh vực dẫn đến công việc quá tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu về ngành và lĩnh vực được giao. Sự nhận thức chưa đầy đủ của nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán bộ quản lý, soạn thảo về vai trò, chức năng của văn bản và hệ thống các văn bản. Năng lực, trình độ của cán bộ công chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra và xử lý văn bản còn nhiều hạn chế; việc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa đạt hiệu quả cao, chưa được chú trọng. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản Văn phòng UBND thành phố Pleiku chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của Văn phòng UBND thành phố là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản. Tại UBND thành phố, cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết các văn bản quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định một trình tự, thủ tục cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước nói chung là rất khó, đặc biệt Văn phòng là một đơn vị nhỏ trong UBND thành phố. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp. Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau: Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành. Tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản hành chính thông thường, đòi hỏi phải được quy định chặt chẽ và cụ thể đối với các chủ thể ban hành. Với các văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: công văn hành chính, thông báo, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản. Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản này nhằm không những đảm bảo tinh thần trách nhiệm trong quá trình thực hiện văn bản mà còn điều tiết, phân công công việc một cách phù hợp, công bằng giữa các cá nhân với nhau, tránh sự quan liêu, hách dịch. Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính thông thường. Đảm bảo về nội dung của văn bản Hạn chế về nội dung của văn bản quản lý nhà nước do Văn phòng UBND thành phố Pleiku soạn thảo và ban hành không phải là nhỏ, vấn đề cơ bản là làm thế nào để tránh khắc phục những hạn chế đó. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư Công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật: Mục đích của công tác này nhằm phát hiện những văn bản có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và thống nhất của hệ thống pháp luật. Đồng thời, kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền đã ban hành văn bản. Các văn bản hành chính thông thường chủ yếu là công cụ truyền đạt các thông tin quản lý tại Văn phòng nói riêng và của UBND thành phố nói chung nên đảm bảo tính chuẩn xác của các văn bản này sẽ đảm bảo cho thông tin được truyền đạt một cách trọn vẹn, chính xác và có hiệu quả. Việc kiểm tra và xử lý các văn bản này khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc không thống nhất và tuân theo các quy định khác của cấp trên là rất quan trọng tạo ra tính thống nhất, chính xác và khách quan trong hoạt động quản lý. Nội dung kiểm tra chủ yếu là kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư: quá trình quản lý văn bản cũng cần được coi trong, quan tâm một cách đúng mực. Việc thanh tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan khi phát hiện những sai trái của văn thư trong thực hiện công tác quản lý văn bản của mình. Thanh tra, kiểm tra sẽ nâng cao hơn nữa trách nhiệm, tinh thần làm việc của bộ phận văn thư, như vậy sẽ thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi của việc quản lý văn bản trong cơ quan. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản Đối với cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị mình. Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đối với đội ngũ cán bộ công chức này, có chính sách hỗ trợ kịp thời và thỏa đáng về kinh phí cũng như thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo và quản lý văn bản của cán bộ công chức. Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo, quản lý văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ công chức nhằm phát huy những tích cực và hạn chế trong công tác của mình. Để đảm bảo tốt các giải pháp mà báo cáo đã nêu ở trên, đòi hỏi UBND thành phố Pleiku phải tăng cường hơn nữa về hỗ trợ kinh phí cho công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND. Đồng thời đầu tư trang bị và nâng cấp các thiết bị và nâng cấp các thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới và yêu cầu quản lý của thực tiễn xã hội. Chương III: PHẦN KẾT LUẬN Văn bản quản lý nhà nước của địa phương có vai trò rất quan trọng. Một mặt, nó cụ thể hóa các văn bản quản lý nhà nước của cấp trên, văn bản của HĐND cùng cấp; mặt khác là cơ sở pháp lý, là công cụ quản lý hữu hiệu, là phương tiện để truyền đạt các thông tin của chính quyền địa phương đối với mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế – xã hội. Trong thời gian qua, các văn bản do UBND thành phố Pleiku đã ban hành có một sự đóng góp không nhỏ đối với sự phát triển kinh tế – xã hội của địa phương, điều này không ai có thể phủ nhận. Thế nhưng, việc soạn thảo và quản lý văn bản của UBND thành phố vẫn còn bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế nhất định; song những hạn chế, thiếu sót đó chưa đưa lại những hậu quả nghiêm trọng do đã có những phát hiện kịp thời và xử lý, điều chỉnh phù hợp.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

Báo cáo thực tập- Tìm hiểu công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại văn phòng UBND Thành Phố Pleiku, Tỉnh Gia Lai.doc

Ubnd Thành Phố Pleiku Tỉnh Gia Lai

TP.Pleiku thực hiện Nghị quyết số 28-NQ/TW ngày 25/10/2013 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về chiến lược bảo vệ trong tình hình mới

Ngày đăng bài: 04/10/2018

Lê Trọng Thủy UVBTV, Chỉ huy trưởng BCHQS thành phố

Thực hiện Nghị quyết 28-NQ/TW, ngày 25/10/2013 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa XI) về chiến lược bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới, thành phố Pleiku đã đạt được những kết quả quan trọng, tiềm lực trong khu vực phòng thủ của thành phố được tăng cường; nền quốc phòng toàn dân, thế trận quốc phòng toàn dân gắn với thế trận an ninh nhân dân được củng cố vững chắc; chất lượng tổng hợp, trình độ sẵn sàng chiến đấu, sức mạnh chiến đấu của lực lượng vũ trang thành phố được nâng cao, đủ năng lực thực hiện hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao.

Ban Chỉ huy quân sự thành phố họp bàn về công tác diễn tập chiến đấu phòng thủ.

Trong xây dựng phát triển kinh tế – xã hội luôn gắn với xây dựng tiềm lực trong khu vực phòng thủ, xây dựng thế trận quốc phòng toàn dân gắn với thế trận an ninh nhân dân. Tập trung chỉ đạo xây dựng hệ thống chính trị vững mạnh đủ sức lãnh đạo, quản lý điều hành các mặt công tác gắn với xây dựng Đảng, củng cố quốc phòng – an ninh ở cơ sở, làm nền tảng để xây dựng khu vực phòng thủ vững chắc, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn hiện nay.

Thực hiện nghiêm nguyên tắc Đảng lãnh đạo lực lượng vũ trang tuyệt đối, trực tiếp, về mọi mặt. Xây dựng Đảng bộ Quân sự, Đảng bộ Công an thành phố và các chi bộ công an, quân sự xã, phường có khả năng tham mưu cho cấp ủy, chính quyền lãnh đạo, điều hành thực hiện tốt công tác quốc phòng – an ninh tại địa phương. Chỉ đạo xây dựng đầy đủ hệ thống kế hoạch như: Quyết tâm A, các kế hoạch A2, A4, kế hoạch chuyển trạng thái sẵn sàng chiến đấu, hệ thống kế hoạch động viên, kế hoạch bảo đảm nhu cầu năm đầu chiến tranh (kế hoạch B) và các kế hoạch bảo đảm khác. Các công trình phòng thủ, đất quốc phòng được quản lý chặt chẽ. Căn cứ chiến đấu, căn cứ hậu phương, khu căn cứ hậu cần, kỹ thuật được khảo sát, lựa chọn và hoạch định trong quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội kết hợp với quốc phòng – an ninh của thành phố đến năm 2020.

Công tác tuyên truyền, giáo dục quốc phòng và an ninh cho cán bộ, đảng viên và các tầng lớp nhân dân luôn được quan tâm chú trọng. Trong 5 năm đã cử đi tập huấn, bồi dưỡng 245 đ/c (báo cáo viên: 4; đối tượng 3: 100; chức sắc tôn giáo: 141); mở 39 lớp đối tượng 4, quân số 3.156 đ/c; 03 lớp chức việc các tôn giáo với 195 vị; 1.429 lớp với 59.284 học sinh, sinh viên. Tuyên truyền, giáo dục pháp luật cho các đối tượng, thu hút hơn 314.000 ngàn lượt người tham gia; đưa 345 tin, bài viết lên Trang thông tin điện tử thành phố; phát trên hệ thống truyền hình 827 tin, bài; phát trên loa truyền thanh 875 tin bài.

Thực hiện công tác diễn tập chiến đấu phòng thủ tại cơ sở.

Công tác xây dựng lực lượng vũ trang thành phố vững mạnh, có chất lượng tổng hợp, trình độ sẵn sàng chiến đấu, chất lượng chính trị, độ tin cậy, đủ khả năng hoàn thành mọi nhiệm vụ được giáo. Trong đó, tập trung xây dựng bộ đội thường trực theo hướng “ cách mạng, chính quy, tinh nhuệ, từng bước hiện đại; xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, theo phương châm “vững mạnh, rộng khắp”. Đến nay, dân quân tự vệ được tổ chức đầy đủ các thành phần, lực lượng. Công tác xây dựng tổ chức Đảng và công tác phát triển đảng viên trong lực lượng dân quân tự vệ, dự bị động viên được tăng cường. Hiện nay, tỷ lệ đảng viên trong lực lượng dân quân tự vệ đạt 26%, chi bộ có cấp ủy đạt 78,26%. Công tác đăng ký, quản lý, sắp xếp quân nhân dự bị vào các đơn vị dự bị động viên đạt 99,28%, phương tiện kỹ thuật đạt 100%. Kết quả động viên quân nhân dự bị và phương tiện kỹ thuật phục vụ cho nhiệm vụ huấn luyện, diễn tập, sẵn sàng cơ động hàng năm đạt trên 90% quân số.

Trước yêu cầu của sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới, thành phố Pleiku tiếp tục tập trung lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện tốt một số nhiệm vụ trọng tâm sau:

1- Tiếp tục tổ chức quán triệt, tuyên truyền sâu rộng Nghị quyết Đại hội XII của Đảng; Nghị quyết số 28-NQ/TW ngày 25/10/2013 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa XI) về chiến lược bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới; Nghị quyết Đại hội XIV của Đảng bộ tỉnh, Nghị quyết Đại hội XI của Đảng bộ thành phố; các chủ trương tăng cường quốc phòng, an ninh, bảo vệ vững chắc Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, quan điểm, đường lối đổi mới của Đảng, âm mưu “Diễn biến hòa bình”, bạo loạn lật đổ của các thế lực thù địch, tạo sự thống nhất về nhận thức và hành động; sẵn sàng đánh bại mọi âm mưu, thủ đoạn chống phá của các thế lực thù địch; góp phần thực hiện thắng lợi hai nhiệm vụ chiến lược xây dựng và bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới.

2- Quy hoạch và đề nghị xây dựng các công trình chiến đấu, kết hợp chặt chẽ kinh tế với quốc phòng và an ninh. Tổ chức xây dựng khu sơ tán, nhà ở Ban CHQS các xã, phường đúng tiến độ, bảo đảm an toàn; trồng, chăm sóc bảo vệ rừng trên các khu vực có công trình chiến đấu. Nâng cao chất lượng dự báo, nắm tình hình; chủ động những vấn đề phát sinh để xử lý kịp thời các tình huống. Triển khai thực hiện có hiệu quả biện pháp bảo vệ chính trị nội bộ, giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn.

3- Tăng cường sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng, hiệu quả quản lý điều hành của chính quyền, hoạt động của Hội đồng nhân dân, Mặt trận Tổ quốc, đoàn thể chính trị xã hội trong quán triệt, tổ chức thực hiện Nghị quyết Đại hội lần thứ XI của Đảng bộ thành phố. Triển khai chặt chẽ các bước trong thực hiện Nghị quyết Trung ương 4 (khóa XII), gắn với thực hiện Chỉ thị 05 của Bộ Chính trị (khóa XII) về “ Đẩy mạnh học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh”, xây dựng hệ thống chính trị vững mạnh, phát huy dân chủ ở cơ sở và sức mạnh khối đại đoàn kết toàn dân tộc, giữ vững sự lãnh đạo của Đảng từ thành phố đến cơ sở.

4- Đẩy mạnh phát triển kinh tế – xã hội gắn với quốc phòng – an ninh, giải quyết các vấn đề xã hội, giải quyết việc làm, xóa đói giảm nghèo nâng cao chất lượng cuộc sống cho nhân dân. Tăng cường chống quan liêu, tham nhũng; củng cố lòng tin của nhân dân đối với sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chính quyền.

5- Phát huy sức mạnh khối đại đoàn kết dân tộc, nâng cao vai trò của Mặt trận Tổ quốc. Thực hiện tốt chính sách và công tác quản lý Nhà nước đối với dân tộc, tôn giáo; chống hoạt động lợi dụng tôn giáo để chống Đảng, chính quyền, gây chia rẽ khối đại đoàn kết toàn dân. Củng cố nâng cao chất lượng hoạt động của các đoàn thể trong sự nghiệp bảo vệ Tổ quốc; thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở. Làm tốt công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo, không để xảy ra khiếu kiện đông người, vượt cấp.

6- Nâng cao năng lực quản lý Nhà nước về quốc phòng – an ninh của chính quyền các cấp. Tiếp tục thực hiện hiệu quả Luật Quốc phòng, Luật An ninh quốc gia, Luật Dân quân tự vệ, Luật Nghĩa vụ Quân sự, Pháp lệnh dự bị động viên; các văn bản của Trung ương, Tỉnh ủy về Chương trình quốc gia phòng chống tội phạm… Nâng cao trách nhiệm, chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của lực lượng dân quân tự vệ, dự bị động viên. Tập trung nâng cao năng lực lãnh đạo của chi bộ Quân sự và hoạt động của Ban CHQS các xã, phường.

7- Tăng cường và giữ vững sự lãnh đạo của Đảng đối với lực lượng vũ trang; tiếp tục đầu tư ngân sách thực hiện các Đề án quân sự theo lộ trình, mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo đảm lực lượng vũ trang hoạt động kịp thời, hiệu quả. Thường xuyên rà soát, bổ sung hoàn chỉnh các kế hoạch, phương án tác chiến phù hợp với đặc điểm và diễn biến tình hình. Nâng cao chất lượng hoạt động phối hợp của quân sự với công an và các cơ quan, tổ chức đoàn thể trong giữ gìn an ninh trật tự, phòng chống lụt bão, phòng chống bạo loạn. Tổ chức tốt việc diễn tập theo các phương án ở từng cấp./.

Trên cơ sở quán triệt sâu sắc Chương trình số 76-CTr/TU, ngày 16/9/2014 của Tỉnh ủy Gia Lai về thực hiện Nghị quyết 28-NQ/TW, ngày 25/10/2013 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa XI) về chiến lược bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới, Thành ủy tiến hành xây dựng, triển khai Kế hoạch số 111-KH/TU, ngày 29/10/2014 để triển khai thực hiện Nghị quyết trong toàn thành phố. Quá trình triển khai thực hiện nghị quyết, Thành ủy đã phối hợp chặt chẽ với Ban Thường vụ Đảng ủy quân sự tỉnh, để lãnh đạo, chỉ đạo nhiệm vụ quốc phòng, quân sự địa phương; xây dựng nền quốc phòng toàn dân, thế trận quốc phòng toàn dân gắn với thế trận an ninh nhân dân; chỉ đạo các ban, ngành, đoàn thể bám sát cơ sở để hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc triển khai thực hiện. Qua đó, các cấp ủy Đảng, chính quyền, Mặt trận, đoàn thể trong hệ thống chính trị và các tầng lớp nhân dân có nhận thức đúng đắn hai nhiệm vụ chiến lược là xây dựng và bảo vệ Tổ quốc; cảnh giác trước âm mưu thủ đoạn của kẻ thù, góp phần đấu tranh làm thất bại chiến lược “Diễn biến hòa bình” của các thế lực thù địch.Trong xây dựng phát triển kinh tế – xã hội luôn gắn với xây dựng tiềm lực trong khu vực phòng thủ, xây dựng thế trận quốc phòng toàn dân gắn với thế trận an ninh nhân dân. Tập trung chỉ đạo xây dựng hệ thống chính trị vững mạnh đủ sức lãnh đạo, quản lý điều hành các mặt công tác gắn với xây dựng Đảng, củng cố quốc phòng – an ninh ở cơ sở, làm nền tảng để xây dựng khu vực phòng thủ vững chắc, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn hiện nay.Thực hiện nghiêm nguyên tắc Đảng lãnh đạo lực lượng vũ trang tuyệt đối, trực tiếp, về mọi mặt. Xây dựng Đảng bộ Quân sự, Đảng bộ Công an thành phố và các chi bộ công an, quân sự xã, phường có khả năng tham mưu cho cấp ủy, chính quyền lãnh đạo, điều hành thực hiện tốt công tác quốc phòng – an ninh tại địa phương. Chỉ đạo xây dựng đầy đủ hệ thống kế hoạch như: Quyết tâm A, các kế hoạch A2, A4, kế hoạch chuyển trạng thái sẵn sàng chiến đấu, hệ thống kế hoạch động viên, kế hoạch bảo đảm nhu cầu năm đầu chiến tranh (kế hoạch B) và các kế hoạch bảo đảm khác. Các công trình phòng thủ, đất quốc phòng được quản lý chặt chẽ. Căn cứ chiến đấu, căn cứ hậu phương, khu căn cứ hậu cần, kỹ thuật được khảo sát, lựa chọn và hoạch định trong quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội kết hợp với quốc phòng – an ninh của thành phố đến năm 2020.Công tác tuyên truyền, giáo dục quốc phòng và an ninh cho cán bộ, đảng viên và các tầng lớp nhân dân luôn được quan tâm chú trọng. Trong 5 năm đã cử đi tập huấn, bồi dưỡng 245 đ/c (báo cáo viên: 4; đối tượng 3: 100; chức sắc tôn giáo: 141); mở 39 lớp đối tượng 4, quân số 3.156 đ/c; 03 lớp chức việc các tôn giáo với 195 vị; 1.429 lớp với 59.284 học sinh, sinh viên. Tuyên truyền, giáo dục pháp luật cho các đối tượng, thu hút hơn 314.000 ngàn lượt người tham gia; đưa 345 tin, bài viết lên Trang thông tin điện tử thành phố; phát trên hệ thống truyền hình 827 tin, bài; phát trên loa truyền thanh 875 tin bài.Công tác xây dựng lực lượng vũ trang thành phố vững mạnh, có chất lượng tổng hợp, trình độ sẵn sàng chiến đấu, chất lượng chính trị, độ tin cậy, đủ khả năng hoàn thành mọi nhiệm vụ được giáo. Trong đó, tập trung xây dựng bộ đội thường trực theo hướng “ cách mạng, chính quy, tinh nhuệ, từng bước hiện đại; xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, theo phương châm “vững mạnh, rộng khắp”. Đến nay, dân quân tự vệ được tổ chức đầy đủ các thành phần, lực lượng. Công tác xây dựng tổ chức Đảng và công tác phát triển đảng viên trong lực lượng dân quân tự vệ, dự bị động viên được tăng cường. Hiện nay, tỷ lệ đảng viên trong lực lượng dân quân tự vệ đạt 26%, chi bộ có cấp ủy đạt 78,26%. Công tác đăng ký, quản lý, sắp xếp quân nhân dự bị vào các đơn vị dự bị động viên đạt 99,28%, phương tiện kỹ thuật đạt 100%. Kết quả động viên quân nhân dự bị và phương tiện kỹ thuật phục vụ cho nhiệm vụ huấn luyện, diễn tập, sẵn sàng cơ động hàng năm đạt trên 90% quân số.Trước yêu cầu của sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới, thành phố Pleiku tiếp tục tập trung lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện tốt một số nhiệm vụ trọng tâm sau:1- Tiếp tục tổ chức quán triệt, tuyên truyền sâu rộng Nghị quyết Đại hội XII của Đảng; Nghị quyết số 28-NQ/TW ngày 25/10/2013 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa XI) về chiến lược bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới; Nghị quyết Đại hội XIV của Đảng bộ tỉnh, Nghị quyết Đại hội XI của Đảng bộ thành phố; các chủ trương tăng cường quốc phòng, an ninh, bảo vệ vững chắc Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, quan điểm, đường lối đổi mới của Đảng, âm mưu “Diễn biến hòa bình”, bạo loạn lật đổ của các thế lực thù địch, tạo sự thống nhất về nhận thức và hành động; sẵn sàng đánh bại mọi âm mưu, thủ đoạn chống phá của các thế lực thù địch; góp phần thực hiện thắng lợi hai nhiệm vụ chiến lược xây dựng và bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới.2- Quy hoạch và đề nghị xây dựng các công trình chiến đấu, kết hợp chặt chẽ kinh tế với quốc phòng và an ninh. Tổ chức xây dựng khu sơ tán, nhà ở Ban CHQS các xã, phường đúng tiến độ, bảo đảm an toàn; trồng, chăm sóc bảo vệ rừng trên các khu vực có công trình chiến đấu. Nâng cao chất lượng dự báo, nắm tình hình; chủ động những vấn đề phát sinh để xử lý kịp thời các tình huống. Triển khai thực hiện có hiệu quả biện pháp bảo vệ chính trị nội bộ, giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn.3- Tăng cường sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng, hiệu quả quản lý điều hành của chính quyền, hoạt động của Hội đồng nhân dân, Mặt trận Tổ quốc, đoàn thể chính trị xã hội trong quán triệt, tổ chức thực hiện Nghị quyết Đại hội lần thứ XI của Đảng bộ thành phố. Triển khai chặt chẽ các bước trong thực hiện Nghị quyết Trung ương 4 (khóa XII), gắn với thực hiện Chỉ thị 05 của Bộ Chính trị (khóa XII) về “ Đẩy mạnh học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh”, xây dựng hệ thống chính trị vững mạnh, phát huy dân chủ ở cơ sở và sức mạnh khối đại đoàn kết toàn dân tộc, giữ vững sự lãnh đạo của Đảng từ thành phố đến cơ sở.4- Đẩy mạnh phát triển kinh tế – xã hội gắn với quốc phòng – an ninh, giải quyết các vấn đề xã hội, giải quyết việc làm, xóa đói giảm nghèo nâng cao chất lượng cuộc sống cho nhân dân. Tăng cường chống quan liêu, tham nhũng; củng cố lòng tin của nhân dân đối với sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chính quyền.5- Phát huy sức mạnh khối đại đoàn kết dân tộc, nâng cao vai trò của Mặt trận Tổ quốc. Thực hiện tốt chính sách và công tác quản lý Nhà nước đối với dân tộc, tôn giáo; chống hoạt động lợi dụng tôn giáo để chống Đảng, chính quyền, gây chia rẽ khối đại đoàn kết toàn dân. Củng cố nâng cao chất lượng hoạt động của các đoàn thể trong sự nghiệp bảo vệ Tổ quốc; thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở. Làm tốt công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo, không để xảy ra khiếu kiện đông người, vượt cấp.6- Nâng cao năng lực quản lý Nhà nước về quốc phòng – an ninh của chính quyền các cấp. Tiếp tục thực hiện hiệu quả Luật Quốc phòng, Luật An ninh quốc gia, Luật Dân quân tự vệ, Luật Nghĩa vụ Quân sự, Pháp lệnh dự bị động viên; các văn bản của Trung ương, Tỉnh ủy về Chương trình quốc gia phòng chống tội phạm… Nâng cao trách nhiệm, chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của lực lượng dân quân tự vệ, dự bị động viên. Tập trung nâng cao năng lực lãnh đạo của chi bộ Quân sự và hoạt động của Ban CHQS các xã, phường.7- Tăng cường và giữ vững sự lãnh đạo của Đảng đối với lực lượng vũ trang; tiếp tục đầu tư ngân sách thực hiện các Đề án quân sự theo lộ trình, mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo đảm lực lượng vũ trang hoạt động kịp thời, hiệu quả. Thường xuyên rà soát, bổ sung hoàn chỉnh các kế hoạch, phương án tác chiến phù hợp với đặc điểm và diễn biến tình hình. Nâng cao chất lượng hoạt động phối hợp của quân sự với công an và các cơ quan, tổ chức đoàn thể trong giữ gìn an ninh trật tự, phòng chống lụt bão, phòng chống bạo loạn. Tổ chức tốt việc diễn tập theo các phương án ở từng cấp./.

Ngày đăng bài: 04/10/2018

Bản in

TIN KHÁC

Nhìn lại 01 năm triển khai thực hiện áp dụng sách giáo khoa mới trên địa bàn thành phố Pleiku (03/07/2021)

TP.Pleiku hướng đến các hoạt động kỷ niệm 60 năm thảm họa da cam tại Việt Nam (10/8/1961 – 10/8/2021) (03/07/2021)

Tình hình kinh tế – xã hội thành phố Pleiku 6 tháng đầu năm 2021 (03/07/2021)

Những kết quả nổi bật của Hội liên hiệp phụ nữ thành phố Pleiku nhiệm kỳ 2016-2021 (03/07/2021)

Đô thị thông minh – bước tiến mới của thành phố Pleiku (03/07/2021)

Văn Bản Chỉ Đạo Của Ubnd Tỉnh Gia Lai

Quyết Định 1098 Của Ubnd Tỉnh Đồng Tháp Ubnd Tỉnh Hưng Yên, Quyết Định 2375/qĐ-ubnd Ngày 31/8/2020 Của Ubnd Tỉnh Sóc Trăng, Quyết Định Số 2663/qĐ -ubnd Ngày 06/10/2010 Của Ubnd Tỉnh Hải Dương, Công Văn 2914/ubnd-cn Ngày 29/5/2008 Của Ubnd Tỉnh Tiền Giang, Công Văn 686/ubnd-kt Ngày 20/2/2020 Của Ubnd Tỉnh Bình Dương, Quyết Định Số 3140/qĐ-ubnd Ngày 08/11/2019 Của Ubnd Tỉnh Về Việc Phê Duyệt Quy Hoạch Xây Dựng Vùng H, Quyết Định Số 2167/qĐ – Ubnd Ngày 19/6/2017 Của Ubnd Tỉnh Về Việc Cho Trung Tâm Đăng Kiểm Phương Tiệ, Quyết Định Số 2167/qĐ – Ubnd Ngày 19/6/2017 Của Ubnd Tỉnh Về Việc Cho Trung Tâm Đăng Kiểm Phương Tiệ, Quyết Định Số 2167/qĐ – Ubnd Ngày 19/6/2017 Của Ubnd Tỉnh Về Việc Cho Trung Tâm Đăng Kiểm Phương Tiệ, Ubnd Tỉnh Bình Dương “3090/ubnd-ktn”, 3414/ubnd-kt Ngày 18/6/2019 Của Ubnd Tỉnh, Quyết Định Số 1744/qĐ-ubnd Ngày 18/7/2017 Của Ubnd Tỉnh Bình Phước Về Việc Ban Hành Kế Hoạch Thời Gi, Văn Bản 686/ubnd-kt Của Ubnd Tỉnh Bình Dương, Van Bản 3917/ubnd-kt Của Ubnd Tỉnh Phú Yên, Kh 759/kh-ubnd Của Ubnd Tỉnh Hải Dương, Quyết Định 458/qĐ-ubnd Ngày 15 Tháng 2 Năm 2019 Của Ubnd Tỉnh Bình Định, Quyết Định Ubnd Tỉnh Hà Tĩnh, Đề án 3713 Của Ubnd Tỉnh Hà Tĩnh, Mẫu Báo Cáo Ubnd Tỉnh, Văn Bản Ubnd Tỉnh Gia Lai, Văn Bản Chỉ Đạo Của Ubnd Tỉnh Phú Yên, Văn Bản Ubnd Tỉnh Phú Thọ, Đề án Của Ubnd Tỉnh, Văn Bản Chỉ Đạo Của Ubnd Tỉnh Kon Tum, Văn Bản Chỉ Đạo Của Ubnd Tỉnh Gia Lai, Chỉ Thị Số 06 Của Ubnd Tỉnh Lào Cai, Văn Bản Chỉ Đạo Của Ubnd Tỉnh, Văn Bản Ubnd Tỉnh, Chỉ Thị Ubnd Tỉnh, Chỉ Thị Của Ubnd Tỉnh, Báo Cáo Ubnd Tỉnh, Chỉ Thị 03 Của Ubnd Tỉnh Sóc Trăng, Văn Bản Ubnd Tỉnh Hà Giang, Văn Bản Chỉ Đạo Của Ubnd Tỉnh Nghệ An, Văn Bản Ubnd Tỉnh An Giang, Đề án 3333 Của Ubnd Tỉnh Bến Tre, Văn Bản Ubnd Tỉnh Quảng Trị, Văn Bản Ubnd Tỉnh Quảng Nam, Đề án 844 Của Ubnd Tỉnh Hà Giang, Đề án 500 Của Ubnd Tỉnh Quảng Nam, Văn Bản Ubnd Tỉnh Nghệ An, Đề án 375 Của Ubnd Tỉnh Thanh Hóa, Mẫu Tờ Trình Ubnd Tỉnh, Văn Bản Ubnd Tỉnh Lâm Đồng, Văn Bản Số 2702/ubnd-xd Tỉnh Yên Bái, Văn Bản Đề án 375 Của Ubnd Tỉnh Thanh Hóa, Chỉ Thị 534 Của Ubnd Tỉnh Hậu Giang, Mẫu Công Văn Ubnd Tỉnh, Mẫu Thông Báo Của Ubnd Tỉnh, Ubnd Tỉnh Đồng Nai, Tờ Trình Gửi Ubnd Tỉnh, Văn Bản Chỉ Đạo Của Ubnd Tỉnh Hà Giang, Tờ Trình Ubnd Tỉnh, Qd 559-ubnd Tỉnh Đòng Nai, Chỉ Thị Số 25/ct-ubnd Tỉnh Thanh Hóa, Kế Hoạch 566 Của Ubnd Tỉnh Hà Nam, Chỉ Thị Số 22 Của Ubnd Tỉnh Quảng Nam, Công Văn Ubnd Tỉnh Phú Yên, Công Văn Ubnd Tỉnh, Chỉ Thị Số 10 Của Ubnd Tỉnh Sóc Trăng, Chỉ Thị Số 10 Của Ubnd Tỉnh Thanh Hóa, Tờ Trình Của Ubnd Tỉnh, Chỉ Thị Số 10 Ubnd Tỉnh Sóc Trăng, Công Văn Của Ubnd Tỉnh, Quyết Định Số 10 Ubnd Tỉnh Cà Mau, Kế Hoạch 566 Năm 2003 Của Ubnd Tỉnh, Ubnd Tỉnh Vĩnh Phúc, Ubnd Tỉnh Bình Dương, Quyết Định Của Ubnd Tỉnh, Chỉ Thị 03 Của Ubnd Tỉnh Sóc Trăng Năm 2020, 06/2019 Ubnd Tỉnh Khánh Hào, 06/2019 QĐ-ubnd Tỉnh Khánh Hòa, Đề án 920 Của Ubnd Tỉnh Bình Thuận, Đơn Giá Ubnd Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu Năm 2018, Ubnd Tỉnh Thanh Hóa Về Y Tế Trường Học, QĐ 26/2020 Của Ubnd Tỉnh An Giang, Tờ Trình Xin Chủ Trương Ubnd Tỉnh, Đề án 751 Của Ubnd Tỉnh Đồng Tháp, Văn Bản Ubnd Tỉnh Ninh Bình, Văn Bản Ubnd Tỉnh Điện Biên, Chỉ Thị 65 Của Ubnd Tỉnh Thừa Thiên Huế, Văn Bản Chỉ Đạo Của Ubnd Tỉnh Thừa Thiên Huế, Quyết Định Ubnd Tỉnh, Văn Bản Chỉ Đạo Của Ubnd Tỉnh Quảng Ngãi, Chỉ Thị Số 17 Của Ubnd Tỉnh Tiền Giang, Quyết Định Ubnd Tỉnh Kon Tum, Quyết Định Ubnd Tỉnh Lào Cai, Văn Bản Chỉ Đạo Của Ubnd Tỉnh Đồng Tháp, Hướng Dẫn 908 Của Ubnd Tỉnh Cao Bằng, Tờ Trình Xin Kinh Phí Ubnd Tỉnh, Tờ Trình Ubnd Tỉnh Hậu Giang, Công Điện Của Ubnd Tỉnh, Tờ Trình Ubnd Tỉnh Đồng Nai, Văn Bản Chỉ Đạo Của Ubnd Tỉnh Tiền Giang, Văn Bản Chỉ Đạo Ubnd Tỉnh Bình Định, Chỉ Thị 08 Của Ubnd Tỉnh Bình Định, Văn Bản Ubnd Tỉnh Bình Định, QĐ 27/2020/qĐ-ubnd Tỉnh Đồng Nai, Điện Thoại Và Địa Chỉ Của Ubnd Tỉnh Lào Cai, Công Văn Ubnd Tỉnh An Giang,

Báo Cáo Thực Tập Văn Thư Hành Chính Tại Ubnd Huyện Quế Võ

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

MỤC LỤCMỤC LỤC………………………………………………………………………………………………1LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………………………………………………..1CHƯƠNG I:……………………………………………………………………………………………3CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆNQUẾ VÕ…………………………………………………………………………………………………3I.Tổng quan về UBND Huyện……………………………………………………………………….31. Vị trí, chức năng, quyền hạn………………………………………………………………………31.1.Vị trí,chức năng,quyền hạn………………………………………………………………………31.1.3. Lịch sử hình thành và phát triển………………………………………………………….11

CHƯƠNG II………………………………………………………………………………………….15TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THU CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ…….15I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN………………………………………………….151. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư……………………………………………………..151.1. Xây dựng và ban hành văn bản……………………………………………………………..151.2.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến:…………………………………………..15

1.3.Quy trình quản lý văn bản đi………………………………………………………………….151.4.Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan……………..151.5.Quản lý và sử dụng con dấu…………………………………………………………………..161.6.Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư………………………………………………..161.Công tác chi đạo công tác văn thư của cơ quan, đơn vị………………………………..16II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN…….161.Cơ sở khoa học………………………………………………………………………………………..171.1.Khái niêm về nghiệp vụ văn thư……………………………………………………………..171.2.Yêu cầu của nghiệp vụ văn thư………………………………………………………………171.3.Yêu cầu đối với cán bộ văn thư tại văn phòng………………………………………….182.Công tác văn thư tại cơ quan:……………………………………………………………………182.1.Công tác soạn thảo và ban hành Văn bản…………………………………………………182.2.Xác định văn bản cần soạn thảo……………………………………………………………..182.3.Phân công soạn thảo văn bản………………………………………………………………….182.4.Quy trình soạn thảo văn bản…………………………………………………………………..18

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

bộ trẻ như chúng tôi là rất lớn.Có thể nói đợt thực tập giúp cho tôi cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiến thứccủa mình, trưởng thành hơn sau khi thực tập ở cơ quan. Báo cáo sau đây là kếtquả của quá trình thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúcrút được tại cơ quan thực tập.

Hà nội, ngày 25 tháng 12 năm 2015SINH VIÊN

NGUYỄN THỊ HÒA

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

CHƯƠNG I:CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆNQUẾ VÕ.I.Tổng quan về UBND Huyện.1. Vị trí, chức năng, quyền hạn.1.1.Vị trí,chức năng,quyền hạn.a.Vị trí, chức năng.UBND Huyện là do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành phápluật của HĐND, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,chịu trách nhiệmtrước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước nói trên.UBND Huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật,các văn bảncủa cơ thực hiện chủ trương, ninh quốc phòng và thưc hiện pháp phát triển KTXH, củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện chính sách trên địa bàn.UBND Huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nướctừ trung ương tới cơ sở.b. Nhiệm vụ,quyền hạn– Trong lĩnh vực kinh tế, Hội đồng nhân dân huyện thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn sau đây:Quyết định kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội hàng năm; chủ trương,biện pháp về xây dựng và phát triển kinh tế hợp tác xã và kinh tế hộ gia đình ởđịa phương;Quyết định biện pháp bảo đảm thực hiện chương trình khuyến nông,khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến công và biện pháp phát huy mọi tiềm năng củacác thành phần kinh tế ở địa phương, bảo đảm quyền tự chủ sản xuất, kinhdoanh của các cơ sở kinh tế theo quy định của pháp luật.Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chingân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; phê chuẩn quyếttoán ngân sách địa phương; quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực3

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

hiện ngân sách; điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong trường hợp cầnthiết; giám sát việc thực hiện ngân sách đã đượcHội đồng nhân dân quyết định;Quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lưới giao thông, thuỷ lợivà biện pháp bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi, bảo vệ rừng theo quy định củapháp luật.Quyết định biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống thamnhũng, buôn lậu và gian lận thương mại.– Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, xã hộivà đời sống, Hội đồng nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạnsau đây:Quyết định các biện pháp và điều kiện cần thiết để xây dựng và phát triểnmạng lưới giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông trên địa bàn theo quy hoạchchung;Quyết định biện pháp bảo đảm cơ sở vật chất, điều kiện để phát triển sự nghiệp.Quyết định biện pháp giữ gìn, bảo quản, trùng tu và phát huy giá trị các côngtrình văn hoá, nghệ thuật, di tích lịch sử – văn hoá và danh lam thắng cảnh theophân cấp.Quyết định biện pháp phòng cháy chữa cháy của địa phương.Quyết định biện pháp bảo vệ, chăm sóc sức khoẻ nhân pháo dân, phòng,chống dịch bệnh; chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạchhoá gia đình;Quyết định biện pháp thực hiện chính sách ưu đãi đối với thương binh,bệnh binh, gia đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước; biện phápthực hiện chính sách bảo hộ lao động, bảo hiểm xã hội, cứu trợ xã hội, xoá đói,giảm nghèo.-Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Hộiđồng nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:4

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Quyết định biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, phát huy sáng kiếncải tiến kỹ thuật để phát triển sản xuất, kinh doanh và đời sống của nhân dân ởđịa phương.Quyết định biện pháp quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ,nguồn nước, tài nguyên trong lòng đất, nguồn lợi ở vùng biển tại địa phươngtheo quy định của pháp luật.Quyết định biện pháp bảo vệ và cải thiện môi trường; phòng, chống vàkhắc phục hậu quả thiên tai bão lụt ở địa pương.Quyết định biện pháp thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩnđo lường và chất lượng sản phẩm, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả,hàng kém chất lượng tại địa phương, bảo vệ lợi ích của người tiêu dùng.– Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, Hội đồngnhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trangnhân

dựng lực lượng dự bị động viên, thực hiện nhiệm vụ hậu cần tại chỗ,

chính sách hậu phương quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trangnhân dân ở địa phương; biện pháp kết hợp quốc phòng, an ninh với kinh tế, kinhtế với quốc phòng, an ninh.Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toànxã hội; biện pháp đấu tranh phòng ngừa, chống tội phạm và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương.-Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Hội đồngnhân dân có những quyền hạn và nhiệm vụ sau đây:Quyết định các nhiệm vụ thực hiện chương trình, dự án phát triển kinh tế– xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa vàvùng còn nhiều khó khăn.Quyết định biện pháp bảo đảm việc thực hiện chính sách dân tộc, chínhsách tôn giáo theo quy định của pháp luật.Trong lĩnh vực thi hành pháp luật. Hội đồng nhân dân huyện thực hiện5

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và nghị quyết của mình ở địa phương.Quyết định biện pháp bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, cácquyền và lợi ích hợp pháp của công dân.Quyết định biện pháp bảo vệ tài sản, lợi ích của Nhà nước; bảo hộ tài sảncủa cơ quan tổ chức cá nhân ở địa phương.Quyết định biện pháp bảo đảm việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của côngdân theo quy định của pháp luật.– Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địa giớihành chính, Hội đồng nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sauđây.Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên thường trựcHội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của Uỷ bannhân dân, Trưởng Ban và các thành viên khác của các Ban của Hội đồng nhândân, Hội thẩm nhân dân của Toà án nhân dân cùng cấp; bãi nhiệm đại biểu Hộiđồng nhân dân và chấp nhận việc đại biểu Hội đồng nhân dân xin thôi làmnhiệm vụ đại biểu theo quy định của pháp luật.Bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do Hội đồng nhân dân bầu;Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ quyết định, chỉ thị trái pháp luật của Uỷ ban nhândân cùng cấp, nghị quyết trái pháp luật của Hội đồng nhân dân cấp xã;Giải tán Hội đồng nhân dân cấp xã trong trường hợp Hội đồng nhân dân đó làmthiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích của nhân dân, trình Hội đồng nhân dân cấptỉnh phê chuẩn trước khi thi hành.Thông qua đề án thành lập mới, nhập, chia và điều chỉnh địa giới hànhchính ở địa phương để đề nghị cấp trên xem xét, quyết định.

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13ASƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN ỦY QUẾ VÕ

Sơ đồ bộ máy UBND Huyện Quế VõChủ Tịch UBND Huyện

Phó chủ tịch UBNDHuyện phụ trách khốikinh tế tài chính.

Phòngnội vụ

Phó chủ tịch UBNDHuyện phụ trách khốikinh tế, nông nghiệpxây dựng.

Phó chủ tịch UBNDHuyện phụ trách khốivăn hóa xã hội.

Phòngtư pháp

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

UBND Huyện có 12 phòng chuyên môn có chức năng giúp việc choUBND theo nghị định số: 14/2008/NĐ – CP quy định chức năng, nhiệm vụ củacác phòng ban cụ thể sau:– Phòng Nội Vụ: Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện ( sau đâygọi chung là UBND huyện ), có chức năng tham mưu, giúp UBND Huyện thựchiện chức năng quản lý Nhà nước các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quanhành chính, sự n ghiệp Nhà nước, cải cách hành chính, chính quyền địa phương,địa giớ hành chính, cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước, cán bộ công chứcxã phường, thị trấn , hội, tổ chức Phi chính phủ, văn thư lưu trữ Nhà nước, tôngiáo, thi đua khen thưởng.– Phòng Lao Động – Thương Binh và Xã Hội: là cơ quan chuyên mônthuộc UBND Huyện ( sau đay gọi chhung là UBND cấp huyện ), tham mưu,giúp UBND cấp Huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Lao đôngviệc làm, dậy nghề tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,an toàn lao động,trợ cấp xã hội, trợ cấp cho người có công, bảo trợ xã hội, bảovệ chăm sóc trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội, bình đẳng giới.– Phòng tài chính – Kế Hoạch: là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDHuyện ( sau đây gọi chung là UBND cấp huyện ), có chức năng tham mưu, giúpUBND cấp Huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trên tất cả các lĩnhvực: Tài chính, tài sản; kế hoạch đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp; thốngnhất quản lý kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, kinh tế liêndoanh với nước ngoài.– Phòng Giáo Dục và Đào Tạo: là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDHuyện, thị xã, thành phố , có chức năng tham mưu, giúp UBND thực hiện chứcnăng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tào bao gồm: Mục tiêu,chương trình nội dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo,giáo viên, tiêuchuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học vàđồ chơi trẻ em, quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượnggiáo dục và đào tạo.– Phòng Văn Hóa Thông Tin: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND8

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Huyện, thị xã, thành phố, có chức năng tham mưu, giúp UBND thực hiện chứcnăng quản lý Nhà nước về: Văn hóa gia đình, thể dục thể thao; du lịch; bưuchính viễn thông và Internet, công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin, báo chí ,xuất bản.– Phòng Y Tế: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện, thị xã, thànhphố, có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quảnlý Nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cho nhân dân gồm: Y tế cơ sở; y tếphòng, khám chữa bệnh và phục hồi chức năng, y học cổ chuyền, thuốc phòngbệnh và chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm ytế, trang thiết bị y tế, dân số gia đình.– Phòng Tài Nguyên Môi Trường: là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDHuyện, thị xã, thành phố ( sau đây gọi chung là UBND cấp huyện ), có chứcnăng tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước:Tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; khítượng,thủy văn;đo đạc bản đồ và biển ( đối với địa phương có biển ).– Phòng tư pháp: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,thị xã, thànhphố ( sau đây gọi chung là UBND cấp huyện ), có chức năng tham mưu, giúpUBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Công tác xây dựngvăn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra xử lý văn bản quy phạm pháp luật saiphạm; phổ biến giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợgiúp pháp lý; hòa giải cơ sở và công tác tư pháp khác.– Phòng kinh tế: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thị xã, thànhphố,( sau đây gọi chung là UBND cấp huyện), có chức năng tham mưu, giúpUBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nông nghiệp; lâmnghiệp; công nghiệp; thủy lợi; thủy sản;phát triển nông thôn; tiểu thủ côngnghiệp; khoa học và công nghệ; công nghệ; thương mại.– Phòng thanh tra: là cơ quan chuyên môn thược UBND huyện,thị xã,thành phố ( sau đây gọi chung là UBND cấp huyện), có chức năng thmmưu,giúp UBND thự hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác thanh tra,giải quyết khiếu nại, tố cáo; trong phạm vi quản lý Nhà nước của UBND huyện;9

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, thanh tra giải quyết khiếu lại tố cáo và phòngchống tham nhũng theo quy định của pháp luật.– Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân và Ủy Ban Nhân Dân: tham mưu tổnghợp cho UBND về hoạt động của UBND; tham mưu, giúp UBND cấp huyện vềcông tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủtịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,UBND và cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật chohoạt động của HĐND và UBND.* Mối quan hệ giữa các bộ phận phân công và hợp tác lao động.– UBND Huyện chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, cố trách nhiệmchấp hành mọi văn bản của UBND tỉnh và chủ tịch UBND tỉnh; thực hiện báocáo định kỳ theo quy định hay đột xuất theo yêu cầu của UBND tỉnh; đồng thờichịu sự chỉ đạo của Tỉnh ủy; sự giám sát của HĐND Huyện trong quản lý vàđiều hành.– UBND Huyện phối hợp chặt chẽ với thường trực HĐND huyện trongviệc chuẩn bi chương trình làm việc của kì họp HĐND huyện, các báo cáo, cácđề án của UBND huyện trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quátrình thực hiện Nghị Quyết của HĐND giải quyết theo thẩm quyền, kiến nghịcủa HĐND huyện và trả lời chất vấn của HĐND xã.– UBND huyện phối hợp chặt chẽ với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Namhuyện và các đoàn thể chăm lo lợi ích của nhân dân. UBND thị xã có tráchnhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và cácđoàn thể hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình.– UBND huyện phối hợp với Viện Kiểm Sát Nhân dân, Tòa án nhân dânhuyện trong việc đấu tranh phòng chống tội phạm và các hành vi vi phạm phápluật, giữ vững kỷ cương và kỷ luật hành chính tại địa phương.

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

1.1.3. Lịch sử hình thành và phát triển.Quế Võ là một huyện được thành lập năm 1961, thuộc tỉnh Bắc Ninh.Huyện lỵ là thị trấn Phố Mới.Huyện Quế Võ ở phía Tây huyện Tiên Du vàthành phố Bắc Ninh. Phia Nam huyện là Sông Đuống; qua sông là huyện ThuậnThành và Gia Bình, phía Bắc huyện là sông Cầu; qua bên kia sông là huyện ViệtYên và Yên Dũng của tỉnh Bắc Giang. Ở phía Đông giáp huyện Chí Linh thuộctỉnh Hải Dương.Địa hình cơ bản Quế Võ là đồng bằng, có một số đồi xót, huyện có diệntích nhỏ rừng trồng.Quế Võ có 21 đơn vị hành chính trực thuộc gồm: Thị trấn Phố Mới( huyện lỵ) và 20 xã: Bằng An, Bồng Lai, Cách Bi, Chi Lăng, Đức Long, ChâuPhong, Đào Viên, Đại Xuân, Hán Quảng, Mộ Đạo, Nhân Hòa, Ngọc Xá,Phượng Mao, Phương Liễu, Phù Lãng, Phù Lương, Quế Tân,Việt Hùng, ViệtThống và Yên Giả.Nằm trong tỉnh Bắc Ninh – Kinh Bắc xưa, Quế Võ vốn là một vùng đấtgiàu truyền thống văn hiến và cách mạng. Dưới sự lãnh đạo của Đảng và BácHồ kính yêu, Đảng bộ nhân dân Quế Võ đã vững lên giành chính quyền, khángchiến chống giặc ngoại xâm giải phóng quê hương, cùng cả nước đi lên chủnghĩa xã hội. Trong công cuộc đổi mới, Đảng bộ và nhân dân huyện Quế Võ đãđoàn kết phấn đấu, năng động sáng tạo vượt qua khó khăn – giành được nhữngkết quả quan trọng, xây dựng quê hương ngày càng giàu đẹp và văn minh.Trong sự nghiệp các mạng vẻ vang ấy, dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ,trực tiếp là Ban chấp hành Đảng Bộ huyện và Ban thường vụ Huyện ủy,77 nămqua các thế hệ cán bộ nhân viên văn phòng Huyện ủy Quế Võ đã phát huytruyền thống của quê hương, vượt qua khó khăn, thử thách, phục vụ đắc lực sựlãnh đạo, chỉ đạo của Ban Chấp hành và Ban Thường vụ Huyện ủy, góp phầnqquan trọng vào sự nghiệp cách mạng cống giặc ngoại xâm, giải phóng quêhương Quế Võ ngày càng vững mạnh.Nhằm ghi lại những sự kiện quan trọng về tổ chức và hoạt động của vănphòng Huyện ủy Quế Võ trong quá trình thành lập Đảng bộ huyện và lãnh đạo11

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

phong chào cách mạng của quê hương. Qua đó thực hiện lòng biết ơn các thế hệcán bộ văn phòng lớp trước đã có nhiều đóng góp cho Đảng bộ và quê hươngđất nước; đồng thời là điều kiện để giáo dục và động viên các thế hệ cán bộ Vănphòng cấp ủy huyện lớp sau hãy noi gương các đồng chí cán bộ cha,anh, pháthuy truyền thống của Văn phòng cấp ủy huyện, ra sức phấn đấu, tham mưu,phục vụ đắc lực sự lãnh đạo của Huyện ủy và Ban Thường Vụ Huyện Ủy; đónggóp tích cực xây dựng Đảng bộ huyện trong sạch, vững mạnh, quê hương QuếVõ ngày càng giàu mạnh và văn minh.Phát huy truyền thống cách mạng – tiếp thu ánh sáng của chủ nghĩaMác – Lênin, quan điểm tư tưởng lãnh đạo của Nguyễn Ái Quốc- thành lập tổchức Việt Nam cách mạng trên quê hương Quế Võ.Huyện Quế Võ được thành lập tháng 8 năm 1961trên cơ sở sáp nhập 2huyện Quế Dương và Võ Giảng tỉnh Bắc Ninh, có diện tích là 154,85 km2, với142,920 người.Nằm trong địa bàn thuộc tỉnh Bắc Ninh – Kinh Bắc xưa là vùng đất “địalinh nhân kiệt”, huyện Quế Dương và Võ Giảng xưa ( Quế Võ ngày nay ) làmảnh đất giàu truyền thống văn hiến và cách mạng.Nơi đây cư dân Việt nam đã đến định cư sớm với di tích “trống đồng QuếTân” và nhiều dấu tích thời đại các vua Hùng, Châu Phong, Ngọc Xá, MộĐạo,Cách Bi,…Với truyền thống hiếu học Quế Võ đã đóng góp 611 vị đại khoa,Trạng nguyên, Tiến sỹ, hàng chục Thượng thư, sử thần nổi tiếng, có cả một“làng Tiến sĩ Kim Đôi” và dòng họ Nguyễn Đức với 18 quận công…Trong cuộc kháng chiến trống phương Bắc, đất và người Quế Võ đã cùngLý Thường Kiệt lập nên ” chiến tuyến Sông Cầu” huyền thoại, cùng sông nướcLục Đầu Giang nhấn chìm quân sâm lược Nguyên Mông. Trong giai đoạn đầuchống thực dân Pháp xâm lược có Nguyễn Cao một tướng tài, một nhà giáo, mộtnhà thơ, một tấm gương dũng liệt của dân tộc Việt Nam.Là một vùng đất giàu truyền thống yêu nước, ngay từ những năm 20 củathế kỷ XX, ánh sáng cách mạng đã đến với Quế Võ là một trong những huyệncó phong trào cách mạng sớm của tỉnh Bắc Ninh. Dưới ách thống trị của thực12

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

dân Pháp, vùng Thị Cầu, Đáp Cầu sớm trở thành vùng công nghiệp và đô thị;nơi đây cũng sớm với ánh sáng của chủ nghĩa Mác-Lênin tiếp thu tư tưởng củaNguyễn Ái Quốc.Cuối năm 1926, Nguyễn Tuân ( Kim Tôn) một học sinh thhanh niên quê ởĐáp Cầu đã được kết nạp vào tổ chức Việt Nam Cách mạng thanh niên và đượccử đi học lớp huấn luyện chính trị ở Quảng Châu – Trung Quốc. Sau khóa học,Nguyễn Tuân trở về hoạt động tại Thị Cầu và Đáp Cầu.Đầu tháng 77 năm 1927 Chi hội Việt Nam cách mạng thanh niên Thị Cầu– Đáp Cầu được thành lập do Ngô Đình Chương làm bí thư.Giữa tháng 7 năm 1927, Ngô Gia Tự sau khi thành lập hội Việt Nam cáchmạng thanh niên ở Tam Sơn, đã hướng về thị xã Bắc Ninh thành lập chi hộiTiền An và mở rộng hoạt động ở thị xã Bắc Ninh, Thị Cầu, Đáp Cầu.Cuối tháng 7 năm 1927 Chi hội Việt Nam cách mạng thanh niên VạnYến – Hà ( Vạn Phúc- Yên Ninh thuộc tổng Châu Khê – và Thổ Hà thuộc huyệnViệt Yên – tỉnh Bắc Giang) được thành lập, gồm có 7 người do Đàm Đức Hòalàm Bí thư. Cùng thời gian này, chi hội Hóa Long được thành lập gồm 13 thànhviên do Nguyễn Văn Kỳ làm Bí thư. Chỉ trong vòng tháng 7-1927 trên đất VõGiảng có 3 chi hội Việt Nam cách mạng thanh niên được thành lập.Tháng 6 năm 1928 dưới danh nghĩa là thầy giáo dậy tư, Ngô Gia Tự đãmở lớp huấn luyện chính trị cho hội viên và một số thanh niên yêu nước của 2tỉnh Bắc Ninh- Bắc Giang tại Đáp Cầu.Tài liệu giảng dậy là cuốn ” Đường cáchMệnh” của Nguyễn Ái Quốc. Sau lớp học các học viên đã tỏa về các địa phươngtuyên truyền cách mạng và gây dựng cơ sơ.Lãnh đạo hội rất quan tâm đến phong trào công nhân. Một số hội viên nhưVũ Xuân Hồng,Trần Nhu ( Đắc) được cử vào nhà máy giấy Đáp Cầu làm côngnhân để tuyên chuyền vân động cách mạng. Nhờ đó chi hội nhà máy giấy ra đời.Tháng 9 năm 1928 chi hội Việt Nam cách mạng thanh niên được thànhlập ở trại lính Khổ Độ trong thành Bắc Ninh, gồm 07 người do Phạm Văn Thắnglàm bí thư.Sau khi các chi hội Việt Nam cách mạng thanh niên được thành lập, nhiều13

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

cuộc cách mạng đấu tranh chống đế quốc được phát huy liên tục như: Treo cờbúa liềm, căng biểu ngữ, gián áp phích,dải truyền đơn nhân ngày 1/5 và kỉ niệmcách mạng tháng Mười Nga (7/11); cuộc bãi thị giảm thuế chợ, thuế môn bàikéo dài 7 ngày, buộc giới chủ phải chấp nhận yêu sách. Việc đột nhập phá nhàmộ phu Ba Danh giải thoát hàng chục người bị giam giữ trở về quê làm ăn.Trong những năm hình thành và phát triển Quế Võ đã không ngừng pháttriển, ngoài những khu công nghiệp đã và đang phát triển thì làng Gốm PhùLãng cũng ngày được để ý hơn. Nghề gốm Phù Lãng được hình thành và pháttriển ở đây vào khoảng thời Trần, thế kỷ XIV. Theo Tô Nguyên, Trình Nguyêntrong sách Kinh Bắc – Hà Bắc, thì ông tổ Phù Lãng là Lưu Phong Tú. Vào cuốithời Lý, ông được triều đình cử đi sang Trung Quốc. Trong dịp đi này, ông họcđược nghề làm gốm và truyền dậy cho người trong nước. Đầu tiên, nghề nàyđược truyền vào vùng dân cư đôi bờ sông Lục Đầu , sau đó chuyển về vùng VạnKiếp ( Hải Dương). Vào đầu thế thời Trần ( thế kỷ XIII ), nghề được truyền đếnPhù Lãng. Hiện nay, bảo tàng lịch sử Việt Nam, một số nhà sưu tập còn lưu giữvà trưng bày một số sản phẩm gốm Phù Lãng có niên đại khoảng thế kỷ 17-19.Đó là sản phẩm gốm men nâu và những sắc độ của nó như men da lươn, vàngnhạt, vàng thấm, vàng nâu …Gốm Phù Lãng tập trung vào 3 loại hình: gốm dùngtrong tín ngưỡng ( lư hương, đài thờ, đỉnh…); gốm da dụng, gốm trang trí.

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

– Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan1.5. Quản lý và sử dụng con dấu– Các loại con dấu– Quản lý con dấu– Sử dụng con dấu1.6. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư–

Máy inMáy photocopyMáy scanMáy vi tínhMáy điện thoạiMáy fax

1. Công tác chi đạo công tác văn thư của cơ quan, đơn vịChánh văn phòng là người điều hành chung hoạt động của Văn phòngHuyện ủy, chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy vàThường trực Huyện ủy về toàn bộ hoạt động của Văn phòng:– Xây dựng chương trình làm việc của BCH, Ban Thường vụ, Thường trựcHuyện ủy và chỉ đạo theo dõi việc thực hiện chương trình.– Giúp Ban Thường vụ (trực tiếp là Thường trực Huyện ủy) giải quyết côngviệc hằng ngày.– Chịu trách nhiệm về việc dự thảo và hoàn chỉnh văn bản của Huyện ủytrước khi trình ký, ban hành.– Tổ chức thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách, phápluật của Nhà nước trong cơ quan Văn phòng. Duyệt, ký ban hành các báo cáocông tác, các đề án của Văn phòng trình cấp ủy .– Làm chủ tài khoản của Huyện ủy.– Là Chủ tịch Hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Văn phòng.Chánh Văn phòng dự các hội nghị: Thường trực, Ban Thường vụ, BCH Đảng bộhuyện. Thừa lệnh Ban Thường vụ Huyện ủy ký các thông báo, giấy mời họp vàcác văn bản khi được Thường trực Huyện ủy ủy quyền.II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ16

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

không cần thiết phải áp dụng quy trình soạn thảo trên.3. Thể thức văn bảnThể thức văn bản của Đảng theo Hướng dẫn số 11- HD/VPTW ngày28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản Đảng.Mỗi văn bản chính thức của Đảng bắt buộc phải có đủ các thành phần thểthức:* Phụ lục 3: ví dụ về thể thức văn bảna.Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam”: font chữ times new roman cỡ chữ15,kiểu in hoa,đậmVí dụ : ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAMb.Tên cơ quan ban hành văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểuin hoa, đậmVí dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ–

tên cơ quan cấp trên: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in hoaVí dụ: THÀNH ỦY BẮC NINHa. Số và ký hiệu văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14,kiểu in thườngVí dụ : Số 01-BC/HUb. Địa điểm và ngày tháng năm của văn bản: font chữ timesnew roman, cỡ chữ 14, kiểu in thường, nghiêngVí dụ: Quế Võ, ngày 20 tháng 5 năm 2015c. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản:

– Tên loại văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 16, kiểu in hoa,đậmVí dụ: QUYẾT ĐỊNH– Trích yếu nội dung văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 1415, kiểu in thường, đậmVí dụ:19

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Ban hành quy định về một số chế độ công tác văn phòngcấp ủy các huyện, thị, các ban đảng, đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy– Trích yếu nội dung công văn: font chữ times new roman, cỡ chữ 12, kiểuin thường, nghiêngVí dụ: Về chế độ chi tiêu đại hộiĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ BẮC NINH

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

HUYỆN ỦY QUẾ VÕ

Quế Võ, ngày tháng năm 2015

*Số : 143 – CV/HUv/v tăng cường phòng chống bão lụtnăm 2015

HUYỆN ỦY QUẾ VÕ

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

VĂN PHÒNG

Quế Võ, ngày tháng năm

*Số:100-QĐ/VPHU

QUYẾT ĐỊNH1. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,2. Nơi nhận văn bản.Nơi nhận:-Như kính gửi;

T/M BAN THƯỜNG VỤPHÓ BÍ THƯ THƯỜNG TRỰC

-Lưu VP.

(Chữ ký)

Nơi nhận:

K/T CHÁNH VĂN PHÒNG

-Như kính gửi;

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

-Lưu VP.

(Chữ ký)

Ngoài các thành phần thể thức bắt bược, đối với từng văn bản cụ thể, tùytheo nội dung và tính chất có thể bổ sung các thành phần thể thức:20

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

– Dấu chỉ mức độ mật ( mật, tối mật, tuyệt mật)– Dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc)– Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị,– Các thành phần thể thức bổ sung do người ký văn bản quyết định.3.1. Đánh máy, nhân văn bảnVăn thư cơ quan chịu trách nhiệm đánh máy nguyên văn bản thảo văn bảntheo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện có sai sót hoặckhông rõ ràng trong bản thảo văn bản thì phải hỏi lại người chủ trì soạn thảohoặc người đứng đầu đơn vị duyệt bản thảo văn bản đó. Việc nhân văn bản phảiđúng số lượng được quy định.Việc đánh máy, nhân văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn bảnvà đúng thời gian quy định.3.2. Kiểm tra văn bản trước khi trình kýNgười chủ trì soạn thảo văn bản và người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệmkiểm tra nội dung văn bản và xác định độ mật văn bản trước khi trình ký.Cán bộ phụ trách bộ phận văn thư cơ quan thì chịu trách nhiệm kiểm tra lạithể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký chính thức.3.3. Trình ký và ký văn bảnVăn thư cơ quan chịu trách nhiệm trình ký các văn bản của cơ quanKý văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ đượcgiao; thẩm quyền ký văn bản của mỗi tổ chức chính trị – xã hội do người đứngđầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị – xã hội đó quy định.Người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký và phải đăngký chữ ký mẫu tại văn thư cơ quan. Người ký không được dung bút chì, bút mựcđỏ hoặc các loại mực dễ phai để ký văn bản.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đếnTiếp nhận và đăng ký văn bản đến:Văn thư tiếp nhận từ các nguồn bưu điện,fax, mạng. Đăng ký văn bản đến vào và đăng ký vào cơ sở dữ liệu gắn tệp đãđược scan– Phân phối văn bản đến : Căn cứ trách nhiệm từng đồng chí lãnh đạo cơ21

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

quan, văn thư xác định người chủ trì xử lý văn bản để trực tiếp chuyểnvăn bản cho người chủ trì xử lý văn bản.– Xử lý văn bản đến : Người chủ trì xử lý văn bản xác định người phối hợpxử lý ( lãnh đạo đơn vị chức năng hay chuyên viên) theo đúng chức năngnhiệm vụ quyền hạn của đơn vị hoặc cá nhân.– Chuyển xử lý tiếp :Những văn bản cần xử lý tiếp thì người chủ trì xử lývăn bản hoặc người phối hợp xử lý xác định người xử lý tiếp. Văn thư cậpnhật yêu cầu xử lý và chuyển cho người xử lý tiếp.– Kết thúc xử lý: Người chủ trì xử lý văn bản nghiên cứu kết quả của ngườiphối hợp xử lý đạt yêu cầu thì ra quyết định kết thúc xử ký và phân côngngười lập hồ sơ.–

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ: Lãnh đạo cơ quan, đơn vị chức năng hoặcchuyên viên được phân công có trách nhiệm lập hồ sơ công việc đượcgiao, sau đó kiểm tra nội dung kết thúc hồ sơ và chuyển hồ sơ sang cơ sởdự liệu “hồ sơ tại đơn vị”

* Phụ lục I:Sổ đăng ký văn bản đến của phòng Nội vụ5. Công tác quản lý và xử lý văn bản đi– Ban hành văn bản: Chuyên viên văn thư dự thảo công văn đi và chuyểnxin ý kiến người duyệt (lãnh đạo văn phòng). Người duyệt dự thảo xem22

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

xét dự thảo chỉnh sửa, bổ sung những thiếu xót để văn thư chỉnh sửa. Saukhi sửa dự thảo trình xin thêm ý kiến của người chủ trì xử lý và cập nhậtyêu cầu, ý kiến giải quyết của người chủ trì xử lý văn bản để tiếp tục sửađổi. Khi người chủ trì xử lý văn bản xác nhận trạng thái văn bản là “chophép phát hành văn bản” thì chuyển văn bản tới văn thư để cấp số.– Ký văn bản: Trình cho người có thẩm quyền kí và chuyển văn bản tới vănthư để đăng ký sổ.– Đăng ký, phát hành, kiểm tra và theo dõi văn bản phát hành: Đăng ký sổvăn bản đi, số và ngày tháng văn bản. Phát hành qua đường bưu điện,đường mạng hay gửi trực tiếp kịp thời, chính xác đúng nơi nhận ghi trênvăn bản hoặc theo danh sách nhận văn bản. Kiểm tra, theo dõi văn bảnphát hành.– Lập hồ sơ: Người dự thảo văn bản lập hồ sơ và thực hiện theo quy trìnhlập hồ sơ.

* Phụ lục II: Sổ đăng ký văn bản đi của phòng Nội vụ6. Công tác quản lý và sử dụng con dấu– Quản lý và sử dụng con dấu: Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệmquản lý , kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan mình.23

Bạn đang đọc nội dung bài viết Báo Cáo Thực Tập Tìm Hiểu Công Tác Soạn Thảo Và Quản Lý Văn Bản Tại Văn Phòng Ubnd Thành Phố Pleiku, Tỉnh Gia Lai trên website Athena4me.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!